Lernen sie mokapen

Integrationen

Integrationen verbinden Mokapen mit den Anwendungen, die Sie bereits nutzen — Kalender, Adressbuch, E-Mail, Cloud-Speicher, E-Commerce, Rechnungsstellung, Marketing, Messaging — sodass Daten im CRM fließen, ohne manuelle Kopien, Tabellenexporte oder doppelte Eingabe. Ein auf der Website erstellter Kontakt, ein Termin im Kalender, eine Bestellung aus dem Online-Shop oder eine Datei auf Drive kann in Mokapen beim richtigen Datensatz landen, und umgekehrt.

Diese Seite ist der allgemeine Überblick: Was Integrationen sind, wann sie sinnvoll sind, welche Vorteile sie dem Team bringen und wie Sie sich im Bereich Integrationen orientieren. Für jede verbindbare App gibt es (oder wird es geben) einen eigenen Leitfaden mit den konkreten Schritten zum Verbinden und Konfigurieren — Google Calendar, Google Contacts und Google Drive haben bereits ihre eigene Seite.

Was sie sind und wie sie funktionieren

Eine Integration ersetzt die externe App nicht: Sie schafft eine autorisierte Brücke zwischen Ihrem Konto (Google, Microsoft, Shopify usw.) und Ihrer Mokapen-Organisation. Sie entscheiden, was synchronisiert wird, in welche Richtung und mit welchen Regeln; Mokapen führt die Abstimmung im Hintergrund oder beim Speichern durch, je nach Integrationsart.

Wichtige Punkte des Mokapen-Modells:

• Pro Organisation — jede Verbindung gilt innerhalb der Org, in der Sie arbeiten. Org wechseln → prüfen, welche Integrationen dort aktiv sind.
• Pro verbindendem Benutzer — in der Regel autorisiert, wer auf «Verbinden» klickt, sein eigenes externes Konto. Auf der Seite sehen Sie Verbundenes Konto (E-Mail des Dienstes) und wer die Verbindung erstellt hat.
• Optionale Freigabe — einige Integrationen (z. B. Cloud-Speicher) erlauben anderen Teammitgliedern dieselbe Verbindung zu nutzen, sodass nicht jeder erneut anmelden muss.
• Sichtbare Status — Verbunden, Synchronisierung läuft, Fehler: Sie merken sofort, wenn etwas nicht stimmt.
• Trennen — Sie können die Brücke jederzeit in Mokapen widerrufen. Beim Trennen zeigt Mokapen oft ein Fenster, in dem Sie wählen, ob Sie bereits importierte Daten in der Org behalten (bleiben im CRM, synchronisieren aber nicht mehr) oder sie aus Mokapen entfernen. Daten beim externen Dienst (Google usw.) werden in der Regel nicht automatisch gelöscht.

Integrationen ergänzen die CRM-Module (Kontakte, Termine, Deals, Tickets, Bestellungen…) und Automatisierungen: Viele automatische Aktionen (E-Mail senden, Tabellen lesen, SMS) erfordern, dass die entsprechende Integration aktiv und gültig ist.

Vorteile für das Team

• Ein Ort zum Arbeiten — der Vertriebsmitarbeiter sieht am Kontakt E-Mails, Termine und Deals, ohne fünf Tabs zu öffnen.
• Weniger Fehler — keine vergessenen CSV-Dateien oder Kontakte, die zweimal mit unterschiedlichen Daten erfasst wurden.
• Konsistenter Verlauf — Tickets, Deals und Anhänge bleiben mit demselben Datensatz verknüpft.
• Zeit gespart — automatische oder manuelle Synchronisierung statt wöchentlichem Export/Import.
• Automatisierungen möglich — mit aktuellen Daten in Mokapen starten Workflows und Regeln auf echten Informationen.
• Skalierbarkeit — neuer Kollege: Apps verbinden oder ein gemeinsames Konto nutzen, wo vorgesehen, ohne das gesamte CRM neu aufzubauen.

Wo Sie den Bereich Integrationen finden

Innerhalb der Organisation öffnen Sie das Benutzermenü und wählen Integrationen. Es erscheint ein Raster mit allen für Ihren Tarif verfügbaren Apps: Jede Karte zeigt Name, kurze Beschreibung und Status (aktiv oder demnächst).

Mit einem Klick auf eine Karte gelangen Sie zur Integrationsseite: Dort finden Sie die Schaltfläche zum Verbinden des Kontos, Sync-Einstellungen, Speichern / Synchronisieren / Trennen. Nicht alle Integrationen haben dieselben Optionen — Kalender, Adressbuch und Cloud haben unterschiedliche Bildschirme, weil sie verschiedene Dinge tun.

Einige Integrationen erfordern einen höheren Tarif (Medaillen-Symbol): Ohne passenden Tarif können Sie die Beschreibung lesen, aber die Verbindung nicht abschließen.

Integrationsarten in Mokapen

Mokapen gruppiert Integrationen nach Funktionsbereich. Kurz zusammengefasst, wofür sie dienen:

• Kalender — gleicht Mokapen-Termine mit externen Kalendern ab (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal für Kundentermine und geteilte Agenda.
• Adressbuch und Vertrieb — synchronisiert Kontakte (Google Contacts, Outlook Contacts, Datenanreicherung, LinkedIn…). Verbindet das CRM mit dem Adressbuch, das Sie täglich nutzen.
• Cloud-Speicher — Dateien von Google Drive, OneDrive usw. direkt aus CRM-Datensätzen anhängen und speichern.
• Kommunikation — E-Mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: Nachrichten mit Kontakten verknüpft und von Automatisierungen genutzt.
• Marketing — Listen und Kampagnen (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): Kontakte und Statistiken mit dem CRM abgestimmt.
• E-Commerce — Shopify, WooCommerce: Produkte, Bestellungen und Kunden im Mokapen-Vertriebsfluss.
• Rechnungsstellung — z. B. Fatture in Cloud: Stammdaten, Produkte, Angebote und Bestellungen konsistent zwischen Systemen.
• Werbung und Meetings — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: Kampagnendaten oder Teilnehmer, wo der Connector es vorsieht.

Die tatsächliche Liste hängt vom Tarif und den für Ihre Org freigeschalteten Apps ab: Nicht jeder Eintrag ist für alle verfügbar.

Ein Konto verbinden (allgemein)

Der Ablauf ist immer ähnlich, unabhängig vom Anbieter:

1. Öffnen Sie die Integrationsseite in Mokapen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Verbinden (Anmelden mit…, Synchronisieren…, Konto verbinden…).
3. Sie werden zur Website des Anbieters weitergeleitet (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Melden Sie sich mit dem Konto an, das Sie nutzen möchten — es kann anders sein als die E-Mail, mit der Sie sich bei Mokapen anmelden.
5. Lesen Sie, wozu Mokapen Berechtigung anfordert, und bestätigen Sie mit Zulassen / Autorisieren.
6. Sie kehren zu Mokapen zurück: Einstellungen und Sync-Schaltflächen erscheinen.

Wenn Sie die Berechtigungen nicht akzeptieren, wird die Verbindung nicht abgeschlossen: Mokapen kann auf diesem Dienst keine Daten lesen oder schreiben. Automatisierungen und Funktionen, die von dieser App abhängen, bleiben blockiert, bis Sie autorisieren.

Nach der ersten Verbindung kann Mokapen den Zugriff automatisch erneuern. Wenn Sie das Passwort ändern, die App im Anbieter-Panel widerrufen oder die Sitzung abläuft, erscheint in Mokapen oft eine Meldung über abgelaufene Verbindung: trennen und erneut verbinden.

Eine Integration trennen

Wenn Sie auf Trennen auf einer Integrationsseite klicken, öffnet sich eine Bestätigung. Neben der Eingabe des geforderten Worts fragen viele Integrationen, was mit den bereits in Mokapen vorhandenen Daten geschehen soll:

• In Mokapen behalten (Standardoption, wo vorgesehen) — Kontakte, Termine, Anhänge oder andere importierte Datensätze bleiben im CRM, aber die Verbindung zum externen Dienst wird unterbrochen: Keine bidirektionale Synchronisierung mehr, bis Sie erneut verbinden.
• Aus Mokapen entfernen — durch Abwählen der «Behalten»-Kästchen oder Aktivieren des Entfernen-Schalters löscht Mokapen aus der Org die Datensätze oder Verweise dieser Synchronisierung (z. B. von Google importierte Kontakte, Drive-Anhangslinks). Das ist keine Massenlöschung bei Google / Microsoft / externer Cloud: Dort bleiben die Daten, sofern Sie sie nicht manuell löschen.

Die Optionen variieren je nach Integrationsart — z. B. unterscheidet Google Contacts zwischen Kontakten und Unternehmen; Google Drive bietet an, nur die Links in Mokapen zu entfernen. Lesen Sie das Fenster immer vor der Bestätigung, besonders wenn Sie Konto oder Org wechseln.

Berechtigungen und Datenschutz

Jeder Anbieter zeigt eine Liste dessen, was Mokapen tun darf (Kalender lesen, Kontakte verwalten, von der App erstellte Dateien zugreifen, E-Mails senden…). Mokapen fordert nur die für diese Integration nötigen Berechtigungen an — keinen generischen Zugriff auf Ihr gesamtes Konto, wenn das nicht erforderlich ist.

In Mokapen finden Sie neben den Anbieterberechtigungen oft:

• Sichtbarkeit — importierte Kontakte oder Daten für die gesamte Org oder nur für Sie sichtbar.
• Verbindungsfreigabe — anderen Benutzern Ihr verbundenes Konto nutzen lassen (wo unterstützt).
• Ausdrückliche Autorisierung — bei manchen Syncs (z. B. Adressbuch) ein Kästchen «Ich autorisiere die Kopie der Daten…» vor der Synchronisierung.

Kombinieren Sie diese Auswahl mit den Mokapen-Rollen und Berechtigungen: Ein Benutzer ohne Kontaktberechtigung verwaltet ohnehin keine Datensätze, die er nicht sehen darf.

Synchronisierungsrichtung

Viele Integrationen (Kalender, Adressbuch, Marketinglisten) erlauben die Wahl, in welche Richtung Daten fließen:

• Nur zu Mokapen — die externe App speist das CRM; Änderungen in Mokapen gehen nicht zurück.
• Nur zur externen App — Mokapen sendet Daten (z. B. im CRM erstellte Kontakte ins Cloud-Adressbuch).
• Beide Richtungen — Aktualisierungen in einem System spiegeln sich im anderen, mit Regeln für Duplikate und Konflikte, wo vorgesehen.

Andere Connectoren (Dateispeicher, manche E-Mail) arbeiten eher «operativ»: anhängen, speichern, senden — ohne fortlaufende bidirektionale Synchronisierung von Stammdaten.

Nach jeder Einstellungsänderung verwenden Sie Speichern und, wo vorhanden, Synchronisieren, um die Regeln anzuwenden.

Typische Anwendungsfälle

Vertrieb und CRM

• Google- oder Outlook-Adressbuch ins CRM importieren und Kunden abgestimmt halten.
• E-Commerce verbinden: Online-Bestellung → Kontakt + Opportunity in Mokapen.
• Rechnungsstellung: Angebot in Mokapen konsistent mit Dokument im Abrechnungssystem.

Betrieb und Kalender

• Meeting in Google Calendar → Termin in Mokapen mit Teilnehmern und Link zum Kundendatensatz.
• In Mokapen erstellter Termin → Ereignis auf dem Handy des Vertriebsmitarbeiters.
• Vertragsanhänge auf Drive mit dem Deal verknüpft, für das Team zugänglich.

Support und Kommunikation

• IMAP-E-Mail mit Kontakt verknüpft: Gesprächsverlauf am Datensatz.
• SMS oder WhatsApp aus Automatisierung bei Ticket- oder Deal-Auslöser.

Marketing

• Newsletter-Anmeldung → Kontakt in Mokapen mit Tag und verfolgter Kampagne.
• Geöffnete Mailchimp-Kampagnen-E-Mail → Aktivität sichtbar am CRM-Kontakt.

Der ideale Ablauf wird auch in Erste Schritte mit Mokapen beschrieben: E-Mail → Kontakt → Aufgabe → Deal → Angebot, mit Integrationen, die App-Wechsel vermeiden.

Integrationen und Automatisierungen

Automatisierungen können E-Mails, SMS senden, Google- oder Excel-Online-Tabellen lesen, Tickets aus Formularen erstellen — aber nur, wenn die zugehörige Integration beim Flussinhaber oder in der Org aktiv ist. Ein Schritt «E-Mail senden» schlägt fehl, wenn kein SMTP-Konto verbunden ist; «Google Sheet lesen» ohne gültiges Google-Konto ebenso.

Prüfen Sie vor dem Produktivgang eines Workflows Integrationen und Benutzerberechtigungen. Aktionsdetails: Automatisierungen → Integrationsbezogene Aktionen.

Eigene Leitfäden pro App

Für Schritt-für-Schritt-Verbindung und spezifische Einstellungen öffnen Sie den Leitfaden der benötigten Integration:

• Google Calendar — Termine und Kalender.
• Google Contacts — Kontaktadressbuch.
• Google Drive — Anhänge und Dateispeicher.
• Microsoft Outlook Calendar — Termine und Outlook-Kalender.
• Microsoft Outlook Contacts — Outlook-Kontakte.
• OneDrive — Anhänge und Microsoft-Cloud-Speicher.
• MailerLite — Kontakte und E-Mail-Marketing-Listen.
• MailChimp — Audiences und Marketing-Abonnenten.

Weitere Integrationen erhalten eigene Seiten, sobald wir sie veröffentlichen. Bis dahin nutzen Sie die Integrationsseite in Mokapen und die Beschreibung auf der Karte.

Häufige Probleme (alle Integrationen)

• Abgelaufene Verbindung — in Mokapen trennen und erneut verbinden, alle Berechtigungen akzeptieren.
• Sync bei «läuft» hängen — warten; bei großen Adressbüchern kann es Minuten dauern. Wenn es nicht endet, trennen und erneut verbinden.
• Duplikate — oft erste Sync ohne E-Mail-Regeln oder doppelte Verbindung desselben Dienstes mit verschiedenen Konten. Nutzen Sie Anti-Duplikat-Regeln, wo vorgesehen, und das Duplikate-Tool im Adressbuch.
• Fehlende Daten — Sync-Richtung, Sichtbarkeit «nur ich», Mokapen-Rollenberechtigungen und das richtige verbundene Konto prüfen (E-Mail auf der Seite angezeigt).
• Automatisierung schlägt fehl — Integration des Flussinhabers und Schrittverlauf in Automatisierungen prüfen.

Tipps für das Team

• Entscheiden Sie, wer was verbindet (z. B. ein team@-Kalenderkonto, ein Unternehmens-Drive) und dokumentieren Sie es intern.
• Verbinden Sie Integrationen vor Massenimporten oder Automatisierungs-Go-live.
• Testen Sie auf Test-Org oder Testdaten, wenn die Sync invasiv ist (gesamtes Adressbuch, Jahreskalender).
• Gleichen Sie Teilnehmer- / Organisator-E-Mails ab, wenn Sie ein anderes Mokapen-Konto als das Cloud-Kalenderkonto nutzen.
• Prüfen Sie regelmäßig inaktive Integrationen oder ausgeschiedene Org-Benutzer — trennen Sie, was nicht mehr benötigt wird.
• Mokapen AI und Berichte arbeiten mit Daten, die bereits in Mokapen sind: Regelmäßige Sync = nützlicher Assistent und Dashboards.