Lernen sie mokapen

SMS

Die SMS-Integration ermöglicht es Ihnen, Textnachrichten direkt aus Mokapen an Ihre Kontakte zu senden: von der Kontaktkarte, von der Startseite oder automatisch über Automatisierungen. Sie ist für schnelle Kommunikation mit hoher Leserate gedacht — Bestätigungen, Erinnerungen, dringende Hinweise — ohne das CRM zu verlassen oder Nummern von Hand zu kopieren.

Wichtig: Der SMS-Kanal in Mokapen ist nur für den Versand gedacht. Sie können Nachrichten an Ihre Kontakte senden, aber es ist kein Empfangsdienst vorgesehen: ein Kunde kann Ihnen keine SMS „schreiben" und sie als neue eingehende Konversation sehen. Sie können aber einen bereits begonnenen Austausch fortsetzen, indem Sie weitere SMS im selben Thread aus dem Posteingang Nachrichten senden.

Allgemeiner Überblick über Integrationen: Integrationen.

Voraussetzungen

• Ein Mokapen-Plan, der die SMS-Integration enthält (Premium — Medaillen-Symbol auf der Seite, falls für Ihren Plan nicht verfügbar).
• Ein registrierter und verifizierter Absenderalias (siehe nächster Abschnitt): das ist der „Name", den der Empfänger als SMS-Absender sieht, keine Telefonnummer zum Antworten.
• Guthaben im Wallet der Organisation verfügbar: jede gesendete SMS zieht Guthaben ab, abhängig von Zielland und Nachrichtenlänge.
• Telefonnummern der Empfänger im internationalen Format (z. B. +49...): empfohlen, damit Mokapen die Nummer nicht als ungültig einstuft und den Versand überspringt.

Absenderalias registrieren

Anders als bei anderen Integrationen verbindet sich SMS nicht über einen OAuth-Login: Sie registrieren einen Absenderalias (auch „Sender ID" genannt), also den alphanumerischen Namen — maximal 11 Zeichen — der auf dem Telefon des Empfängers als Absender erscheint (z. B. IHREFIRMA statt einer Nummer).

1. Benutzermenü → Integrationen → SMS.
2. Klicken Sie auf Verbinden (erforderlich ist ein passender Premium-Plan).
3. Wählen Sie Neuen Alias registrieren, wenn Ihr Unternehmen diesen Dienst zum ersten Mal nutzt.
4. Füllen Sie die erforderlichen Daten aus: gewünschter Alias, Firmenname, Adresse, Stadt, Postleitzahl, Region, Land, USt-IdNr., Steuernummer, geschäftliche E-Mail (generische Adressen wie Gmail oder Yahoo werden nicht akzeptiert), Telefon und ggf. zertifizierte E-Mail.
5. Bestätigen Sie die Erklärung, mit der Sie versichern, zur Nutzung dieses Absenderalias berechtigt zu sein.
6. Senden Sie das Formular ab.

Wenn Ihr Unternehmen mit diesem Dienst bereits einen Alias registriert hat (auch von einer anderen Plattform aus), verwenden Sie Alias wiederherstellen statt einen neuen zu registrieren: geben Sie Alias, USt-IdNr./Steuernummer und die Aktivierungs-E-Mail an. Die Verknüpfung erfolgt über einen Link oder Bestätigungscode, der an diese Adresse gesendet wird, ohne die rechtlichen Daten erneut zu registrieren.

Verifizierung und Aktivierung

Nach dem Absenden des Formulars bleibt der Alias im Status Verifizierung ausstehend:

1. Mokapen sendet eine Verifizierungs-E-Mail an die bei der Registrierung angegebene Firmenadresse. Öffnen Sie den Link, um zu bestätigen, dass die E-Mail gültig ist und unter Ihrer Kontrolle steht.
2. Die Anfrage geht dann zur Genehmigung des Alias an den SMS-Anbieter (Prüfung der angegebenen rechtlichen Daten). Das geht nicht sofort: bis zum Ergebnis bleibt der Alias ausstehend und Sie können mit diesem Absender noch keine Nachrichten senden.
3. Sobald der Alias genehmigt ist, wechselt die Integrationskarte in den Status aktiv und Sie können mit dem SMS-Versand beginnen.

Auf der Seite Integrationen → SMS finden Sie für jeden verknüpften Alias eine Karte mit den eingegebenen rechtlichen Daten, dem aktuellen Status und den verfügbaren Aktionen: trennen (entfernt nur die Verknüpfung in Mokapen, der Alias bleibt beim Anbieter aktiv) oder löschen (fordert die Löschung des Alias auch beim Anbieter des Dienstes an).

Guthaben und Preise

Der SMS-Versand erfolgt nach Verbrauch: er nutzt dasselbe Organisations-Wallet (Prepaid-Guthaben), das auch von anderen verbrauchsbasierten Funktionen in Mokapen genutzt wird — kein separates „SMS-Guthaben".

• Die Kosten pro SMS hängen vom Zielland der Nummer und der Anzahl der Segmente der Nachricht ab (siehe nächster Abschnitt zu Zeichen): aktuelle Preise finden Sie im Abschnitt SMS-Preise auf der Seite Integrationen → SMS.
• Die Seite zeigt immer das verfügbare Guthaben der Organisation, mit einem direkten Link zum Aufladen des Wallets.
• Das Guthaben wird zum Zeitpunkt des Versands abgezogen, nicht vorher: schlägt eine Nachricht auf Anbieterseite fehl, wird der entsprechende Betrag nicht berechnet.
• Reicht das Guthaben nicht aus, wird der Versand blockiert und Mokapen zeigt eine Warnung — „Unzureichendes SMS-Guthaben. Bitte laden Sie Ihr Guthaben auf, um SMS zu senden." — mit direktem Link zur Aufladeseite.

Das Aufladen des Wallets ist für den Eigentümer und für Mitglieder mit Berechtigung für die Organisation sichtbar; prüfen Sie das Guthaben vor Kampagnen oder über Automatisierung geplanten Massenversänden.

SMS manuell senden

Heute ist die SMS-Sendeschaltfläche auf der Kontaktkarte (Modal und vollständige Seite) und über die Engagement-Karten auf der Startseite verfügbar. Beim Drücken des SMS-Symbols:

1. Wenn Sie mehrere Aliasse verknüpft haben, wählen Sie, welcher als Absender verwendet werden soll.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Telefonnummern aus denen auf der Karte (Telefon 1, Telefon 2, Telefon 3…).
3. Optional: wählen Sie eine bereits für die Organisation gespeicherte SMS-Vorlage. Anders als bei Automatisierungen wird die Vorlage hier automatisch mit den Kontaktdaten personalisiert (Name, verknüpfte Felder), bevor sie gesendet wird.
4. Schreiben oder vervollständigen Sie die Nachricht. Unter dem Feld finden Sie den Echtzeit-Zähler: verwendete Zeichen und Anzahl der benötigten SMS zum Senden (siehe nächster Abschnitt).
5. Drücken Sie Senden. Bei Erfolg erscheint die Bestätigung „SMS wurde erfolgreich gesendet." und die Nachricht wird in den Verlauf des Kontakts eingetragen.

Wenn Sie noch keine aktive SMS-Integration haben, leitet die Schaltfläche Sie zur Seite Integrationen → SMS weiter, um die Verknüpfung zuerst abzuschließen.

Zeichen und Segmente

Eine SMS hat ein Zeichenlimit, das vom verwendeten Alphabet abhängt:

• Standardalphabet (GSM) — bis zu 160 Zeichen pro einzelner SMS (lateinische Grundbuchstaben, Zahlen, gängige Satzzeichen).
• Unicode-Alphabet — bis zu 70 Zeichen pro einzelner SMS: wird automatisch aktiviert, wenn Sie Emojis oder Sonderzeichen verwenden, die im GSM-Alphabet nicht enthalten sind.

Wird das Limit überschritten, wird die Nachricht in mehrere zusammengesetzte Segmente aufgeteilt (der Empfänger sieht sie trotzdem als eine einzige lange SMS, aber jedes Segment wird separat abgerechnet). Die Leiste unter dem Nachrichtenfeld zeigt die verwendeten Zeichen und die Segmentanzahl, die sich während der Eingabe aktualisiert, mit einer endgültigen Schätzung, die der Anbieter nach wenigen Sekunden Eingabepause berechnet. Wenn Sie im ersten Segment bleiben können, kostet die Nachricht weniger und ist besser lesbar: vermeiden Sie unnötige Emojis, wenn Sie Unicode nicht wirklich brauchen.

SMS-Vorlagen

Unter Einstellungen → Vorlagen können Sie Textvorlagen erstellen, die dem SMS-Kanal gewidmet sind, zur Wiederverwendung für wiederkehrende Nachrichten (Erinnerungen, Bestätigungen, Standardhinweise). Eine Vorlage kann Platzhalter für Kontakt- oder Firmendaten enthalten: wenn Sie sie über den manuellen Editor auf einer Karte aufrufen, ersetzt Mokapen diese Platzhalter automatisch durch die tatsächlichen Werte der vorliegenden Karte.

Dieses Verhalten gilt nur für den manuellen Versand von einer Karte aus. In Automatisierungen (nächster Abschnitt) wird der Vorlagentext unverändert eingefügt: wenn Sie die Nachricht in einem Ablauf für jeden Kontakt personalisieren möchten, verwenden Sie die Variablen der Automatisierung direkt im Textfeld, nicht die Platzhalter der Vorlage.

SMS-Versand in Automatisierungen

Im Modul Automatisierungen ist die Aktion SMS senden verfügbar, nützlich für sofortige Hinweise bei Ereignissen (dringendes Ticket, gewonnener Deal, nahende Frist) ohne manuellen Eingriff.

Im Modal der Aktion füllen Sie aus:

• SMS-Konto — wählen Sie unter den Aliassen, die mit dem Eigentümer der Automatisierung verknüpft sind. Ist die Liste leer, muss dieser Benutzer zunächst einen Alias unter Integrationen → SMS verknüpfen.
• Vorlage (optional) — fügt den Vorlagentext unverändert ein: benötigen Sie Kontakt- oder Ereignisdaten, fügen Sie diese nach dem Aufrufen der Vorlage als Variablen im Feld Nachricht hinzu.
• Telefon — feste Nummer oder, fast immer, eine Variable, die aus dem Trigger oder einem vorherigen Schritt stammt (z. B. Telefonnummer des Kontakts, der den Ablauf ausgelöst hat).
• Nachricht — Text mit Automatisierungsvariablen; unter dem Feld finden Sie denselben Zeichen- und Segmentzähler wie im manuellen Editor.

Wenn Sie den Ablauf als Teammitglied und nicht als Eigentümer bearbeiten, denken Sie daran, dass derjenige, der den SMS-Alias verknüpft und ausreichendes Guthaben haben muss, der Eigentümer der Automatisierung ist, nicht Sie. Prüfen Sie immer Guthaben und Alias, bevor Sie einen Ablauf in Produktion aktivieren, und kontrollieren Sie den Ausführungsverlauf, wenn ein Sendeschritt fehlschlägt.

Verlauf und Konversationen

Jede gesendete SMS — manuell oder aus einer Automatisierung — hinterlässt an zwei Stellen eine Spur:

• Kontaktkarte — im Verlauf/Zeitleiste erscheint der Sendeeintrag mit Empfänger und Textvorschau (bei automatischen Versendungen wird die Nachrichtenvorschau nicht angezeigt, nur die Empfängernummer).
• Posteingang Nachrichten — SMS-Threads erscheinen zusammen mit WhatsApp und Chat im gleichen zentralen Posteingang, mit Suche im Nachrichtentext. Von dort können Sie auch eine weitere SMS im gleichen Thread senden, aber es bleibt ein neuer ausgehender Versand, keine erhaltene Antwort.

Grenzen, die Sie kennen sollten

• Nur Versand — es gibt keinen Empfang eingehender SMS: ein Kunde kann kein Gespräch beginnen, indem er Ihnen eine SMS schreibt.
• Status „gesendet" — Mokapen zeichnet den erfolgreichen Versand an den Anbieter auf; die App aktualisiert den Status danach nicht automatisch auf „zugestellt" oder „nicht zugestellt". Ist eine Nummer nicht erreichbar, erfahren Sie das über die Kosten-/Berichtsseite des Anbieters, nicht über eine Benachrichtigung in Mokapen.
• Alias, keine dedizierte Nummer — der Absender ist ein alphanumerischer Name (max. 11 Zeichen): keine Nummer, die der Empfänger zurückrufen oder per Sprache beantworten kann.
• Heute nur ein Kanal am Kontakt — die Sendeschaltfläche ist bei Kontakten verfügbar; bei Firmen oder anderen Karten ist der SMS-Versand in der Oberfläche noch nicht verfügbar.

Häufige Probleme

• Ich finde die SMS-Schaltfläche nicht — prüfen Sie, ob Sie einen Plan mit der Integration und einen aktiven Alias haben (nicht nur registriert: er muss die E-Mail-Verifizierung und die Genehmigung durchlaufen haben).
• Alias noch „ausstehend" — prüfen Sie, ob Sie den Link in der Verifizierungs-E-Mail angeklickt haben; falls ja, kann die Genehmigung der rechtlichen Daten einige Werktage dauern.
• Unzureichendes Guthaben — laden Sie das Wallet der Organisation über den Link auf der Seite Integrationen → SMS oder im Bereich Rechnungsstellung auf.
• „Keine gültige Telefonnummer" — die Nummer ist nicht in einem erkannten Format: fügen Sie das internationale Vorwahlkürzel (z. B. +49) auf der Kontaktkarte hinzu und versuchen Sie es erneut.
• SMS wird aus einer Automatisierung nicht gesendet — der Eigentümer des Ablaufs hat keinen Alias verknüpft oder nicht genügend Guthaben: prüfen Sie den Ausführungsverlauf für die genaue Fehlermeldung.
• Die Vorlage personalisiert sich in der Automatisierung nicht — das ist das erwartete Verhalten: in Abläufen ist der Vorlagentext statisch, fügen Sie die Variablen selbst im Feld Nachricht hinzu.

Trennen

Von der Alias-Karte unter Integrationen → SMS haben Sie zwei unterschiedliche Aktionen:

• Von Mokapen trennen — entfernt nur die Verknüpfung mit Ihrer Organisation. Der Alias bleibt beim Anbieter registriert und aktiv: Sie können ihn später mit Alias wiederherstellen erneut verknüpfen.
• Alias löschen — fordert die Löschung des Alias auch beim Anbieter an, zusätzlich zur Entfernung der Verknüpfung in Mokapen. Verwenden Sie dies nur, wenn Sie diese Absenderidentität nicht mehr benötigen.

In beiden Fällen bleibt der Verlauf der bereits gesendeten SMS auf den Kontaktkarten und im Posteingang Nachrichten sichtbar.

Anwendungsfälle

• Terminbestätigung — vor einem wichtigen Besuch oder Anruf senden Sie eine kurze SMS von der Kontaktkarte: für eine kurzfristige Erinnerung besser gelesen und unmittelbarer als eine E-Mail.
• Support-SLA — Automatisierung bei Ticket erstellt mit Priorität Hoch: sofortige SMS an den internen Ansprechpartner plus eine verknüpfte Aufgabe, damit die Dringlichkeit nicht in der Ticket-Warteschlange untergeht.
• Deal gewonnen — Automatisierung bei Deal geändert (Phase wurde „Gewonnen"), die neben der Willkommens-E-Mail eine Bestätigungs-SMS an den Kunden sendet, für einen Kontakt, der auch außerhalb der Bürozeiten oder auf einem Mobiltelefon ohne E-Mail zur Hand erreichbar ist.
• Fristenerinnerungen — geplante Automatisierung, die Aufgaben oder Zahlungen prüft, die in den nächsten Stunden fällig werden, und den Verantwortlichen per SMS benachrichtigt, wenn eine E-Mail Gefahr läuft, übersehen zu werden.
• Standardisierte wiederkehrende Nachrichten — erstellen Sie eine SMS-Vorlage (z. B. Terminerinnerung, Zugangsanweisungen) und rufen Sie sie von der Kontaktkarte auf: der Text personalisiert sich selbst mit den Daten der Karte, ohne ihn jedes Mal neu zu schreiben.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich SMS von meinen Kunden in Mokapen empfangen?

A: Nein. Der Kanal ist nur für den Versand: Sie können SMS an Kontakte senden, aber es gibt keinen Posteingang für eingehende Nachrichten von externen Nummern.

F: Ist der Absenderalias eine Telefonnummer?

A: Nein, es ist ein alphanumerischer Name mit maximal 11 Zeichen (z. B. der Name Ihres Unternehmens), der auf dem Telefon des Empfängers als Absender erscheint. Es ist keine anrufbare Nummer.

F: Wie viel kostet der Versand einer SMS?

A: Die Kosten hängen vom Zielland und der Anzahl der Segmente der Nachricht ab (160 Zeichen pro Segment im Standardalphabet, 70 bei Emojis oder Sonderzeichen). Aktuelle Preise finden Sie im Abschnitt „SMS-Preise" der Seite Integrationen → SMS. Das Guthaben wird zum Zeitpunkt des Versands vom Wallet der Organisation abgezogen.

F: Warum kann ich keine SMS an eine Nummer senden?

A: Die Nummer ist wahrscheinlich nicht in einem erkannten Format. Fügen Sie das internationale Vorwahlkürzel (z. B. +49 für Deutschland) im Telefonfeld des Kontakts hinzu und versuchen Sie es erneut; besteht das Problem weiterhin, prüfen Sie, ob die Nummer tatsächlich korrekt ist.

F: Wie lange dauert die Aktivierung eines neuen Alias?

A: Nach der Verifizierung der geschäftlichen E-Mail geht der Alias zur Genehmigung der rechtlichen Daten durch den Dienstanbieter über: das kann einige Werktage dauern, bevor er aktiv und für den Versand nutzbar wird.

F: Wie weiß ich, ob eine SMS gelesen oder zugestellt wurde?

A: Mokapen zeigt, dass der Versand an den Anbieter erfolgreich war, aktualisiert den Status in der Oberfläche heute aber nicht automatisch auf „zugestellt" oder „nicht zugestellt". Für zuverlässige Lesebestätigungen ziehen Sie einen alternativen Kanal in Betracht (z. B. Online-Annahme von Angeboten/Aufträgen), wenn eine genaue Nachverfolgung erforderlich ist.

F: Personalisiert sich die SMS-Vorlage selbst mit den Kontaktdaten?

A: Ja, aber nur wenn Sie sie über den manuellen Editor auf einer Kontaktkarte aufrufen: die Platzhalter werden durch echte Daten ersetzt. In Automatisierungen wird die Vorlage als fester Text eingefügt: wird eine Personalisierung pro Kontakt benötigt, fügen Sie die Automatisierungsvariablen im Feld Nachricht hinzu.

F: Wer kann SMS in Automatisierungen senden?

A: Die Aktion verwendet den mit dem Eigentümer der Automatisierung verknüpften Alias. Sind Sie Teammitglied des Ablaufs, hängt der Versand trotzdem vom Alias und Guthaben des Eigentümers ab, nicht von Ihrem Konto.

F: Kann ich in derselben Organisation mehrere Aliasse verwenden?

A: Ja, wenn verschiedene Benutzer unterschiedliche Aliasse verknüpfen. Im manuellen Editor wählen Sie, falls mehr als einer verfügbar ist, vor dem Senden aus, welcher als Absender verwendet werden soll.

F: Was passiert mit den Daten, wenn ich die Integration trenne?

A: Mit Von Mokapen trennen bleibt der SMS-Verlauf sichtbar und der Alias bleibt beim Anbieter für eine zukünftige erneute Verknüpfung aktiv. Mit Alias löschen fordern Sie auch die Löschung beim Anbieter an: verwenden Sie dies nur, wenn Sie diesen Absender nicht mehr benötigen.