La Guida di Mokapen

Guida ai Documenti

L'area Documenti è lo spazio Mokapen per testi e layout in formato pagina (stile A4) che prepari, conservi e colleghi al CRM: lettere di presentazione, schede cliente, verbali di riunione, procedure operative, proposte descrittive. Ogni documento ha un titolo, un corpo formattato (con intestazione e piè di pagina opzionali), privacy, collaboratori, connessioni alle altre entità e può essere scaricato come PDF o Word (DOCX).

Accedi dal menu Fogli → Documenti. Se la stessa struttura si ripete spesso — stessa lettera, stesso verbale, stessa procedura — non riscriverla a mano: crea un modello di tipo Documento con le variabili (contatto, opportunità, azienda…) e genera il documento da un record collegato. Mokapen carica il layout e sostituisce le variabili con i dati di quel record.

Il modulo richiede l'app Documenti attiva, i permessi corretti nell'organizzazione e un piano Premium adeguato. Verifica disponibilità sul tuo piano: senza Premium la lista può mostrare la pagina di upgrade; con piani superiori diventano disponibili anche archivio e cestino.

A cosa servono i Documenti nel CRM

Un documento Mokapen non è una nota rapida né un preventivo commerciale: è un foglio strutturato che resta nello storico del cliente e del team.

• Documentazione lunga e formattata — titoli, elenchi, tabelle, immagini e link in un layout pagina, non un campo descrizione breve.
• Personalizzazione automatica — da modello collegato a un'entità, i campi si compilano da soli (vedi guida Modelli → Documento).
• Storicizzazione nel CRM — il documento resta connesso a contatto, opportunità, ticket, progetto, appuntamento… e lo ritrovi dallo storico di quelle schede.
• Export per l'esterno — anteprima e download PDF/DOCX per archivio, firma offline o invio via canali email dell'organizzazione. Non c'è un flusso «Invia documento» dedicato come su preventivi e ordini: tipicamente scarichi e alleghi.
• Lavoro di team — privacy, collaboratori, etichette, allegati, commenti e timeline aggiornamenti, come sulle altre entità Mokapen.

Regola pratica: ogni documento rivolto a un cliente o prospect merita almeno una connessione a contatto, azienda o opportunità — così lo storico resta visibile dalla scheda cliente, non solo nella lista Documenti.

Documenti vs Preventivi, Ordini e Note

È facile confondere i «fogli» Mokapen. In sintesi:

• Documenti — testo/layout A4 generico, variabili da modello, export PDF/DOCX, connessioni CRM. Ideale per lettere, verbali, procedure, schede narrative.
• Preventivi / Ordini — documenti commerciali con tabella articoli, condizioni economiche e grafica PDF dedicata (guide Vendite + modelli Preventivo/Ordine). Non sostituiscono i Documenti quando ti serve un testo libero senza logica di vendita articoli.
• Note — nel menu Fogli possono risultare ancora In arrivo. Non usare i Documenti come sostituto delle note adesive sulla scheda: le sticky note restano sullo sticky del record (piano Premium).

Pagina elenco Documenti

La lista Documenti è una tabella con ricerca, filtro utenti/team e colonne tipiche (titolo, etichette, tipologia, collaboratori, connessioni, data creazione). Indicatori utili: lucchetto privacy (documento privato) e segnalazione di aggiornamento recente.

Barra in alto tipica:

• Nuovo Documento — apre la creazione a pagina intera (da zero).
• Azioni — Archivio e Cestino (con piano Premium adeguato), per consultare documenti non più in lista attiva o ripristinare da soft delete.
• Selezione multipla — selezionando le righe con le checkbox compare la barra azioni: modifica, duplica, archivia, elimina sui documenti selezionati.

Creare un documento

Puoi partire da zero dalla lista oppure generare da un modello aprendo un'altra scheda (contatto, opportunità…) e creando un documento connesso. Il secondo percorso è quello che sfrutta le variabili del modello.

Da zero (dalla lista Documenti)

1. Apri Fogli → Documenti e premi Nuovo Documento.
2. Compila almeno il Nome documento (obbligatorio).
3. Imposta privacy (lucchetto), etichette, colore della scheda, tipologia (campo libero selezionabile o aggiungibile, utile per filtrare «Verbale», «Lettera», «Procedura») e collaboratori se previsti.
4. Definisci i Margini della pagina (valori tipici in millimetri: alto, destro, basso, sinistro). Influiscono su anteprima e PDF: controllali prima di un export ufficiale.
5. Scrivi Intestazione, Piè di pagina e Contenuto nell'editor in formato pagina (vedi sezione dedicata sotto).
6. Aggiungi allegati o sticky note se disponibili sul tuo piano.
7. Nel tab Connessioni collega contatti, opportunità, ticket, progetti… (se hai i permessi e le app attive).
8. Salva — di solito vieni portato alla scheda a pagina intera del documento creato.

Dalla lista, la creazione da zero non espone lo stesso wizard completo del flusso «Da modello» da scheda: per le variabili usa il percorso successivo.

Da modello (da un'entità collegata)

Come descritto nella guida Modelli: il modello Documento è un documento HTML in formato pagina (A4), con editor ricco e margini impostabili. Associare le variabili a un'entità della rubrica/vendite (es. contatto, opportunità) fa sì che, quando generi il documento da un record collegato, i campi si compilino da soli.

1. Apri una scheda (es. Contatto o Opportunità) → crea Nuovo Documento (o azione equivalente di creazione connessa).
2. Scegli Da modello (elenco dei modelli Documento compatibili con quell'entità) oppure parti da un documento vuoto.
3. Mokapen carica il contenuto del modello e sostituisce le variabili con i dati del record collegato.
4. Rivedi testo, intestazione/piè e margini, poi salva: la connessione all'entità di partenza viene creata automaticamente.

I modelli si gestiscono in Impostazioni organizzazione → Modelli → Documento. Esempi tipici di modello: lettera di presentazione, scheda cliente, verbale riunione, procedura operativa sempre uguale nella struttura.

Scheda del documento

Puoi aprirla in modale o a schermo intero (vista pagina, se il piano lo consente) dalla toolbar — stesso contenuto, più spazio per lavorare sul layout A4.

Barra azioni

• Privacy (lucchetto): Pubblico (visibile ai membri dell'organizzazione secondo le regole di accesso) o Privato (solo chi ha accesso esplicito — vedi sotto).
• Etichette, Colore titolo/sfondo scheda, Allegati, Note adesive (Premium).
• Pagina intera, Copia link.
• + Crea e connetti / nuova connessione: collega altre entità già dal documento.
• Anteprima e Scarica (PDF / Word) — vedi sezione dedicata.

Menu Opzioni (tre puntini)

• Duplica: crea una copia; nel modale puoi scegliere cosa includere (connessioni e altri elementi secondo le opzioni disponibili).
• Archivia / Ripristina (piano Premium adeguato): nasconde dalla lista operativa o riporta in elenco attivo.
• Elimina / Ripristina (voce rossa): con piano adeguato soft delete (cestino + ripristino) oppure eliminazione definitiva dal cestino/conferma.

Tab della scheda

• Dati — tipologia, collaboratori, margini, allegati, intestazione, piè di pagina, contenuto, commenti.
• Connessioni — legami ad altre entità (task, progetto, appuntamento, contatto, azienda, prenotazione, opportunità, servizio, prodotto, preventivo, ordine, ticket, altro documento, campagna… se le app sono attive). Vedi anche la guida Connessioni.
• Aggiornamenti — timeline delle modifiche e attività sul record.

Contenuto, intestazione, piè di pagina e margini

Il cuore del documento è l'editor in formato pagina. Non è un campo testo semplice: pensi alla resa stampabile / PDF, come su un foglio A4.

Il Contenuto è il corpo principale: titoli, paragrafi, elenchi, tabelle, immagini e link. Qui va la sostanza della lettera, del verbale o della procedura. Usa formattazione chiara (gerarchia di titoli, elenchi puntati) così il PDF resta leggibile anche a destinazione.

Intestazione e Piè di pagina sono i testi (o elementi) ripetuti in alto e in basso pagina — logo testuale, riferimenti azienda, note fisse, disclaimer. Sul modello Documento li prepari una volta; sul singolo documento li adatti solo se serve una variante. Nei modelli Preventivo/Ordine trovi logiche simili di intestazione/piè nel layout PDF commerciale; qui il concetto è lo stesso, ma senza tabella articoli.

I Margini (alto, destro, basso, sinistro) definiscono lo spazio bianco intorno al testo. Influiscono direttamente su anteprima e file esportati: un margine troppo stretto può far tagliare contenuto in stampa o in PDF; uno troppo largo riduce lo spazio utile. Imposta i margini nel modello se la carta intestata è sempre uguale; sul singolo documento correggili solo per eccezioni.

Consiglio di processo: quando la struttura si ripete, lavora sul modello (variabili + margini + intestazione/piè). Personalizza il singolo documento solo dove cambia il contenuto (date, paragrafi specifici, allegati). Eviti copie inconsistenti e aggiornamenti a catena.

Privacy e collaboratori

Come sugli appuntamenti e sulle altre entità Mokapen, privacy e collaboratori rispondono a due domande diverse: «chi può vedere questo documento nell'organizzazione?» e «chi del team deve lavorarci senza che sia pubblico a tutti?».

Con la privacy Pubblico (lucchetto in barra azioni) il documento è visibile ai membri dell'organizzazione secondo le regole di accesso dell'org e dei ruoli. Con la privacy Privata, il documento è limitato a chi ha accesso esplicito: tipicamente chi lo ha creato, i collaboratori indicati e le regole privacy dell'entità — non a tutti i membri dell'organizzazione.

I collaboratori (campo Collaboratori nel tab Dati, se attivo nella tua organizzazione) sono utenti o team Mokapen che devono avere visibilità e possibilità di lavorare sul documento. Esempi: il commerciale che ha generato la lettera dal deal; l'assistente che completa il verbale; un manager che revisiona le procedure interne. Non sono «partecipanti a una riunione» (concetto tipico degli appuntamenti): sono persone del team che devono vedere e seguire il foglio in Mokapen.

In sintesi:

• Pubblico = visibile in org secondo permessi generali.
• Privato = solo chi ha accesso esplicito (collaboratori / regole privacy).
• Collaboratore = utente o team che deve vedere e lavorare sul documento, anche quando è privato.

Se non hai accesso a un documento privato, Mokapen mostra il messaggio di mancato accesso. Per documenti interni sensibili (contratti in bozza, note su clienti, procedure riservate) usa privacy privata e collaboratori ristretti.

Anteprima e download

Prima di inviare o archiviare un foglio ufficiale, usa Anteprima per controllare resa, margini, intestazione e piè. Poi:

• Scarica PDF — file stabile per archivio, firma esterna o allegato email.
• Scarica Word (DOCX) — utile se il destinatario deve modificare il testo fuori da Mokapen; puoi poi riallegare la versione firmata o rivista nei file del documento o della scheda collegata.

A differenza di preventivi e ordini, non c'è un invio email dedicato del documento dalla scheda. Usa Anteprima/Scarica e allega tramite i canali email/messaggi dell'organizzazione, oppure conserva il PDF nei Allegati del record collegato.

Archiviare, eliminare e duplicare

Come sugli appuntamenti: preferisci Archivia quando il documento è concluso ma serve ancora storico e connessioni; usa Elimina per bozze errate o duplicati di test.

Duplicare

Da Opzioni → Duplica. Nel modale scegli cosa copiare (connessioni e altri elementi secondo le opzioni). Utile per una seconda versione della stessa lettera o per un verbale con struttura identica e date diverse. Dopo la copia, aggiorna titolo e contenuto sul nuovo documento.

Archiviare e ripristinare

Scheda → Opzioni → Archivia (piano Premium adeguato), oppure selezione multipla in lista → Archivia. Il documento esce dalla lista attiva; lo ritrovi da Azioni → Archivio e puoi Ripristinare. Preferisci archiviare invece di eliminare quando serve traccia commerciale o compliance.

Eliminare

Da scheda o dalla lista (singola o multipla) → Elimina → conferma nel modale. Con piano Premium adeguato può esserci soft delete (cestino + ripristino) oppure eliminazione definitiva dal cestino. Archivio e cestino richiedono spesso un piano Premium di livello superiore rispetto al solo uso base dei documenti — verifica disponibilità e ruolo (membro per alcune eliminazioni).

Impostazioni (Campi / Colonne)

Nelle impostazioni organizzazione, per Documenti, le card Campi e Lista & Colonne possono comparire come In arrivo (non ancora operative). La personalizzazione campi/layout descritta nelle guide Campi, Scheda e Colonne oggi non si applica pienamente ai Documenti. Quello che puoi già strutturare bene è il modello Documento (layout, margini, variabili) e l'uso di tipologie ed etichette in lista.

Casi applicativi

• Lettera di presentazione: modello Documento con variabili contatto → genera da scheda Contatto → rivedi → Scarica PDF e allega all'email commerciale.
• Verbale riunione: documento connesso ad Appuntamento e Progetto; collaboratori = team delivery; privacy privata se contiene note riservate.
• Scheda cliente operativa: da Opportunità, modello con deal + contatto già compilati; resta nello storico del deal.
• Procedura interna (SOP): documento pubblico in org, etichetta «SOP», senza dati cliente; aggiorni il modello quando cambia il processo.
• Export per firma esterna: Scarica DOCX o PDF, firma offline, riallega il file firmato negli allegati del documento o della scheda collegata.

Processi consigliati

• Parti sempre da un modello se il testo si ripete; evita di riscrivere lettere uguali a mano.
• Collega ogni documento cliente a Contatto/Azienda/Opportunità: lo trovi dallo storico della scheda.
• Usa tipologie e etichette coerenti («Verbale», «Procedura», «Lettera») per filtrare in lista.
• Controlla i margini in Anteprima prima del PDF ufficiale.
• Documenti sensibili: privacy privata + collaboratori ristretti.
• Archivia invece di eliminare quando serve lo storico; pulisci periodicamente le bozze duplicate.

Combina Documenti con Modelli, Contatti, Opportunità e Appuntamenti per un flusso documentale coerente con il resto del CRM.

Domande frequenti

D: Dove trovo i Documenti?

A: Menu Fogli → Documenti. Il gruppo si chiama Fogli; la voce è Documenti.

D: Come uso le variabili?

A: Crea un modello Documento in Impostazioni → Modelli, inserisci le variabili con il pulsante Variabile, poi genera il documento da un'entità compatibile scegliendo Da modello. Dalla lista, la creazione da zero non espone lo stesso wizard completo del flusso da scheda.

D: Posso inviare il documento via email da Mokapen?

A: Non c'è un invio dedicato come sui preventivi. Usa Anteprima/Scarica e allega, oppure i canali email/messaggi dell'organizzazione.

D: Perché non vedo Archivio o Cestino?

A: Di solito serve un piano Premium di livello superiore. Verifica piano e ruolo (membro per alcune eliminazioni).

D: Posso personalizzare i campi della scheda Documento?

A: Le impostazioni Campi/Colonne per Documenti risultano ancora In arrivo. Usa modelli, tipologie ed etichette per strutturare il lavoro.

D: Che differenza c'è con un preventivo PDF?

A: Il preventivo ha tabella articoli, condizioni economiche e grafica commerciale. Il Documento è un testo/layout A4 generico, più flessibile ma senza logica di vendita articoli.

D: Se elimino un modello Documento, i PDF già creati spariscono?

A: No. Restano i documenti già generati; elimini solo il modello per le creazioni future.