Lernen sie mokapen

Integrationen

Integrationen verbinden Mokapen mit den Anwendungen, die Sie bereits nutzen — Kalender, Adressbuch, E-Mail, Cloud-Speicher, E-Commerce, Rechnungsstellung, Marketing, Messaging — sodass Daten im CRM fließen, ohne manuelle Kopien, Tabellenexporte oder doppelte Eingabe. Ein auf der Website erstellter Kontakt, ein Termin im Kalender, eine Bestellung aus dem Online-Shop oder eine Datei auf Drive kann in Mokapen beim richtigen Datensatz landen, und umgekehrt.

Diese Seite ist der allgemeine Überblick: Was Integrationen sind, wann sie sinnvoll sind, welche Vorteile sie dem Team bringen und wie Sie sich im Bereich Integrationen orientieren. Für jede verbindbare App gibt es (oder wird es geben) einen eigenen Leitfaden mit den konkreten Schritten zum Verbinden und Konfigurieren — Google Calendar, Google Contacts und Google Drive haben bereits ihre eigene Seite.

Was sie sind und wie sie funktionieren

Eine Integration ersetzt die externe App nicht: Sie schafft eine autorisierte Brücke zwischen Ihrem Konto (Google, Microsoft, Shopify usw.) und Ihrer Mokapen-Organisation. Sie entscheiden, was synchronisiert wird, in welche Richtung und mit welchen Regeln; Mokapen führt die Abstimmung im Hintergrund oder beim Speichern durch, je nach Integrationsart.

Wichtige Punkte des Mokapen-Modells:

• Pro Organisation — jede Verbindung gilt innerhalb der Org, in der Sie arbeiten. Org wechseln → prüfen, welche Integrationen dort aktiv sind.
• Pro verbindendem Benutzer — in der Regel autorisiert, wer auf «Verbinden» klickt, sein eigenes externes Konto. Auf der Seite sehen Sie Verbundenes Konto (E-Mail des Dienstes) und wer die Verbindung erstellt hat.
• Optionale Freigabe — einige Integrationen (z. B. Cloud-Speicher) erlauben anderen Teammitgliedern dieselbe Verbindung zu nutzen, sodass nicht jeder erneut anmelden muss.
• Sichtbare Status — Verbunden, Synchronisierung läuft, Fehler: Sie merken sofort, wenn etwas nicht stimmt.
• Trennen — Sie können die Brücke jederzeit in Mokapen widerrufen. Beim Trennen zeigt Mokapen oft ein Fenster, in dem Sie wählen, ob Sie bereits importierte Daten in der Org behalten (bleiben im CRM, synchronisieren aber nicht mehr) oder sie aus Mokapen entfernen. Daten beim externen Dienst (Google usw.) werden in der Regel nicht automatisch gelöscht.

Integrationen ergänzen die CRM-Module (Kontakte, Termine, Deals, Tickets, Bestellungen…) und Automatisierungen: Viele automatische Aktionen (E-Mail senden, Tabellen lesen, SMS) erfordern, dass die entsprechende Integration aktiv und gültig ist.

Vorteile für das Team

• Ein Ort zum Arbeiten — der Vertriebsmitarbeiter sieht am Kontakt E-Mails, Termine und Deals, ohne fünf Tabs zu öffnen.
• Weniger Fehler — keine vergessenen CSV-Dateien oder Kontakte, die zweimal mit unterschiedlichen Daten erfasst wurden.
• Konsistenter Verlauf — Tickets, Deals und Anhänge bleiben mit demselben Datensatz verknüpft.
• Zeit gespart — automatische oder manuelle Synchronisierung statt wöchentlichem Export/Import.
• Automatisierungen möglich — mit aktuellen Daten in Mokapen starten Workflows und Regeln auf echten Informationen.
• Skalierbarkeit — neuer Kollege: Apps verbinden oder ein gemeinsames Konto nutzen, wo vorgesehen, ohne das gesamte CRM neu aufzubauen.

Wo Sie den Bereich Integrationen finden

Innerhalb der Organisation öffnen Sie das Benutzermenü und wählen Integrationen. Es erscheint ein Raster mit allen für Ihren Tarif verfügbaren Apps: Jede Karte zeigt Name, kurze Beschreibung und Status (aktiv oder demnächst).

Mit einem Klick auf eine Karte gelangen Sie zur Integrationsseite: Dort finden Sie die Schaltfläche zum Verbinden des Kontos, Sync-Einstellungen, Speichern / Synchronisieren / Trennen. Nicht alle Integrationen haben dieselben Optionen — Kalender, Adressbuch und Cloud haben unterschiedliche Bildschirme, weil sie verschiedene Dinge tun.

Einige Integrationen erfordern einen höheren Tarif (Medaillen-Symbol): Ohne passenden Tarif können Sie die Beschreibung lesen, aber die Verbindung nicht abschließen.

Integrationsarten in Mokapen

Mokapen gruppiert Integrationen nach Funktionsbereich. Kurz zusammengefasst, wofür sie dienen:

• Kalender — gleicht Mokapen-Termine mit externen Kalendern ab (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal für Kundentermine und geteilte Agenda.
• Adressbuch und Vertrieb — synchronisiert Kontakte (Google Contacts, Outlook Contacts, Datenanreicherung, LinkedIn…). Verbindet das CRM mit dem Adressbuch, das Sie täglich nutzen.
• Cloud-Speicher — Dateien von Google Drive, OneDrive usw. direkt aus CRM-Datensätzen anhängen und speichern.
• Kommunikation — E-Mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: Nachrichten mit Kontakten verknüpft und von Automatisierungen genutzt. Für Gmail, Microsoft 365 und die anderen Anbieter stehen die Schritte, die Sie auch außerhalb von Mokapen ausführen, weiter unten.
• Marketing — Listen und Kampagnen (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): Kontakte und Statistiken mit dem CRM abgestimmt.
• E-Commerce — Shopify, WooCommerce: Produkte, Bestellungen und Kunden im Mokapen-Vertriebsfluss.
• Rechnungsstellung — z. B. Fatture in Cloud: Stammdaten, Produkte, Angebote und Bestellungen konsistent zwischen Systemen.
• Werbung und Meetings — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: Kampagnendaten oder Teilnehmer, wo der Connector es vorsieht.

Die tatsächliche Liste hängt vom Tarif und den für Ihre Org freigeschalteten Apps ab: Nicht jeder Eintrag ist für alle verfügbar.

Ein Konto verbinden (allgemein)

Der Ablauf ist immer ähnlich, unabhängig vom Anbieter:

1. Öffnen Sie die Integrationsseite in Mokapen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Verbinden (Anmelden mit…, Synchronisieren…, Konto verbinden…).
3. Sie werden zur Website des Anbieters weitergeleitet (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Melden Sie sich mit dem Konto an, das Sie nutzen möchten — es kann anders sein als die E-Mail, mit der Sie sich bei Mokapen anmelden.
5. Lesen Sie, wozu Mokapen Berechtigung anfordert, und bestätigen Sie mit Zulassen / Autorisieren.
6. Sie kehren zu Mokapen zurück: Einstellungen und Sync-Schaltflächen erscheinen.

Wenn Sie die Berechtigungen nicht akzeptieren, wird die Verbindung nicht abgeschlossen: Mokapen kann auf diesem Dienst keine Daten lesen oder schreiben. Automatisierungen und Funktionen, die von dieser App abhängen, bleiben blockiert, bis Sie autorisieren.

Nach der ersten Verbindung kann Mokapen den Zugriff automatisch erneuern. Wenn Sie das Passwort ändern, die App im Anbieter-Panel widerrufen oder die Sitzung abläuft, erscheint in Mokapen oft eine Meldung über abgelaufene Verbindung: trennen und erneut verbinden.

Eine Integration trennen

Wenn Sie auf Trennen auf einer Integrationsseite klicken, öffnet sich eine Bestätigung. Neben der Eingabe des geforderten Worts fragen viele Integrationen, was mit den bereits in Mokapen vorhandenen Daten geschehen soll:

• In Mokapen behalten (Standardoption, wo vorgesehen) — Kontakte, Termine, Anhänge oder andere importierte Datensätze bleiben im CRM, aber die Verbindung zum externen Dienst wird unterbrochen: Keine bidirektionale Synchronisierung mehr, bis Sie erneut verbinden.
• Aus Mokapen entfernen — durch Abwählen der «Behalten»-Kästchen oder Aktivieren des Entfernen-Schalters löscht Mokapen aus der Org die Datensätze oder Verweise dieser Synchronisierung (z. B. von Google importierte Kontakte, Drive-Anhangslinks). Das ist keine Massenlöschung bei Google / Microsoft / externer Cloud: Dort bleiben die Daten, sofern Sie sie nicht manuell löschen.

Die Optionen variieren je nach Integrationsart — z. B. unterscheidet Google Contacts zwischen Kontakten und Unternehmen; Google Drive bietet an, nur die Links in Mokapen zu entfernen. Lesen Sie das Fenster immer vor der Bestätigung, besonders wenn Sie Konto oder Org wechseln.

Berechtigungen und Datenschutz

Jeder Anbieter zeigt eine Liste dessen, was Mokapen tun darf (Kalender lesen, Kontakte verwalten, von der App erstellte Dateien zugreifen, E-Mails senden…). Mokapen fordert nur die für diese Integration nötigen Berechtigungen an — keinen generischen Zugriff auf Ihr gesamtes Konto, wenn das nicht erforderlich ist.

In Mokapen finden Sie neben den Anbieterberechtigungen oft:

• Sichtbarkeit — importierte Kontakte oder Daten für die gesamte Org oder nur für Sie sichtbar.
• Verbindungsfreigabe — anderen Benutzern Ihr verbundenes Konto nutzen lassen (wo unterstützt).
• Ausdrückliche Autorisierung — bei manchen Syncs (z. B. Adressbuch) ein Kästchen «Ich autorisiere die Kopie der Daten…» vor der Synchronisierung.

Kombinieren Sie diese Auswahl mit den Mokapen-Rollen und Berechtigungen: Ein Benutzer ohne Kontaktberechtigung verwaltet ohnehin keine Datensätze, die er nicht sehen darf.

Synchronisierungsrichtung

Viele Integrationen (Kalender, Adressbuch, Marketinglisten) erlauben die Wahl, in welche Richtung Daten fließen:

• Nur zu Mokapen — die externe App speist das CRM; Änderungen in Mokapen gehen nicht zurück.
• Nur zur externen App — Mokapen sendet Daten (z. B. im CRM erstellte Kontakte ins Cloud-Adressbuch).
• Beide Richtungen — Aktualisierungen in einem System spiegeln sich im anderen, mit Regeln für Duplikate und Konflikte, wo vorgesehen.

Andere Connectoren (Dateispeicher, manche E-Mail) arbeiten eher «operativ»: anhängen, speichern, senden — ohne fortlaufende bidirektionale Synchronisierung von Stammdaten.

Nach jeder Einstellungsänderung verwenden Sie Speichern und, wo vorhanden, Synchronisieren, um die Regeln anzuwenden.

Typische Anwendungsfälle

Vertrieb und CRM

• Google- oder Outlook-Adressbuch ins CRM importieren und Kunden abgestimmt halten.
• E-Commerce verbinden: Online-Bestellung → Kontakt + Opportunity in Mokapen.
• Rechnungsstellung: Angebot in Mokapen konsistent mit Dokument im Abrechnungssystem.

Betrieb und Kalender

• Meeting in Google Calendar → Termin in Mokapen mit Teilnehmern und Link zum Kundendatensatz.
• In Mokapen erstellter Termin → Ereignis auf dem Handy des Vertriebsmitarbeiters.
• Vertragsanhänge auf Drive mit dem Deal verknüpft, für das Team zugänglich.

Support und Kommunikation

• IMAP-E-Mail mit Kontakt verknüpft: Gesprächsverlauf am Datensatz. Bei Microsoft 365 und Google Workspace muss der Domänen-Admin das Postfach freigeschaltet haben, sonst reicht die Anmeldung in Mokapen nicht.
• SMS oder WhatsApp aus Automatisierung bei Ticket- oder Deal-Auslöser.

Marketing

• Newsletter-Anmeldung → Kontakt in Mokapen mit Tag und verfolgter Kampagne.
• Geöffnete Mailchimp-Kampagnen-E-Mail → Aktivität sichtbar am CRM-Kontakt.

Der ideale Ablauf wird auch in Erste Schritte mit Mokapen beschrieben: E-Mail → Kontakt → Aufgabe → Deal → Angebot, mit Integrationen, die App-Wechsel vermeiden.

Integrationen und Automatisierungen

Automatisierungen können E-Mails, SMS senden, Google- oder Excel-Online-Tabellen lesen, Tickets aus Formularen erstellen — aber nur, wenn die zugehörige Integration beim Flussinhaber oder in der Org aktiv ist. Ein Schritt «E-Mail senden» schlägt fehl, wenn kein SMTP-Konto verbunden ist (wie Sie es verbinden, auch wenn zuerst ein Google- oder Microsoft-Admin handeln muss, steht im Abschnitt Email); «Google Sheet lesen» ohne gültiges Google-Konto ebenso.

Prüfen Sie vor dem Produktivgang eines Workflows Integrationen und Benutzerberechtigungen. Aktionsdetails: Automatisierungen → Integrationsbezogene Aktionen.

Email: Post lesen (IMAP) und senden (SMTP)

Sie verbinden das Postfach unter Integrationen → Email. Das ist kein Login «Mit Google anmelden» oder «Mit Microsoft anmelden» wie beim Kalender. Für Gmail, Outlook.com, Yahoo und iCloud fragt Mokapen nach Adresse und Passwort — und dieses Passwort ist fast nie das, mit dem Sie sich auf der Website anmelden. Ein Firmenpostfach auf Microsoft 365 folgt einem anderen Weg, dem Button Verbinden mit Microsoft Office 365, und der Tenant-Admin muss zuerst handeln. Wenn Sie das überspringen, lehnt Microsoft die App ab und Mokapen zeigt «Microsoft hat dieses Postfach nicht autorisiert».

Mokapen kopiert E-Mails nicht auf die eigenen Server. Es liest und sendet sie live über Ihren Anbieter und zeigt den Verlauf auf einem Kontakt- oder Firmendatensatz nur, wenn die Adresse übereinstimmt. Die Verbindung funktioniert nur, wenn dieser Anbieter Mokapen akzeptiert. Host, Port und Verschlüsselung für die Anbieter in der Liste füllt Mokapen aus. Sie tippen sie nur, wenn Sie Anderes E-Mail-Konto wählen.

Öffnen Sie Email und drücken Sie Synchronisieren Email. Das Lesen ist ab dem Tarif Medium (bis zu 3 Postfächer) und dem Tarif Large (bis zu 10) verfügbar. Ohne den richtigen Tarif oder über diese Anzahl öffnet der Button das Upgrade statt des Formulars. Sobald das Postfach verbunden ist, hat dieselbe Karte einen Schalter Senden (SMTP): damit aktivieren Sie Antworten, Weiterleitungen, Automatisierungen und Sequenzen. Der Schalter gehört zum Tarif Large. Wer das Postfach verbunden hat, kann es mit der ganzen Organisation oder einzelnen Kollegen teilen; die anderen nutzen es, ohne sich erneut anzumelden.

Es gibt auch eine Seite Email SMTP. Wenn das Lesen bereits verbunden ist, bleiben Anbieter und Adresse dort gleich und können nicht geändert werden. Für Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud und ein eigenes Konto ist das Sendepasswort dasselbe wie beim Lesen. Für Microsoft 365 melden Sie sich nicht erneut mit einem Passwort an: das Senden nutzt die Microsoft-Zustimmung weiter, wie unten beschrieben.

Microsoft 365 und Office 365 (Firmenpostfach)

Ein @firma-Postfach auf Microsoft 365 verbinden Sie nicht mit E-Mail und Passwort, und Sie wählen nicht Outlook. Dieser Eintrag ist Outlook.com und Hotmail, die persönliche Post. Für die Arbeit wählen Sie Office 365 und drücken Verbinden mit Microsoft Office 365. Melden Sie sich mit dem Firmenkonto an — dem, mit dem Sie Outlook im Web öffnen —, nicht mit einem persönlichen Microsoft-Konto.

Vor diesem Klick muss der Microsoft-365-Admin den Tenant vorbereiten. Tut er das nicht, schließt sich das Microsoft-Fenster mit einer Ablehnung (oft «Need admin approval») und Mokapen zeigt denselben Hinweis wie auf der Seite. Es ist kein falsches Passwort. Die drei Dinge, die Sie ihn bitten müssen, sind dieselben, die Mokapen neben dem Button auflistet.

Sie der App Mokapen CRM zuweisen. In Microsoft Entra (dem Identitätsportal, früher Azure Active Directory) öffnet der Admin Enterprise applications, findet Mokapen CRM, öffnet Users and groups und fügt Ihren Benutzer hinzu. Alternativ schaltet er Assignment required bei dieser App aus: dann kann jeder im Tenant verbinden, ohne namentliche Zuweisung. Wenn die Zuweisung Pflicht ist und Sie nicht auf der Liste stehen, blockiert Microsoft den Login auch bei korrektem Passwort.

Admin-Zustimmung für IMAP und für Mail.Send. Wenn Sie auf Verbinden drücken, fragt Microsoft die Erlaubnis, Post über IMAP zu lesen (IMAP.AccessAsUser.All) und über Microsoft Graph zu senden (Mail.Send). In vielen Tenants kann ein normaler Benutzer das nicht allein akzeptieren. Der Admin erteilt die Admin-Zustimmung auf derselben App Mokapen CRM. Ohne diese Zustimmung wird die Verbindung nicht abgeschlossen.

IMAP am Postfach aktiviert. Bei neuen Postfächern ist IMAP bereits an. Wenn jemand es ausgeschaltet hat, reicht die Microsoft-Zustimmung nicht und das Lesen startet nicht. Der Admin schaltet es im Exchange-Admincenter wieder ein (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → Ihr Postfach → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. Derselbe Schalter steht im Microsoft-365-Admincenter (admin.microsoft.com): Users → Active users → die Person → Mail → Manage email apps. Das Senden aus Mokapen läuft nicht über das authentifizierte SMTP des Tenants: es nutzt Microsoft Graph (Mail.Send). Bitten Sie den Admin nicht, Authenticated SMTP nur für Mokapen wieder einzuschalten. Wenn das Postfach früher verbunden war und das Senden mit der Aufforderung zum erneuten Verbinden fehlschlägt, gehen Sie zurück zu Integrationen und drücken erneut Verbinden mit Microsoft Office 365: die alte Verbindung hat die Berechtigung Mail.Send nicht.

Nach der Zustimmung schalten Sie auf der Postfachkarte Senden (SMTP) ein und drücken Synchronisieren. Mokapen nutzt die Microsoft-Anmeldung, die Sie gerade abgeschlossen haben. Es fragt nicht nach einem Passwort und schickt Sie nicht erneut auf die SMTP-Seite. Danach kann das Postfach zum Schreiben aus dem CRM, für Automatisierungen und für den Absender-Pool der Sequenzen genutzt werden.

Gmail und Google Workspace

Google akzeptiert nicht das Passwort, mit dem Sie Gmail öffnen. In Mokapen wählen Sie Gmail, geben die Adresse ein und im Passwortfeld ein App-Passwort. Sie erstellen es im Google-Konto, nachdem Sie die 2-Schritt-Bestätigung eingeschaltet haben. Die Schritte sind die von Google: app passwords. Es ist eine Zeichenfolge, die nicht Ihr echtes Passwort ist. Wenn Sie sie in Google widerrufen, liest Mokapen das Postfach nicht mehr: erstellen Sie ein neues und fügen Sie es erneut ein, sowohl zum Lesen als auch wenn Sie Senden (SMTP) einschalten.

Vor dem Passwort muss IMAP in Gmail an sein. Öffnen Sie Gmail im Web, das Zahnrad → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Fehlt diese Option oder ist sie gesperrt, hat der Domänen-Admin sie ausgeschaltet.

Mit einer Firmenadresse auf Google Workspace (nicht @gmail.com) hängt die Verbindung von der Admin-Konsole ab, nicht von einer Mokapen-Einstellung. Der Admin öffnet Apps → Google Workspace → Gmail → End user access und schaltet unter POP and IMAP access IMAP für Benutzer ein (Enable IMAP access for all users). Er kann das für die ganze Organisation oder nur für Ihre Organisationseinheit tun. Die Google-Anleitung ist Turn POP and IMAP on or off.

In derselben Einstellung kann Google IMAP auf eine Liste von OAuth-Client-IDs beschränken. Wenn der Admin nur diese Clients zulässt, kann Mokapen nicht verbinden: diese Seite macht kein «Mit Google anmelden», sie nutzt E-Mail und ein App-Passwort. Eine reine OAuth-Client-Liste schließt diese Methode aus. Der Admin muss IMAP für Clients nutzbar lassen, die sich mit einem App-Passwort authentifizieren, und muss die Generierung erlauben. Wenn die Organisation App-Passwörter abgeschaltet hat, bietet Google sie nicht an und es gibt in Mokapen keinen anderen Button, der die Sperre umgeht.

Wenn Lesen und Senden verbunden sind, schalten Sie Senden (SMTP) ein und synchronisieren. Mokapen testet das Senden mit demselben App-Passwort. Wenn Google ablehnt, ist es meist das Kontopasswort statt des App-Passworts, IMAP ist aus, oder Workspace hat die Clients eingeschränkt.

Outlook.com und Hotmail

Wählen Sie Outlook, nicht Office 365. Das gilt für Adressen outlook.com, hotmail.com und live.com. Geben Sie die Adresse und das Kontopasswort ein. Bei 2-Schritt-Bestätigung lehnt Microsoft oft das Website-Passwort ab und will ein App-Passwort: Sie erstellen es in Ihrem Microsoft-Konto und fügen es in Mokapen ein. Wenn die Anmeldung fehlschlägt, folgen Sie Microsoft app passwords und versuchen Sie es erneut. Dasselbe Passwort verwenden Sie, wenn Sie Senden (SMTP) einschalten.

Dieser Eintrag geht nicht über den Exchange-Admin. Wenn das Postfach zur Arbeit gehört und die Domäne auf Microsoft 365 liegt, entsperrt ein Outlook.com-App-Passwort den Tenant nicht: gehen Sie zurück zu Microsoft 365 und lassen Sie den Admin die App Mokapen CRM verbinden.

Yahoo, iCloud und ein anderes E-Mail-Konto

Yahoo akzeptiert nicht das Website-Passwort. Auf der Kontosicherheitsseite erzeugen Sie ein App-Passwort und nutzen es in Mokapen zum Lesen und Senden. Die Schritte stehen auf der Yahoo-Seite: Yahoo app passwords. Wenn Yahoo die 2-Schritt-Bestätigung ausgeschaltet hat, lässt es oft gar kein solches Passwort zu: schalten Sie sie zuerst ein.

iCloud funktioniert genauso. An der Apple-ID schalten Sie die 2-Schritt-Bestätigung ein und erzeugen ein app-spezifisches Passwort. Es ist nicht das Apple-ID-Passwort und nicht der Gerätecode. Apple erklärt die Erstellung in App-specific passwords. Wenn die Apple-ID von einer Firma oder Schule verwaltet wird (Apple Business Manager oder ein Profil, das App-Passwörter verbietet), kann nur dieser Admin die Erstellung freischalten. Mokapen hat auf dieser Seite kein «Mit Apple anmelden».

Anderes E-Mail-Konto ist der Firmenserver, der Host oder ein Anbieter, der nicht in der Liste steht. Es gibt kein einheitliches Portal. Fragen Sie den Postbetreiber nach drei Werten zum Lesen und drei zum Senden: Host, Port und Verschlüsselung (SSL, TLS oder STARTTLS), plus ob Sie ein anderes Passwort als beim Webmail brauchen. In Mokapen wählen Sie Anderes E-Mail-Konto und füllen sie aus. Wenn der Anbieter IMAP oder authentifiziertes Senden abgeschaltet hat, schlägt die Anmeldung fehl, bis er es wieder einschaltet: es gibt keine Mokapen-Einstellung, die das umgeht. Wenn Sie Senden (SMTP) für ein solches Postfach einschalten, fragt Mokapen erneut nach Host, Port und Verschlüsselung fürs Senden, weil es sie nicht aus dem Domänennamen raten kann.

Wenn Google, Microsoft oder der Anbieter nach dem Verbinden Passwort oder Zustimmung widerruft, geht das Postfach in Mokapen in den Fehlerzustand. Trennen Sie es und verbinden Sie es erneut. Für Microsoft 365 drücken Sie Verbinden mit Microsoft Office 365 erneut erst, nachdem der Admin Zuweisung, Zustimmung und aktiviertes IMAP bestätigt hat.

Eigene Guides pro App

Für die Verbindung Schritt für Schritt und die spezifischen Einstellungen öffnen Sie den Guide der Integration, die Sie brauchen:

• Google Calendar — Termine und Kalender.
• Google Contacts — Kontaktadressbuch.
• Google Drive — Anhänge und Dateiarchiv.
• Microsoft Outlook Calendar — Termine und Outlook-Kalender.
• Microsoft Outlook Contacts — Outlook-Adressbuch.
• OneDrive — Anhänge und Microsoft-Cloud-Archiv.
• MailerLite — Kontakte und Listen.
• MailerLite-Kampagnen — gesendete Kampagnen und Kontaktaktionen.
• MailChimp — Audience und Abonnenten.
• MailChimp-Kampagnen — gesendete Kampagnen und Kontaktaktionen.
• Brevo — Kontakte, bidirektionale Sync.
• Brevo-Kampagnen — gesendete Kampagnen, Öffnungen und Klicks, Webhook.
• MailUp — Kontakte, bidirektionale Sync.
• MailUp-Kampagnen — gesendete Newsletter; nach neuen Sendungen muss Synchronisieren gedrückt werden.
• Klaviyo — Kontakte, bidirektionale Sync.
• ActiveCampaign-Kampagnen — gesendete Kampagnen und Kontaktaktionen.
• Zoho Campaigns — gesendete Kampagnen.
• Shopify — Produkte, Kontakte und Bestellungen des Shops.
• WooCommerce — Produkte, Kontakte und Bestellungen des Shops.
• Fatture in Cloud — Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen, Angebote und fiskalische Bestellungen.
• SMS — SMS an Kontakte senden, manuell oder per Automatisierung.
• WhatsApp Business — WhatsApp-Nachrichten, mit dem CRM verknüpft.
• Google Ads — Leads und Werbekampagnen.
• Facebook Ads — Leads und Werbekampagnen.
• LinkedIn Ads — Leads und Werbekampagnen.
• Zoom — Webinar-Registrierte als Kontakte. Nicht der Videoanruf des Termins.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — Call-Transkriptionen in Dokumenten oder Notizen.
• Slack — Kanalbenachrichtigungen und per Befehl erstellte Tasks.
• 3CX — Kontakt-Popup, Anrufnotizen und Click-to-Call.
• Zapier — andere Apps über API-Token, ohne OAuth in Mokapen.
• Chrome-Erweiterungen — Gmail, Outlook Web und LinkedIn. Nicht die Sync des Postfachs.
• Unternehmensdaten — Firmenstammdaten.

IMAP- und SMTP-Post (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) steht in diesemselben Guide, Abschnitt E-Mail, nicht auf einer eigenen Seite.

Häufige Probleme (alle Integrationen)

• Abgelaufene Verbindung — in Mokapen trennen und erneut verbinden, alle Berechtigungen akzeptieren.
• Sync bei «läuft» hängen — warten; bei großen Adressbüchern kann es Minuten dauern. Wenn es nicht endet, trennen und erneut verbinden.
• Duplikate — oft erste Sync ohne E-Mail-Regeln oder doppelte Verbindung desselben Dienstes mit verschiedenen Konten. Nutzen Sie Anti-Duplikat-Regeln, wo vorgesehen, und das Duplikate-Tool im Adressbuch.
• Fehlende Daten — Sync-Richtung, Sichtbarkeit «nur ich», Mokapen-Rollenberechtigungen und das richtige verbundene Konto prüfen (E-Mail auf der Seite angezeigt).
• Automatisierung schlägt fehl — Integration des Flussinhabers und Schrittverlauf in Automatisierungen prüfen.

Tipps für das Team

• Entscheiden Sie, wer was verbindet (z. B. ein team@-Kalenderkonto, ein Unternehmens-Drive) und dokumentieren Sie es intern.
• Verbinden Sie Integrationen vor Massenimporten oder Automatisierungs-Go-live.
• Testen Sie auf Test-Org oder Testdaten, wenn die Sync invasiv ist (gesamtes Adressbuch, Jahreskalender).
• Gleichen Sie Teilnehmer- / Organisator-E-Mails ab, wenn Sie ein anderes Mokapen-Konto als das Cloud-Kalenderkonto nutzen.
• Prüfen Sie regelmäßig inaktive Integrationen oder ausgeschiedene Org-Benutzer — trennen Sie, was nicht mehr benötigt wird.
• Mokapen AI und Berichte arbeiten mit Daten, die bereits in Mokapen sind: Regelmäßige Sync = nützlicher Assistent und Dashboards.