Vodič Mokapen

Vodič za citate

Ponuda je vaša pismena ponuda kupcu: ponuda s cijenama, popustima, PDV-om i uvjetima. U Mokapenu, citat nije Word datoteka koju zaboravite u mapi. To je živi dokument, povezan s kontaktom i tvrtkom, praćen u CRM-u, koji možete poslati e-poštom s online vezom za prihvaćanje i pretvoriti u narudžbu jednim klikom kada kupac kaže da.

Ovaj vodič vodi vas kroz svakodnevnu upotrebu: priprema profesionalne ponude u nekoliko minuta, šalje je kupcu, dobiva je prihvaćanje bez jurnjave telefonom i znajući u svakom trenutku gdje stoji svaki posao. Također ćete pronaći postavke za prilagodbu cjevovoda, PDF predložaka i automatskog ponašanja — oni su u završnim odjeljcima, ali ne morate ništa dirati da biste započeli: zadane vrijednosti rade odmah.

Područje navodnika je u Prodaja → Citati Jelovnik. To zahtijeva velika plan s aktivnom aplikacijom Prodaja i poreznim stopama konfiguriranim na razini organizacije (jednom, u Postavke → Prodaja → Porezi).

Kako se citati uklapaju u ostatak vašeg rada

Prije nego što zaronite u tehničke detalje, pomaže razumjeti gdje se ponuda nalazi u tijeku prodaje — jer to je ono što će vas natjerati da koristite Mokapen umjesto da se borite s njim.

U tipičnom putu kupac ulazi kao kontakt (možda s obrasca web stranice, sajma ili preporuke). Kada se pojavi konkretna prilika za prodaju — "žele znati cijenu godišnjeg održavanja", "traže instalaciju", "procjenjuju obnovu" — otvorite prilika za praćenje posla (procijenjeni iznos, vjerojatnost, kada očekujete zatvaranje). Ako posao zahtijeva službenu ponudu s cijenom, vi pripremate citat: ovdje navodite stavke, primjenjujete popuste i definirate uvjete. Kupac prihvaća, a ponuda postaje redoslijed — točka u kojoj vaš računovođa ili ERP mogu izdati fakturu.

Možete preskočiti korake: ne iskorištavaju svi prilike (mala agencija može odmah dati ponudu nakon prvog kontakta). Ono što je važno je razumijevanje da citat nasljeđuje i hrani se sve ostalo: kada ga otvorite iz evidencije tvrtke koja se već nalazi u vašem imeniku, automatski se popunjavaju podaci o primatelju (adresa, PDV broj, namjenski popust); kada kupac prihvati, sustav može automatski ponuditi stvaranje povezane narudžbe bez ponovnog unosa bilo čega.

Praktična prednost je sljedeća: kada netko u timu otvori kontakt s kupcem šest mjeseci kasnije, vidi punu komercijalnu povijest — poslane ponude, koje su prihvaćene, a koje nisu, koji su popusti primijenjeni, koji su artikli uključeni. Nema dijeljene Excel datoteke, nema mape "ponude 2026" za traženje.

Slučajevi upotrebe

• Savjetovanje: servisne linije naplaćene po satu/danu, uvjeti plaćanja u bloku ekonomskih uvjeta, markirani PDF s predloškom vaše organizacije.
• Preprodaja proizvoda: kataloške stavke s cijenom i PDV-om; automatski popust za kupce ako je konfiguriran u tvrtki.
• Mješoviti prijedlog: kombinacija proizvoda + usluge + linija postotka popusta (generički % stavke).
• Porezna integracija: sinkronizirajte s Fatture u oblaku za usklađivanje kupaca, kataloga i narudžbi prema e-fakturiranju.

Stranica Citati: gdje počinjete svaki dan

Kad odete na Prodaja → Citati, sletite na Kanban ploča: ploča podijeljena u stupce, gdje je svaki stupac faza u vašem procesu prodaje (skica, poslano, u pregledu, prihvaćeno, odbijeno, isteklo). Svaki citat je kartica u stupcu za svoju trenutnu fazu. Na prvi pogled možete vidjeti koliko ponuda čeka na odgovor, koliko ih je u pregovorima, a koliko ih je zatvoreno.

Ovo je pravi prikaz za svakodnevni rad: otvorite Mokapen ujutro, pogledate stupac "Poslano" — to su ponude na čekanju, možda ih vrijedi pratiti. Pogledate "U pregledu" — to su vruće ponude, one na kojima kupac aktivno radi. Stupac "Prihvaćeno" prikazuje vaše dobitke za razdoblje, s ukupnim iznosom na vrhu stupca.

Na vrhu ćete pronaći dva alata koja ćete često koristiti: birač cjevovoda (ako imate različite prodajne procese — npr. B2B naspram B2C — svaki ima svoj vlastiti cjevovod sa svojim fazama) i Filteri dugme. Filtri sužavaju pregled: samo ponude za određenog kupca, iznad određenog iznosa, u vlasništvu određenog predstavnika, s određenom oznakom. Ako često primjenjujete istu kombinaciju (na primjer: "samo moja, iznad 10.000 €, u zadnjih 30 dana"), spremite je kao spremljeni filter i svaki put ga pozovite jednim klikom.

Kada trebate pomaknuti posao u sljedeću fazu, ne morate otvoriti ponudu: povucite karticu iz stupca "Poslano" u "U pregledu" i ažuriranja statusa. To je brzi način rada tijekom prodajnih sastanaka: vidljiv je cijeli cjevovod, pomičete stvari zajedno kako biste odražavali što se dogodilo tijekom tjedna.

The + Citat gumb u gornjem desnom kutu otvara uređivač za izradu nove ponude — kasnije pogledajte odjeljak "Izrada ponude".

Stranice i prikazi

Stranica Citati nudi dva načina za pregled istih podataka, dizajniranih za različite trenutke rada. Filtri i aktivni cjevovod ostaju isti kada se prebacujete između njih: ako u Kanbanu gledate samo Acmeove citate, u Listi vidite samo njih, bez ponovne primjene bilo čega.

Kanban prikaz (zadano)

Ploča podijeljena u stupce, gdje je svaki stupac faza tijeka (skica, poslano, u pregledu, prihvaćeno, odbijeno, isteklo), a svaki citat je kartica u stupcu za svoju fazu. Na prvi pogled vidite koliko ponuda čeka na odgovor, koliko ih je u pregovorima, koliko ih je zatvoreno — s ukupnim iznosom na vrhu svakog stupca. Za napredovanje posla, povucite karticu iz jednog stupca u drugi: status se ažurira bez otvaranja ponude.

Prikaz popisa

Klasična tablica: jedan redak po ponudi, podesivi stupci (šifra, kupac, iznos, status, vlasnik, datum, oznake i sve ostalo što trebate). Sortirajte klikom na zaglavlje stupca — korisno za pronalaženje ponuda najviše vrijednosti ili onih koje će uskoro isteći — i odaberite više redaka s potvrdnim okvirima za skupne radnje: promijenite vlasnika za 20 ponuda odjednom, arhivirajte skupinu na kraju godine, izvezite podatke u CSV za računovodstvo.

Koje koristiti, kako i kada

Osnovno pravilo: Kanban na posao (ugovarati unaprijed, otvarati, komentirati, upravljati cjevovodom tijekom prodajnih sastanaka), Popis za pregled i ispravak (pregled brojeva, sortiranje po iznosu, skupno uređivanje, izvoz, analiza). Prebacujte se između njih biračem u gornjem desnom kutu.

Citatni zapis

Kada kliknete karticu na Kanbanu (ili retku na popisu), otvara se citat. Ako imate Premium plan, možete prijeći na puna stranica s ikonom za proširenje na vrhu — zgodno kada radite na dugim ponudama s mnogo stavki retka ili detaljnim tekstom uvjeta.

Na vrhu ćete pronaći kod citata (npr. #3-2026) i titula. Kod je redni broj koji identificira ponudu — pogledajte odjeljak za to da biste razumjeli kako to funkcionira. Naslov je opis koji mu date, kao što je "Prijedlog održavanja postrojenja za 2026. — kupac Acme": pomaže vam da ga brzo prepoznate, ali se kao takav ne pojavljuje u PDF-u.

Ispod naslova nalazi se akcijska traka s operacijama koje najčešće koristite. Odatle mijenjate status cjevovoda (padajući izbornik sa svim fazama), set privatnost (tko to može vidjeti u organizaciji), dod oznake da biste ga klasificirali, priložili datoteke i vodili privatne bilješke. Tu je i Kopiraj vezu gumb za interno dijeljenje reference citata i Mogućnosti izbornik (tri točke) s rjeđim radnjama: Kloniraj, Arhiviraj, Obriši.

Najvažniji gumb na traci je + Stvorite i povežite se: odavde brzo kreirate povezani zadatak ("nazovi kupca u petak"), termin ("poziv za pregled"), narudžbu (kada kupac prihvati) ili bilo koji drugi Mokapen entitet. Veza se uspostavlja automatski — sve zajedno nalazite u evidenciji ponude i evidenciji kupca.

Ostatak zapisa organiziran je u blokove koji predstavljaju samu ponudu: primatelj, pošiljatelj, komercijalni podaci, stavke, ukupni iznosi, dizajn dokumenta, ekonomski uvjeti, veze i sinkronizacija s vanjskim softverom. Svaki od njih pokrivamo u sljedećim odjeljcima.

Quote code: automatsko numeriranje (i kako ga promijeniti)

Svaka ponuda ima jedinstveni kod koji služi u dvije svrhe: internu identifikaciju (u Kanbanu, popisima, vezama) i pojavljivanje u PDF-u koji šaljete kupcu kao "referenca ponude".

Mokapen automatski generira kod kada spremite citat koji ga nema: uzima redni broj za tekuću godinu i dodaje godinu, u BROJ-GODINA format. Prvi citat 2026. bit će 1-2026, drugi 2-2026, i tako dalje. Svakog 1. siječnja brojač se vraća na 1.

Ako promijenite datum ponude na prethodnu godinu (možda izdajete ponudu unatrag na kraju prosinca iz računovodstvenih razloga), kod se ponovno generira kako bi odgovarao datumu godina: ponuda s datumom 2025. → kod N-2025.

Možete također ručno postavite kod: kliknite kod u zaglavlju, upišite što želite, spremite. Korisno u dva tipična slučaja: uvozite citate iz prethodnog sustava i želite zadržati povijesno numeriranje; ili vaš računovođa ili ERP zahtijeva numeriranje s određenim prefiksima/sufiksima (kao PREV-2026-005). Mokapen prihvaća bilo koji format, ali imajte na umu da kodovi izvan standarda (BROJ-GODINA samo) sheme se ne računaju za automatsko sekvenciranje — pa ako ručno unesete PREV-2026-005, sljedeći automatski generirani citat neće postati PREV-2026-006 ali će početi od sljedećeg slobodnog broja u automatskom nizu.

Pripazite na duplikate: Mokapen ne blokira stvaranje dva citata s istim kodom ako ga prisilite ručno. Ako radite u timu, bolje je ostaviti automatsko numeriranje i intervenirati samo kada je stvarno potrebno.

Primatelj i pošiljatelj: tko kupuje, a tko prodaje

Citat ima dva "lica" koja se pojavljuju na vrhu PDF-a: pošiljatelj (vi, vaša organizacija) i primatelj (kupac).

Pošiljatelj je unaprijed popunjen iz postavki vaše organizacije: ime, adresa, PDV broj, e-pošta, logotip. Ne morate ništa učiniti: ako ste pravilno konfigurirali organizacijske podatke, svaka ponuda ih već ima. I dalje ih možete mijenjati na pojedinačnoj ponudi ako to zahtijeva poseban slučaj (poslovnica izdaje s drugačijim podacima).

Primatelj je ono što postavite, a tu se događa čarolija ako je kupac već u vašem imeniku. Odabirom a tvrtka s padajućeg izbornika Mokapen automatski učitava ime, adresu, PDV broj, primarnu e-poštu i telefon u blok primatelja. Ako zatim također povežete određeni kontakt u tvrtki (referent, kupac, tehničar), njihovo ime i e-pošta postaju osobna referenca za ponudu — korisno za slanje e-pošte i online prihvaćanje, koji će koristiti tu točnu adresu.

Ako kupac još ne postoji u imeniku, upisivanjem njegovog imena u polje tvrtke Mokapen nudi kreiranje istog u hodu. U tom slučaju zapis se kreira s minimalnim podacima koje unosite u ponudu — možete ga dopuniti naknadno iz Imenika.

Važan komercijalni detalj: ako tvrtka kupac ima namjenski popust konfiguriran u svom zapisu (u Imenik → Tvrtka → Namjenski popust), kada ga povežete s ponudom, popust se automatski učitava i primjenjuje na sve linije. Ne morate se toga sjećati svaki put — ako "Kupac Beta uvijek dobiva 15%", Mokapen pamti umjesto vas.

Stavke: izgradnja komercijalne ponude

Stavke su srce ponude: redovi koji opisuju kupcu što predlažete i koliko to košta. Svaki red ima naziv, količinu, jediničnu cijenu, stopu PDV-a i ukupni iznos. Sve ostalo — popusti, obračun neto/bruto, marže, porezi — izračunava se u stvarnom vremenu dok radite.

Kada kliknete + Stavka otvara se modal s prvim izborom: koju vrstu retka želite dodati. Postoji pet opcija, a razlika između njih nije kozmetička — ona mijenja ono što red predstavlja u citatu.

Pet vrsta predmeta

Svaki red može biti jedan od ovih pet tipova, a izbor mijenja ono što red predstavlja u citatu:

• Servis — povlači iz Katalog usluga. Koristite ga kada predlažete nešto nematerijalno (savjetovanje, pretplata, dnevna intervencija). Odaberite uslugu iz izbornika, a cijena, PDV, šifra i opis su unaprijed ispunjeni iz kataloga. I dalje ih možete mijenjati u retku ako za ovog određenog kupca primijenite drugu cijenu: katalog ostaje nepromijenjen.
• Proizvod — radi isto kao usluga, ali povlači iz Katalog proizvoda: hardver, materijali, softverske licence, bilo što materijalno ili s SKU.
• Generička stavka — slobodan red: nema linka na katalog, naslov, cijenu i količinu pišete rukom. Savršeno za povremene artikle koje nema smisla stavljati u katalog ("Putovanje u Milano", "Jednokratno početno postavljanje", "Prilagodba grafike logotipa").
• Generički % artikl — izračunati redak: unesite postotak (pozitivan ili negativan) i Mokapen izračunava iznos kao postotak neto vrijednosti prethodnih redaka. Klasičan slučaj korištenja je popust na narudžbu ("Popust za vjernost −10%" nakon popisa svih artikala) ili nadoplata ("Hitna usluga +15%"). Broj se ponovno izračunava u stvarnom vremenu ako dodate red iznad ili promijenite cijenu.
• Stavka samo za tekst % — kao prethodni ali bez izračunatog iznosa: prikazuje samo oznaku na dokumentu. Koristite kada želite nešto priopćiti kupcu bez utjecaja na ukupne iznose ("Popust je već uključen u cijene", "Smanjeni PDV na neke artikle").

Ono što pišete u svakom redu

Bez obzira na vrstu, svaki red stavke ima ista polja za popunjavanje (s malim razlikama za % vrsta):

• Titula i bilješka — što kupac čita u PDF-u. Naslov je glavna linija ("Rutinsko održavanje poslužitelja"), napomena je opis ispod ("Uključuje dva tromjesečna posjeta, upravljanje ulaznicama, sigurnosna ažuriranja"). Ako ste odabrali iz kataloga, on je unaprijed popunjen; ako je generičko, napišite sami.
• Količina i jedinična cijena — čine red ukupnim. Zadana količina je 1, tako da za jednokratnu uslugu samo unesete cijenu. Za redove potrošnje (sati, dani, licence) upisuje se stvarna količina.
• stopa PDV-a — odabrano iz izbornika između onih konfiguriranih u vašoj organizaciji (Postavke → Prodaja → Porezi). Ako još niste konfigurirali cijene, Mokapen vas upozorava prije nego što vam dopusti stvaranje stavki. Sustav zadano postavlja stopu proizvoda/usluge iz kataloga ili standardnu ​​stopu vaše zemlje ako je općenita.
• Linijski popust — postotak popusta na pojedinačni artikl (0–100%): korisno kada date posebnu cijenu za jedan artikl bez diranja ostalih. Razlikuje se od popusta za kupce i popusta za dokumente — pogledajte dolje.
• Jedinični trošak — unutarnje polje, nije vidljivo kupcu: koristi se za izračun marže i marže. Ako ga ispunite, citat vam govori koliko zarađujete u tom retku. Nije obavezno, ali ako radite s malim maržama ili želite razumjeti profitabilnost ponude, vrijedi je unijeti barem na glavne stavke.

Neto ili bruto cijene: što odabrati

Iznad popisa stavki nalazi se a "Koristite bruto cijene" prebaciti. To nije tehnički detalj: mijenja ono što zapravo znači broj koji upišete u polje cijene.

• Neto cijene (zadano) — upisujete cijenu bez PDV-a. Ako napišete 100 € u red s 22% PDV-a, kupac vidi 100 € neto + 22 € PDV = 122 € ukupno. Ovo je standardno B2B ponašanje: vaš kolega misli u neto jer odbija PDV.
• Bruto cijene — upisujete cijenu s PDV-om. Ako redom napišete 122 € s 22% PDV-a, Mokapen to dijeli: 100 € neto, 22 € PDV. Ovo je prirodno B2C ponašanje: privatni kupac želi znati što plaća na blagajni, nije ga briga za podjelu.

Prebacivanje se primjenjuje na cijelu ponudu: ne možete imati neke retke neto, a druge bruto. Birajte prema kupcu: ako je tvrtka, gotovo uvijek neto; ako je krajnji potrošač, gotovo uvijek bruto.

Popusti: kako se tri razine kombiniraju

Mokapenov sustav popusta je moćan, ali ga treba razumjeti jer funkcionira na tri preklapajuće razine koje se primjenjuju u kaskadi (ne zbrajaju se). Narudžbu objašnjavam na konkretnom primjeru.

Zamislite da pripremite neto ponudu od 1000 € (jedan redak) za kupca s 10% namjenskog popusta u njihovoj evidenciji, primjenom 5% popusta na liniju i dodavanjem 3% popusta na dokument na kraju kako biste zaključili posao. Izračun se odvija na sljedeći način:

1. Počnite od 1000 eura.
2. Primijeni 10% popust za kupce (iz evidencije poduzeća) → 900 eura.
3. Primijeni 5% linijski popust → 855 eura.
4. Primijeni 3% ručni dokument popust → 829,35 €.
5. Izračunati PDV na konačni iznos.

Tri popusta ne čine ukupno 18%: primijenjeni u kaskadi daju matematički različite rezultate i različite iznose.

U praksi ćete rijetko koristiti sva tri zajedno. Uobičajeni obrazac je:

• Popust za kupce — automatski za lojalnost, postavljen jednom u evidenciji tvrtke i primijenjen na sve njene ponude.
• Linijski popust — taktika na pojedinačne artikle, kada dajete posebnu cijenu na jedan artikl bez diranja ostalih.
• Popust na ručni dokument — "konačna poluga" za sklapanje dogovorenog posla u zadnjem krugu.

Blok ukupnih iznosa u ponudi prikazuje svaku razinu zasebno, tako da uvijek znate što ste prijavili i zašto. Ručni popust za dokumente omogućen je na ploči "Dodaj popust" koja se pojavljuje ispod stavki: dok ga ne aktivirate, ponuda radi samo s popustima kupaca i linija.

Promjena redoslijeda, uređivanje, brisanje redaka

Redovi se mogu povukao za promjenu reda: narudžba koju vidite na zaslonu je narudžba koju će kupac vidjeti u PDF-u. Prvo stavite glavne artikle, zatim dodatke, zatim bilo koji postotak popusta — tako da ponuda dobro izgleda.

Do uredi redak kliknite ikonu za uređivanje: ponovno se otvara isti način stvaranja. Da biste ga izbrisali, ikona smeća. Mokapen ne traži potvrdu o brisanju retka (ponovno kreiranje traje nekoliko sekundi), ali ako radite na važnom citatu, vrijedi ga povremeno spremiti.

Ukupno: ono što kupac vidi i ono što samo vi vidite

Blok ukupnih iznosa na dnu kartice stavki prikazuje cjelokupnu matematiku ponude. Stavke vidljive korisniku u PDF-u su:

• Neto ukupno — zbroj rednih oporezivih iznosa.
• Popusti primijenjeni — jedan po jedan ako postoje različite vrste.
• Porezi — odvojeno po stopi PDV-a.
• Ukupno bruto — konačna brojka koju kupac vidi.

Zatim postoje tri stavke koje vidite samo interno i koje se nikad ne pojavljuju u PDF-u. Prikazuju se samo ako ste ispunili jediničnu cijenu u redovima:

• Margina — razlika između neto cijene i ukupnog troška.
• marža % — marža u odnosu na prodajnu cijenu.
• marža % — marža u odnosu na trošak.

Ovo su vaše interne metrike profitabilnosti, korisne za odlučivanje možete li još uvijek sniziti cijenu za zatvaranje.

Dizajn dokumenta: PDF predlošci i kako ih prilagoditi

PDF koji korisnik prima Mokapen ne sastavlja svaki put ispočetka: on počinje od a šablona koji definira izgled, boje, položaj logotipa, strukturu tablice stavki, gdje ide potpis. Na zapisu citata nalazite Dizajn blok s padajućim izbornikom za odabir predloška koji želite koristiti.

Predlošci sustava (spremni za upotrebu)

Mokapen uključuje četiri zadana predloška — Standard 1, standard 2, Standard 3, Standard 4 — s različitim rasporedima. Razlikuju se po položaju logotipa (gore lijevo, u sredini, desno), stilu tablice stavki (sa ili bez izmjeničnih redaka, samo s rubovima ili separatorima), rasporedu bloka pošiljatelja/primatelja, položaju bloka potpisa. Oni su već konfigurirani i automatski koriste podatke vaše organizacije (logotip, boje, porezne podatke).

Ako tek počinjete i nemate vremena za prilagođavanje, isprobajte četiri standardna predloška s istim citatom (samo promijenite predložak i kliknite Pregled) i odaberite onaj koji vam se najviše sviđa. Mnogi korisnici ostaju na standardnim predlošcima godinama bez problema.

Prilagođeni predlošci vaše organizacije

Ako imate posebne potrebe — precizne boje marke, izgled koji zahtijeva vaša industrija, dodatne blokove poput uvjeta jamstva ili digitalnog potpisa — možete izraditi prilagođeni predlošci u organizaciji Predlošci područje (bočni izbornik). Svaki predložak je određene vrste (Ponuda, Narudžba, Račun...) i definira strukturu dokumenta prilagodljivim blokovima.

Prilagođeni predložak vam omogućuje:

• Definirajte koje blokove prikazati i njihovu poziciju (zaglavlje, pošiljatelj, primatelj, tablica stavki, uvjeti, potpis, pravne napomene).
• Postavite boje, fontove i stil tablice u skladu s markom.
• Prethodno učitaj standardni tekst ekonomski uvjeti: kada izradite novu ponudu s tim predloškom, tekst uvjeta automatski se popunjava klauzulama koje ste pripremili (valjanost, uvjeti plaćanja, regulatorne reference).

Na popisu predložaka vaše organizacije možete označiti predložak kao zadana vrijednost: automatski će se predložiti za sve nove ponude. Korisno kada cijeli prodajni tim mora koristiti isti izgled bez razmišljanja o tome.

Ako promijenite predložak postojeće ponude (na primjer zato što taj kupac zahtijeva drugačiji izgled) i spremite, pregledajte i preuzmite koristit će novi dizajn — bez diranja stavki, cijena ili uvjeta koje ste već napisali.

Ekonomski uvjeti: citat je slobodan tekst

u Dokument blokirati te pronaći ekonomski uvjeti uređivač: područje bogatog teksta (podebljano, kurziv, popisi, poveznice, tablice) gdje pišete sve oko stavki i brojeva. Uvjeti plaćanja ("30 dana od datuma fakture"), valjanost ponude ("vrijedi do 31.3.2026"), klauzule o povjerljivosti, rokovi isporuke, jamstva, kazne, regulatorne reference.

Ako postavite predložak s unaprijed učitanim uvjetima, uređivač se sam popunjava pri stvaranju ponude — uređujete samo ono što je potrebno za određeni slučaj. Ako predložak nema unaprijed učitane uvjete, počinjete od praznog mjesta i pišete slobodno.

Tekst uvjeta pojavljuje se u PDF-u ispod tablice stavki, prije bloka potpisa. Mokapen ga ne indeksira niti analizira: to je čisti sadržaj dokumenta, format koji vidite u uređivaču je ono što korisnik vidi.

Pregled, preuzimanje i slanje kupcu

Kada je ponuda spremna - stavke unesene, uvjeti napisani, klijent povezan - vrijeme je da je isporučite kupcu. Mokapen vam daje tri puta, od najjednostavnijeg do najprofesionalnijeg.

Pregled: provjeriti prije slanja

The Pregled gumb u gornjem desnom kutu zapisa prikazuje vam PDF točno onako kako će ga kupac vidjeti, izravno u pregledniku u formatu A4. Ne stvara datoteku za preuzimanje: to je prikaz dokumenta u hodu s trenutnim podacima i predloškom.

Iskoristi ga uvijek prije slanja. U dvije sekunde otkriva stvari koje promaknu kad pogledate zapis: naslov stavke je odrezan jer je predug, bilješka je loše omotana, logotip postavljen na način koji vam se ne sviđa s ovim predloškom, pogrešna stopa PDV-a u retku. Uredite, spremite, ponovno otvorite pregled — ponavljajte dok ne budete zadovoljni.

Važan detalj: pregled odražava spremljeno stanje citata. Ako ste upravo promijenili stavke ili uvjete i niste ih spremili, pregled možda neće prikazati najnovije promjene. Spremite i pokušajte ponovno.

Preuzimanje: PDF ili Word

The preuzimanje gumb otvara izbornik s dvije opcije: PDF i Word (docx). PDF je standardni format za isporuku — korisnik ga ne može uređivati, profesionalan je, univerzalan. Naziv datoteke automatski se sastavlja kao Ime pošiljatelja - QuoteCode.pdf (primjer: "Acme Ltd - 3-2026.pdf"), tako da kada ga kupac spremi na svoje računalo, već je identificiran.

Riječ služi za dva specifična slučaja: kada trebate ručno prilagoditi dokument prije slanja (dodajte prilagođeni odlomak koji ne želite u sustavu) ili kada korisnik traži format koji se može uređivati ​​jer ga integrira u veći dokument. Napomena: izvezeni Word je snimka citata — tamo napravljene promjene ne vraćaju se u Mokapen.

Slanje e-pošte: isporučite izravno iz ponude

The Pošalji email otvara modal koji vam omogućuje slanje ponude kupcu bez napuštanja Mokapena, s priloženim PDF-om i po izboru internetskom vezom za prihvaćanje.

Primatelj je unaprijed ispunjen e-poštom povezanog kontakta ili tvrtke. Možete dodati više primatelja odvojenih točkom i zarezom — korisno kada kontakt želi kopirati voditelja nabave ili računovođu. The Iz polje predlaže adrese e-pošte koje ste konfigurirali kao SMTP veze u organizaciji: ako nemate nijednu, Mokapen koristi adresu svog sustava (e-pošta i dalje stiže, ali s generičke adrese). Da biste djelovali profesionalno, vrijedi povezati barem jednu adresu tvrtke (info@, sales@, vaša osobna) u odjeljku veza e-pošte.

The subjekt unaprijed je ispunjen s "Citat {kod}" — promijenite ga ako želite nešto specifičnije ("Naš prijedlog za održavanje 2026."). The tijelo već je postavljen sa standardnim pozdravom, ali ga možete potpuno prepisati: vaša najnovija reklamna bilješka, referenca na razgovor, sljedeći koraci.

U nastavku ćete pronaći dvije važne opcije:

• Priloži PDF dokument (aktivno prema zadanim postavkama) — generira PDF ponude i prilaže ga e-poruci, tako da kupac uvijek ima kopiju, čak i ako ne klikne vezu.
• Primite BCC kopiju — šalje vam skrivenu kopiju e-pošte na vašu adresu, korisnu za praćenje što ste točno poslali i kada.

Nakon slanja, događaj se bilježi u citirati vremensku crtu (datum, vrijeme, primatelji): čak i ako se vratite na ponudu tri tjedna kasnije, točno znate kada ste je poslali.

Mrežno prihvaćanje s OTP-om: sigurno dobivanje da

Klasična Ahilova peta citata je prihvaćanje. Kupac napiše "u redu nastavi", a vi završite s generičkom e-poštom u pristigloj pošti koja nema ugovornu vrijednost, koju biste mogli izgubiti, za koju niste sigurni da pokriva sve stavke ponude. Onda se svađate tko je što rekao.

Mokapen to rješava sa online prihvaćanje putem OTP-a: kupac dobije poveznicu, otvori ponudu na web stranici, primi e-mailom kontrolni kod (tako da smo sigurni da je to on, a ne netko drugi) i jednim klikom potvrdi prihvaćanje. U citatu se prati sve: datum, vrijeme, IP adresa, koje su redove prihvatili.

Kako aktivirati prihvaćanje prilikom slanja

U načinu slanja e-pošte, ispod opcija PDF i BCC, pronaći ćete "Javna veza s prihvaćanjem" blokirati. Ako primatelj ima važeći e-mail na ponudi, sustav automatski predlaže njegovu aktivaciju. Imate dva prekidača:

• Zahtijevati prihvaćanje — ako je aktivan, e-pošta koju kupac prima uključuje poveznicu na javnu stranicu s ponudama gdje može kliknuti "Prihvati ovu ponudu". Ako ga ne aktivirate, poveznica vodi samo na stranicu za pregled (kupac vidi ponudu i preuzima PDF, bez gumba za prihvaćanje).
• Djelomično prihvaćanje — ako je aktivan, na javnoj stranici kupac vidi potvrdni okvir na svakom retku artikla i može odlučiti prihvatiti samo neke artikle. Koristite ga kada je ponuda modularna ("Želim samo održavanje, ne produljenje jamstva"). Ako ga izostavite, kupac može samo prihvatiti sve ili ništa — što je često bolje jer prisiljava na jasan izbor i ne tjera vas da preformulirate ponudu za neprihvaćene artikle.

Što vaš kupac doživljava na svojoj strani

Pomaže znati što se događa na strani kupca jer je to dio procesa koji ne vidite, ali o kojem ovisi stopa prihvaćanja.

Kupac prima vašu e-poštu s priloženim PDF-om i vezom. Kliknu na vezu i a javna web stranica otvara se prikazanim citatom u formatu A4, točno kao u PDF-u. Postoji gumb za preuzimanje PDF-a (za arhiviranje) i, ako ste aktivirali prihvaćanje, istaknuti "Prihvati ovu ponudu" dugme.

Kada kupac klikne "Prihvati", Mokapen mu šalje a šesteroznamenkasti kod na isti email na koji su primili vezu (e-mail koji ste postavili kao primatelja ponude). Kupac provjerava svoj inbox, dobiva kod, unosi ga na stranicu — i u tom trenutku potvrda se verificira. Kod vrijedi jedan sat, zatim istječe i potrebno ga je ponovno zatražiti.

Ako ste aktivirali djelomično prihvaćanje, nakon provjere koda kupac vidi popis artikala s potvrdnim okvirom na svakom: odabire što će prihvatiti i potvrditi. Postotni redovi (automatski popusti/nadoplate) se preskaču — bilo bi čudno da se prihvaćaju jedan po jedan.

Velika prednost ovog protoka je što ne zahtijeva registraciju korisnika na Mokapenu. Brz je, radi na pametnom telefonu, a OTP verifikacija daje pravnu težinu prihvaćanju (to je poput laganog elektroničkog potpisa).

Što se događa u Mokapenu kada kupac prihvati

Prihvaćanje nije događaj koji prolazi nezapaženo: ono mijenja status ponude i bilježi ga na sljedivi način.

Prihvaćeni redovi prikazuju zelenu ikonu potvrde s datumom prihvaćanja. Na vremenskoj traci ponude pojavljuje se događaj "Prihvatio korisnik" s potvrđenom e-poštom korisnika i IP adresom s koje je zahtjev došao. Ako ste zadanu automatizaciju ostavili aktivnom (postavke cjevovoda), status ponude automatski se premješta na "Prihvaćeno" — kartica se premješta u posljednji Kanban stupac.

Ako imate aktivnu i automatizaciju "Kreiraj nalog pri zatvaranju" (zadano da), Mokapen nudi odmah generiranje povezane narudžbe s istim artiklima, kupcem i iznosima. Jedan klik i ponuda postaje narudžba spremna za ispunjenje ili sinkronizaciju s ERP-om za naplatu.

Rubni slučajevi koje treba znati

• Ponuda bez e-pošte primatelja — online prihvaćanje nije dostupno jer Mokapen nema kamo poslati OTP kod. Javna poveznica i dalje radi samo za prikaz: korisna za dijeljenje PDF-a na drugim kanalima (WhatsApp, chat, korisnički portal), ali bez formalnog tijeka potvrde.
• Istekao ili izgubljen OTP kod — kupac može zatražiti novi s javne stranice ponovnim klikom na "Pošalji kod". Prethodni kodovi automatski se poništavaju.
• Prihvat izvan Mokapena — ako je kupac potpisao papirnatu kopiju ili odgovorio e-poštom s jasnim riječima, možete ručno označiti retke kao prihvaćene iz modala za uređivanje retka stavke, označavajući "Prihvaća kupac". Manje sljediv od OTP puta, ali pokriva slučajeve u kojima korisnik jednostavno ne želi koristiti internetsku vezu.

Izrada ponude

Postoje dva načina za početak, a izbor mijenja koliko posla trebate obaviti.

• Izravna metoda — kliknite na stranici Citati + Citat u gornjem desnom kutu i otvara se uređivač cijele stranice. Dobro je kada kupac još nije povezan s mogućnošću ili imenikom kontakta (možda je to zahtjev od povremenog kontakta). Tamo radite sve: kreirate evidenciju kupaca upisujući njihovo ime, postavljate stavke, uvjete, spremate.
• Kontekstualna metoda (preporučeno) — otvorite priliku, kontakt ili evidenciju tvrtke na kojoj radite i upotrijebite je + Stvorite i povežite → Citat. Ponuda se rađa već povezana s izvornim zapisom, s automatski popunjenim primateljem, kontaktom i — ako postoji — namjenskim popustom. Malo polja za dodir, automatsko povezivanje, koherentna povijest u evidenciji korisnika.

U oba načina radni redoslijed je isti:

1. Razjasni titula. Tko ga otvori dva mjeseca kasnije, mora shvatiti o čemu se radi, a da ga ne otvori: "Prijedlog održavanja 2026 — Acme Ltd" je bolji od "Citat Acme".
2. Potvrdi primatelj i pošiljatelj.
3. Odaberite dokument šablonaili ostavite zadanu organizaciju.
4. Dodati stavke jedan po jedan: prvo glavne linije ponude, zatim dodaci, zatim postotak popusta ako ih ima.
5. Napiši ekonomski uvjetiili ispravite tekst unaprijed učitan iz predloška.
6. set vlasnik, datum, i bliska vjerojatnost ako imate ideju.
7. Uštedjeti. Mokapen dodjeljuje sekvencijalni kod ako ga niste postavili, izračunava konačne ukupne iznose i ponuda je spremna za slanje.

Klik Pregled onda za konačnu provjeru Pošalji email ili Preuzmite PDF ovisno o tome kako ga želite isporučiti.

Ne moraju sva polja biti savršena pri prvom spremanju: zapis se ažurira u stvarnom vremenu, možete se vratiti bilo kada da uredite stavke, cijene, tekstove. Samo slanje je definitivno, u smislu da kupac ima verziju — ako nešto promijenite nakon toga, morat ćete ponovno poslati.

Uređivanje citata

Uređivanje citata vrši se na tri različita načina, ovisno o tome što trebate promijeniti i koliko zapisa.

Izravno uređivanje na zapisu

Otvorite zapis ponude (iz Kanbana ili Liste) i uredite izravno gdje je potrebno: kliknite naslov da biste ga preimenovali, ikonu olovke pored polja da biste ih ispravili, dodajte/uklonite retke stavki, ponovno napišite uvjete. Na bočnoj ploči polja se automatski spremaju jedno po jedno kada napustite fokus. Na cijeloj stranici morate kliknuti Spremi kada završite blok na kojem ste radili.

Jedna napomena: ako uređujete stavke ili uvjetujete tekstove, zapamtite to prvo spremiti prije generiranja pregleda ili slanja — inače je poslani PDF i dalje prethodna verzija.

Status napredovanja od Kanbana

Ako je jedina stvar koju želite promijeniti faza ponude (jer je kupac odgovorio, vi ste poslali, imali ste poziv za pregled), nemojte ni otvarati zapis: povucite karticu u Kanbanu iz jednog stupca u drugi. Status se trenutno ažurira. To je najučinkovitiji način za upravljanje cjevovodom tijekom prodajnih sastanaka ili ujutro kada pregledavate otvorene poslove.

Ograničenje koje treba znati: "terminalne" statuse — one na 100% (poput Prihvaćeno) ili 0% (Odbijeno, Isteklo) — mogu promijeniti u druge statuse samo korisnici s član ulogu u organizaciji. Zaštita je to da vanjski suradnici ne "ponovno otvore" već sklopljene poslove.

Skupno uređivanje iz prikaza popisa

Kada trebate promijeniti nešto u više ponuda odjednom — ponovno dodijeliti sve one od predstavnika koji su napustili tvrtku, dodati oznaku u niz ljetnih ponuda, premjestiti status u nizu — prebaciti se na Popis pregledajte, filtrirajte kako biste pronašli prave citate, odaberite potvrdnim okvirima i kliknite Uredi u radnoj traci koja se pojavljuje na vrhu.

Modal skupnog uređivanja prikazuje samo polja koja ima smisla skupno uređivati: vlasnik, status, oznake, jednostavna prilagođena polja. Ne možete skupno uređivati ​​stavke ili tekstove — oni su po definiciji specifični za svaki citat. Potvrdite i uređivanje će se primijeniti na sve odabire.

Druge skupne akcije dostupne u istoj traci su Klon, Arhiva, i Izbrisati — pogledajte namjenske odjeljke.

Kloniranje citata

Ako imate ponudu predloška koju često ponovno koristite — ista struktura stavke s malim varijacijama za drugog kupca — nemojte je svaki put iznova stvarati ispočetka: klonirajte je. Klonirani citat čuva sve stavke, uvjete, predložak i odabrane privitke; promijenite kupca primatelja i prilagodite cijene ako je potrebno.

Jedan klon

1. Otvorite zapis → Mogućnosti (tri točkice) → Klon.
2. U modalnom odabiru potvrdnim okvirima što želite prenijeti u kopiju: stavke (uvijek), i po izboru privitke, veze, komentare, povijest vremenske trake. Ako radite na više organizacija s istim računom, možete klonirati ponudu u drugu organizaciju.
3. Potvrdi.

Mokapen stvara novi citat sa sufiksom u naslovu kako bi ga razlikovao od izvornika. Dobiva novi kod (slijed tekuće godine) i nije povezan s izvornim kupcem — vi postavljate pravog primatelja. Izvornik ostaje nepromijenjen: kloniranje je kopija, a ne potez.

Skupni klon

1. Prikaz popisa → odaberite potvrdnim okvirima → Klon na skupnoj traci → odaberite opcije jednom zauvijek → potvrdite.

Arhiviranje ponude

Citat nije kao zadatak koji se "dovrši" i nestane. Čak i kada je posao gotov - dobiven, izgubljen, istekao - evidencija ostaje korisna: to je trgovačka povijest kupca i dobro ju je pronaći u njihovim evidencijskim vezama, u godišnjim izvješćima, u prethodnim analizama ponude. Arhiva radi točno ovo: premješta citat iz aktivnih pogleda (Kanban i List ga više ne prikazuju), ali ga zadržava netaknutim. I dalje se pojavljuje u povezanom zapisu korisnika iu povijesnim izvješćima, a možete ga pregledati u bilo kojem trenutku Citati → Akcije → Arhiva citata.

Jedinstvena arhiva

1. Otvorite zapis → Opcije → Arhiva.
2. Potvrdite u modalnom.

Da biste ga ponovno otvorili (korisnik se javlja nekoliko mjeseci kasnije i želite ponovno započeti odatle): pronađite ga u arhivi, otvorite zapis, Opcije → Vrati, te se vraća na aktivni Kanban u status koji je imao prije arhiviranja.

Skupna arhiva

1. Prikaz popisa → odaberite → Arhiva u skupnoj traci → potvrdi.

Kada arhivirati, a kada izbrisati? Praktično pravilo: arhivi ako se citat stvarno dogodio (poslali ste, bilo je rasprava, ima povijesnu vrijednost), izbrisati ako je greška (stvoren greškom, duplikat, test). Nemojte arhivirati za "čišćenje": Kanban s filtrima već vam daje sve potrebno čišćenje, a stari, ali dobri citati dodana su vrijednost u evidenciji korisnika.

Brisanje citata

Izbrišite citate stvorene greškom ili testirajte duplikate. Radije Arhiva ako ponuda ima korisnu povijest (poslano, prihvaćeno, veze s kupcem ili prilika) i ne želite izgubiti njezin trag na kontaktu ili tvrtki.

Pojedinačno brisanje

1. Otvorite zapis → Mogućnosti (tri točkice) → Izbrisati (crvena stavka).
2. Potvrdite u modalnom.

S Napredno Premium citat ide na smeće (Stranica sa citatima → Akcije → Citiraj smeće). Od tamo možete Vratiti ili Izbriši trajno. Ako otvorite citat koji je već u smeću, pojavit će se banner Vrati / trajno izbriši.

Na Besplatno plan (bez Advanced Premium) brisanje je općenito trajnog odmah nakon potvrde, bez smeća — provjerite dopuštenja svoje organizacije.

Skupno brisanje

1. Prikaz popisa → odaberite → Izbrisati (crveni gumb) → potvrditi.

Pretvaranje ponude u narudžbu

Citat je prijedlog, redoslijed je izvršna potvrda: predstavlja kupčevu obvezu kupnje i — nizvodno — je točka od koje počinje fakturiranje. U tijeku Mokapen, kretanje od citata do reda je prirodno iu mnogim slučajevima automatsko.

Postoje tri načina da ponudu pretvorite u narudžbu, prema redoslijedu praktičnosti:

• Automatizacija pri zatvaranju (preporučeno) — ako ste zadanu automatizaciju cjevovoda ostavili aktivnom ("Stvori narudžbu pri zatvaranju" u Postavkama → Prodaja → Ponude), kada ponudu premjestite na 100% status (npr. Prihvaćeno), Mokapen brzo otvara modalnu predlažući stvaranje povezane narudžbe s istim artiklima, kupcem, iznosima i uvjetima. Potvrdite i za dvije sekunde imat ćete spremnu narudžbu s vlastitim sekvencijalnim kodom, povezanim s izvornom ponudom.
• Pokrenuto online prihvaćanjem — ako kupac prihvati putem OTP-a s javne veze, ponuda se automatski premješta u Prihvaćeno i aktivira se isti prijedlog narudžbe. Nema ručnih radnji s vaše strane, osim potvrde modala.
• Priručnik - iz citata, + Kreiraj i poveži → Naruči dugme. Koristite ga kada se automatizacija ne aktivira (npr. zatvorili ste status prije nego što je automatizacija bila aktivna) ili kada želite stvoriti djelomični nalog u odnosu na ponudu.

U svim slučajevima izvorni citat ostaje u sustavu (ne briše se i ne premješta) i povezuje se s nalogom preko kartice Veze: s jedne vidite drugu. Ovo je važno za povijest — evidencija kupca prikazat će "ponudu poslanu u ožujku, prihvaćenu u travnju, narudžbu izdanu u travnju", a da ništa ne pišete rukom. Za detalje upravljanja narudžbama pogledajte Vodič za narudžbe.

Cjevovod i statusi: modeliranje vašeg prodajnog procesa

The cjevovod je put kojim citat ide od početka do kraja — faze (ili statusi) prolazi, a svaki ima točno značenje u vašoj prodaji. Mokapen uključuje zadani koji radi u 90% slučajeva, ali ako imate određene procese, možete ga prilagoditi ili izraditi više od jednog.

Zadani cjevovod

Izvan kutije, ponude imaju jedan cjevovod sa šest statusa koji pokrivaju tipični komercijalni životni ciklus:

• Nacrt (10%) — ponuda je u pripremi, još uvijek interna, ne šalje se kupcu.
• Poslano (20%) — poslali ste, sada čekate.
• U pregledu (60%) — kupac je odgovorio, procjenjuje, možda raspravlja o promjenama.
• Prihvaćeno (100%) — dogovor je postignut.
• Odbijen (0%) — posao je izgubljen.
• Istekao (0%) — ponuda je završila bez odgovora istekla valjanost.

Postoci pored svakog statusa — ono što nazivamo "napretkom" — nisu dekorativni: oni utječu na traku napretka na Kanban karticama i određuju koji se statusi smatraju "osvojenim" (100%) ili "izgubljenim/zatvorenim" (0%). Mokapen automatizacija povezuje se s ovim vrijednostima: kada ponuda dosegne 100%, pokreće se prijedlog narudžbe.

Prilagodba statusa

Ako standardni postupak ne odgovara — možda radite na javnim natječajima s fazama kao što su "Iskazivanje interesa → Dokumentacija → Dodjela" ili upravljate projektima sa fazom "Tehničkog odobrenja" prije komercijalnog prihvaćanja — statuse možete izmijeniti u Postavke → Prodaja → Ponude → Cjevovod i statusi.

Tamo dodajete nove statuse, preimenujete postojeće, mijenjate njihov redoslijed (redoslijed određuje redoslijed Kanban stupaca) i postavljate vrijednost napretka (0–100%) za svaki. Praktični savjet: dosljedno koristite napredak — 100% samo za statuse koji predstavljaju sigurnu pobjedu, 0% samo za statuse konačnog zatvaranja. Srednji statusi (20%, 50%, 80%) trebali bi reći koliko ste "blizu" pobjede na uvjerljiv način — tako da izvješća o prognozama (iznos × vjerojatnost) daju realne brojke.

Višestruki cjevovodi za različite procese

Ako imate različite kanale prodaje s različitom logikom dogovora — dugi B2B s više faza, brzi B2C s nekoliko faza, natječaji s specifičnom birokracijom — možete stvoriti odvojeni cjevovodi, svaki sa svojim statusima. Na Kanban stranici izbornik cjevovoda na vrhu omogućuje vam da odaberete koji od njih gledate; prebacite jednim klikom.

Za izradu novog cjevovoda idite na Postavke → Prodaja → Citati → Cjevovod i statusi ili izravno iz izbornika cjevovoda u Kanbanu (gdje ćete pronaći "Novi cjevovod"). Cjevovodi se mogu ograničiti na određene organizacijske timove: samo "Enterprise" prodajni tim vidi "Large accounts" cjevovod, "SMB" tim vidi svoj vlastiti. Korisno za velike organizacije s odvojenim odjelima.

Automatizacija cjevovoda

U postavkama cjevovoda pronaći ćete dvije automatizacije koje vrijedi znati jer mijenjaju način na koji se ponude automatski ponašaju:

• Stvorite narudžbu pri zatvaranju (aktivno prema zadanim postavkama) — kada ponuda dosegne status od 100%, Mokapen nudi odmah generiranje povezane narudžbe. O tome smo govorili u "Pretvaranje ponude u narudžbu". Ako ga ne koristite (jer upravljate narudžbama u eksternom ERP-u), možete ga onemogućiti.
• Premjesti status nakon prihvaćanja korisnika (aktivno prema zadanim postavkama) — kada kupac prihvati ponudu s javne OTP veze, Mokapen je automatski premješta u status "osvojeno" koji konfigurirate. Prema zadanim postavkama prelazi na prvi 100% status koji nađe (Prihvaćeno), ali možete navesti drugi, što je korisno ako prije konačnog statusa imate međukorak kao što je "Prihvaćen ugovor na čekanju".

Sinkronizacija sa softverom za naplatu

Mokapen je CRM i alat za komercijalnu ponudu, a ne softver za naplatu: e-fakturiranje, PDV registri, glavna knjiga obavlja vaš ERP (Fatture in Cloud, vaš računovođa sa svojim softverom ili namjenski ERP). Dakle, niste prisiljeni unositi podatke dvaput, postoji Sinkronizacija kartici na zapisu ponude iu organizacijskom modulu Integracije.

Najzrelija integracija je sa Fatture in Cloud: sve pojedinosti u namjenski vodič Fatture in Cloud. Ukratko, ako povežete svoj FIC račun s Mokapenom, evidencija kupaca, kataloški proizvodi, usluge i narudžbe (s njihovim redovima stavki) teku iz Mokapena u Fatture in Cloud — gdje zatim postaju e-računi. Smjer se može konfigurirati: možete odlučiti premjestiti podatke samo u jednom smjeru ili u oba.

Na pojedinačnoj ponudi kartica Sinkronizacija prikazuje status zapisa u odnosu na integraciju: je li sinkroniziran, kada je posljednja operacija uspjela, je li bilo grešaka. Ako je ponuda pretvorena u narudžbu, sinkronizacija se uglavnom odnosi na narudžbu — tada su podaci važni za porezni ciklus.

Evidencija kupaca je podudaran između dva sustava koristeći PDV broj i porezni broj kao ključeve za sprječavanje duplikata, pa ako već imate "Customer Beta" u Fatture in Cloudu i kreirate ponudu u Mokapenu za istog kupca, sustav prepoznaje da se radi o istom zapisu bez dupliciranja zapisa.

Povezani odjeljci

Citat ne živi izolirano: oko njega postoje i druga Mokapen područja koja vrijedi znati da biste ga doista iskoristili.

• Veze — povežite ponudu s prilikama, narudžbama, naknadnim zadacima, ulaznicama za podršku, drugim povezanim ponudama. Svaka veza je dvosmjerna (iz citata vidite zadatak, iz zadatka vidite citat). Kad šest mjeseci kasnije otvorite evidenciju kupaca, na prvi pogled rekonstruirate sve što se dogodilo.
• Prilozi — uz ponudu priložite specifikacije, tehničke specifikacije, nacrte ugovora, snimke zaslona koje vam je kupac poslao. Oni ostaju u evidenciji ponuda i mogu se pronaći pretraživanjem organizacijskih datoteka.
• Ažuriranja — vremenska traka (ili dnevnik aktivnosti) potpuna je povijest svega što se dogodilo s ponudom: kada je stvorena, tko je što promijenio i kada, svaka poslana e-pošta (s primateljima), svako prihvaćanje od strane korisnika (s IP-om i datumom). Forenzički korisno: ako postoji rasprava o "onome što smo rekli", vremenska linija daje odgovor s podacima.
• oznake — besplatna klasifikacija za brzo filtriranje i pretraživanje: "Poduzeće", "Obnova", "Ponovno pokretanje", "Složeno", koja god taksonomija za vas ima smisla. Filtri stranica s citatima vrlo dobro funkcioniraju s oznakama.

Postavke citata

Postavke su dostupne administratorima i vlasnicima organizacije i žive unutar njih Postavke → Prodaja → Ponude. Postoje tri glavna područja:

• Cjevovod i statusi — ovo smo već obradili: definirajte faze, napredak, automatizaciju.
• Konfiguracija polja — koja polja prikazati u zapisu ponude, kojim redoslijedom, koja su obavezna. Također možete dodati prilagođena polja (brojevi, tekst, datumi, popisi) za prikupljanje informacija specifičnih za posao: "CIG" za javne natječaje, "interni kod projekta", očekivani datum instalacije. Pojavljuju se u zapisu, u stupcima prikaza popisa (ako ih dodate) i u filtrima.
• Konfiguracija stupca popisa — koje informacije vidjeti u prikazu popisa i kojim redoslijedom. Možete ih promijeniti u hodu iz prikaza popisa s Radnje → Uredi stupce, bez odlaska u postavke.

Izvan područja navodnika, ali važne za dobar rad, postoje dvije druge konfiguracije:

• Porezne stope (Postavke → Prodaja → Porezi) — ako niste konfigurirali barem jedan, ne možete kreirati stavke.
• Predlošci dokumenata (izbornik Predlošci organizacije) — gdje možete prilagoditi PDF predloške o kojima smo govorili u "Dizajn dokumenta".

Izvješća o ponudama

Kanban i List služe za rad na pojedinačnim citatima; razumjeti ukupna izvedba — koliko ste ponuda dali u tromjesečju, tko je najuspješniji predstavnik, koji proizvodi najčešće završavaju u ponudama, koja je ponuda→stopa konverzije narudžbe — postoje namjenski izvješća, dostupan s Izvješća o ponudama stranica (zahtijeva Premium plan).

Dostupna izvješća pokrivaju najkorisnije analitičke preglede u prodajnom ciklusu:

• Raspodjela po statusu — koliko je kvota u svakoj fazi cjevovoda: bitno za uočavanje uskih grla.
• Distribucija cjevovodom — ako koristite više od jednog, pogledajte kako se posao raspoređuje po kanalima.
• Izvedba vlasnika — broj citata i ekonomski volumen po rep.
• Najcitiraniji artikli — koji proizvodi/usluge najčešće završavaju u ponudi. Zlatni rudnik za razumijevanje onoga što tržište doista traži.
• Citati po kupcu — koga ste pokrivali i za koju vrijednost.
• Ekonomski volumeni po razdoblju — mjesečni, kvartalni, godišnji trendovi.
• Margina i oznaka — ponuditi profitabilnost. Radi samo ako ste ispunili jedinične troškove u recima stavki: bez troškova, izvješće ostaje prazno.

Kao i kod svih Mokapena, izvješća poštuju dopuštenja organizacije: svaki korisnik vidi samo zapise kojima ima pristup na temelju svoje uloge. Predstavnik ne vidi automatski citate svojih kolega osim ako to dozvole dopuštaju — korisno za timove s internom natjecateljskom dinamikom ili osjetljivim podacima.