Panduan Mokapen

Integrasi

Integrasi sambungkan Mokapen ke aplikasi yang sudah Anda gunakan — kalender, kontak, email, penyimpanan cloud, e-commerce, pembuatan faktur, pemasaran, perpesanan — sehingga data mengalir ke CRM tanpa salinan manual, ekspor spreadsheet, atau entri ganda. Kontak yang dibuat di situs web Anda, janji temu di kalender Anda, pesanan dari toko online Anda, atau file di Drive bisa berakhir di catatan yang benar di Mokapen, dan sebaliknya.

Halaman ini adalah gambaran umum: apa itu integrasi, kapan menggunakannya, apa manfaatnya bagi tim, dan bagaimana cara Anda menguasai area Integrasi. Untuk setiap aplikasi yang dapat dihubungkan ada (atau akan ada) a panduan khusus dengan langkah nyata untuk menghubungkan dan mengonfigurasi — misalnya, Google Kalender, Google Kontak, dan Google Drive sudah memiliki halamannya sendiri.

Apa itu dan bagaimana cara kerjanya

Integrasi tidak menggantikan aplikasi eksternal: integrasi menciptakan aplikasi eksternal jembatan resmi antara akun Anda (Google, Microsoft, Shopify, dll.) dan Anda Organisasi Mokapen. Anda memutuskan apa yang akan disinkronkan, ke arah mana, dan dengan aturan mana; Mokapen melakukan penyelarasan di latar belakang atau saat Anda menyimpan, bergantung pada jenis integrasi.

Poin-poin penting dari model Mokapen:

• Per organisasi — setiap koneksi berlaku dalam organisasi tempat Anda bekerja. Ganti organisasi → periksa integrasi mana yang aktif di sana.
• Per pengguna yang terhubung — biasanya siapa pun yang mengeklik «Hubungkan» mengotorisasi akun eksternalnya sendiri. Di halaman yang Anda lihat Akun terhubung (email layanan) dan siapa yang membuat koneksi.
• Berbagi opsional — beberapa integrasi (misalnya penyimpanan cloud) memungkinkan anggota tim lain menggunakan koneksi yang sama, sehingga tidak semua orang harus masuk lagi.
• Status yang terlihat — Terhubung, Sinkronisasi sedang berlangsung, Kesalahan: Anda langsung menyadari jika terjadi kesalahan.
• Memutuskan — Anda dapat mencabut jembatan dari Mokapen kapan saja. Saat memutuskan sambungan, Mokapen sering kali menampilkan dialog yang Anda pilih menyimpan data sudah diimpor di organisasi (tetap di CRM tetapi tidak lagi disinkronkan) atau menghapusnya dari Mokapen. Data pada layanan eksternal (Google, dll) biasanya bukan dihapus secara otomatis.

Integrasi bekerja bersama modul CRM (kontak, janji temu, kesepakatan, tiket, pesanan…) dan Otomatisasi: banyak tindakan otomatis (mengirim email, membaca spreadsheet, SMS) memerlukan integrasi yang sesuai menjadi aktif dan valid.

Manfaat bagi tim

• Satu tempat untuk bekerja — perwakilan penjualan melihat email, janji temu, dan penawaran di kontak tanpa membuka lima tab.
• Lebih sedikit kesalahan — tidak ada file CSV yang terlupa atau kontak yang dimasukkan dua kali dengan data berbeda.
• Sejarah yang konsisten — tiket, penawaran, dan lampiran tetap terhubung ke catatan yang sama.
• Waktu dihemat — sinkronisasi otomatis atau sesuai permintaan, bukan ekspor/impor mingguan.
• Otomatisasi diaktifkan — dengan data terkini di Mokapen, alur kerja dan aturan berjalan berdasarkan informasi nyata.
• Skalabilitas — kolega baru: sambungkan aplikasi mereka atau gunakan akun bersama jika didukung, tanpa membangun kembali CRM secara keseluruhan.

Di mana menemukan area Integrasi

Dari dalam organisasi, buka menu pengguna dan pilih Integrasi. Kotak muncul dengan semua aplikasi yang tersedia untuk paket Anda: setiap kartu menunjukkan nama, deskripsi singkat, dan status (aktif atau segera hadir).

Mengklik kartu akan membuka halaman integrasi: di sana Anda menemukan tombol untuk menghubungkan akun, pengaturan sinkronisasi, Simpan / Sinkronisasi / Putuskan sambungan. Tidak semua integrasi memiliki opsi yang sama — kalender, kontak, dan cloud memiliki layar yang berbeda karena melakukan hal yang berbeda.

Beberapa integrasi memerlukan a rencana yang lebih tinggi (ikon medali): tanpa rencana yang tepat Anda dapat membaca deskripsi tetapi tidak dapat menyelesaikan koneksi.

Jenis integrasi di Mokapen

Mokapen mengelompokkan integrasi berdasarkan area fungsional. Inilah kegunaannya, secara singkat:

• Kalender — selaras Mokapen janji temu dengan kalender eksternal (Google Kalender, Kalender Outlook). Ideal untuk pertemuan klien dan agenda bersama.
• Kontak dan penjualan — sinkronisasi kontak (Google Kontak, Kontak Outlook, pengayaan data, LinkedIn…). Menghubungkan CRM ke buku alamat yang Anda gunakan setiap hari.
• Penyimpanan awan — melampirkan dan menyimpan file dari Google Drive, OneDrive, dll. langsung dari catatan CRM.
• Komunikasi — email (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: pesan yang ditautkan ke kontak dan digunakan oleh otomatisasi.
• Pemasaran — daftar dan kampanye (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): kontak dan statistik yang selaras dengan CRM.
• perdagangan elektronik — Shopify, WooCommerce: produk, pesanan, dan pelanggan dalam aliran penjualan Mokapen.
• Faktur — mis. Fatture in Cloud: catatan, produk, penawaran harga, dan pesanan yang konsisten di seluruh sistem.
• Periklanan dan pertemuan — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: data kampanye atau peserta jika didukung oleh konektor.

Daftar sebenarnya bergantung pada paket dan aplikasi yang diaktifkan untuk organisasi Anda: tidak semua item tersedia untuk semua orang.

Menghubungkan akun (secara umum)

Alurnya selalu serupa, apa pun penyedianya:

1. Buka halaman integrasi di Mokapen.
2. Klik tombol untuk menghubungkan (Masuk dengan…, Sinkronisasi…, Hubungkan akun…).
3. Anda diarahkan ke situs penyedia (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Masuk dengan akun yang ingin Anda gunakan — bisa saja berbeda dari email yang Anda gunakan untuk login ke Mokapen.
5. Bacalah apa yang diminta izin oleh Mokapen untuk dilakukan dan konfirmasikan Mengizinkan / Mengizinkan.
6. Anda kembali ke Mokapen: tombol pengaturan dan sinkronisasi muncul.

Jika Anda tidak menerima izin, koneksi tidak selesai: Mokapen tidak dapat membaca atau menulis data pada layanan tersebut. Otomatisasi dan fitur yang bergantung pada aplikasi tersebut tetap diblokir hingga Anda mengizinkannya.

Setelah sambungan pertama, Mokapen mungkin memperbarui akses secara otomatis. Jika Anda mengubah kata sandi, mencabut aplikasi dari panel penyedia, atau sesi berakhir, Mokapen sering menampilkan pesan koneksi kedaluwarsa: putuskan sambungan dan sambungkan kembali.

Memutuskan integrasi

Mengklik Memutuskan pada halaman integrasi membuka konfirmasi. Selain mengetikkan kata yang diperlukan, banyak integrasi yang bertanya apa yang harus dilakukan dengan data yang sudah ada di Mokapen:

• Tetap di Mokapen (opsi default jika tersedia) — kontak, janji temu, lampiran, atau catatan impor lainnya tetap di CRM, namun tautan ke layanan eksternal rusak: tidak ada lagi sinkronisasi dua arah hingga Anda tersambung kembali.
• Hapus dari Mokapen — dengan menghapus centang pada kotak «Simpan» atau mengaktifkan tombol penghapusan, Mokapen dihapus dari organisasi catatan atau referensi yang terkait dengan sinkronisasi tersebut (misalnya kontak yang diimpor dari Google, tautan lampiran Drive). Ini bukan penghapusan massal di Google/Microsoft/cloud eksternal: data tetap ada kecuali Anda menghapusnya secara manual.

Opsi bervariasi berdasarkan jenis integrasi — misalnya. Google Kontak membedakan kontak dan perusahaan; Google Drive menawarkan untuk menghapus hanya tautan di Mokapen. Selalu baca dialog sebelum mengonfirmasi, terutama jika Anda mengganti akun atau organisasi.

Izin dan privasi

Setiap penyedia menampilkan daftar apa yang dapat dilakukan Mokapen (membaca kalender, mengelola kontak, mengakses file yang dibuat oleh aplikasi, mengirim email…). Permintaan Mokapen hanya izin yang diperlukan untuk integrasi tersebut — bukan akses umum ke seluruh akun Anda jika tidak diperlukan.

Di Mokapen, selain izin penyedia, Anda sering menemukan:

• Visibilitas — kontak atau data yang diimpor dapat dilihat oleh seluruh organisasi atau hanya oleh Anda.
• Berbagi koneksi — biarkan pengguna lain menggunakan akun Anda yang terhubung (jika didukung).
• Otorisasi eksplisit — pada beberapa sinkronisasi (misalnya kontak) kotak centang «Saya mengizinkan penyalinan data…» untuk dicentang sebelum menyinkronkan.

Kombinasikan pilihan tersebut dengan Mokapen peran dan izin: pengguna tanpa izin kontak tidak dapat mengelola catatan yang tidak dapat mereka lihat.

Sinkronisasi arah

Banyak integrasi (kalender, kontak, daftar pemasaran) yang memungkinkan Anda memilih ke arah mana perjalanan data:

• Hanya ke Mokapen saja — aplikasi eksternal memberi makan CRM; perubahan di Mokapen tidak akan kembali lagi.
• Hanya untuk aplikasi eksternal — Mokapen mengirimkan data (misalnya kontak yang dibuat di CRM ke buku alamat cloud).
• Kedua arah — pembaruan dalam satu sistem tercermin dalam sistem lainnya, dengan aturan untuk duplikat dan konflik jika disediakan.

Konektor lain (penyimpanan file, beberapa email) bekerja dengan cara yang lebih “operasional”: melampirkan, menyimpan, mengirim — tanpa sinkronisasi catatan dua arah yang berkelanjutan.

Setelah setiap pengaturan berubah, gunakan Menyimpan dan, jika tersedia, Sinkronisasi untuk menerapkan aturan tersebut.

Kasus penggunaan yang umum

Penjualan dan CRM

• Impor kontak Google atau Outlook ke dalam CRM dan jaga keselarasan pelanggan.
• Hubungkan e-commerce: pemesanan online → kontak + peluang di Mokapen.
• Faktur: kutipan dalam Mokapen sesuai dengan dokumen dalam sistem penagihan.

Operasi dan kalender

• Rapat di Google Kalender → janji temu di Mokapen dengan peserta dan link ke catatan pelanggan.
• Janji temu dibuat di Mokapen → acara di telepon perwakilan penjualan.
• Lampiran kontrak di Drive yang ditautkan ke kesepakatan, dapat diakses oleh tim.

Dukungan dan komunikasi

• Email IMAP yang ditautkan ke kontak: riwayat percakapan direkam.
• SMS atau WhatsApp dari otomatisasi pada pemicu tiket atau kesepakatan.

Pemasaran

• Pendaftaran buletin → kontak di Mokapen dengan tag dan kampanye terlacak.
• Email kampanye Mailchimp dibuka → aktivitas terlihat di kontak CRM.

Aliran ideal juga dijelaskan dalam Memulai dengan Mokapen: email → kontak → tugas → kesepakatan → penawaran, dengan integrasi yang menghindari peralihan antar aplikasi.

Integrasi dan otomatisasi

Otomatisasi dapat mengirim email, SMS, membaca spreadsheet online Google atau Excel, membuat tiket dari formulir — tetapi hanya jika integrasi terkait aktif di aliran Pemilik atau di organisasi. Langkah «Kirim email» gagal jika akun SMTP tidak terhubung; «Baca Google Sheet» tanpa akun Google yang valid juga.

Sebelum memasukkan alur kerja ke dalam produksi, verifikasi integrasi dan izin pengguna. Detail tindakan: Otomatisasi → Tindakan terkait integrasi.

Panduan khusus per aplikasi

Untuk koneksi langkah demi langkah dan pengaturan khusus, buka panduan integrasi yang Anda perlukan:

• Google Kalender — janji temu dan kalender.
• Google Kontak — buku alamat kontak.
• Google Drive — lampiran dan penyimpanan file.
• Kalender Microsoft Outlook — janji temu dan kalender.
• Kontak Microsoft Outlook — kontak.
• OneDrive — lampiran dan penyimpanan cloud.
• MailerLite — kontak dan daftar pemasaran email.
• Simpanse Surat — audiens dan pelanggan pemasaran.
• Fatture di Cloud — perusahaan, produk, layanan, kuotasi, dan perintah fiskal.

Integrasi lainnya akan mendapatkan halaman khusus saat kami mempublikasikannya. Sampai saat itu tiba, gunakan halaman Integrasi di Mokapen dan deskripsi pada kartu.

Masalah umum (semua integrasi)

• Koneksi kedaluwarsa — putuskan sambungan di Mokapen dan sambungkan kembali, terima semua izin.
• Sinkronisasi terhenti saat «sedang berlangsung» - Tunggu; buku alamat yang besar dapat memakan waktu beberapa menit. Jika tidak selesai, putuskan sambungan dan sambungkan kembali.
• Duplikat — sering kali melakukan sinkronisasi pertama kali tanpa aturan email atau koneksi ganda dari layanan yang sama dengan akun berbeda. Gunakan aturan anti-duplikat jika disediakan dan alat Duplikat di kontak.
• Data tidak ada — periksa arah sinkronisasi, visibilitas «hanya saya», izin peran Mokapen, dan apakah akun yang terhubung adalah yang benar (email ditampilkan di halaman).
• Otomatisasi gagal — periksa alur Integrasi pemilik dan riwayat langkah di Otomatisasi.

Kiat untuk tim

• Memutuskan siapa menghubungkan apa (misalnya satu akun tim@kalender, satu Drive perusahaan) dan dokumentasikan secara internal.
• Hubungkan integrasi sebelum impor massal atau otomatisasi mulai berjalan.
• Uji pada organisasi pengujian atau data saat sinkronisasi bersifat invasif (buku alamat lengkap, kalender tahunan).
• Selaraskan email peserta/penyelenggara apabila Anda menggunakan akun Mokapen yang berbeda dengan akun kalender cloud.
• Tinjau integrasi yang tidak aktif atau pengguna yang meninggalkan organisasi secara berkala — putuskan sambungan yang tidak lagi diperlukan.
• Mokapen AI dan laporan bekerja pada data sudah di Mokapen: sinkronisasi reguler = asisten dan dasbor yang berguna.