La Guida di Mokapen

SMS

L'integrazione SMS ti permette di inviare messaggi di testo ai tuoi contatti direttamente da Mokapen: dalla scheda contatto, dalla Home o in automatico tramite le automazioni. È pensata per comunicazioni rapide e ad alto tasso di lettura — conferme, promemoria, avvisi urgenti — senza uscire dal CRM o copiare numeri a mano.

Importante: il canale SMS in Mokapen è solo in invio. Puoi mandare messaggi ai tuoi contatti, ma non è previsto un servizio di ricezione: un cliente non può "scriverti" un SMS e vederlo apparire come nuova conversazione in arrivo. Puoi comunque continuare uno scambio già iniziato inviando altri SMS sullo stesso thread dalla casella Messaggi.

Panoramica generale delle integrazioni: Integrazioni.

Requisiti

• Piano Mokapen che include l'integrazione SMS (Premium — icona medaglia in pagina se non disponibile per il tuo piano).
• Un alias mittente registrato e verificato (vedi sezione successiva): è il "nome" che il destinatario vede come mittente dell'SMS, non un numero di telefono a cui rispondere.
• Credito disponibile nel wallet dell'organizzazione: ogni SMS inviato scala il credito in base a paese di destinazione e lunghezza del messaggio.
• Numeri di telefono dei destinatari in formato internazionale (es. +39...): consigliato per evitare che Mokapen non riconosca il numero come valido e salti l'invio.

Registrare l'alias mittente

A differenza di altre integrazioni, l'SMS non si collega con un login OAuth: registri un alias mittente (detto anche "ID mittente"), cioè il nome alfanumerico — massimo 11 caratteri — che compare come mittente sul telefono di chi riceve il messaggio (es. TUAAZIENDA invece di un numero).

1. Menu utente → Integrazioni → SMS.
2. Premi Connetti (serve piano Premium adeguato).
3. Scegli Registra un nuovo alias se è la prima volta che la tua azienda usa questo servizio.
4. Compila i dati richiesti: alias desiderato, ragione sociale, indirizzo, città, CAP, provincia, paese, partita IVA, codice fiscale, email aziendale (non sono accettati indirizzi generici come Gmail, Yahoo, ecc.), telefono e PEC.
5. Spunta la dichiarazione con cui confermi di essere autorizzato a usare quell'alias mittente.
6. Invia il modulo.

Se la tua azienda ha già registrato un alias con questo servizio in passato (anche da un'altra piattaforma), usa Recupera alias invece di registrarne uno nuovo: indica alias, partita IVA o codice fiscale, e l'email di attivazione. Il collegamento avviene via link o codice di verifica inviato a quell'indirizzo, senza ripetere la registrazione dei dati legali.

Verifica e attivazione

Dopo l'invio del modulo, l'alias resta in stato in attesa di verifica:

1. Mokapen invia un'email di verifica all'indirizzo aziendale indicato in fase di registrazione. Apri il link per confermare che l'email è valida e sotto il tuo controllo.
2. A quel punto la richiesta passa al gestore del servizio SMS per l'approvazione dell'alias (verifica dei dati legali forniti). Non è istantanea: fino all'esito, l'alias resta in attesa e non puoi ancora inviare messaggi con quel mittente.
3. Quando l'alias viene approvato, la card dell'integrazione passa allo stato attivo e puoi iniziare a inviare SMS.

Nella pagina Integrazioni → SMS trovi una card per ogni alias collegato con i dati legali inseriti, lo stato attuale, e le azioni disponibili: disconnetti (rimuove solo il collegamento in Mokapen, l'alias resta attivo presso il gestore) oppure elimina (chiede la cancellazione dell'alias anche presso il gestore del servizio).

Credito e prezzi

L'invio SMS è a consumo: usa lo stesso wallet (credito prepagato) dell'organizzazione impiegato da altre funzionalità a consumo di Mokapen — non è un "credito SMS" separato.

• Il costo per SMS dipende dal paese di destinazione del numero e dal numero di segmenti del messaggio (vedi sezione successiva sui caratteri): consulta i prezzi aggiornati apri la sezione SMS Prezzi nella pagina Integrazioni → SMS.
• In pagina vedi sempre il Credito disponibile dell'organizzazione, con link diretto alla ricarica del wallet.
• Il credito viene scalato al momento dell'invio, non prima: se un messaggio fallisce lato gestore, il relativo importo non viene addebitato.
• Se il credito non basta, l'invio è bloccato e Mokapen mostra un avviso — "Crediti SMS insufficienti. Ricarica i crediti per inviare SMS." — con collegamento diretto alla pagina di ricarica.

La ricarica del wallet è visibile a Proprietario e membri con permesso sull'organizzazione; verifica il saldo prima di campagne o invii massivi programmati via automazione.

Inviare un SMS manualmente

Oggi il pulsante di invio SMS è disponibile sulla scheda contatto (modale e pagina intera) e dalle card di engagement in Home. Premendo l'icona SMS:

1. Se hai più alias collegati, scegli quale usare come mittente.
2. Seleziona uno o più numeri di telefono tra quelli presenti sulla scheda (telefono 1, telefono 2, telefono 3…).
3. Opzionale: scegli un modello SMS già salvato per l'organizzazione. A differenza delle automazioni, qui il modello viene personalizzato automaticamente con i dati del contatto (nome, campi collegati) prima dell'invio.
4. Scrivi o completa il messaggio. Sotto al campo trovi il contatore in tempo reale: caratteri usati e numero di SMS necessari per inviarlo (vedi sezione successiva).
5. Premi Invia. In caso di successo compare la conferma "SMS inviato con successo" e il messaggio entra nello storico del contatto.

Se non hai ancora un'integrazione SMS attiva, il pulsante ti reindirizza alla pagina Integrazioni → SMS per completare prima il collegamento.

Caratteri e segmenti

Un SMS ha un limite di caratteri che dipende dall'alfabeto usato:

• Alfabeto standard (GSM) — fino a 160 caratteri per un singolo SMS (lettere latine base, numeri, punteggiatura comune).
• Alfabeto Unicode — fino a 70 caratteri per un singolo SMS: si attiva automaticamente se usi emoji o caratteri speciali non compresi nell'alfabeto GSM.

Superato il limite, il messaggio viene diviso in più segmenti concatenati (il destinatario lo vede comunque come un unico SMS lungo, ma ogni segmento viene fatturato separatamente). La barra sotto il campo messaggio mostra caratteri usati e numero di segmenti aggiornandosi mentre scrivi, con una stima definitiva calcolata dal gestore dopo pochi secondi di pausa nella digitazione. Se puoi restare nel primo segmento, il messaggio costa meno ed è più leggibile: evita emoji superflue se non ti serve davvero l'Unicode.

Modelli SMS

In Impostazioni → Modelli puoi creare modelli di testo dedicati al canale SMS, da riusare per messaggi ricorrenti (promemoria, conferme, avvisi standard). Un modello può contenere segnaposto per i dati del contatto o dell'azienda: quando lo richiami dal compositore manuale su una scheda, Mokapen sostituisce automaticamente quei segnaposto con i valori reali della scheda che hai davanti.

Questo comportamento vale solo per l'invio manuale da scheda. Nelle automazioni (sezione successiva) il testo del modello viene inserito così com'è: se in un flusso vuoi personalizzare il messaggio per ogni contatto, usa le variabili dell'automazione direttamente nel campo testo, non i segnaposto del modello.

Invio SMS nelle automazioni

Nel modulo Automazioni è disponibile l'azione Invia SMS, utile per avvisi immediati su eventi (ticket urgente, opportunità vinta, scadenza vicina) senza intervento manuale.

Nel modale dell'azione compili:

• Account SMS — scegli tra gli alias collegati al Proprietario dell'automazione. Se l'elenco è vuoto, quell'utente deve prima collegare un alias da Integrazioni → SMS.
• Modello (opzionale) — inserisce il testo del modello invariato: se ti servono dati del contatto o dell'evento, aggiungili come variabili nel campo Messaggio dopo aver richiamato il modello.
• Telefono — numero fisso o, quasi sempre, una variabile presa dal trigger o da un passo precedente (es. telefono del contatto che ha scatenato il flusso).
• Messaggio — testo con variabili automazione; sotto il campo trovi lo stesso contatore di caratteri e segmenti del compositore manuale.

Se modifichi il flusso come Collaboratore e non come Proprietario, ricorda che a dover avere l'alias SMS collegato e crediti sufficienti è il Proprietario dell'automazione, non tu. Verifica sempre crediti e alias prima di attivare un flusso in produzione, e controlla lo storico esecuzioni se un passo di invio va in errore.

Storico e conversazioni

Ogni SMS inviato — manuale o da automazione — lascia traccia in due punti:

• Scheda del contatto — nello storico/timeline compare la voce di invio con destinatario e anteprima del testo (per gli invii automatici l'anteprima del messaggio non viene mostrata, solo il numero destinatario).
• Casella Messaggi — i thread SMS compaiono insieme a WhatsApp e chat nella stessa casella unificata, con ricerca sul testo del messaggio. Da lì puoi anche inviare un ulteriore SMS sullo stesso thread, ma resta comunque un nuovo invio in uscita, non una risposta ricevuta.

Limiti da conoscere

• Solo invio — non esiste ricezione di SMS in ingresso: un cliente non può iniziare una conversazione scrivendoti un SMS.
• Stato "inviato" — Mokapen registra l'invio riuscito verso il gestore; l'app non aggiorna in automatico lo stato a "consegnato" o "non consegnato" dopo l'invio. Se un numero non è raggiungibile, lo scopri lato costi/riscontri del gestore, non con una notifica in Mokapen.
• Alias, non numero dedicato — il mittente è un nome alfanumerico (max 11 caratteri): non è un numero a cui il destinatario può richiamare o rispondere via voce.
• Un solo canale sul contatto oggi — il pulsante di invio è disponibile su Contatti; per Aziende o altre schede l'invio SMS non è ancora esposto in interfaccia.

Problemi comuni

• Non trovo il pulsante SMS — verifica di avere un piano che include l'integrazione e un alias attivo (non solo registrato: deve aver superato la verifica email e l'approvazione).
• Alias ancora "in attesa" — controlla di aver cliccato il link nell'email di verifica; se l'hai già fatto, l'approvazione dei dati legali può richiedere qualche giorno lavorativo.
• Crediti insufficienti — ricarica il wallet dell'organizzazione dal link in pagina Integrazioni → SMS o dalla sezione Fatturazione.
• "Nessun numero di telefono valido" — il numero non è in un formato riconosciuto: aggiungi il prefisso internazionale (es. +39) sulla scheda del contatto e riprova.
• SMS non parte da automazione — il Proprietario del flusso non ha un alias collegato o non ha credito sufficiente: controlla lo storico esecuzioni per il messaggio di errore esatto.
• Il modello non si personalizza in automazione — è il comportamento previsto: nei flussi il testo del modello è statico, aggiungi tu le variabili nel campo Messaggio.

Disconnettere

Dalla card dell'alias in Integrazioni → SMS hai due azioni distinte:

• Disconnetti da Mokapen — rimuove solo il collegamento con la tua organizzazione. L'alias resta registrato e attivo presso il gestore del servizio: potrai ricollegarlo in seguito con Recupera alias.
• Elimina alias — richiede la cancellazione dell'alias anche presso il gestore, oltre a rimuovere il collegamento in Mokapen. Usalo solo se non ti servirà più quell'identità mittente.

In entrambi i casi lo storico degli SMS già inviati resta visibile nelle schede contatto e nella casella Messaggi.

Casi d'uso

• Conferma appuntamento — prima di una visita o una call importante, invii un SMS rapido dalla scheda contatto: più letto e più immediato di un'email per un promemoria a breve termine.
• SLA supporto — automazione su Ticket creato con priorità Alta: SMS immediato al referente interno più un task collegato, così l'urgenza non resta sepolta nella coda ticket.
• Opportunità vinta — automazione su Opportunità modificata (fase diventata «Vinta») che affianca all'email di benvenuto un SMS di conferma al cliente, per un contatto che arriva anche fuori orario ufficio o su un cellulare senza email a portata di mano.
• Promemoria scadenze — automazione pianificata che controlla task o pagamenti in scadenza nelle prossime ore e avvisa via SMS il responsabile, quando un'email rischia di passare inosservata.
• Messaggi ricorrenti standardizzati — crei un modello SMS (es. promemoria appuntamento, istruzioni di accesso) e lo richiami dalla scheda contatto: il testo si personalizza da solo con i dati della scheda, senza riscriverlo ogni volta.

Domande frequenti

D: Posso ricevere SMS dai miei clienti in Mokapen?

A: No. Il canale è solo in invio: puoi mandare SMS ai contatti, ma non esiste una casella di ricezione per messaggi in arrivo da numeri esterni.

D: L'alias mittente è un numero di telefono?

A: No, è un nome alfanumerico di massimo 11 caratteri (es. il nome della tua azienda) che compare come mittente sul telefono del destinatario. Non è un numero richiamabile.

D: Quanto costa inviare un SMS?

A: Il costo dipende dal paese di destinazione e dal numero di segmenti del messaggio (160 caratteri per segmento in alfabeto standard, 70 se usi emoji o caratteri speciali). I prezzi aggiornati sono nella sezione «SMS Prezzi» della pagina Integrazioni → SMS. Il credito viene scalato dal wallet dell'organizzazione al momento dell'invio.

D: Perché non riesco a inviare un SMS a un numero?

A: Il numero probabilmente non è in un formato riconosciuto. Aggiungi il prefisso internazionale (es. +39 per l'Italia) sul campo telefono del contatto e riprova; se il problema persiste, verifica che il numero sia effettivamente corretto.

D: Quanto tempo serve per attivare un nuovo alias?

A: Dopo la verifica dell'email aziendale, l'alias passa all'approvazione dei dati legali da parte del gestore del servizio: può richiedere alcuni giorni lavorativi prima di diventare attivo e utilizzabile per l'invio.

D: Come faccio a sapere se un SMS è stato letto o consegnato?

A: Mokapen mostra che l'invio è andato a buon fine verso il gestore, ma oggi non aggiorna automaticamente lo stato a "consegnato" o "non consegnato" nell'interfaccia. Per conferme di lettura affidabili valuta un canale alternativo (es. accettazione online di preventivi/ordini) quando serve tracciamento puntuale.

D: Il modello SMS si personalizza da solo con i dati del contatto?

A: Sì, ma solo quando lo richiami dal compositore manuale su una scheda contatto: i segnaposto vengono sostituiti con i dati reali. Nelle automazioni il modello viene inserito come testo fisso: se serve personalizzazione per contatto, aggiungi le variabili dell'automazione nel campo Messaggio.

D: Chi può inviare SMS nelle automazioni?

A: L'azione usa l'alias collegato al Proprietario dell'automazione. Se sei Collaboratore del flusso, l'invio dipende comunque dall'alias e dal credito del Proprietario, non dal tuo account.

D: Posso usare più alias nella stessa organizzazione?

A: Sì, se più utenti collegano alias diversi. Nel compositore manuale, se ne hai più di uno disponibile, scegli quale usare come mittente prima di inviare.

D: Cosa succede ai dati se disconnetto l'integrazione?

A: Con Disconnetti da Mokapen lo storico SMS resta visibile e l'alias rimane attivo presso il gestore per un futuro ricollegamento. Con Elimina alias chiedi la cancellazione anche lato gestore: usalo solo se non ti servirà più quel mittente.