Panduan Mokapen

Pengguna dan Tim

Itu Pengguna dan Tim bagian adalah tempat sentral untuk mengelola yang bekerja di organisasi Anda Dan bagaimana kelompok itu disusun. Dari sini Anda mengundang kolega dan kolaborator, menugaskan Izin (peran organisasi), buat tim menurut departemen atau proyek, pantau status akses, dan tetap dalam batas rencana Anda.

Pengguna dan tim adalah selalu terikat pada satu organisasi: mereka tidak dibagikan ke berbagai organisasi. Seorang kolega di Organisasi A mungkin tidak ada di Organisasi B, dan tim "Penjualan" di satu organisasi bersifat independen dari tim dengan nama yang sama di organisasi lain. Untuk konteks multi-organisasi, lihat Organisasi dan panduan akses; untuk detail tentang apa yang dapat dilakukan setiap peran, lihat Panduan Peran dan Izin.

Ringkasan

Halaman ini dibagi menjadi dua tab tertaut:

• Pengguna — daftar semua catatan akses organisasi: nama, email, Izin (peran organisasi), keanggotaan tim, dan status. Dari sini Anda mengundang orang baru dan membuka halaman detail setiap pengguna.
• Tim — grup internal (Penjualan, Dukungan, Manajemen, Proyek X…) dengan manajer, anggota, dan deskripsi. Tim membantu mengatur pekerjaan, memfilter daftar, menetapkan tanggung jawab, dan berbagi visibilitas pada catatan dan otomatisasi.

Di bagian atas setiap tab, a menangkal menunjukkan saat ini / maksimum yang diizinkan oleh paket Anda (misalnya pengguna "20/12", tim "5/10"). Jika Anda melebihi batas, Mokapen akan menampilkan peringatan dan memblokir aktivasi baru hingga Anda mengurangi jumlah atau meningkatkan paket Anda.

Dua konsep yang tidak boleh membingungkan:

• Izin (peran organisasi) — Tamu, Pengguna terbatas, Pengguna, Anggota, Pemilik: menentukan apa yang dapat dilihat dan dikonfigurasikan oleh orang tersebut di seluruh organisasi. Ini adalah kolom "Izin" dalam daftar dan di halaman detail pengguna.
• Peran — label jabatan deskriptif (misalnya "Manajer Penjualan", "Pengembang"). Ini tidak mengubah izin sistem: ini membantu mengidentifikasi orang-orang di bagan organisasi, filter, dan catatan profil.

Di mana menemukannya dan siapa yang dapat mengaksesnya

Buka Organisasi menu (ikon bangunan di bilah atas) dan, di bilah sisi di bawah nama organisasi, pilih Pengguna dan Tim.

Siapa yang melihat item menu — semua pengguna dengan setidaknya Pengguna terbatas peran atau lebih tinggi. Tamu tidak dapat mengakses pengaturan organisasi dan tidak melihat bagian ini.

Siapa yang bisa melakukan apa — secara ringkas:

• Pengguna terbatas — melihat daftar pengguna dan hanya tim tempat mereka berada; tidak dapat mengundang, membuat tim, atau mengedit pengguna lain.
• Pengguna — mengundang pengguna baru, mengelola tim, mengedit halaman detail pengguna (dalam batas peran mereka sendiri). Bisa meninggalkan organisasi dari menu opsi di barisnya sendiri.
• Anggota — seperti Pengguna, dengan akses lebih luas ke pengaturan organisasi (membuat tim, mengelola anggota tim, mengedit Izin untuk pengguna dengan peran yang sama atau lebih rendah dari miliknya).
• Pemilik — dapat mengaktifkan/menonaktifkan pengguna, menghapus akses orang lain, dan melihat pengidentifikasi numerik di halaman detail. Organisasi Keamanan (item menu terpisah) tetap diperuntukkan bagi Pemilik.

Anda tidak dapat memberikan Izin kepada pengguna lain lebih tinggi dari milikmu, atau mengedit pengguna dengan peran di atas Anda (kecuali jika diizinkan untuk profil Anda sendiri). Pengguna Dan Pengguna terbatas peran memerlukan Sedang paket atau lebih tinggi: tanpa level tersebut, opsi tampak dinonaktifkan dengan ikon lencana paket.

Tab Pengguna — daftar dan filter

Itu Pengguna tab menunjukkan tabel dengan kolom:

• Pengguna — avatar, nama depan dan belakang (jika profil sudah lengkap) atau email jika undangan masih menunggu keputusan; di bawah email, label oranye "Undangan tertunda" muncul ketika pengguna belum menerimanya.
• Izin — menerjemahkan peran organisasi (Tamu, Pengguna terbatas, Pengguna, Anggota, Pemilik…).
• Tim — daftar tim yang menjadi anggotanya; klik nama untuk membuka halaman detail tim. Ikon pengguna di sebelahnya menunjukkan tim yang juga Anda ikuti ("Tim saya").
• Status — Aktif, Tidak Aktif, atau Tertunda (undangan belum selesai).

Penyaring teks — bilah pencarian di bagian atas memfilter secara real-time berdasarkan nama, email, Izin, atau tim saat Anda mengetik.

Penyaring status (dapat dilihat oleh Anggota ke atas) — tarik-turun dengan penghitung:

• Semua — daftar lengkap.
• Aktif — pengguna dengan akses operasional.
• Tidak aktif — akses ditangguhkan oleh administrator.
• Tertunda — undangan terkirim tetapi pendaftaran belum selesai.

Di bawah filter, itu Pengguna organisasi: N/M baris merangkum jumlah kursi yang Anda gunakan dibandingkan dengan jumlah maksimum paket Anda. Jika N > M, peringatan merah muncul: pengguna berlebih telah dinonaktifkan dan tidak dapat masuk hingga Anda kembali dalam batas atau meningkatkan dari halaman Penagihan.

jika ada undangan yang tertunda untuk Anda (dari organisasi lain), spanduk kuning di bagian atas halaman menunjukkan berapa banyak undangan yang memerlukan perhatian Anda.

Mengundang pengguna baru

Itu Undang pengguna tombol (kanan atas) tersedia untuk Anggota dan lebih, selama Anda belum mencapai batas pengguna paket Anda. Jika batasnya penuh, tombol akan menampilkan ikon lencana paket dan membuka jendela peningkatan.

Alur undangan sudah dua langkah:

1. E-mail — masukkan alamat email yang valid dan tekan Enter atau Menambahkan tombol. Anda bisa masuk beberapa email satu demi satu: setiap alamat menjadi "kartu" yang dapat dilepas. Sistem mencegah Anda melebihi jumlah maksimum pengguna yang diizinkan oleh paket Anda saat menambahkan alamat.
2. Izin — lanjutkan ke langkah kedua dengan panah, tinjau daftar orang yang akan diundang, pilih peran organisasi, dan konfirmasi.

Peran yang dapat Anda tetapkan saat mengundang (tergantung pada peran Anda):

• Pemilik — akses administratif penuh ke organisasi (pengaturan, penagihan, keamanan). Gunakan dengan hemat: biasanya satu atau beberapa Pemilik sudah cukup.
• Anggota — akses penuh ke CRM dan pengaturan aplikasi, tanpa penagihan organisasi dan manajemen keamanan.
• Pengguna — mengelola pengguna dan tim, mengirim undangan, tanpa pengaturan organisasi umum (memerlukan paket Medium atau lebih tinggi).
• Pengguna terbatas — pekerjaan operasional sehari-hari tanpa manajemen pengguna/tim (memerlukan paket Menengah atau lebih tinggi).
• Tamu — akses minimal, hanya ke sumber daya yang dibagikan secara eksplisit. Saat mengundang, Anda harus menentukan proyek mereka dapat mengakses: pilih Semua proyek atau pilih masing-masing proyek dari menu multi-pilih.

Untuk setiap peran, Mokapen menampilkan kotak info yang merangkum arti pilihan tersebut (misalnya, "Tamu hanya memiliki akses ke proyek yang dipilih").

Sebelum mengirim, Anda harus memeriksa persetujuan kotak: Anda mengonfirmasi bahwa Anda ingin menambahkan orang-orang tersebut ke organisasi dengan Izin yang dipilih. Saat Anda mengirim:

• jika email sudah menjadi milik akun Mokapen yang terdaftar, pengguna akan menerima pemberitahuan dalam aplikasi dan sebuah email undangan dengan tautan untuk menerima atau menolak;
• jika email belum terdaftar, undangan tetap ada tertunda sampai orang tersebut menyelesaikan pendaftaran dengan alamat tersebut;
• untuk Tamu, Mokapen menambahkan pengguna sebagai kolaborator pada proyek-proyek yang ditentukan.

Status pengguna

Setiap catatan akses organisasi memiliki a status terlihat di daftar dan di halaman detail pengguna:

• Aktif (ikon hijau) — pengguna dapat masuk dan bekerja secara normal di organisasi.
• Tidak aktif (ikon abu-abu) — akses ditangguhkan: pengguna tidak dapat menggunakan organisasi tersebut sampai Pemilik mengaktifkannya kembali. Berguna bagi kolaborator untuk sementara waktu pergi atau keluar tanpa langsung menghapus riwayat.
• Tertunda (ikon jam) — undangan terkirim tetapi profil belum diaktifkan. Dalam daftar Anda hanya melihat email; nama muncul setelah pendaftaran.

Hanya Pemilik dapat mengalihkan pengguna antara Aktif dan Tidak Aktif, dan hanya jika organisasi belum melampaui batas pengguna paketnya (jika tidak, pemilih status akan tetap terkunci hingga Anda kembali memenuhi kuota atau melakukan peningkatan).

Halaman detail pengguna

Klik satu baris dalam daftar (atau Informasi dari menu ⋮) untuk membuka layar penuh halaman detail pengguna. Ini berisi:

• Status — dropdown di bagian atas (Pemilik, jika diizinkan).
• Salin tautan — URL langsung ke halaman detail, berguna untuk berbagi internal.
• E-mail — melihat atau mengedit (hanya untuk administrator Mokapen dengan akses akun penuh).
• Izin — peran organisasi, dapat diedit jika peran Anda mengizinkannya dan target tidak berada di atas Anda dalam hierarki.
• Warna — jika organisasi mengaktifkan penyesuaian warna pengguna, Anda dapat menetapkan warna khusus (latar belakang dan ikon) yang digunakan dalam tag, kalender, dan bidang "pengguna dan tim".
• Peran — judul pekerjaan teks bebas.
• Manajer — manajer hierarki dalam bagan organisasi, dapat dipilih dari pengguna aktif dalam organisasi.
• Departemen — bidang deskriptif tambahan.
• Informasi — catatan teks dengan editor kaya (termasuk penyebutan, jika diaktifkan).
• Tim — daftar tim yang menjadi anggotanya, dengan peran mereka di setiap tim (jika Anda memiliki visibilitas). Klik tim untuk membuka halaman detailnya.
• Foto profil — avatar di sebelah kanan; perubahan foto pribadi dilakukan dari milik pengguna Profil.

Bidang yang dapat diedit menampilkan ikon pensil: klik untuk masuk ke mode edit, lalu Menyimpan di footer halaman detail.

Pengguna sistem — Mokapen menyertakan pengguna teknis khusus (ikon robot) yang digunakan oleh otomatisasi dan proses internal. Halaman detailnya hanya dapat dibaca dan tidak boleh diedit secara manual.

Jika Anda sedang melihat profil Anda sendiri, menu ⋮ mencakup Sunting tautan yang menuju ke pengaturan profil pribadi (nama, foto, preferensi), terpisah dari Izin organisasi.

Menghapus pengguna atau keluar dari organisasi

Dari menu ⋮ di setiap baris:

• Menghapus (Pemilik, pada pengguna lain) — mencabut akses ke organisasi. Akun Mokapen orang tersebut tetap ada, namun tidak dapat lagi masuk ke organisasi ini.
• Meninggalkan (Pengguna ke atas, di baris Anda sendiri) — keluar dari organisasi secara sukarela. Berguna jika Anda tidak lagi bekerja dengan klien atau departemen tersebut.

Dalam kedua kasus tersebut Mokapen meminta konfirmasi dengan cara khusus. Pertimbangkan untuk menyetel status menjadi Tidak aktif pertama jika Anda ingin menjaga ketertelusuran tanpa akses operasional langsung.

Tab tim — daftar dan visibilitas

Beralih ke Tim tab di bagian atas (di sebelah Pengguna). Daftar tersebut menunjukkan:

• Tim — nama grup (klik untuk membuka halaman detail).
• Manajer — pemimpin tim, dengan avatar; klik untuk membuka halaman detail pengguna pengelola.
• Anggota — jumlah orang dalam tim.

Ikon pengguna di sebelah kiri nama menunjukkan sebuah tim milikmu.

Siapa yang melihat tim mana:

• Pengguna (dan di atasnya) — melihat semua tim dalam organisasi.
• Pengguna terbatas — hanya melihat tim yang mereka ikuti.

Kanan atas Anda akan menemukan:

• Peran saya — tautan ke profil tempat setiap pengguna memperbarui Peran, manajer, dan Izin pekerjaan mereka sendiri (dalam batas yang diizinkan) tanpa melalui daftar admin.
• Tim baru — buat grup (Anggota ke atas), jika Anda belum mencapai batas tim rencana Anda.

Seperti halnya pengguna, itu Tim organisasi: N/M penghitung dan peringatan menunjukkan kapan Anda melampaui batas paket Anda.

Jika belum ada tim, halaman akan menampilkan status kosong dengan tombol untuk membuat tim pertama.

Membuat tim baru

Itu Tim baru modal terbuka dari Tim baru atau dari halaman kosong. Mengisi:

1. Judul — nama yang terlihat di seluruh aplikasi (misalnya, "Kesuksesan Pelanggan", "Pengembangan", "Papan"). Diperlukan.
2. Anggota tab:
   • Manajer — pengguna yang bertanggung jawab atas tim (opsional tetapi disarankan). Hanya pengguna dengan status aktif yang dapat dipilih.
   • Anggota — mencari berdasarkan nama atau email dengan pelengkapan otomatis; setiap pengguna yang dipilih ditambahkan ke daftar dan dapat dihapus sebelum disimpan.
3. Informasi tab — teks Keterangan tim (misi, ruang lingkup, catatan untuk rekan kerja).

Saat disimpan, Mokapen membuat tim, mencatat manajer dan anggota, dan mengirimkan pemberitahuan dan email ke anggota baru. Pesan konfirmasi muncul dan daftar disegarkan.

Itu manajer apakah pemimpin tim; setiap pengguna lain yang ditambahkan bergabung sebagai a anggota. Peran tim internal ini terpisah dari Izin organisasi (Tamu, Pengguna Terbatas, Pengguna, Anggota, Pemilik).

Halaman detail tim

Saat Anda membuka tim, Anda menemukan dua tab:

Anggota

• Manajer — dapat diedit oleh Anggota ke atas; pengguna organisasi pencarian.
• Anggota — daftar saat ini dengan opsi untuk menambah (bidang pencarian) atau menghapus (ikon tempat sampah) masing-masing pengguna. Manajer tidak muncul di antara anggota biasa tetapi dikelola di bidang khusus.

Informasi

• Keterangan — deskripsi tim dalam teks bebas, dapat diedit sebaris.

Di atas: Salin tautan ke halaman detail; Pemilik lihat juga pengidentifikasi numerik tim (berguna untuk impor tingkat lanjut).

Hapus tim — dari menu ⋮, jika Anda adalah manajer tim atau a Anggota dengan izin untuk mengelola tim. Tindakan ini tidak dapat diubah: pastikan tidak ada otomatisasi, filter, atau penetapan yang bergantung pada tim tersebut.

Diperlukan perubahan pada pengelola, anggota, dan deskripsi Menyimpan di footer (hanya terlihat oleh pengguna yang dapat mengedit).

Tim dan pengguna di seluruh CRM

Pengguna dan tim bukan sekadar direktori: Anda akan menemukannya di mana pun Mokapen mengelola tanggung jawab dan visibilitas:

• Pemilik dan Kolaborator — tentang tugas, proyek, peluang, tiket, penawaran, pesanan, dan otomatisasi. Anda dapat menugaskan pengguna individu atau seluruh tim.
• Bidang khusus "Pengguna dan tim". — jenis bidang yang menerima satu atau lebih pengguna dan/atau tim.
• Filter daftar — Papan Kanban, daftar, dan laporan sering kali memungkinkan Anda memfilter berdasarkan pemilik, kolaborator, atau tim.
• Otomatisasi — Pemilik dan Kolaborator otomatisasi dapat berupa tim; langkah-langkah mewarisi izin dari Pemilik yang dipilih (lihat Panduan otomatisasi).
• Impor/ekspor — dalam file CSV, pengguna diidentifikasi melalui email; tim menggunakan kode dengan "t" sebelum nomor (seperti yang dijelaskan dalam instruksi impor).
• Koneksi dan sebutan — di catatan dan garis waktu Anda dapat menyebutkan pengguna; tim membantu visibilitas kelompok pada proyek dan aktivitas.

Tim yang terstruktur dengan baik mengurangi pekerjaan penugasan yang berulang: daripada menambahkan lima orang ke setiap catatan, tetapkan tim "Dukungan L2" satu kali.

Peran saya (profil)

Itu Peran saya tombol pada tab Teams (dan item yang sama di bawah Profil → Peran saya) membuka halaman di mana setiap pengguna memperbarui detail organisasi mereka sendiri:

• Peran pekerjaan;
• manajer pelaporan;
• Izin apa pun yang dapat mereka ubah sendiri (dalam batas yang ditentukan oleh administrator mereka).

Ini adalah jalur yang direkomendasikan bagi rekan-rekan yang hanya perlu memperbaiki jabatan atau manajernya tanpa membuka tiket dengan IT atau Pemilik. Administrator terus menggunakan halaman detail Pengguna dan Tim untuk mengedit profil lainnya.

Batasan rencana

Setiap organisasi memiliki kuota terpisah yang terkait dengan paket aktif (Gratis, Kecil, Sedang, Besar…):

• Jumlah maksimum pengguna — termasuk pengguna aktif dan tertunda; pengguna yang tidak aktif masih dapat dihitung dalam satu kursi tergantung pada apakah organisasi telah melampaui batas paketnya.
• Jumlah maksimum tim — setiap tim yang dibuat menggunakan satu slot pada rencana.
• Paket menengah atau lebih tinggi — diperlukan untuk menetapkan peran Pengguna dan Pengguna Terbatas saat mengundang atau mengedit.

Saat Anda mencapai batas:

• tombol Undang pengguna / Tim baru menawarkan meningkatkan;
• jika paket diturunkan dan pengguna aktif melebihi maksimum baru, Mokapen menonaktifkan akses berlebih dan menampilkan peringatan dengan tautan ke halaman harga;
• Pemilik harus memutuskan siapa yang akan tetap aktif atau membeli kursi tambahan.

Batasannya adalah per organisasi, bukan per akun pribadi: dua organisasi berbeda memiliki dua penghitung independen.

Kasus penggunaan praktis

• Orientasi karyawan — Undang dengan peran pengguna Terbatas → tambahkan ke tim "Operasi" → manajer menetapkan bidang Manajer di halaman detail pengguna → pengguna melengkapi "Peran saya" dengan jabatan mereka.
• Konsultan eksternal pada suatu proyek — Undang sebagai Tamu dengan memilih proyek "Situs Web Klien X". Mereka tidak melihat direktori atau pengaturan lengkap; mereka mengerjakan tugas dan pencapaian proyek.
• Pimpinan departemen — Peran anggota + manajer tim "Sales Italy". Tetapkan tim sebagai Kolaborator pada peluang departemen dan otomatisasi tindak lanjut.
• Kolaborator pergi — Pertama-tama atur Nonaktif untuk memblokir akses; setelah masa serah terima, Keluarkan dari organisasi. Tetapkan kembali tugas dan tanggung jawab terbuka sebelum penghapusan.
• Restrukturisasi tim — Buat "Kesuksesan Pelanggan" dan "Kesuksesan Pelanggan — Perusahaan" sebagai tim terpisah; memindahkan anggota dari halaman detail tim tanpa mengubah Izin organisasi mereka.
• Pemeriksaan undangan tertunda — Filter "Tertunda" di Pengguna untuk melihat siapa yang belum menerimanya; kirim ulang tautan secara lisan atau pertimbangkan untuk menghapus undangan yang sudah ketinggalan zaman.

Panduan terkait

• Peran dan Izin — tabel lengkap dari Tamu hingga Pemilik dan apa yang dapat dilakukan setiap level.
• Organisasi dan akses — banyak organisasi, peralihan organisasi, isolasi data.
• Proyek — Akses tamu dan kolaborator proyek.
• Otomatisasi — Pemilik dan Kolaborator (pengguna/tim) pada alur kerja.
• Keamanan — mode publik/pribadi, Team Master, dan visibilitas data default.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Apa perbedaan antara Izin dan Peran di halaman detail pengguna?

A: Izin = peran organisasi (Tamu, Pengguna Terbatas, Pengguna, Anggota, Pemilik) yang mengontrol akses dan fitur. Peran = label profesional bentuk bebas (misalnya "Manajer Akun") tanpa pengaruh pada izin sistem.

T: Bisakah pengguna Terbatas melihat semua rekannya?

J: Ya di daftar pengguna, tapi di tab Teams mereka melihatnya hanya tim yang mereka ikuti. Mereka tidak dapat mengundang atau membuat tim.

Q: Bolehkah saya mengundang beberapa orang dengan peran berbeda dalam satu undangan?

J: Tidak: pada langkah kedua undangan, satu peran berlaku untuk semua email yang dimasukkan dalam sesi tersebut. Untuk peran yang berbeda, ulangi undangan dalam langkah terpisah.

T: Apa yang terjadi jika saya menghapus tim?

J: Tim tersebut menghilang dari organisasi; penetapan sejarah pada catatan mungkin tetap menjadi referensi sampai Anda memperbaruinya. Periksa otomatisasi dan filter yang menggunakan tim tersebut.

T: Apakah manajer tim diperlukan?

A: Tidak, namun disarankan untuk kejelasan tanggung jawab dan pelaporan. Anda dapat menetapkannya saat pembuatan atau setelahnya dari halaman detail tim.

Q: Bisakah Tamu menjadi Pengguna penuh?

A: Ya: Anggota atau Pemilik membuka halaman detail pengguna dan melakukan perubahan Izin dari Tamu ke Pengguna (atau peran lain). Tinjau juga akses proyek dan keanggotaan tim.

T: Di mana saya mengelola kata sandi organisasi dan pengaturan 2FA?

J: Di Keamanan bagian menu organisasi (Pemilik), bukan di Pengguna dan Tim. Setiap pengguna mengelola kata sandinya sendiri dari Profil → Keamanan.