Vodič Mokapen

Rezervacija sastanka

Stranica Rezerviraj sastanak je način na koji Mokapen završava ping-pong tri datuma u e-mailu: posjetitelj bira s kim će se sastati (ili ga Mokapen dodijeli), vidi samo slobodne slotove i potvrđuje. Sastanak je već u kalendaru, s kontaktom u adresaru, Meet ili Teams ako ih domaćin ima povezane, pozivnica u kalendar. Ništa ne kopirate.

To nije rezervacija iz kataloga (plaćeno savjetovanje, najam, mjesto na tečaju): to je Rezerviraj uslugu ili proizvod. Ovdje je predmet vrijeme osobe u timu. Nije ni kontakt obrazac: tamo prikupljate poruku, ovdje uzimate stvarni slot.

Pogodnost je baš tu: jedan URL (ili snippet na webu), klijent rezervira sam, vi već nalazite datum, domaćina, kanal i karticu kontakta. Ista privatnost, ista polja, isti kalendar kao ostatak Mokapena. Nema zasebnog Calendlyja, nema „dajte mi tri prozora“ u sandučiću.

Čemu služi i zašto pomaže

Prosječni prodavač provede više vremena rezervirajući poziv nego vodeći ga. Ova stranica zatvara tu prazninu:

• Stvarni slotovi, ne „slobodan ovaj tjedan“ — pokazujete samo vremena kada je domaćin slobodan, s najavom, bufferom, pauzom za ručak, zatvaranjima organizacije i isključenim datumima ove stranice. Ako je Google/Outlook kalendar sinkroniziran, vanjska zauzeta vremena se računaju: nema dvostruke rezervacije.
• Domaćini na vaš način — samo jedna osoba (vlasnik, specijalist). Ili dvije ili više: posjetitelj bira, ili Mokapen rotira u round robinu, ili je kolektivni sastanak (svi slobodni, svi na pozivu).
• Trajanje koje vi odlučujete — 15, 30, 45, 60 minuta ili prilagođena vrijednost. Ako omogućite više, posjetitelj bira koliko će slot trajati. Zadano pri stvaranju: 30 minuta, ponedjeljak–petak 9–18.
• Kanal već odlučen — Google Meet, Microsoft Teams i/ili lokacija. Jedan kanal = implicitno. Više kanala = posjetitelj bira. Poveznica Meet/Teams generira se sama ako je integracija domaćina spojena: ne obećavajte poveznicu ako domaćin nema Google ili Microsoft.
• Sve u CRM-u — kontakt + sastanak, pozivnice u kalendar (uključene po zadanim postavkama), gosti u CC koje posjetitelj može dodati. Odande premještate, anotirate, arhivirate kao bilo koji drugi sastanak: to nije drugi softver.

Ukratko: ovu stranicu koristite da netko rezervira vrijeme osobe. Kontakt obrazac da prikupite tko vam piše. Usluge/proizvode da netko rezervira stavku kataloga. Jedan obrazac, jedan posao: ne miješajte troje u istom obrascu.

Kako pristupiti i ograničenja

• Korisnički izbornik → Obrasci. Gore filtri Svi / Kontakt obrazac / Rezervacija sastanka / Rezerviraj uslugu ili proizvod. Iz filtra sastanaka „Novi obrazac“ već kreće na pravom predlošku.
• Trebate aktivnu aplikaciju Obrasci i aplikaciju Sastanci (Postavke → Aplikacije), ovlasti uloge i slotove dostupnosti na korisnicima koje stavite na stranicu (kalendar sastanaka te osobe). Bez slotova javni kalendar je prazan: popravite prije nego idete ONLINE.
• Meet i Teams pojavljuju se u bloku samo ako barem jedan domaćin ima upotrebljivu integraciju. To nije čarobni prekidač: to je ista Google / Microsoft veza korisnika.
• Strop obrazaca plana vrijedi i za ove stranice: na popisu, ako ste na limitu, Novi otvara nadogradnju. Iznad limita najnoviji obrasci ostaju zaključani; stariji ostaju. Dupliciranje se računa kao jedan obrazac više.
• Automatizacije obrasca (zadatak, prilika, tiket, ažuriraj kontakt) su na planovima koji uključuju Automatizacije iz obrazaca. Bez tog plana i dalje objavljujete: kontakt, sastanak, pozivnice i zapisnik ionako su tu.

Stranica popisa

Isti popis kao kod svih obrazaca: kartice s internim naslovom, značkom Rezervacija sastanka, kodom obrasca (slug: koristit ćete ga u automatizacijama), statusom Online (zeleno, ikona za otvaranje javne stranice) ili Offline (crveno, oko za pregled bez prihvaćanja rezervacija).

Izbornik tri točke: Uredi (Postavke), Dupliciraj, Izbriši. Duplicirajte kad imate stranicu koja radi i želite blizanca za drugi tim ili drugu kampanju (zatim mijenjate domaćina, trajanje, e-mail obavijesti). Brisanje uklanja javnu stranicu: već stvoreni sastanci ostaju u kalendaru.

Ako je filtrirani popis prazan, Mokapen to kaže i nudi gumb novi (ako plan još ima mjesta).

Stvaranje stranice

1. Obrasci → Novi obrazac. U „Što želite stvoriti?“ odaberite Rezerviraj sastanak. Predložak birate pri stvaranju: kasnije ga s ovog zaslona ne možete promijeniti — za katalog uslugu napravite drugi obrazac.
2. Naziv — interni (vidite ga na popisu). Posjetitelj vidi naslov i podnaslov sadržaja.
3. E-mail obavijesti — tko treba znati da je rezervacija stigla (prodaja, recepcija, nekoliko adresa). To nije arhiva: arhiva je kontakt + sastanak + zapisnik. Ako ostavite prazno, riskirate da ne primijetite slotove.
4. Mokapen već priprema: logo organizacije, naslov, e-mail/ime/prezime, blok rezervacija s vama kao prvim domaćinom (ako imate korisnika i fotografiju), privatnost, stranicu zahvale za sastanak. Kalendar slotova je uvijek uključen: na ovom predlošku ga ne možete ukloniti. Zadano: trajanje 30 minuta, Pon–Pet 9–18, pozivnice u kalendar uključene, horizont 60 dana.
5. Otvorite Sadržaj i obradite blok Rezervacije (ljudi, pravila, video/lokacija, sati). Dovršite stranicu uspjeha i e-mail potvrde. U Postavkama stavite ONLINE tek kad su domaćin, slotovi, kanal i tekst na mjestu. Offline javna poveznica ne prihvaća rezervacije; pregled da.

Polja kontakta, privatnost, reCAPTCHA, skrivena polja, snippet i praćenje: ista logika kao kod kontakt obrasca. Ispod je ono što je specifično za kalendar.

Tko se sastaje s posjetiteljem

U bloku Rezervacije vrsta je Rezervacija sastanka. Dodajte jednu ili više osoba: to su korisnici organizacije s dostupnošću u Sastancima. Vidljivu oznaku (ime na stranici) možete promijeniti od internog naziva.

S jednom osobom posjetitelj ne bira domaćina: sastaje se s njom. S najmanje dvije pojavljuje se Dodjela domaćina:

• Posjetitelj bira osobu (zadano) — vidi popis i rezervira s kim želi. Koristite kad je važno tko: prodavač A vs B, specijalist vs generalist, jezik, lokacija.
• Round robin — posjetitelj bira samo vrijeme; Mokapen dodjeljuje prvu slobodnu osobu (najmanje predstojećih sastanaka). Na stranici: „Sastat ćete se s jednom od ovih osoba“. Odabir na stranici je jedan izbor. Korisno za demo tim koji mora dijeliti opterećenje, ne za „želim baš Saru“.
• Kolektivno — svi na popisu moraju biti slobodni u tom slotu i svi sudjeluju. Za kickoff, demo u dvoje, intervju s HR + menadžerom. Odabir je višestruki (svi domaćini). Ako je jedan zauzet, slot se ne pojavljuje.

Round robin i kolektivno ne kombiniraju se s „posjetitelj bira koga“: ili oni odlučuju, ili Mokapen odlučuje, ili su svi potrebni. Ako domaćin nema slotove (ili vanjski kalendar popuni cijeli prozor), ta osoba ne nudi vremena: popravite prije objave, ne nakon prve žalbe.

Dostupnost, trajanje, najava, buffer

Na istoj kartici Rezervacije postavljate kada mogu rezervirati. To nije osobni kalendar domaćina: to je maska ove stranice, zatim Mokapen križa slotove korisnika sa zauzetim vremenima iz spojenog kalendara.

• Trajanje — 15 / 30 / 45 / 60 minuta, plus „Ostalo“ (do 480). Možete označiti više: posjetitelj bira. Jedna kvačica = fiksno trajanje. Zadano 30.
• Dani i prozori — za svaki dan u tjednu uklj/isklj i jedan ili više prozora (npr. 9–12 i 14–18). Zadano Pon–Pet 9–18. Subotu uključite samo ako je stvarno poštujete.
• Minimalna najava — minute ispod kojih se slot ne pojavljuje (0 = čak i „za četvrt sata“; 120 = nema poziva u dva sata). Koraci od 15 minuta. Koristite ako trebate vrijeme za pripremu dema.
• Buffer prije / poslije — prazne minute oko sastanka, da se dva poziva ne preklapaju ili da možete promijeniti sobu. Koraci od 5 minuta.
• Rezerviraj do — horizont u danima (1–365, zadano 60). Iza toga javni kalendar je prazan. Skratite ga (14, 21) ako ne želite kalendar pun poziva tri mjeseca unaprijed.
• Pauza za ručak — prozor za uklanjanje svaki dan (npr. 13:00–14:00), uz vremenske prozore.
• Isključeni datumi — dodatni dani samo za ovu stranicu (mostni praznik, interna obuka). Zatvaranja organizacije već su navedena u bloku: ne unosite ih ponovno, zatvaranje organizacije vrijedi.
• Podsjetnik — pomak prije početka (iste opcije kao ostali Mokapen podsjetnici). Pali se na sastanku, nije e-mail potvrde slanja obrasca.
• Otkaži / premjesti do — minute prije početka ispod kojih gost više ne može premjestiti ni otkazati s poveznice upravljanja. 0 = uvijek dopušteno (ako nudite tu poveznicu). Koraci od 15 minuta.
• Pozivnice u kalendar — označeno po zadanim postavkama: pozivnice idu domaćinu i kontaktu (i gostima). Isključite samo ako pozivnice vodite ručno: obično ostavite.

Na javnoj stranici posjetitelj može dodati e-mailove drugih sudionika (neobavezno, odvojeno zarezom). Slijeću na sastanak kao gosti; ne zamjenjuju glavni kontakt (taj ostaje e-mail/ime obrasca). Ne trebaju ponovno stavljati vlastiti e-mail: Mokapen koristi podatke kontakta ispod.

Uskladite osobni kalendar (Google/Outlook) ako vanjska zauzeta vremena trebaju brojati. Slotovi „slobodni“ u Mokapenu + pun kalendar = posjetitelj vidi rupe koje ne možete poštovati.

Meet, Teams, lokacija

U bloku, odjeljak kanala sastanka, označite što želite ponuditi:

• Google Meet — pojavljuje se ako barem jedan domaćin ima Google spojen na upotrebljiv način. Trebate integraciju onoga tko mora biti na pozivu: u kolektivnom, svih; u round robinu, onoga tko se može dodijeliti. Ako nedostaje, Mokapen to označi u uređivaču (odlazna sinkronizacija, svi domaćini, ili „povežite integraciju“).
• Microsoft Teams — isto s Outlook/Teams.
• Lokacije — adrese iz Postavke → Lokacije (ulica, poštanski broj, grad). Ako ih nemate, obrazac to kaže i šalje vas u Lokacije. Označite samo lokacije koje želite na ovoj stranici, ne sve iz navike.

Jedan kanal: posjetitelj ne bira, implicitno je. Više kanala: radio na stranici. Nula video kanala i nula lokacija: nudite slot bez da kažete gdje — to je u redu samo ako to objasnite u naslovu ili opisu („nazvat ćemo vas“). Ne dokumentirajte Meet klijentu ako domaćin nema Google: potvrdni okvir u uređivaču je onemogućen ili nedostaje.

Objavljivanje: status, URL, ugradnja

U Postavkama, kao kod kontakt obrasca:

• ONLINE / OFFLINE — nacrt = Offline, radite u pregledu. Online = prihvaćate rezervacije. Slug ostaje vidljiv: ne mijenjajte ga olako ako ste ga već stavili u kampanju ili automatizaciju.
• URL stranice — potpis e-maila, web „Rezervirajte poziv“, ads, QR, LinkedIn. Gumb Pregled aktivan je samo ako je ONLINE.
• Kod za zalijepiti — snippet za web. Podaci stižu u Mokapen, ne ostaju u CMS-u.
• Praćenje posjeta (planovi s praćenjem) — isti snippet kao kod kontakt obrasca, s privolom.

Privatnost, reCAPTCHA i stranica uspjeha vrijede i ovdje. Zadani tekst zahvale je onaj za sastanak: potvrdite ga („u kalendaru ste u utorak u 10“, ne „javit ćemo se“). E-mail potvrde posjetitelju je dokaz slota; interna obavijest ide u sandučiće koje ste stavili na obrazac.

Što se događa nakon rezervacije

Kad ništa drugo nije konfigurirano, redom:

• Mokapen piše zapisnik obrasca (polja, slot, kanal, gosti).
• Stvara ili ažurira kontakt (isto pravilo e-maila kao kod kontakt obrasca: Email 1/2/3, ne duplicira ako već postoji i nije arhiviran).
• Stvara povezani sastanak, s domaćinom, trajanjem, vremenom, kanalom, gostima. Podrijetlo form_ + id stranice.
• Ako su pozivnice uključene, kalendari odlaze. Meet/Teams se otvara sam ako integracija postoji. Podsjetnik se pali prema pomaku koji ste postavili.
• Posjetitelj vidi stranicu uspjeha (ili preusmjeravanje) i, ako ste ga napisali, e-mail potvrde. Tim može obraditi sastanak kao bilo koji drugi: pogledajte vodič Sastanci.

Zatim, ako ste ih konfigurirali, automatizacije obrasca (oznaka, zadatak „pripremi demo“, inbound prilika). Za kašnjenja i uvjete koristite modul Automatizacije s okidačem obrazac primljen i slugom ove stranice.

Preporučeni postupak

• Prvo slotovi domaćina u Sastancima, zatim obrazac. Prazan kalendar na stranici = gotovo uvijek dostupnost nije postavljena, ne greška obrasca.
• Jedna osoba: ostavite jednog domaćina. Demo tim: round robin. Kickoff u dvoje: kolektivno. Ne koristite kolektivno „jer izgleda cool“ ako jedan dovolji.
• Kanal: Meet samo ako domaćin ima Google; lokacija samo ako je poštujete. Zatim najava i buffer (npr. 2 sata + 10 minuta) prije ONLINE.
• Testirajte Offline: rezervirajte na vlastitu adresu, provjerite karticu kontakta, sastanak, pozivnicu, Meet, obavijest, potvrdu. Zatim radni dan dalje da vidite slotove.
• ONLINE na samo jednom kanalu (potpis e-maila). Nakon 48 sati pogledajte no-showove i rupe. Zatim web / ads.
• Ne mijenjajte slug na stranici koja je već u kampanji. Duplicirajte i stvorite blizanca (drugi tim, drugo trajanje).

Slučajevi uporabe

Svaki slučaj je stvarna situacija, ne popis kvačica. Stranica je ista; mijenjaju se domaćini, dodjela i kanal.

• Dva prodavača, isti demo — Sara i Marco predstavljaju isti proizvod. Ako posjetitelju date da bira, svi rezerviraju Saru i Marco sjedi. Dodajte oboje kao domaćine i koristite round robin: stranica pokazuje vremena, ne imena („sastat ćete se s jednom od ovih osoba“), a Mokapen dodjeljuje onoga tko ima manje budućih sastanaka. Trajanje 30 minuta, Meet samo ako oboje imaju Google spojen (inače se poveznica nikad ne pokrene za onoga bez integracije). Dvosatna najava da ne skačete s poziva na poziv nespremni. Desetominutni buffer između slotova. Horizont 21 dan, ne tri mjeseca punog kalendara. Ako Sara govori njemački, a Marco ne, round robin je pogrešan alat: tada treba „Posjetitelj bira osobu“.
• Poziv s vlasnikom — Prospect želi vas, ne „nekoga iz tima“. Jedan domaćin: posjetitelj ne vidi popis ljudi, bira samo datum i vrijeme. Meet ako imate Google, ili lokaciju ako primate u uredu — ne oboje „za svaki slučaj“. Kratak horizont (14–21 dan) ako ste već puni: inače završite s pozivima u ožujku koje zatim premještate. Najmanje sat vremena najave. Ova stranica nije za dijeljenje opterećenja: to je vaš javni kalendar.
• Intervju s HR-om i hiring menadžerom — Obje osobe moraju biti u sobi (ili na pozivu). Dodjela kolektivno: slot se pojavljuje samo ako su oboje slobodni, i oboje završe na sastanku. Teams ako imaju Microsoft spojen. Isključeni datumi za izvanredne dane zatvaranja (zatvaranja organizacije već su navedena u bloku: ne unosite ih ponovno). 24-satna najava da HR stigne pročitati životopis. To nije round robin: kandidat očekuje obje osobe, ne „jednu od dvije“.
• Šalter na licu mjesta, bez videa — Klijent dolazi u ured. Ne označujte Meet ni Teams: obećali biste poveznicu koja ne postoji. Označite samo lokaciju (ako je nemate, blok vam kaže: prvo je stvorite). Jedan domaćin — tko prima na recepciji ili konzultant na dužnosti. Prozori 9–12 i 14–17, pauza za ručak, horizont 14 dana. Tekst uspjeha treba reći kamo doći, ne „poslat ćemo Meet“.
• Onboarding nakon ugovora — Posjetitelj je već klijent, ne lead. Klonirajte stranicu dema: interni naslov „Onboarding“, jedan CSM kao domaćin, 45 minuta, Meet, obavijest CSM-u, ne prodaji. Automatizacija obrasca: zadatak „pripremi račun“ na kontaktu. Malo polja (e-mail, ime). Dva različita URL-a: jedan u potpisu za demoe, jedan u e-mailu dobrodošlice. Ne miješajte ih, ili prodaja na kalendaru nađe onboarding.

Praktični primjeri

1. Stavite poveznicu u potpis (jedan domaćin, pola sata)

Otvorite Obrasci → Novi → Rezerviraj sastanak. Interni naziv „Demo Luca“, obavijest na vašu adresu. U Sadržaju otvorite Rezervacije: ostavite sebe kao jedinog domaćina, trajanje 30 minuta, Pon–Pet kako je predpopunjeno. Ako je Google spojen, označite Meet; ako nije, lokaciju ili bez videa i napišite to u naslovu („nazvat ćemo vas“). 60-minutna najava. Postavke: ostanite Offline, otvorite Pregled, rezervirajte slot na svoj Gmail. Provjerite da je sastanak u kalendaru, da je pozivnica stigla, da je kontakt u adresaru. Tek tada ONLINE i zalijepite URL u potpis. Ne stvarajte priliku na svaki poziv: mnogi su istraživački. Priliku otvorite poslije, ili automatizacijom samo ako je na obrascu ispunjena tvrtka.

2. Tri AE-a dijele demoe

Isti predložak, ali u blok dodajte tri account executivea (trebaju slotove u Sastancima). Pojavljuje se dodjela domaćina: odaberite round robin, ne „Posjetitelj bira osobu“. Isto trajanje i isti bufferi za sve, inače Mokapen nema jedno pravilo. Ako nudite Meet, otvorite uređivač i provjerite da nijedan domaćin nema potvrdni okvir isključen: jedan bez Googlea lomi poziv kad round robin padne na njega. Na stranici posjetitelj ne vidi imena — u redu ako je pitch isti. Ako jedan AE jedini pokriva DACH, odustanite od round robina i vratite se na „Posjetitelj bira osobu“, s vidljivom oznakom „Anna — njemački“.

3. Kickoff prodaja + delivery

Klijent je potpisao i mora sresti onoga tko je prodao i onoga tko će raditi. Dva domaćina, kolektivna dodjela, 60 minuta, Teams. Slot na stranici postoji samo u satima kad su oboje slobodni: to je namjera, ne bug. Ne koristite round robin „da barem netko dođe“: klijent stigne, a delivery nedostaje. Dovršite stranicu uspjeha s „bit ćete na pozivu s [imena]“ i testirajte Offline s dva prava kalendara, ne s praznim pregledom.

Često postavljana pitanja

P: Ne vidim vremena na stranici.

O: Ima li domaćin slotove u Sastancima? Jeste li u rasponu (dan/sati bloka), iza najave, unutar horizonta, izvan ručka, zatvaranja i isključenih datuma? Popunjava li vanjski kalendar sve? Probajte utorak za dva tjedna, ne „danas za dvadeset minuta“.

P: Razlika od Rezerviraj uslugu ili proizvod?

O: Sastanak = vrijeme osobe. Rezervacija usluge/proizvoda = stavka kataloga s trajanjem i mjestima. Pojedinosti u vodiču Rezervacije i u vodiču obrasca usluga.

P: Meet se ne stvara / potvrdni okvir je isključen.

O: Google integracija domaćina (svi domaćini u kolektivnom; tko se može dodijeliti u round robinu). Mokapen to označi u uređivaču. Bez integracije ostavite lokaciju ili „nazvat ćemo vas“ i ne obećavajte poveznicu.

P: Mogu li miješati usluge i sastanke u istom obrascu?

O: Obrazac ima jednu vrstu rezervacije. Dvije stranice, ili mijenjate vrstu u bloku znajući da se mijenja i entitet stvoren u CRM-u (sastanak vs rezervacija).

P: Postaju li gosti kontakti?

O: Glavni kontakt je onaj tko je ispunio e-mail/ime. Ostali e-mailovi su sudionici na sastanku. Ne zamjenjuju karticu.

P: Obrazac ne prihvaća rezervacije.

O: Mora biti ONLINE. Provjerite reCAPTCHA, obavezna polja, strop obrazaca plana, pravi slug u snippetu i da pregled nije jedina stranica koju koristite (oko Offline ne rezervira zaista).

P: Gdje vidim tko je rezervirao?

O: Kalendar sastanaka, kartica kontakta (podrijetlo obrasca), zapisnik slanja na vremenskoj crti kontakta. E-mailovi obavijesti su upozorenje, ne arhiva.