Ръководството на Мокапен

Ръководство за резервации

Разделът Резервации е модулът на Mokapen за записване, когато клиент или потенциален клиент резервира една или повече резервируеми услуги: консултации, процедури, сесии, наеми, оперативни слотове. Всяка резервация има име, статус (Потвърдена / Чакаща / Отхвърлена), контакт, услуги, период дата/час, собственик, поверителност, място и връзки с останалата част от CRM.

Достъп от менюто Дейности → Резервации. Изгледът по подразбиране е Календар; можете да превключите към Списък. Модулът изисква активна приложението Резервации, съответните права и подходящ Premium план — проверете наличността във вашия план и ролите в организацията.

Роля в CRM и разлика от Срещите

Резервацията в Mokapen не е просто слот в календара: тя е свързан запис към каталога с услуги и контакта на клиента, с типичен цикъл на потвърждение за заявки (включително от публични формуляри).

• Резервация: заявка или слот, свързан с една или повече резервируеми услуги и контакт. Типичен поток: клиентът резервира (вътрешно или чрез формуляр) → екипът потвърждава или отхвърля → резервацията остава в историята на клиента и може да се свърже с възможност, тикет, проект.
• Среща: среща, обаждане или посещение в календара с участници (потребители на Mokapen, контакти, фирми), организатор и статус отворена/затворена — не задължително свързана с каталог услуги. Вижте ръководството за Срещи.

На практика: използвайте Резервации, когато продавате или доставяте слотове за услуги от каталога; използвайте Срещи за срещи и обща програма (демо, kick-off, stand-up). Двата модула могат да съществуват заедно и да се свързват с други обекти. Практическо правило: всяка резервация с клиент заслужава правилния Контакт — така историята остава в записа на клиента, а не само в календара на Резервации.

Предпоставки: резервируеми услуги

При вътрешно създаване полето Услуги изброява само услуги, маркирани като резервируеми (филтър за резервируеми в селекта). Ако списъкът е празен, не можете да завършите резервацията от вътрешния формуляр.

1. Отидете на Продажби → Услуги (каталог).
2. Отворете или създайте услуга и активирайте резервацията (опция / Активирай резервация на услугата).
3. Върнете се към Резервации и опитайте отново: услугата се появява в селекта.

Маркирайте като резервируеми само услугите, които наистина искате да предлагате в програмата или онлайн. За публични потоци формулярите от тип резервация използват услуги, продукти или наличност, конфигурирани във формуляра — подравнете каталога и формуляра преди да публикувате връзката.

Статуси на резервация

Статусът не е kanban: управлявате го от падащото меню в лентата с действия / създаването. Три стойности:

• Потвърдена — слотът е приет. Това е типичният начален статус, когато създавате резервацията вътрешно (екипът вече е валидирал).
• Чакаща — очаква потвърждение. Често след заявка от публичен формуляр или когато оператор иска да валидира наличността преди да поеме слота.
• Отхвърлена — не е приета (слотът е недостъпен, клиентът не е допустим, конфликт в графика…). Остава в историята и може да генерира известия; можете да архивирате по-късно.

При промяна на статуса Mokapen може да уведоми собственика и сътрудниците (имейл/известия според предпочитанията на организацията) и в някои случаи да актуализира контакта относно статуса на резервацията.

Страница Резервации — горна лента

Основната страница предлага два изгледа: Календар и Списък, на същия оперативен модел като Срещите.

• Календар (по подразбиране): вижте резервациите във времето; клик върху събитието отваря записа. Където е поддържано, можете да преместите слота (плъзгане/преместване) — полезно за пренасрочване без да отваряте целия формуляр.
• Списък: таблица с търсене, филтри по потребител/екип, колони (заглавие, статус, контакт, услуги, дати, етикети, сътрудници…). Идеален за групови действия и намиране на всички Чакащи заявки.
• Нова резервация: отваря модала за създаване.
• Действия: Архивирай (и кошче, ако планът го включва).

В изглед Списък, при избор на редове с отметки се показва лентата с действия: дублирай, архивирай, изтрий (и други действия, налични във вашия план).

Запис на резервация

Кликнете върху събитие в календара или заглавие в списъка, за да отворите страничния панел. С подходящ Premium план можете да го отворите като пълна страница: същото съдържание, повече място и удобно запазване.

Лента с действия

• Статус (падащо меню): Потвърдена, Чакаща, Отхвърлена — вижте раздела за статуси.
• Поверителност (катинар): Публична (видима за членовете на организацията според правилата за достъп) или Частна (само собственик, сътрудници и тези с изричен достъп — не всички членове на организацията).
• Етикети, Цвят, Прикачени файлове, Лепящи бележки (Premium).
• Копирай връзка, + Създай и свържи / нови връзки.

Меню Опции (три точки)

• Дублирай: копира резервацията; в модала можете да включите checklist, връзки и прикачени файлове (ако има).
• Архивирай / Възстанови: скрива от оперативните изгледи или връща в календара/списъка.
• Изтрий (червен елемент): потвърдете в модала; с подходящ план soft delete (кошче) или окончателно изтриване.

Раздели на записа

• Данни — заглавие, статус, поверителност, етикети, цвят, контакт (задължителен, ако приложението Контакти е активно; можете да създадете контакт и в движение), резервируеми услуги (задължителни), период на датите, собственик, сътрудници (ако поверителността на данните е активна в организацията), адрес (често предварително попълним с локацията на организацията), описание, прикачени файлове, лепящи бележки.
• Връзки — връзки към други обекти (ако ролята ви не е ограничена само за четене). Вижте Свързани раздели.
• Маркетинг — маркетингови полета на обекта, ако се използват във вашата организация.
• Актуализации — времева линия на промените върху целия запис.

Поверителност и сътрудници

Както при Срещите и другите обекти: сътрудниците са потребители или екипи на Mokapen, на които е нужна видимост върху резервацията и да работят по нея, без да са контактът на клиента. Примери: рецепционистът, който управлява Чакащите заявки; професионалистът, който доставя услугата; мениджър, който наблюдава седмичното натоварване.

При частна поверителност (катинар в лентата с действия) резервацията е видима само за собственика, посочените сътрудници и тези с изричен достъп според правилата за поверителност — не за всички членове на организацията. Използвайте частна поверителност за чувствителни слотове или VIP клиенти; оставете публична (според правата на организацията), когато целият оперативен екип трябва да вижда програмата с резервации.

Свързани раздели

• Връзки — свържете възможности, задачи, тикети, проекти, документи, кампании и други активирани обекти. При отваряне на контакта виждате свързаните резервации в историята.
• Етикети и Прикачени файлове — както при другите обекти в Mokapen (подписани потвърждения, брифове, снимки на място…).

Контактът вече е в раздела Данни: все пак е полезно да добавите връзки към сделки или тикети, когато резервацията е част от търговско или поддръжко пътуване.

Създаване на резервация

Вътрешно (Календар или Списък)

1. Отворете Резервации (Календар или Списък) → Нова резервация.
2. Въведете името (задължително).
3. Задайте статус (по подразбиране често Потвърдена, ако я създавате след съгласие с клиента).
4. Изберете или създайте в движение Контакта.
5. Изберете една или повече резервируеми Услуги.
6. Задайте периода (диапазон дата/час).
7. По желание собственик, сътрудници, адрес, описание, прикачени файлове.
8. В раздела Връзки добавете полезни връзки, след това Запази.

От публичен формуляр

Клиентът попълва формуляра за резервация на сайта или лендинг страницата: избира какво да резервира (услуги, продукти или наличност/срещи според конфигурацията на формуляра), дата/час и своите данни. В Mokapen резервацията пристига — често Чакаща — за потвърждение или отхвърляне. Клиентът може да има връзка за управление или отмяна на резервацията си, ако формулярът я предоставя. Преди да публикувате връзката: подравнете каталога с резервируеми услуги, затварянията/празниците на организацията и текста на формуляра.

Редактиране на резервация

1. Отворете записа на резервацията.
2. Редактирайте полетата в раздела Данни (контакт, услуги, дати, описание, собственик, сътрудници).
3. Актуализирайте статуса, когато потвърждавате или отхвърляте Чакаща заявка.
4. В Календара плъзнете или преместете слота, ако интерфейсът позволява — полезно за бързо пренасрочване.
5. Запазете; промените могат да генерират известия към собственик/сътрудници и в някои случаи имейли за статус към контакта.

Изтриване на резервация

Изтривайте резервации, създадени по грешка или тестови дубликати. Предпочитайте Архивирай, ако слотът е приключен и искате да запазите историята и връзките, без да претрупвате календара и списъка.

Единично изтриване

1. Отворете записа → Опции → Изтрий (червен елемент).
2. Потвърдете в модала.

С подходящ Premium план резервацията може да отиде в кошчето (откъдето Възстанови или Изтрий окончателно). В планове без soft delete изтриването може да е окончателно веднага след потвърждение — проверете плана и правата.

Групово изтриване

1. Изглед Списък → изберете с отметки.
2. Кликнете Изтрий → потвърдете.

Архивиране на резервация

Архивирането е за приключени или отхвърлени резервации, които вече не трябва да се появяват в календара и оперативния списък, като се запазват връзките и историята — същата логика като при Срещите.

Архивиране на една / няколко резервации

• Единична: запис → Опции → Архивирай → потвърдете.
• Множество: Списък → изберете → Архивирай в лентата с действия.
• Възстанови: от Архив (меню Действия) или от записа → Опции → Възстанови.

Дублиране на резервация

Полезно за повтарящи се слотове със същата структура (същата услуга и същият клиент, нова дата).

1. Запис → Опции → Дублирай.
2. В модала изберете дали да копирате checklist, връзки и прикачени файлове.
3. Потвърдете; актуализирайте датите (и статуса, ако е нужно) на новата резервация.

В Списъка можете също да дублирате няколко избрани записа, ако действието е налично.

Изгледи на резервации

Календар (по подразбиране)

Мрежов изглед за планиране на оперативната седмица: всяка резервация се появява в слота, съответстващ на датата и часа. Клик върху събитието отваря записа. Идеален за виждане на припокривания между услуги и натоварване на ден. Където е поддържано, плъзнете, за да преместите слота.

Списък

Табличен списък с търсене, филтри по потребител/екип и колони (заглавие, статус, контакт, услуги, дати…). Изберете няколко реда за дублиране, архивиране, изтриване. Използвайте Списък за работа с опашки Чакащи и за аналитичен експорт, ако е наличен.

Изглед страница

Запис на цял екран (базов Premium план, където е наличен): същото съдържание като модала, повече място за описание, прикачени файлове и връзки.

Няма специален kanban: статусът Потвърдена / Чакаща / Отхвърлена се управлява от полето статус.

Настройки на резервации

От Настройки на организацията → Резервации (упълномощени членове) управлявате предпочитания, свързани с услуги и слотове — например референтна продължителност и, където е изложено, капацитет на слота (колко едновременни резервации в същия времеви слот). Някои области на UI настройките може все още да са непълни: проверете в организацията какво е реално оперативно, преди да го обещаете на екипа.

• Затваряния / празници — в общите настройки на организацията можете да зададете дни на затваряне: в тези дни резервациите или други срокове, които не можете да управлявате навреме, може да бъдат блокирани.
• Полета / Карта / Колони — ако са налични за обекта резервация във вашата организация, следвайте ръководствата Полета, Карта и Колони.
• Приложения и права — приложението Резервации трябва да е активно; ролите контролират кой създава, вижда и редактира.

Доклади за резервации

Където менюто Доклади е налично за Резервации, използвайте го за обеми по период, разпределение по статус и натоварване по собственик или услуга — за анализ, не за ежедневно планиране (Календарът остава за това). Ако не виждате специализирани доклади, анализирайте от Списък с филтри по дата и статус, или свържете резервациите с възможности/тикети и използвайте доклади от тези области.

Публични формуляри и самообслужване

Формулярите от тип резервация позволяват на клиента да избере какво да резервира, дата/час и своите данни, без да влиза в Mokapen. След изпращане:

• в Mokapen резервацията се появява за управление (често Чакаща);
• клиентът може да има връзки за управление/отмяна на резервацията си, ако формулярът ги предоставя.

Използвайте ръководството Резервирай услуга или продукт за страници от каталога и Резервация на среща, ако обектът е слот на лице (Meet/Teams). Формулярът за контакт не създава резервации: само записа на контакта и съобщение.

Примери за използване

• Студио / консултиране: резервируема услуга «Консултация 60 мин» → формуляр на сайта → екипът потвърждава → по желание свързана възможност и последваща задача.
• Сервизен център / клиника: няколко услуги в същия слот; капацитет на слота в настройките, ако се използва; календар за избягване на двойни резервации.
• Наем / сесия: резервация с дълъг период (daterange) и адрес на мястото.
• Следпродажбена: резервация, свързана с тикет или поръчка за инсталация на място или обучение.
• Пренасрочване: преместете в календара или редактирайте датите; актуализирайте статуса и уведомете контакта, ако процесът го предвижда.

Препоръчани процеси

• Маркирайте като резервируеми само услугите, които наистина искате да предлагате онлайн или в програмата.
• Използвайте Чакаща за заявки от формуляри; потвърждавайте само след проверка на наличността.
• Винаги свързвайте правилния Контакт: историята остава в записа на клиента.
• За вътрешни срещи без услуга от каталога предпочитайте Срещи.
• Архивирайте приключените резервации, за да запазите календара четим; изтривайте само чернови и тестове.
• Подравнете затварянията/празниците на организацията, за да избегнете фантомни слотове.

Комбинирайте Резервации с Услуги, Контакти и при нужда Възможности или Тикети за последователен поток от заявка до доставка.

Често задавани въпроси

В: Не виждам услуги в селекта. Защо?

О: Появяват се само резервируемите услуги. Активирайте резервацията на услугата в Продажби → Каталог Услуги.

В: Разлика между Резервация и Среща?

О: Резервация = слот върху резервируеми услуги + контакт + статуси потвърди/отхвърли (също от формуляри). Среща = среща/програма с участници, без изискване за каталог услуги. Подробности в ръководството за Срещи.

В: Защо нямам достъп до Резервации?

О: Нужни са активно приложение, право за преглед и подходящ Premium план. Проверете с администратор на организацията.

В: Може ли клиентът да резервира сам?

О: Да, чрез публични формуляри за резервация, конфигурирани в Mokapen и публикувани на вашия сайт или лендинг страница.

В: Какво се случва, ако отхвърля?

О: Задайте статуса на Отхвърлена. Историята и известията остават; можете да архивирате по-късно.

В: Мога ли да резервирам продукти освен услуги?

О: В типичния вътрешен формуляр задължителното поле е върху резервируеми услуги. Публичните формуляри могат също да предлагат продукти или наличност (срещи) според конфигурацията на модула.