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Leitfaden Anwesenheiten

Der Bereich Anwesenheiten ist Mokapens HR-Modul zum Erfassen von Stunden und Arbeitstagen der Personen: Arbeit vor Ort, Krankheit, Urlaub, Freistellungen und andere Typen. Jede Anwesenheit hat Person, Standort, Datum, Start-/Endzeit, Typ, Notizen und (falls vorgesehen) Datenschutz. Sie kann mit einer geplanten Schicht am selben Tag/Standort verknüpft werden.

Zugriff über das Menü Personal → Anwesenheiten, oder Anwesenheit erfassen aus dem «+»-Menü (typische Tastenkürzel: R). Die Standardansicht ist der Kalender; Sie können zur Liste wechseln. Das Modul erfordert die aktive App Anwesenheiten, die richtigen Berechtigungen und einen passenden Premium-Plan (HR-Paket). Prüfen Sie die Verfügbarkeit in Ihrem Plan.

Was Anwesenheiten nicht sind: kein automatisches Zeiterfassungssystem (Clock-in/out), keine Pflicht-Geolokalisierung und kein «Manager-Genehmigungs»-Ablauf (pending/approved). Sie (oder ein Editor) erfassen Datum und Zeiten — manuell, auch blockweise oder aus der Planung. Das Timesheet, falls in Mokapen vorhanden, ist eine separate App.

Rolle im CRM und Verhältnis zu Schichten

• Schichten = Plan («Sie sollten hier in diesen Zeitfenstern sein»).
• Anwesenheiten = Ist («Sie waren / Sie haben diese Stunden / diesen Typ erfasst»).

Gemeinsame Nutzung ist der empfohlene Ablauf: Der Editor plant Schichten, erfasst dann Anwesenheiten (oder lässt sie erfassen). Von der Schichtkarte öffnen Sie Shortcuts zum Erstellen/Bearbeiten der Anwesenheit und sehen Stundenabweichungen. Bei Anwesenheitserstellung kann Mokapen automatisch verknüpfen, wenn eine Schicht für denselben Benutzer + Standort + Tag existiert (shift_id). In Berichten finden Sie, wo vorgesehen, auch Kreuzdaten Schichten + Anwesenheiten.

Benutzerberechtigungen: wer sieht, wer erstellt, wer bearbeitet

Es gibt keine «Genehmiger»-Rolle. Entscheidend sind App, Editor, Reportees und Datenschutz auf der einzelnen Anwesenheit.

1. App und Plan

Die App Anwesenheiten muss aktiv sein (passender Premium-Plan). Der Owner aktiviert sie unter Einstellungen → Anwendungen. Ohne App sehen Sie weder Menü, Liste noch Anwesenheitsberichte.

2. Anwesenheiten-Editoren

Unter Einstellungen → Personal → Anwesenheiten wählt der Owner, wer Anwesenheiten für alle erstellen und bearbeiten darf (ausgewählte Benutzer oder ganze Organisation). Editoren:

• erfassen Anwesenheiten für jede Person (auch mehrere Personen auf einmal);
• bearbeiten, verschieben (Drag&drop), klonen, planen, archivieren und löschen;
• können Datenschutz, Mitarbeiter/Stakeholder und Gruppen auf der Anwesenheit setzen;
• bei Zeitüberlappung erhalten sie eine Warnung, können aber trotzdem speichern (flexiblere Policy als normaler Benutzer).

Anwesenheiten-Editor zu sein macht Sie auch Schichten-Editor (Planung und Ist abstimmen).

3. Nicht-Editor-Benutzer

Er kann typischerweise eigene Anwesenheiten erfassen und verwalten und, wo vorgesehen, die seiner Reportees (Mitglieder der Teams, die er führt). Er verwaltet nicht den Plan der ganzen Org. Bei Zeitüberlappung kann Mokapen das Speichern blockieren (im Gegensatz zum Editor).

4. Datenschutz auf der einzelnen Anwesenheit

Wie bei anderen Mokapen-Entitäten: öffentliche Anwesenheit (in der Org, gemäß Berechtigungen) oder private — sichtbar für wer expliziten Zugriff hat (Person der Anwesenheit, wer sie erstellt hat, angegebene Mitarbeiter/Stakeholder, Datenschutzregeln). Editoren setzen Datenschutz und Stakeholder bei Erstellung/Karte. Private Datenschutzeinstellung für Krankheit oder sensible Daten, die nicht allen erscheinen sollen.

5. Einstellung «Sichtbarkeit der Anwesenheiten»

In den Anwesenheitseinstellungen finden Sie auch einen Block Sichtbarkeit (nur meine / auch Team / auch Reportees / ausgewählte Benutzer). Er deklariert, wer was sehen soll. Im Alltag zählen jedoch vor allem: wer Editor ist, Reportees für Bearbeitung und Datenschutz auf dem einzelnen Datensatz. Passt etwas nicht zu den Team-Erwartungen, prüfen Sie zuerst Editor und Datenschutz, dann die Sichtbarkeits-Konfiguration mit einem Admin.

Kurz zusammengefasst:

• Owner — aktiviert App, Standorte, Typen, Editoren (und Sichtbarkeitsoptionen).
• Editor — erfasst und korrigiert für alle; plant und führt Bulk-Aktionen aus.
• Nicht-Editor — verwaltet sich (und Reportees); nicht die ganze Org.
• Datenschutz — schränkt das Lesen des sensiblen Einzeldatensatzes ein.

Anwesenheitstypen

Jede Anwesenheit hat einen Typ (konfigurierbares Feld). Hat die Organisation noch keine individuellen Typen, bietet Mokapen typische Standardwerte:

• Arbeit — Arbeitstag/-stunden.
• Krankheit
• Urlaub
• Freistellung
• Sonstiges

Typen können Sie unter Einstellungen → Personal → Anwesenheiten anpassen (Typverwaltung). Typen speisen Berichte (Stunden nach Typ) und Filter: nutzen Sie sie im Team einheitlich.

Seite Anwesenheiten — Leiste und Ansichten

Wie bei Schichten finden Sie Kalender und Liste.

• Kalender – Zeilen: ganzer Monat, Monatsnavigation; Zeilen = Tage; Spalten je nach Gruppierung.
• Kalender – Spalten: Fenster von Tagen um heute; existieren Schichten-Presets mit Zeitfenstern, kann das Raster Spalten nach Zeit-Slots unterteilen.
• Gruppieren nach: Standort → Benutzer oder Benutzer → Standort.
• Heute: zum aktuellen Tag scrollen.
• Erweiterte Filter: mit Basis-Premium-Plan (wo vorgesehen).
• Anwesenheit erfassen / Aktionen: Erstellung; für Editoren auch Planen, Duplizieren, Archiv, Bulk-Aktionen in der Liste.

In der Liste (Tabelle): Person, Datum, Zeiten, Typ, Standort, Notizen, wer erstellt/aktualisiert hat (und Gruppen wenn Editor). Ideal für Massenkorrekturen und analytischen Export zu Berichten.

Anwesenheitskarte

Klick auf Karte oder Zeile öffnet die Karte (Modal). Typische Felder:

• Person — vom Editor bearbeitbar; sonst meist auf Sie fixiert.
• Standort, Datum, Startzeit / Endzeit.
• Schicht-Preset (optional, wenn App Schichten aktiv) — füllt Zeiten aus Preset-Fenstern.
• Typ, Notizen.
• Datenschutz / Mitarbeiter / Gruppen — für Editoren.
• Badge Archiviert, wenn außerhalb aktiver Ansichten.

Menü Optionen: Klonen, Archivieren / Wiederherstellen, Löschen. Im Kalender können Sie mit den richtigen Berechtigungen die Anwesenheit ziehen (Datum/Standort/Benutzer ändern; Zeit-Snap kann sich an einen Schicht-Slot desselben Tages anpassen).

Anwesenheit erfassen

1. Menü «+» → Anwesenheit erfassen, oder über Personal → Anwesenheiten, oder von einer Schichtkarte.
2. Wählen Sie Person (wenn Editor; mehrere möglich), Standort, Daten (auch Bereich), Typ, Zeiten (manuell oder aus Schicht-Preset).
3. Notizen hinzufügen; wenn Editor, Datenschutz/Stakeholder bei Bedarf setzen.
4. Speichern. Bei Zeitüberlappung: Block (normaler Benutzer) oder Warnung (Editor). An Org-Schließtagen erscheint eine Warnung: Sie können trotzdem speichern (kein Server-Block).

Planen und duplizieren

Planen (Editor) kopiert einen Zeitraum von Anwesenheiten in einen Zielmonat und behält Wochentag und Position im Monat — gleiche Logik wie Schichten. Nützlich für wiederkehrende Muster (z. B. festes Teilzeit), nicht um tägliche Erfassung variabler Arbeit zu ersetzen.

Duplizieren / Klonen erstellt Kopien von Karte oder Mehrfachauswahl in der Liste; dann Daten und Zeiten aktualisieren.

Bearbeiten, archivieren, löschen

• Bearbeiten — inline in der Karte oder Bulk in der Liste (Editor).
• Verschieben — Drag&drop im Kalender.
• Archivieren — entfernt aus aktiven Ansichten ohne Historie zu verlieren; Wiederherstellen aus Archiv oder Kartenmenü.
• Löschen — endgültige Entfernung des Datensatzes; für Fehler, nicht für abgeschlossene Monate (besser archivieren).

Einstellungen Anwesenheiten

Pfad: Organisationseinstellungen → Personal → Anwesenheiten.

• Benutzer, die Anwesenheiten erstellen und bearbeiten können — Editor-Liste (Haupthebel der Berechtigungen).
• Sichtbarkeit — Optionen «nur meine / Team / Reportees / Benutzer»; siehe Berechtigungsabschnitt oben.
• Typen — Typen anlegen/bearbeiten (Arbeit, Urlaub, … oder branchenspezifisch custom).
• Standorte und Schließungen — in allgemeinen Org-Einstellungen; mit Schichten geteilt.

Es gibt keine Anwesenheitseinstellungen für GPS, Geofence oder automatisches «Remote-Arbeit»: Arbeiten Sie remote, erfassen Sie trotzdem Standort/Typ/Notizen gemäß interner Richtlinien.

Berichte Anwesenheiten

Menü Berichte → Anwesenheiten: Diagramme und Liste. Typische Analysen:

• Stunden pro Standort
• Stunden pro Typ
• Wochenend- / Werktagsstunden
• Stunden pro Benutzer (pro Standort und in Tabelle)
• Stunden pro Benutzer / Wochentag
• Kreuzdaten (Schichten und Anwesenheiten) — wenn auch die App Schichten aktiv ist

Erweiterte Filter erfordern oft einen Basis-Premium-Plan. Nutzen Sie Berichte für interne Lohnabrechnung, Standortauslastung und Abweichungen vom Geplanten — nicht für die tägliche Erfassung (die bleibt Kalender/Liste und «Anwesenheit erfassen»).

Anwendungsfälle

• Filialgeschäft: Editor = Filialleiter; Personal erfasst (oder lässt erfassen) Arbeitstage; Urlaub/Krankheit mit eigenem Typ und Datenschutz bei Bedarf.
• Team mit Manager: Nicht-Editor-Manager verwaltet Reportees; HR-Editor sieht und korrigiert alles.
• Schichten-Abstimmung: Monat in Schichten planen → am Wochenende Anwesenheiten erfassen → Kreuzdaten in Berichten prüfen.
• Abwesenheiten: Typ Urlaub/Freistellung/Krankheit auf ganzen Tag (konventionelle Zeiten gemäß interner Policy).

Empfohlene Prozesse

• Definieren Sie Typen und Editoren vor Go-live mit dem Team.
• Erfassen Sie Anwesenheiten am selben Tag oder am Wochenende, nicht Monate später.
• Für sensible Daten (Krankheit) privaten Datenschutz nutzen.
• Überlappungen vermeiden: Ein Benutzer sollte am selben Tag nicht zwei sich berührende Zeitfenster ohne Grund haben.
• Archivieren abgeschlossene Perioden; nur Fehler löschen.
• Immer mit Schichten kombinieren, wenn Sie Standorte planen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich in der App ein-/ausstempeln?

A: Mokapen-Anwesenheiten sind Datums-/Zeiterfassungen (manuell oder geplant), kein GPS-Badge Clock-in/out.

F: Muss der Manager meine Anwesenheit genehmigen?

A: Es gibt keinen Genehmigungs-Workflow. Wer Editor ist, kann erstellen/korrigieren; andere verwalten sich (und Reportees).

F: Warum kann ich nicht speichern? Es gibt eine Überlappung.

A: Sie haben bereits eine Anwesenheit am selben Tag mit einem sich berührenden oder überlappenden Fenster. Korrigieren Sie die Zeiten oder fragen Sie einen Editor (der mit Warnung speichern kann).

F: Unterschied zwischen Anwesenheiten und Schichten?

A: Schichten = Planung. Anwesenheiten = erfasste Stunden/Typen. Ideal zusammen; Details im Leitfaden Schichten.

F: Ich sehe Anwesenheit erfassen nicht.

A: App nicht aktiv, Plan nicht passend oder unzureichende Berechtigungen. Mit einem Organisations-Admin prüfen.

F: Wozu dient der Typ?

A: Um Arbeit, Urlaub, Krankheit, Freistellung… für Filter und Berichte zu unterscheiden. In den Anwesenheitseinstellungen anpassen.