Vodič Mokapen

Vodič za rezervacije

The Rezervacije area je Mokapenov modul za bilježenje kada klijent ili potencijalni klijent rezervira jednu ili više njih usluge koje se mogu rezervirati: konzultacije, tretmani, sesije, najam, operativni prostori. Svaka rezervacija ima naziv, status (Potvrđeno / Na čekanju / Odbijen), kontakt, usluge, datum/razdoblje, vlasnik, privatnost, lokacija i veze s ostatkom CRM-a.

Pristupite mu iz Aktivnosti → Rezervacije Jelovnik. Zadani prikaz je Kalendar; možete se prebaciti na Popis. Modul zahtijeva aktivnu aplikaciju Bookings, ispravna dopuštenja i a odgovarajući Premium plan — provjerite dostupnost na vašem planu i u ulogama vaše organizacije.

Uloga u CRM-u i razlika od imenovanja

Rezervacija u Mokapenu nije samo mjesto u kalendaru: to je povezani zapis katalogu usluga i kontaktu s klijentima, s tipičnim ciklusom potvrde za zahtjeve (uključujući javne obrasce).

• Rezervacija: zahtjev ili utor vezan za jedan ili više usluge koje se mogu rezervirati i a kontakt. Tipični tijek: klijent rezervira (interno ili putem obrasca) → tim potvrđuje ili odbija → rezervacija ostaje u povijesti klijenta i može se povezati s prilikom, kartom, projektom.
• Imenovanje: sastanak, poziv ili posjet na kalendaru sa sudionika (Mokapen korisnici, kontakti, tvrtke), organizator i status otvoreno/zatvoreno — nije nužno vezano za katalog usluga. Vidite Vodič za zakazivanje termina.

U praksi: koristiti Rezervacije kada prodajete ili isporučujete servisne utore iz kataloga; koristiti Imenovanja za sastanke i opći dnevni red (demo, kick-off, stand-up). Dva modula mogu koegzistirati i povezivati ​​se s drugim entitetima. Praktično pravilo: svaka rezervacija kod klijenta zaslužuje ispravnu Kontakt — tako da povijest ostaje u evidenciji klijenta, a ne samo u kalendaru rezervacija.

Preduvjeti: usluge koje se mogu rezervirati

U unutarnjem stvaranju, Usluge polje navodi samo usluge označene kao rezervirati (filtar za rezervacije u odabiru). Ukoliko je lista prazna ne možete izvršiti rezervaciju iz internog obrasca.

1. Idi na Prodaja → Usluge (katalog).
2. Otvorite ili kreirajte uslugu i omogućite rezervaciju (opcija / Omogući rezervaciju na servisu).
3. Vratite se na Rezervacije i pokušajte ponovno: usluga se pojavljuje u odabiru.

Označite kao moguće rezervirati samo usluge koje stvarno želite ponuditi na dnevnom redu ili online. Za javne tokove, obrasci tipa rezervacije koriste usluge, proizvode ili dostupnost konfigurirane u obrascu — uskladite katalog i obrazac prije objavljivanja veze.

Statusi rezervacija

Status nije kanban: njime upravljate s padajućeg izbornika na akcijskoj traci / stvaranju. Tri vrijednosti:

• Potvrđeno — utor prihvaćen. Ovo je tipičan početni status kada kreirate rezervaciju interno (tim je već potvrdio).
• Na čekanju — čeka potvrdu. Uobičajeno nakon zahtjeva u javnom obrascu ili kada operater želi potvrditi dostupnost prije uvrštavanja utora.
• Odbijen — nije prihvaćeno (utor nedostupan, klijent ne ispunjava uvjete, sukob rasporeda...). Ostaje u povijesti i može generirati obavijesti; kasnije možete arhivirati.

Prilikom promjene statusa, Mokapen može obavijestiti vlasnika i suradnike (e-mail/obavijesti prema preferencijama organizacije) i, u nekim slučajevima, ažurirati kontakt o statusu rezervacije.

Stranica za rezervacije — gornja traka

Glavna stranica nudi dva prikaza: Kalendar i Popis, na istom operativnom modelu kao i imenovanja.

• Kalendar (zadano): pogledajte rezervacije tijekom vremena; klikom na događaj otvara se zapis. Gdje je podržano, možete premjestiti utor (povuci/premjesti) — korisno za ponovno planiranje bez ponovnog otvaranja cijelog obrasca.
• Popis: tablica s pretraživanjem, filteri korisnika/tima, stupci (titula, status, kontakt, usluge, datumi, oznake, suradnici…). Idealno za skupne akcije i pronalaženje svega Na čekanju zahtjevi.
• Nova rezervacija: otvara modal stvaranja.
• Radnje: Arhiviraj (i smeće ako to uključuje plan).

U prikazu popisa, odabir redaka s potvrdnim okvirima prikazuje traku radnji: duplikat, arhiviranje, brisanje (i druge radnje dostupne na vašem planu).

Zapis o rezervaciji

Pritisnite događaj u kalendaru ili naslov na popisu da biste otvorili bočna ploča. S odgovarajućim Premium planom možete ga otvoriti kao puna stranica: isti sadržaj, više prostora i praktično spremanje.

Traka s radnjama

• Status (padajući izbornik): Potvrđeno, Na čekanju, Odbijeno — pogledajte odjeljak statusa.
• Privatnost (brava): Javnost (vidljivo članovima organizacije prema pravilima pristupa) ili Privatno (samo vlasnik, suradnici i oni s eksplicitnim pristupom — ne svi članovi organizacije).
• Etikete, Boja, Prilozi, Ljepljive bilješke (Premija).
• Kopiraj vezu, + Stvorite i povežite se / nove veze.

Izbornik opcija (tri točke)

• Duplikat: kopira rezervaciju; u modal možete uključiti kontrolni popis, veze i privitke (ako postoje).
• Arhiviraj/vrati: skriva se od operativnih pogleda ili vraća na kalendar/popis.
• Izbrisati (crvena stavka): potvrditi u modalnom; s odgovarajućim planom meko brisanje (otpad) ili trajno brisanje.

Kartice za snimanje

• Podaci — naslov, status, privatnost, oznake, boja, kontakt (obavezno ako je aplikacija Kontakti aktivna; kontakt možete stvoriti i u hodu), usluge koje se mogu rezervirati (obavezno), datumsko razdoblje, vlasnik, suradnici (ako je privatnost podataka aktivna u organizaciji), adresa (često se može unaprijed ispuniti lokacijom organizacije), opis, prilozi, ljepljive bilješke.
• Veze — veze s drugim entitetima (ako vaša uloga nije ograničena samo na čitanje). Vidjeti Povezani odjeljci.
• Marketing — polja marketinga entiteta, ako se koriste u vašoj organizaciji.
• Ažuriranja — vremenski raspored promjena na punom zapisu.

Privatnost i suradnici

Poput imenovanja i drugih entiteta: suradnici su Mokapen korisnici ili timovi koji trebaju vidljivost na rezervaciji i raditi na tome, a da ne budete kontakt s klijentom. Primjeri: recepcionar upravlja zahtjevima na čekanju; profesionalac koji pruža uslugu; menadžer koji prati tjedno opterećenje.

S privatna privatnost (zaključaj na akcijskoj traci), rezervacija je vidljiva samo vlasniku, određenim suradnicima i onima s izričitim pristupom prema pravilima privatnosti — ne svim članovima organizacije. Koristite privatnost za osjetljive utore ili VIP klijente; ostavite javno (prema dopuštenjima organizacije) kada cijeli operativni tim treba vidjeti raspored rezervacija.

Povezani odjeljci

• Veze — povezivanje mogućnosti, zadataka, ulaznica, projekata, dokumenata, kampanja i drugih omogućenih entiteta. Otvaranjem kontakta vidite povezane rezervacije u povijesti.
• Etikete i Prilozi — kao i na drugim entitetima Mokapena (potpisane potvrde, briefovi, fotografije mjesta...).

Kontakt je već na kartici Podaci: i dalje je korisno dodati veze s ponudama ili kartama kada je rezervacija dio puta prodaje ili podrške.

Izrada rezervacije

Interno (kalendar ili popis)

1. Otvorite rezervacije (kalendar ili popis) → Nova rezervacija.
2. Unesite ime (potreban).
3. set status (prema zadanim postavkama često Potvrđeno ako ga izradite nakon dogovora s klijentom).
4. Odaberite ili kreirajte u hodu Kontakt.
5. Odaberite jednu ili više rezervacija Usluge.
6. Postavite razdoblje (raspon datuma/vremena).
7. Neobavezno vlasnik, suradnici, adresa, opis, prilozi.
8. Zatim u kartici Veze dodajte korisne veze Uštedjeti.

Iz javne forme

Klijent ispunjava obrazac za rezervaciju na web-mjestu ili odredišnoj stranici: odabire što će rezervirati (usluge, proizvode ili dostupnost/termine prema konfiguraciji obrasca), datum/vrijeme i njihove detalje. U Mokapen stiže rezervacija — često Na čekanju — za potvrdu ili odbijanje. Klijent može imati poveznicu za upravljanje ili otkazivanje svoje rezervacije ako obrazac to nudi. Prije objavljivanja poveznice: uskladite katalog usluga koje je moguće rezervirati, radna mjesta/praznike organizacije i kopiju obrasca.

Uređivanje rezervacije

1. Otvorite evidenciju rezervacije.
2. Uredi polja kartice Podaci (kontakt, usluge, datumi, opis, vlasnik, suradnici).
3. Ažurirati status kada potvrdite ili odbijete zahtjev na čekanju.
4. U Kalendar, povucite ili pomaknite utor ako to sučelje dopušta — korisno za brzo ponovno planiranje.
5. Uštedjeti; promjene mogu generirati obavijesti vlasniku/suradnicima i, u nekim slučajevima, e-poruke o statusu kontaktu.

Brisanje rezervacije

Izbrišite rezervacije stvorene greškom ili testirajte duplikate. Radije Arhiva ako je utor dovršen i želite zadržati povijest i veze bez pretrpavanja kalendara i popisa.

Pojedinačno brisanje

1. Otvorite zapis → Mogućnosti → Izbrisati (crvena stavka).
2. Potvrdite u modalnom.

Uz odgovarajući Premium plan rezervacija može ići na smeće (iz koje Vrati ili Trajno izbriši). Na planovima bez mekog brisanja brisanje može biti trajno odmah nakon potvrde — provjerite plan i dopuštenja.

Skupno brisanje

1. Prikaz popisa → odaberite potvrdnim okvirima.
2. Klik Izbrisati → potvrditi.

Arhiviranje rezervacije

Arhiva je za dovršene ili odbijene rezervacije koje se više ne bi trebale pojavljivati ​​u kalendaru i operativnom popisu, čuvajući veze i povijest — ista logika kao i sastanci.

Arhivirajte pojedinačne/višestruke rezervacije

• Singl: snimanje → Opcije → Arhiva → potvrditi.
• Višestruki: Popis → odaberite → Arhiva u radnoj traci.
• Vratiti: iz Arhive (izbornik Radnje) ili iz zapisa → Opcije → Vratiti.

Dupliciranje rezervacije

Korisno za ponavljajuće termine s istom strukturom (ista usluga i isti klijent, novi datum).

1. Snimi → Opcije → Duplikat.
2. U modalnom odaberite želite li kopirati kontrolni popis, veze i privitke.
3. Potvrdi; ažurirati datume (i status ako je potrebno) na novoj rezervaciji.

Na popisu također možete duplicirati više odabranih zapisa ako je radnja dostupna.

Pregledi rezervacija

Kalendar (zadano)

Mrežni prikaz za planiranje operativnog tjedna: svaka se rezervacija pojavljuje u utoru koji odgovara datumu i vremenu. Klikom na događaj otvara se zapis. Idealno za pregled preklapanja između usluga i opterećenja po danu. Gdje je podržano, povucite za pomicanje utora.

Popis

Tablični popis s pretraživanjem, filtrima korisnika/tima i stupcima (titula, status, kontakt, usluge, datumi…). Odaberite više redaka za duplikat, arhiviranje, brisanje. Koristite Listu za rad s redovima čekanja i za analitički izvoz ako je dostupan.

Prikaz stranice

Zapis preko cijelog zaslona (osnovni Premium plan, gdje je dostupan): isti sadržaj kao i modalni, više prostora za opis, privitke i veze.

Ne postoji namjenski kanban: Statusom Potvrđeno/Na čekanju/Odbijeno upravlja se iz polja statusa.

Postavke rezervacija

Iz postavki organizacije → Rezervacije (ovlašteni članovi) upravljate preferencijama vezanim uz usluge i slotove — na primjer referentno trajanje i, gdje je izloženo, kapacitet slotova (koliko istodobnih rezervacija u istom vremenskom slotu). Neka područja korisničkog sučelja s postavkama još uvijek mogu biti nepotpuna: provjerite u organizaciji što je zapravo operativno prije nego što to obećate timu.

• Zatvaranje / praznici — u općim organizacijskim postavkama možete postaviti dane zatvaranja: na te dane rezervacije ili drugi rokovi koje ne možete uskladiti na vrijeme mogu biti blokirani.
• Polja / kartica / stupci — ako je dostupno za entitet za rezervaciju u vašoj organizaciji, slijedite Polja, Kartica, i Stupci vodiči.
• Aplikacije i dopuštenja — aplikacija Bookings mora biti aktivna; uloge kontroliraju tko stvara, vidi i uređuje.

Izvješća o rezervacijama

Gdje je izbornik Izvješća dostupan za rezervacije, koristite ga za količine prema razdoblju, raspodjelu statusa i opterećenje prema vlasniku ili usluzi — za analizu, a ne za dnevno planiranje (Kalendar ostaje za to). Ako ne vidite namjenska izvješća, analizirajte s popisa s filtrima datuma i statusa ili povežite rezervacije s prilikama/ulaznicama i koristite izvješća iz tih područja.

Javni obrasci i samoposluživanje

Obrasci za rezervaciju omogućuju klijentu da odabere što će rezervirati, datum/vrijeme i svoje podatke bez ulaska u Mokapen. Nakon predaje:

• u Mokapenu se čini da rezervacija upravlja (često na čekanju);
• klijent može imati poveznice za upravljanje/otkazivanje svoje rezervacije ako ih obrazac nudi.

U tipičnom internom obrascu potrebno polje je na bookable usluge; javni obrasci također mogu nuditi proizvode ili dostupnost (terminacije) prema konfiguraciji modula. Uvijek uskladite katalog, zatvarače i kopiju obrazaca prije objavljivanja.

Slučajevi upotrebe

• Studio / savjetovanje: usluga koja se može rezervirati «60 min konzultacija» → obrazac na mjestu → tim potvrđuje → izborna povezana prilika i naknadni zadatak.
• Servisni centar/klinika: više usluga u istom utoru; kapacitet utora u postavkama ako se koristi; kalendar kako biste izbjegli dvostruke rezervacije.
• Najam/sesija: rezervacija s dugim razdobljem (datumski raspon) i adresom mjesta.
• Nakon prodaje: rezervacija povezana s ulaznicom ili narudžbom za instalaciju ili obuku na licu mjesta.
• Preraspoređivanje: pomicanje po kalendaru ili uređivanje datuma; ažurirati status i obavijestiti kontakt ako to proces predviđa.

Preporučeni procesi

• Označite kao moguće rezervirati samo usluge koje stvarno želite ponuditi online ili na dnevnom redu.
• Koristiti Na čekanju za zahtjeve obrazaca; potvrditi tek nakon provjere dostupnosti.
• Uvijek povežite ispravan kontakt: povijest ostaje u evidenciji klijenta.
• Za interne sastanke bez kataloške usluge, radije Imenovanja.
• Arhivirajte dovršene rezervacije kako bi kalendar bio čitljiv; brisanje samo nacrta i testova.
• Uskladite organizacijska zatvaranja/praznike kako biste izbjegli fantomske utore.

Kombinirajte rezervacije sa Usluge, Kontakti, i po potrebi Mogućnosti ili Ulaznice za koherentan tijek od zahtjeva do isporuke.

Često postavljana pitanja

P: Ne vidim usluge u odabiru. Zašto?

O: Samo rezervirati pojavljuju se usluge. Omogućite rezervaciju usluge u Prodaja → Katalog usluga.

P: Razlika između rezervacije i termina?

O: Rezervacija = mjesto na uslugama koje se mogu rezervirati + kontakt + statusi potvrde/odbijanja (također iz obrazaca). Imenovanje = sastanak/dnevni red sa sudionicima, nije potreban katalog usluga. Detalji u Vodič za zakazivanje termina.

P: Zašto ne mogu pristupiti rezervacijama?

O: Potrebna vam je aktivna aplikacija, dopuštenje za gledanje i odgovarajući Premium plan. Provjerite kod administratora organizacije.

P: Može li klijent rezervirati sam?

O: Da, putem javnih obrazaca za rezervaciju konfiguriranih u Mokapenu i objavljenih na vašoj stranici ili odredišnoj stranici.

P: Što se događa ako odbijem?

O: Postavi status na Odbijen. Povijest i obavijesti ostaju; kasnije možete arhivirati.

P: Mogu li rezervirati proizvode kao i usluge?

O: U tipičnom internom obrascu potrebno polje je na bookable usluge. Javni obrasci također mogu nuditi proizvode ili dostupnost (terminacije) prema konfiguraciji modula.