La Guida di Mokapen

Prenotazione appuntamenti

La pagina Prenota un appuntamento è il modo in cui Mokapen toglie il ping-pong delle tre date in email: il visitatore sceglie chi incontrare (o Mokapen lo assegna), vede solo gli slot liberi e conferma. In agenda compare già l'appuntamento, col contatto in rubrica, Meet o Teams se l'host li ha collegati, invito in calendario. Tu non ricopi nulla.

Non è una prenotazione da catalogo (consulenza a pagamento, noleggio, posto in aula): quello è Prenota un servizio o prodotto. Qui l'oggetto è il tempo di una persona del team. Non è nemmeno il form di contatto: lì raccogli un messaggio, qui impegni uno slot vero.

La convenienza è tutta qui: un URL (o uno snippet sul sito), il cliente si prenota da solo, tu trovi già data, host, canale e scheda contatto. Stessa privacy, stessi campi, stessa agenda del resto di Mokapen. Niente Calendly a parte, niente «dimmi tre fasce» in inbox.

A cosa serve e perché conviene

Il commerciale medio passa più tempo a fissare la call che a farla. Questa pagina chiude quel buco:

• Slot veri, non «disponibile in settimana» — mostri solo orari in cui l'host è libero, con preavviso, buffer, pausa pranzo, chiusure org e date escluse di questa pagina. Se l'agenda Google/Outlook è allineata, i busy esterni contano: niente doppia prenotazione.
• Host a modo tuo — una persona sola (il titolare, lo specialista). Oppure due o più: il visitatore sceglie, oppure Mokapen gira in round robin, oppure è un meeting collettivo (tutti liberi, tutti in call).
• Durata che decidi tu — 15, 30, 45, 60 minuti o un valore custom. Se ne attivi più di una, il visitatore sceglie quanto durerà lo slot. Default in creazione: 30 minuti, lunedì–venerdì 9–18.
• Canale già deciso — Google Meet, Microsoft Teams e/o una sede. Un canale solo = implicito. Più canali = il visitatore sceglie. Il link Meet/Teams si genera da solo se l'integrazione dell'host è collegata: non promettere un link se l'host non ha Google o Microsoft.
• Tutto in CRM — contatto + appuntamento, inviti calendario (attivi di default), ospiti in CC che il visitatore può indicare. Da lì sposti, annoti, archivi come qualsiasi altro appuntamento: non è un secondo software.

In sintesi: usi questa pagina per farti prenotare il tempo di qualcuno. Usi il form di contatto per raccogliere chi ti scrive. Usi servizi/prodotti per farti prenotare una voce di catalogo. Un form, un lavoro: non mescolare i tre nello stesso modulo.

Come accedere e limiti

• Menu utente → Form. In alto filtri Tutti / Form di contatto / Prenotazione appuntamenti / Prenota un servizio o prodotto. Dal filtro appuntamenti, «Nuova pagina» parte già sul modello giusto.
• Servono l'app Form e l'app Appuntamenti attive (Impostazioni → Applicazioni), i permessi di ruolo, e slot di disponibilità sugli utenti che metti in pagina (agenda appuntamenti di quella persona). Senza slot, il calendario pubblico è vuoto: sistemalo prima di andare ONLINE.
• Meet e Teams compaiono nel blocco solo se almeno un host ha l'integrazione utilizzabile. Non è un interruttore magico: è lo stesso collegamento Google / Microsoft dell'utente.
• Il tetto form del piano vale anche per queste pagine: in elenco, se sei al limite, il nuovo apre l'upgrade. Oltre il limite i form più recenti restano bloccati; restano i più vecchi. Duplicare conta come un form in più.
• Le automazioni sul form (task, opportunità, ticket, aggiorna contatto) sono sui piani che includono Automazioni dai form. Senza quel piano pubblichi comunque: contatto, appuntamento, inviti e log ci sono lo stesso.

Pagina elenco

Stessa lista di tutti i form: card con titolo interno, badge Prenotazione appuntamenti, codice form (slug: lo userai nelle automazioni), stato Online (verde, icona per aprire la pagina pubblica) o Offline (rosso, occhio per l'anteprima senza accettare prenotazioni).

Menu tre puntini: Modifica (Impostazioni), Duplica, Elimina. Duplica quando hai una pagina che funziona e ne vuoi una gemella per un altro team o un'altra campagna (poi cambi host, durata, email di notifica). Elimina toglie la pagina pubblica: gli appuntamenti già creati restano in agenda.

Se l'elenco filtrato è vuoto, Mokapen te lo dice e ti propone il pulsante nuovo (se il piano ha ancora slot).

Creare la pagina

1. Form → Nuovo form. In «Cosa vuoi creare?» scegli Prenota un appuntamento. Il modello lo scegli in creazione: dopo non lo cambi da questa schermata — per un servizio da catalogo fai un altro form.
2. Nome — interno (lo vedi tu in elenco). Il visitatore vede titolo e sottotitolo del contenuto.
3. Email di notifica — chi deve sapere che è arrivata una prenotazione (commerciale, reception, più indirizzi). Non è l'archivio: l'archivio è contatto + appuntamento + log. Se lasci vuoto, rischi di non accorgerti degli slot.
4. Mokapen prepara già: logo org, titolo, email/nome/cognome, blocco prenotazione con te come primo host (se hai utente e foto), privacy, pagina di ringraziamento da appuntamento. Il calendario slot è sempre acceso: su questo modello non lo togli. Default: durata 30 minuti, lun–ven 9–18, inviti calendario accesi, orizzonte 60 giorni.
5. Apri Contenuto e lavora il blocco Prenotazioni (persone, regole, video/sede, orari). Completa pagina di successo e email di conferma. In Impostazioni metti ONLINE solo quando host, slot, canale e copy sono a posto. Offline il link pubblico non accetta prenotazioni; l'anteprima sì.

Campi contatto, privacy, reCAPTCHA, campi nascosti, snippet e tracking: stessa logica del form di contatto. Qui sotto sta ciò che è specifico dell'agenda.

Chi incontra il visitatore

Nel blocco Prenotazioni il tipo è Prenotazione appuntamenti. Aggiungi una o più persone: sono gli utenti dell'org con disponibilità in Appuntamenti. L'etichetta visibile (nome in pagina) la puoi cambiare rispetto al nome interno.

Con una sola persona il visitatore non sceglie l'host: incontra quella. Con almeno due compare Assegnazione host:

• Il visitatore sceglie la persona (default) — vede l'elenco e prenota con chi vuole. Serve quando conta chi: commerciale A vs B, specialista vs generalista, lingua, sede.
• Round robin — il visitatore sceglie solo l'orario; Mokapen assegna la prima persona libera (meno meeting futuri). In pagina: «Incontrerai una di queste persone». La selezione in pagina è a scelta singola. Utile per un team demo che deve spartirsi il carico, non per «voglio proprio Sara».
• Collective — tutte le persone in elenco devono essere libere in quello slot e partecipano tutte. Per kickoff, demo a due, colloquio HR + manager. La selezione è multipla (tutti gli host). Se uno è occupato, lo slot non compare.

Round robin e collective non si combinano con «il visitatore sceglie chi»: o decide lui, o decide Mokapen, o servono tutti. Se un host non ha slot (o il calendario esterno occupa tutta la fascia), quella persona non offre orari: sistemalo prima di pubblicare, non dopo la prima lamentela.

Disponibilità, durata, preavviso, buffer

Nella stessa scheda Prenotazioni imposti quando si può prenotare. Non è l'agenda personale dell'host: è la maschera di questa pagina, poi Mokapen incrocia gli slot dell'utente e i busy del calendario collegato.

• Durata — 15 / 30 / 45 / 60 minuti, più «Altro» (fino a 480). Puoi spuntarne più di una: il visitatore sceglie. Una sola spunta = durata fissa. Default 30.
• Giorni e fasce — per ogni giorno della settimana on/off e una o più fasce (es. 9–12 e 14–18). Default lun–ven 9–18. Il sabato lo accendi solo se lo onori davvero.
• Preavviso minimo — minuti sotto i quali lo slot non compare (0 = anche «tra un quarto d'ora»; 120 = niente call tra due ore). Step 15 minuti. Usalo se ti serve tempo per preparare la demo.
• Buffer prima / dopo — minuti vuoti attorno all'incontro, per non accavallare due call o per spostarti di stanza. Step 5 minuti.
• Prenota fino a — orizzonte in giorni (1–365, default 60). Oltre, il calendario pubblico è vuoto. Accorcia (14, 21) se non vuoi agenda piena di call a tre mesi.
• Pausa pranzo — fascia da togliere ogni giorno (es. 13:00–14:00), in più rispetto alle fasce orarie.
• Date escluse — giorni extra solo per questa pagina (ponte, formazione interna). Le chiusure dell'organizzazione sono già elencate nel blocco: non le ribatti, vale la chiusura org.
• Promemoria — offset prima dell'inizio (stesse opzioni degli altri reminder Mokapen). Parte all'appuntamento, non è l'email di conferma dell'invio form.
• Annulla / ripianifica fino a — minuti prima dell'inizio sotto i quali il guest non può più spostare o cancellare dal link di gestione. 0 = sempre consentito (se offri quel link). Step 15 minuti.
• Inviti calendario — spunta accesa di default: partono gli inviti a host e contatto (e agli ospiti). Toglia solo se gestisci gli inviti a mano: di solito lasciala.

Sulla pagina pubblica il visitatore può indicare email di altri partecipanti (opzionale, separate da virgola). Finiscono sull'appuntamento come ospiti; non sostituiscono il contatto principale (quello resta email/nome del form). Non serve che metta la propria email di nuovo: Mokapen usa i dati di contatto sotto.

Allinea l'agenda personale (Google/Outlook) se vuoi che i busy esterni contino. Slot in Mokapen «liberi» + calendario pieno = il visitatore vede buchi che tu non puoi onorare.

Meet, Teams, sede

Nel blocco, sezione canale meeting, spunti ciò che vuoi offrire:

• Google Meet — compare se almeno un host ha Google collegato in modo utilizzabile. Serve l'integrazione di chi deve entrare in call: in collective, di tutti; in round robin, di chi può essere assegnato. Se manca, Mokapen te lo segnala in editor (sync in uscita, tutti gli host, o «collega l'integrazione»).
• Microsoft Teams — stesso discorso con Outlook/Teams.
• Sedi — indirizzi da Impostazioni → Sedi (via, CAP, città). Se non ne hai, il form te lo dice e ti manda alle Sedi. Spunta solo le location che vuoi su questa pagina, non tutte per abitudine.

Un canale solo: il visitatore non sceglie, è implicito. Più canali: radio in pagina. Zero canali video e zero sedi: stai offrendo uno slot senza dire dove — va bene solo se lo spieghi nel titolo o nella descrizione («ti richiamiamo noi»). Non documentare Meet al cliente se l'host non ha Google: il checkbox in editor è disattivo o assente.

Pubblicare: stato, URL, embed

In Impostazioni, come il form di contatto:

• ONLINE / OFFLINE — bozza = Offline, lavori in anteprima. Online = accetti prenotazioni. Lo slug resta visibile: non cambiarlo alla leggera se l'hai già messo in una campagna o in un'automazione.
• URL della pagina — firma email, sito «Prenota una call», ads, QR, LinkedIn. Il pulsante Visualizza è attivo solo se ONLINE.
• Codice da incollare — snippet per il sito. I dati arrivano in Mokapen, non restano nel CMS.
• Tracking visite (piani con tracking) — stesso snippet del form di contatto, con consenso.

Privacy, reCAPTCHA e pagina di successo valgono anche qui. Il testo di ringraziamento di default è quello da appuntamento: confermalo («sei in agenda martedì alle 10», non «ti richiamiamo»). L'email di conferma al visitatore è la prova dello slot; la notifica interna va alle caselle che hai messo sul form.

Cosa succede dopo la prenotazione

Senza configurare altro, in ordine:

• Mokapen scrive il log del form (campi, slot, canale, ospiti).
• Crea o aggiorna il contatto (stessa regola email del form di contatto: Email 1/2/3, non duplica se esiste già non archiviato).
• Crea l'appuntamento collegato, con host, durata, orario, canale, ospiti. Origine form_ + id pagina.
• Se gli inviti sono attivi, partono i calendari. Meet/Teams si apre da solo se l'integrazione c'è. Il promemoria parte secondo l'offset che hai messo.
• Il visitatore vede la pagina di successo (o il redirect) e, se l'hai scritta, l'email di conferma. Il team può lavorare l'appuntamento come qualsiasi altro: vedi la guida Appuntamenti.

Poi, se le hai configurate, le automazioni del form (etichetta, task «preparare la demo», opportunità inbound). Per ritardi e condizioni usa il modulo Automazioni con trigger modulo ricevuto e lo slug di questa pagina.

Processo consigliato

• Prima gli slot dell'host in Appuntamenti, poi il form. Calendario vuoto in pagina = quasi sempre disponibilità non impostata, non un bug del form.
• Una persona: lascia l'host unico. Un team demo: round robin. Kickoff a due: collective. Non usare collective «perché fa figo» se basta uno.
• Canale: Meet solo se l'host ha Google; sede solo se la onori. Poi preavviso e buffer (es. 2 ore + 10 minuti) prima di ONLINE.
• Testa Offline: prenota sul tuo indirizzo, controlla scheda contatto, appuntamento, invito, Meet, notifica, conferma. Poi un giorno feriale lontano per vedere gli slot.
• ONLINE su un canale solo (firma email). Dopo 48 ore guarda no-show e buchi. Poi sito / ads.
• Non cambiare lo slug a pagina già in campagna. Duplica e crea la gemella (altro team, altra durata).

Casi d'uso

Ogni caso è una situazione reale, non un elenco di spunte. La pagina è la stessa; cambiano host, assegnazione e canale.

• Due commerciali, la stessa demo — Sara e Marco fanno lo stesso pitch. Se lasci scegliere al visitatore, tutti prenotano Sara e Marco resta fermo. Metti entrambi come host e usa round robin: in pagina si vedono gli orari, non i nomi («incontrerai una di queste persone»), e Mokapen assegna chi ha meno meeting futuri. Durata 30 minuti, Meet solo se tutti e due hanno Google collegato (altrimenti il link non parte per chi è senza integrazione). Preavviso 2 ore: così non salti da una call all'altra senza aver aperto il conto. Buffer 10 minuti tra uno slot e l'altro. Orizzonte 21 giorni, non tre mesi di agenda piena. Se Sara parla tedesco e Marco no, il round robin è sbagliato: lì serve «il visitatore sceglie la persona».
• Una call col titolare — Il prospect vuole te, non «qualcuno del team». Un solo host: il visitatore non vede un elenco persone, sceglie solo data e ora. Canale Meet se hai Google, oppure una sede se ricevi in ufficio — non entrambi «perché magari». Orizzonte corto (14–21 giorni) se sei già pieno: altrimenti ti ritrovi call a marzo che poi sposti. Preavviso almeno un'ora. Questa pagina non è per spartire il carico: è il tuo calendario pubblico.
• Colloquio con HR e manager — In stanza (o in call) devono esserci tutti e due. Assegnazione collective: lo slot compare solo se sono liberi entrambi, e tutti e due finiscono sull'appuntamento. Teams se hanno Microsoft collegato. Date escluse per i giorni di chiusura straordinaria (le chiusure org sono già in elenco nel blocco: non le ribatti). Preavviso 24 ore, così HR legge il CV. Non è round robin: il candidato si aspetta tutte e due le persone, non «una delle due».
• Sportello in sede, senza video — Il cliente viene in ufficio. Non spuntare Meet o Teams: prometteresti un link che non esiste. Spunta solo la sede (se non ne hai, il blocco te lo dice: creala prima). Un host — chi riceve in reception o il consulente di turno. Fasce 9–12 e 14–17, pausa pranzo, orizzonte 14 giorni. Il testo di successo deve dire dove presentarsi, non «ti mandiamo il Meet».
• Onboarding dopo la firma — Il visitatore è già cliente, non un lead. Clona la pagina demo: titolo interno «Onboarding», un CSM come host, 45 minuti, Meet, notifica al CSM non al commerciale. Automazione sul form: task «preparare l'account» sul contatto. Campi pochi (email, nome). Due URL distinti: uno in firma per le demo, uno nella mail di benvenuto. Non mischiarli, o il commerciale si trova in agenda gli onboarding.

Esempi pratici

1. Mettere il link in firma (un host, mezz'ora)

Apri Form → Nuovo → Prenota un appuntamento. Nome interno «Demo Luca», notifica al tuo indirizzo. In Contenuto apri Prenotazioni: resta tu come unico host, durata 30 minuti, lun–ven come già precompilato. Se hai Google collegato, spunta Meet; se no, una sede o niente video e lo scrivi nel titolo («ti richiamiamo noi»). Preavviso 60 minuti. Impostazioni: resta Offline, apri Anteprima, prenota uno slot sul tuo Gmail. Controlla che in agenda ci sia l'appuntamento, che l'invito sia arrivato, che il contatto sia in rubrica. Solo allora ONLINE e incolla l'URL in firma. Non creare un'opportunità su ogni call: molte sono explorative. Il deal lo apri tu dopo, o con un'automazione solo se sul form c'è l'azienda compilata.

2. Tre AE che si spartiscono le demo

Stesso modello, ma aggiungi i tre account executive nel blocco (devono avere gli slot in Appuntamenti). Comparirà Assegnazione host: scegli round robin, non «il visitatore sceglie». Stessa durata e stessi buffer per tutti, altrimenti Mokapen non ha una regola unica. Se offri Meet, apri l'editor e verifica che nessun host abbia il checkbox spento: uno senza Google rompe la call quando il round robin cade su di lui. In pagina il visitatore non vede i nomi — va bene se il pitch è lo stesso. Se un AE è l'unico che segue i clienti DACH, togli il round robin e torna a «il visitatore sceglie la persona», con l'etichetta «Anna — tedesco» visibile.

3. Kickoff commerciale + delivery

Il cliente ha firmato e deve incontrare chi ha venduto e chi farà il lavoro. Due host, assegnazione collective, 60 minuti, Teams. Lo slot in pagina esiste solo nelle ore in cui sono liberi tutti e due: è voluto, non un bug. Non usare il round robin «così almeno qualcuno c'è»: il cliente si presenta e manca il delivery. Completa pagina di successo con «sarete in call con [nomi]» e testa Offline con due calendari veri, non con l'anteprima vuota.

Domande frequenti

D: Non vedo orari in pagina.

R: L'host ha slot in Appuntamenti? Sei in fascia (giorno/orario del blocco), oltre il preavviso, dentro l'orizzonte, fuori pausa, chiusure e date escluse? Il calendario esterno occupa tutto? Prova un martedì tra due settimane, non «oggi tra venti minuti».

D: Differenza con Prenota un servizio o prodotto?

R: Appuntamento = tempo di una persona. Prenotazione servizio/prodotto = voce di catalogo con durata e posti. Dettagli nella guida Prenotazioni e nella guida del form servizi.

D: Meet non si crea / il checkbox è spento.

R: Integrazione Google dell'host (tutti gli host in collective; chi può essere assegnato in round robin). Mokapen te lo segnala in editor. Senza integrazione lascia sede o «ti richiamiamo» e non promettere un link.

D: Posso mescolare servizi e appuntamenti nello stesso form?

R: Un form ha un tipo di prenotazione. Due pagine, oppure cambi il tipo nel blocco sapendo che cambi anche l'entità creata in CRM (appuntamento vs prenotazione).

D: Gli ospiti diventano contatti?

R: Il contatto principale è chi ha compilato email/nome. Le altre email sono partecipanti sull'appuntamento. Non sostituiscono la scheda.

D: Il form non accetta prenotazioni.

R: Deve essere ONLINE. Controlla reCAPTCHA, campi obbligatori, tetto form del piano, slug giusto nello snippet, e che l'anteprima non sia l'unica pagina che stai usando (l'occhio Offline non prenota sul serio).

D: Dove vedo chi ha prenotato?

R: Agenda Appuntamenti, scheda contatto (origine form), log dell'invio sulla timeline del contatto. Le email di notifica sono l'avviso, non l'archivio.