La Guida di Mokapen

Guida alle Prenotazioni

L'area Prenotazioni è il modulo Mokapen per registrare quando un cliente o un prospect prenota uno o più servizi prenotabili: consulenze, trattamenti, sessioni, noleggi, slot operativi. Ogni prenotazione ha nome, stato (Confermata / In sospeso / Rifiutata), contatto, servizi, periodo data/ora, responsabile, privacy, luogo e collegamenti al resto del CRM.

Accedi dal menu Attività → Prenotazioni. La vista predefinita è il Calendario; puoi passare alla Lista. Il modulo richiede l'app Prenotazioni attiva, i permessi corretti e un piano Premium adeguato — verifica disponibilità sul tuo piano e nei ruoli dell'organizzazione.

Ruolo nel CRM e differenza con gli Appuntamenti

Una prenotazione in Mokapen non è solo uno slot sul calendario: è un record collegato al catalogo servizi e al contatto cliente, con un ciclo di conferma tipico delle richieste (anche da form pubblico).

• Prenotazione: richiesta o slot legato a uno o più servizi prenotabili e a un contatto. Flusso tipico: il cliente prenota (interno o da form) → il team conferma o rifiuta → la prenotazione resta nello storico cliente e può collegarsi a opportunità, ticket, progetto.
• Appuntamento: riunione, call o visita sul calendario con partecipanti (utenti Mokapen, contatti, aziende), organizzatore e stato aperto/chiuso — non necessariamente legata a un catalogo servizi. Vedi la guida Appuntamenti.

In pratica: usi le Prenotazioni quando vendi o eroghi slot di servizio dal catalogo; usi gli Appuntamenti per meeting e agenda generica (demo, kick-off, stand-up). I due moduli possono convivere e collegarsi ad altre entità. Regola pratica: ogni prenotazione con un cliente merita il Contatto corretto — così lo storico resta sulla scheda cliente, non solo nel calendario Prenotazioni.

Prerequisiti: servizi prenotabili

Nella creazione interna, il campo Servizi elenca solo i servizi marcati come prenotabili (filtro bookable nel select). Se l'elenco è vuoto non puoi completare la prenotazione dal form interno.

1. Vai su Vendite → Servizi (catalogo).
2. Apri o crea un servizio e attiva la possibilità di prenotazione (opzione / Abilita prenotazione sul servizio).
3. Torna su Prenotazioni e riprova: il servizio compare nel select.

Marca prenotabili solo i servizi che vuoi davvero offrire in agenda o online. Per i flussi pubblici, i moduli (form) di tipo prenotazione usano servizi, prodotti o disponibilità configurati nel form — coordina catalogo e form prima di pubblicare il link.

Stati della prenotazione

Lo stato non è un kanban: lo gestisci dal menu a tendina in barra azioni / creazione. Tre valori:

• Confermata — slot accettato. È lo stato di partenza tipico quando crei la prenotazione dall'interno (il team ha già validato).
• In sospeso — in attesa di conferma. Comune dopo una richiesta da form pubblico o quando un operatore vuole validare disponibilità prima di impegnare lo slot.
• Rifiutata — non accettata (slot non disponibile, cliente non idoneo, conflitto di agenda…). Resta in storico e può generare notifiche; poi puoi archiviare.

Cambiando stato, Mokapen può notificare responsabile e collaboratori (email/notifiche secondo le preferenze dell'organizzazione) e, in alcuni casi, aggiornare il contatto sullo stato della prenotazione.

Pagina Prenotazioni — barra superiore

La pagina principale offre due viste: Calendario e Lista, sullo stesso modello operativo degli Appuntamenti.

• Calendario (predefinita): vedi le prenotazioni nel tempo; clic sull'evento apre la scheda. Dove previsto puoi spostare lo slot (drag/move) — utile per riprogrammare senza riaprire tutto il form.
• Lista: tabella con ricerca, filtri utenti/team, colonne (titolo, stato, contatto, servizi, date, etichette, collaboratori…). Ideale per azioni di massa e per trovare tutte le richieste In sospeso.
• Nuova Prenotazione: apre il modale di creazione.
• Azioni: Archivio (e cestino se il piano lo prevede).

Nella vista Lista, selezionando le righe con le checkbox compare la barra azioni: duplica, archivia, elimina (e altre azioni disponibili sul tuo piano).

Scheda della prenotazione

Clic su un evento in calendario o sul titolo in lista apre la scheda (modale laterale). Con piano Premium adeguato puoi aprirla a pagina intera: stesso contenuto, più spazio e salvataggio comodo.

Barra azioni

• Stato (menu a tendina): Confermata, In sospeso, Rifiutata — vedi sezione stati.
• Privacy (lucchetto): Pubblico (visibile ai membri dell'organizzazione secondo le regole di accesso) o Privato (solo responsabile, collaboratori e chi ha accesso esplicito — non a tutti i membri dell'organizzazione).
• Etichette, Colore, Allegati, Note adesive (Premium).
• Copia link, + Crea e connetti / nuove connessioni.

Menu Opzioni (tre puntini)

• Duplica: copia la prenotazione; nel modale puoi includere checklist, connessioni e allegati (se presenti).
• Archivia / Ripristina: nasconde dalle viste operative o riporta in calendario/lista.
• Elimina (voce rossa): conferma nel modale; con piano adeguato soft delete (cestino) oppure eliminazione definitiva.

Tab della scheda

• Dati — titolo, stato, privacy, etichette, colore, contatto (obbligatorio se l'app Contatti è attiva; puoi anche creare un contatto al volo), servizi prenotabili (obbligatori), periodo date, responsabile, collaboratori (se la privacy dati è attiva in org), indirizzo (spesso precompilabile con la sede organizzazione), descrizione, allegati, sticky note.
• Connessioni — legami ad altre entità (se il tuo ruolo non è solo lettura limitata). Vedi Sezioni collegate.
• Marketing — campi marketing dell'entità, se usati nella tua organizzazione.
• Aggiornamenti — timeline delle modifiche sulla scheda completa.

Privacy e collaboratori

Come sugli Appuntamenti e sulle altre entità: i collaboratori sono utenti o team Mokapen che devono avere visibilità sulla prenotazione e lavorarci, senza essere il contatto cliente. Esempi: il receptionist che gestisce le richieste In sospeso; il professionista che eroga il servizio; un manager che monitora il carico settimanale.

Con la privacy privata (lucchetto in barra azioni), la prenotazione è visibile solo al responsabile, ai collaboratori indicati e a chi ha accesso esplicito secondo le regole privacy — non a tutti i membri dell'organizzazione. Usa la privacy privata per slot sensibili o clienti VIP; lascia pubblica (secondo permessi org) quando tutto il team operativo deve vedere l'agenda prenotazioni.

Sezioni collegate

• Connessioni — collega opportunità, task, ticket, progetti, documenti, campagne e altre entità abilitate. Aprendo il contatto vedi le prenotazioni collegate nello storico.
• Etichette e Allegati — come sulle altre entità Mokapen (conferme firmate, brief, foto sede…).

Il contatto è già nel tab Dati: resta comunque utile aggiungere connessioni a deal o ticket quando la prenotazione fa parte di un percorso commerciale o di assistenza.

Creare una prenotazione

Dall'interno (Calendario o Lista)

1. Apri Prenotazioni (Calendario o Lista) → Nuova Prenotazione.
2. Digita il nome (obbligatorio).
3. Imposta lo stato (di default spesso Confermata se crei tu dopo aver concordato con il cliente).
4. Scegli o crea al volo il Contatto.
5. Seleziona uno o più Servizi prenotabili.
6. Imposta il periodo (daterange data/ora).
7. Eventuale responsabile, collaboratori, indirizzo, descrizione, allegati.
8. Nel tab Connessioni aggiungi legami utili, poi Salva.

Da form pubblico

Il cliente compila il modulo di prenotazione sul sito o sulla landing: sceglie cosa prenotare (servizi, prodotti o disponibilità/appuntamenti secondo la configurazione del form), data/ora e i propri dati. In Mokapen arriva la prenotazione — spesso In sospeso — da confermare o rifiutare. Il cliente può avere un link per gestire o cancellare la propria prenotazione, se il form lo prevede. Prima di pubblicare il link: allinea catalogo servizi prenotabili, chiusure/festività dell'organizzazione e testo del form.

Modificare una prenotazione

1. Apri la scheda della prenotazione.
2. Modifica i campi del tab Dati (contatto, servizi, date, descrizione, responsabile, collaboratori).
3. Aggiorna lo stato quando confermi o rifiuti una richiesta In sospeso.
4. In Calendario, trascina o sposta lo slot se l'interfaccia lo consente — utile per riprogrammare rapidamente.
5. Salva; le modifiche possono generare notifiche a responsabile/collaboratori e, in alcuni casi, email di stato al contatto.

Eliminare una prenotazione

Elimina prenotazioni create per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se lo slot è concluso e vuoi conservarne storico e connessioni senza ingombrare calendario e lista.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale.

Con piano Premium adeguato la prenotazione può andare nel cestino (da cui Ripristina o Elimina definitivamente). Su piani senza soft delete l'eliminazione può essere definitiva subito dopo la conferma — verifica piano e permessi.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona con checkbox.
2. Clic Elimina → conferma.

Archiviare una prenotazione

L'archivio serve per prenotazioni concluse o rifiutate che non devono più comparire in calendario e lista operativa, mantenendo connessioni e storico — stessa logica degli Appuntamenti.

Archiviare un singolo / più prenotazioni

• Singola: scheda → Opzioni → Archivia → conferma.
• Multipla: Lista → seleziona → Archivia nella barra azioni.
• Ripristinare: da Archivio (menu Azioni) o dalla scheda → Opzioni → Ripristina.

Duplicare una prenotazione

Utile per slot ricorrenti con stessa struttura (stesso servizio e stesso cliente, nuova data).

1. Scheda → Opzioni → Duplica.
2. Nel modale scegli se copiare checklist, connessioni e allegati.
3. Conferma; aggiorna date (e stato se serve) sulla nuova prenotazione.

In Lista puoi anche duplicare più record selezionati, se l'azione è disponibile.

Viste delle prenotazioni

Calendario (predefinita)

Vista a griglia per pianificare la settimana operativa: ogni prenotazione compare nello slot corrispondente a data e ora. Clic sull'evento apre la scheda. Ideale per vedere sovrapposizioni tra servizi e carico per giorno. Dove previsto, trascina per spostare lo slot.

Lista

Elenco tabellare con ricerca, filtri utenti/team e colonne (titolo, stato, contatto, servizi, date…). Seleziona più righe per duplica, archivia, elimina. Usa la Lista per lavorare le code In sospeso e per export analitici se disponibili.

Vista pagina

Scheda a schermo intero (piano Premium di base, dove previsto): stesso contenuto della modale, più spazio per descrizione, allegati e connessioni.

Non c'è un kanban dedicato: lo stato Confermata / In sospeso / Rifiutata si gestisce dal campo stato.

Impostazioni Prenotazioni

Da Impostazioni organizzazione → Prenotazioni (membri autorizzati) gestisci preferenze legate ai servizi e agli slot — ad esempio durata di riferimento e, dove esposta, capacità dello slot (quante prenotazioni contemporanee nello stesso orario). Alcune aree della UI impostazioni possono essere ancora incomplete: verifica in org cosa è realmente operativo prima di prometterlo al team.

• Chiusure / festività — nelle impostazioni generali dell'organizzazione puoi impostare giorni di chiusura: in quei giorni possono essere bloccate prenotazioni o altre scadenze non gestibili in tempo.
• Campi / Scheda / Colonne — se disponibili per l'entità prenotazione nella tua org, seguono le guide Campi, Scheda e Colonne.
• App e permessi — l'app Prenotazioni deve essere attiva; i ruoli controllano chi crea, vede e modifica.

Report Prenotazioni

Dove il menu Report è disponibile per Prenotazioni, usalo per volumi per periodo, distribuzione degli stati e carico per responsabile o servizio — in ottica di analisi, non di pianificazione quotidiana (per quella resta il Calendario). Se non vedi report dedicati, analizza dalla Lista con filtri per date e stato, oppure collega le prenotazioni a opportunità/ticket e usa i report di quelle aree.

Form pubblici e autogestione

I form di tipo prenotazione permettono al cliente di scegliere cosa prenotare, data/ora e i propri dati senza entrare in Mokapen. Dopo l'invio:

• in Mokapen compare la prenotazione da gestire (spesso In sospeso);
• il cliente può avere link per gestire/cancellare la propria prenotazione, se il form lo prevede.

Nel form interno tipico il campo obbligatorio è sui servizi prenotabili; i form pubblici possono offrire anche prodotti o disponibilità (appuntamenti) secondo la configurazione del modulo. Coordina sempre catalogo, chiusure e copy del form prima di pubblicare.

Casi applicativi

• Studio / consulenza: servizio «Consulenza 60 min» prenotabile → form sul sito → team conferma → eventuale opportunità collegata e task di follow-up.
• Centro servizi / clinic: più servizi nello stesso slot; capacità slot nelle impostazioni se usata; calendario per evitare doppie prenotazioni.
• Noleggio / sessione: prenotazione con periodo lungo (daterange) e indirizzo sede.
• Post-vendita: prenotazione collegata a ticket o ordine per installazione o training on-site.
• Riprogrammazione: sposta sul calendario o modifica date; aggiorna lo stato e notifica il contatto se previsto dal processo.

Processi consigliati

• Marca prenotabili solo i servizi che vuoi davvero offrire online o in agenda.
• Usa In sospeso per le richieste da form; conferma solo dopo check disponibilità.
• Collega sempre il Contatto giusto: lo storico resta sulla scheda cliente.
• Per meeting interni senza servizio in catalogo, preferisci Appuntamenti.
• Archivia le prenotazioni concluse per tenere il calendario leggibile; elimina solo bozze e test.
• Allinea chiusure/festività dell'org per evitare slot fantasma.

Combina Prenotazioni con Servizi, Contatti e, quando serve, Opportunità o Ticket per un flusso da richiesta a erogazione coerente.

Domande frequenti

D: Non vedo servizi nel select. Perché?

A: Solo i servizi prenotabili compaiono. Abilita la prenotazione sul servizio in catalogo Vendite → Servizi.

D: Differenza tra Prenotazione e Appuntamento?

A: Prenotazione = slot su servizi prenotabili + contatto + stati conferma/rifiuto (anche da form). Appuntamento = riunione/agenda con partecipanti, senza obbligo di catalogo servizi. Dettagli nella guida Appuntamenti.

D: Perché non entro in Prenotazioni?

A: Serve app attiva, permesso di visualizzazione e piano Premium adeguato. Verifica con un admin dell'organizzazione.

D: Il cliente può prenotare da solo?

A: Sì, tramite form pubblici di prenotazione configurati in Mokapen e pubblicati sul tuo sito o in una landing.

D: Cosa succede se rifiuto?

A: Imposti lo stato Rifiutata. Restano storico e notifiche; puoi archiviare in seguito.

D: Posso prenotare prodotti oltre ai servizi?

A: Nel form interno tipico il campo obbligatorio è sui servizi prenotabili. I form pubblici possono offrire anche prodotti o disponibilità (appuntamenti) secondo la configurazione del modulo.