La Guida di Mokapen

Guida alle Milestone

Una milestone è una rata del documento: una fetta dell'importo, con una scadenza e uno stato. La usi quando il cliente non paga tutto in un colpo solo — acconto alla firma, stati di avanzamento, saldo a consegna — e vuoi vedere, documento per documento e in una sola bacheca, cosa è ancora da incassare e cosa è già chiuso.

Il blocco si chiama Milestone e sta sulla scheda del preventivo, dell'ordine e della fattura. Funziona allo stesso modo sui tre documenti. Non è un secondo listino e non registra l'incasso: è il piano con cui hai concordato i tempi.

Dove sta nel lavoro di tutti i giorni

Gli articoli del documento dicono cosa vendi e quanto vale in totale. Le milestone dicono quando quella cifra si spezza. Un preventivo da 12.000 € può restare un'unica riga «Progetto sito» e, sotto, tre milestone: 30% alla conferma, 40% alla consegna della bozza, 30% al go-live.

Il piano vive sul documento, quindi lo vedi quando apri quella scheda. Se invece la mattina vuoi sapere «quali rate scadono questa settimana, su tutti i preventivi», apri la bacheca Milestone dalla pagina Preventivi, Ordini o Fatture. Ogni card è una rata, non l'intero documento. Un clic sulla card riapre il preventivo, l'ordine o la fattura a cui appartiene.

Quando il cliente accetta e trasformi il preventivo in ordine, le milestone passano sull'ordine insieme alle righe. Sulla fattura le riscrivi: il passaggio ordine → fattura non le copia da solo. I Pagamenti della fattura restano un'altra cosa: lì segni i soldi davvero incassati.

Casi applicativi

• Consulenza a stati di avanzamento: preventivo da 10.000 € in percentuale. Riga 1 al 30% con scadenza alla firma e nota «Acconto». Riga 2 al 40% «Consegna bozza». Riga 3 al 30% «Saldo». Il residuo in basso deve arrivare a 0%: hai coperto tutto il documento.
• Fornitura con importi fissi: ordine da 8.400 €, modalità Importo. 2.500 € all'ordine, 3.400 € a merce pronta, 2.500 € a installazione. Utile quando il contratto parla di cifre e non di percentuali, o quando una rata è un acconto tondo che non cade preciso sul 30%.
• Canone o dilazione: dodici righe dallo stesso importo, una scadenza al giorno 1 di ogni mese, nota «Rata 1» … «Rata 12». In bacheca le vedi arrivare nella colonna In scadenza man mano che si avvicinano.
• Sollecito commerciale: non apri i documenti uno a uno. Dalla pagina Preventivi (o Ordini, o Fatture) premi Milestone. La colonna Scaduto è ciò che andava incassato e non è ancora segnato come fatto. La colonna In scadenza è la settimana che viene.
• Dal preventivo all'ordine: prepari il piano già in offerta, così il cliente vede le scadenze in trattativa. All'accettazione l'ordine nasce con le stesse rate, le stesse date e le stesse note. Sull'ordine aggiorni solo lo stato, da Pianificato a Fatto, quando la rata è chiusa.

Il blocco Milestone sulla scheda

Apri il preventivo, l'ordine o la fattura. In fondo alla scheda trovi la card Milestone, con il conteggio delle righe. Se è vuota leggi «Non ci sono milestone». Il pulsante Aggiungi inserisce una riga.

Ogni riga ha quattro colonne e una nota sotto:

• # — il numero della riga (1, 2, 3). Non è un titolo libero: il nome della rata lo scrivi nel campo Nota («Acconto firma», «SAL cantiere», «Saldo»). La nota arriva a 255 caratteri, con il contatore a destra.
• Percentuale oppure Importo — quanto vale questa rata. La scelta è una sola per tutto il documento, con i due pulsanti in cima al blocco. Non puoi mischiare, sulla stessa scheda, una riga in percentuale e una in euro.
• Scadenza — il giorno in cui quella rata è attesa. Puoi lasciarla vuota: la rata resta nel piano, ma in bacheca finisce tra le pianificate, non tra le scadenze.
• Stato — solo due valori: Pianificato e Fatto. «In scadenza» e «Scaduto» non si scelgono qui: la bacheca li calcola dalla data.

Il cestino a destra elimina la riga. In basso a destra, Residuo ti dice quanto del documento non è ancora assegnato a una rata: in percentuale se lavori in percentuale, in cifra se lavori a importo.

Il totale delle rate non può superare il documento. Se in percentuale superi il 100%, il campo si ferma al massimo ancora disponibile. Se a importo superi il totale del documento, si ferma allo stesso modo. Puoi lasciare un residuo: un piano al 70% è valido, il restante 30% semplicemente non ha ancora una scadenza.

Una riga vuota — senza valore, senza data e senza nota — non viene salvata. Le altre sì, insieme al documento, quando salvi la scheda.

Percentuale o importo

Parti quasi sempre da Percentuale. Scrivi 30, 40, 30 e il piano resta giusto anche se, in trattativa, il totale del preventivo si muove: le percentuali restano, l'equivalente in euro si ricalcola sul nuovo totale. È il caso della consulenza e di qualsiasi offerta che può ancora cambiare prezzo.

Passa a Importo quando il contratto parla di cifre tonde, o quando una rata non è una percentuale pulita del totale. Sul pulsante Importo Mokapen mostra gli euro già calcolati a partire dalle percentuali e dal totale del documento. Se salvi in questa modalità, da quel momento il documento ricorda gli importi, non le percentuali.

Il passaggio inverso funziona allo stesso modo: da importo a percentuale, la percentuale è l'importo diviso il totale del documento. Conviene farlo quando il totale è già quello definitivo. Se il totale è ancora zero, prima compila gli articoli: senza un importo di documento la modalità Importo non ha un tetto su cui appoggiarsi.

La modalità è del documento, non della singola riga. Preventivo in percentuale e ordine in importo possono convivere: sono due schede diverse. Quando copi il preventivo sull'ordine, la modalità viaggia insieme alle righe.

Scadenza e stato

Sulla scheda decidi tu due cose: la data e se la rata è ancora Pianificato o è già Fatto. Il resto lo fa la bacheca, ogni volta che la apri, senza un terzo stato da impostare.

• Fatto — hai segnato la rata come chiusa. Resta nella colonna Fatto anche se la data è nel passato. È il modo giusto per dire «questa rata non va più sollecitata».
• Scaduto — è ancora pianificata e la scadenza è prima di oggi. Non la scegli dal menu: ci finisce da sola.
• In scadenza — è ancora pianificata e la scadenza cade entro i prossimi 7 giorni, oggi compreso.
• Pianificato — nessuna data, oppure una data oltre i 7 giorni.

Esempio. Oggi è il 20 ottobre. Una rata pianificata al 18 ottobre è in Scaduto. Una al 25 ottobre è In scadenza. Una al 15 novembre è Pianificato. La stessa rata del 18 ottobre, se la passi a Fatto, esce dallo scaduto e va in Fatto: la data resta, lo stato vince sulla data.

La bacheca Milestone

Sulla pagina dei preventivi, degli ordini e delle fatture — sia in elenco sia in kanban — in alto c'è il pulsante Milestone, con l'icona della bandiera. Apre una lavagna con quattro colonne: Pianificato, In scadenza, Scaduto, Fatto. Sono tre bacheche separate: quella dei preventivi non mescola gli ordini, e quella delle fatture non mescola i preventivi.

Ogni card mostra il numero della rata, il codice e il titolo del documento, la percentuale o l'importo, la scadenza (in rosso se è scaduta, in arancione se è in scadenza), il cliente e la nota. Il clic apre la scheda del documento, dove sistemi valore, data e nota con calma.

Puoi anche trascinare la card da una colonna all'altra. Il trascinamento non è solo un cambio di etichetta: riscrive stato e, in tre casi su quattro, anche la data. Vale la pena saperlo prima di spostare una card durante una riunione.

• Verso Fatto — lo stato diventa Fatto. La scadenza che avevi scritto resta com'è.
• Verso Scaduto — lo stato torna Pianificato e la scadenza diventa ieri. Usalo solo se vuoi proprio forzare la rata fra le scadute.
• Verso In scadenza — lo stato torna Pianificato e la scadenza diventa fra 3 giorni.
• Verso Pianificato — lo stato torna Pianificato e la scadenza viene tolta. La rata non ha più una data.

Se la data giusta è quella concordata col cliente, non trascinare la card per «metterla a posto»: apri il documento e cambia lo stato in Fatto, oppure correggi la scadenza a mano. Il trascinamento è comodo per chiudere una rata (verso Fatto, la data non si tocca) e va usato con attenzione sulle altre tre colonne.

Dal preventivo all'ordine, e poi alla fattura

Quando dal preventivo crei l'ordine, Mokapen copia le milestone: numero, percentuale o importo, scadenza, stato e nota. Le ritrovi già compilate sulla scheda del nuovo ordine, nella stessa modalità (percentuale o importo) del preventivo. Da lì le aggiorni senza riscriverle: segni Fatto la rata di acconto il giorno in cui arriva, sposti una scadenza se il cantiere slitta.

La fattura non riceve le milestone dell'ordine in automatico. Se vuoi lo stesso piano anche lì, apri la fattura e ricomponi le righe. Ha senso farlo quando la fattura copre l'intero ordine. Ha meno senso quando fatturi una sola rata: in quel caso la milestone utile è una, con importo e scadenza di quella emissione, e le altre restano sull'ordine.

Lo stato Fatto non crea un pagamento e non emette la fattura. È un segno sul piano. L'incasso vero si registra nei Pagamenti della fattura; il documento fiscale si crea con il flusso fattura, non trascinando una card.

Cosa non sono

Non sono le milestone del Gantt di un progetto. Quelle misurano le fasi del lavoro (kickoff, consegna, collaudo). Queste misurano le rate di un documento di vendita. Un progetto può avere le une e un ordine le altre, senza che si sincronizzino.

Non sono i Pagamenti in fattura. Una milestone Fatto significa «questa rata del piano è chiusa per noi». Un pagamento significa «questi soldi sono entrati». Puoi avere un piano tutto segnato come fatto e i pagamenti ancora da registrare, o il contrario.

Non sono una riga articolo e non sostituiscono le condizioni economiche del PDF. Il testo «30% all'ordine, saldo a 30 giorni» che vuoi far leggere al cliente resta nelle condizioni del documento. Le milestone sono lo strumento interno per non dimenticarti quelle date.

Domande frequenti

Posso dare un nome alla rata, tipo «Acconto»?

Sì, nel campo Nota. La colonna # è solo il numero progressivo della riga. In bacheca leggi la nota sotto il titolo del documento.

Devo arrivare per forza a 100%?

No. Il residuo può restare. Non puoi andare oltre il 100% o oltre l'importo del documento: il campo si blocca al massimo ancora libero.

Ho cambiato il totale del preventivo. Le rate si aggiornano?

Se il documento è in Percentuale, le percentuali restano e l'euro equivalente segue il nuovo totale. Se è in Importo, restano le cifre che hai scritto: un totale più basso può farti sforare, e il campo ti riporta dentro il nuovo tetto appena ci torni sopra.

Perché una rata senza data non compare tra le scadenze?

Perché «in scadenza» e «scaduto» esistono solo se c'è una data. Senza data la rata è in Pianificato. Metti la scadenza sulla scheda se vuoi vederla arrivare in bacheca.

Ho trascinato una card su Pianificato e la data è sparita.

È il comportamento della colonna: tornarci toglie la scadenza. Riapri il documento e rimetti la data. Per chiudere una rata senza toccare il giorno concordato, trascinala su Fatto oppure imposta Fatto dallo stato sulla scheda.

La rata è nel passato ma io l'ho già chiusa. Perché non è in Scaduto?

Perché lo stato è Fatto. Fatto viene prima della data: la card sta nella colonna Fatto anche se il giorno è passato. È quello che vuoi, se la rata non va più sollecitata.

Creo l'ordine dal preventivo. Devo ricopiare le rate?

No. Percentuale o importo, date, stato e note passano sull'ordine. Ricontrollale solo se nel passaggio hai cambiato il totale e lavoravi a importo fisso.

E quando creo la fattura dall'ordine?

Le milestone non si copiano. Se ti servono anche in fattura, le aggiungi lì. I pagamenti registrati sulla fattura restano indipendenti da questo piano.

Le milestone finiscono sul PDF che mando al cliente?

No. Restano sulla scheda e in bacheca. Se il cliente deve leggere le scadenze, scrivile nelle condizioni del documento.

Vedo le milestone di preventivi, ordini e fatture insieme?

No. Il pulsante Milestone sulla pagina Preventivi mostra solo le rate dei preventivi. Stesso discorso per Ordini e per Fatture. Tre piani, tre bacheche.