Panduan Mokapen

bidang

Itu bidang adalah kamus data setiap modul: nama, jenis, status yang diperlukan, nilai default, dan siapa yang dapat melihat atau mengeditnya. Di sini Anda membuat bidang khusus dan mengadaptasi hal-hal yang sudah ada. Mekanismenya sama pada Kontak, Perusahaan, Tugas, Proyek, Janji Temu, Peluang, Penawaran Harga, Pesanan, Produk, Layanan, dan Tiket.

Panduan ini hanya mencakup Bidang. Untuk menempatkannya pada formulir, lihat Kartu; untuk menunjukkannya dalam tabel, lihat Daftar & Kolom.

Perubahan adalah seluruh organisasi (berlaku untuk semua anggota), bukan preferensi pribadi.

Untuk apa itu?

• Membakukan — label dan tipe yang sama untuk seluruh tim.
• Perluas Mokapen — data yang tidak dimiliki produk secara default (Industri, Kode Pelanggan, Margin…).
• Memerintah — status yang diperlukan, default, visibilitas, dan hak edit hanya untuk pengguna/tim tertentu.
• Beri makan sisanya — kartu, daftar, filter, impor, otomatisasi, dan (jika tersedia) bagan laporan.

Di mana menemukannya

1. Pengaturan organisasi → hub area (Buku alamat, Kegiatan, Penjualan, Tiket, …).
2. Pengaturan entitas (misalnya Kontak) → bidang kartu.

Konfigurasi adalah per entitas. Anda memerlukan setidaknya Anggota peran. Membuat bidang khusus memerlukan paket Premium yang mencakup Bidang khusus; mengubah tata letak/bidang yang ada memerlukan paket Premium yang sesuai. Periksa ketersediaan pada paket Anda.

Buat bidang khusus

1. Tambahkan bidang → Bidang baru modal.
2. Label — nama yang terlihat.
3. Judul dalaman — siput yang dibuat secara otomatis (impor, API, sistem).
4. Jenis — pilih jenisnya (daftar di bawah). Seringkali tidak dapat diubah setelah disimpan.
5. Opsi jenis (menu tarik-turun, pilihan tunggal/ganda,…).
6. Bidang ini wajib diisi (opsional).
7. Bawaan (opsional) — nilai awal pada kartu baru.
8. Hanya dapat diedit oleh pengguna/tim dan/atau Hanya terlihat oleh pengguna/tim (opsional).
9. Menyimpan — lalu letakkan bidang di Kartu dan, jika perlu, masuk Daftar & Kolom.

Jenis bidang (satu per satu)

Saat membuat, pilih salah satu dari jenis ini. Untuk masing-masing: untuk apa dan kapan menggunakannya.

Teks

Bidang teks satu baris pendek (kode, judul pendek, referensi). Ideal jika jawabannya berbentuk bebas tetapi singkat. Jika nilai berulang dan harus dapat difilter, pilih a Menu tarik-turun.

Teks panjang

Area teks multiline untuk catatan, deskripsi, instruksi. Jangan gunakan untuk data terstruktur (status, kategori): ini mempersulit filter dan laporan.

Menu tarik-turun

Daftar opsi yang Anda tentukan (Tambahkan opsi): pengguna memilih satu. Sempurna untuk status internal, industri, level, sumber. Mengaktifkan filter dan bagan yang konsisten. Tentukan opsi sebelum menggunakannya dalam produksi dan hindari duplikat sinonim.

Menu tarik-turun pilihan ganda

Seperti menu dropdown, tapi Anda bisa memilih beberapa pilihan sekaligus (misalnya tag minat, saluran aktif). Berguna bila suatu rekaman termasuk dalam beberapa kategori secara bersamaan.

Tanggal

Pilih tanggal (tenggat waktu, mulai kontrak, tanggal janji penjualan). Lebih suka daripada teks bebas untuk mengurutkan dan memfilter berdasarkan titik.

Waktu

Waktu dalam sehari atau nilai temporal (slot, waktu panggilan balik). Gunakan pada saat jamnya penting, bukan hanya pada hari (untuk penggunaan sehari-hari Tanggal).

Nomor

Nilai numerik umum (kuantitas, skor, potongan). Ini bukan jumlah mata uang: untuk penggunaan uang Jumlah.

Jumlah

Jumlah moneter (anggaran, biaya, margin dalam mata uang). Dirancang untuk nilai finansial; dalam laporan dan daftar, ia berperilaku sebagai ukuran uang.

Persentase

Nilai persentase (probabilitas, diskon, kemajuan). Lebih baik daripada angka umum yang artinya “dari 100”.

Tombol saklar

Tombol Ya/Tidak (hidup/mati). Ideal untuk tanda biner: “Pelanggan VIP”, “Untuk menelepon kembali”, “Dapat Ditagih”. Lebih jelas daripada kotak centang ketika tindakan langsung aktif/nonaktif.

kotak centang

Kotak centang untuk konfirmasi atau opsi boolean (“Privasi diterima”, “Dokumen diterima”). Mirip dengan peralihan makna; pilih gaya yang terasa paling alami untuk konteks bentuk.

Tombol radio

Pilihan eksklusif di antara beberapa opsi yang ditampilkan semuanya dalam daftar (bukan dalam menu tertutup). Berguna dengan 2–5 alternatif yang sangat terlihat (misalnya Ya / Tidak / Tidak tahu).

Pengguna

Pilih a pengguna organisasi (kontak internal, pemberi persetujuan, spesialis). Berbeda dari pemangku kepentingan/pemilik sistem: ini adalah bidang tambahan yang Anda tentukan.

Tim

Pilih a tim organisasi (departemen yang bertanggung jawab, sel pendukung). Berguna untuk tugas grup di luar satu pengguna.

hyperlink

URL yang dapat diklik (halaman produk web, drive bersama, tiket eksternal). Lebih baik daripada teks bebas ketika harus dibuka dengan satu klik.

E-mail

Alamat email tambahan (surat bersertifikat, email operasional, alias). Gunakan tipe khusus sehingga validasi dan penggunaan alur tetap konsisten dibandingkan dengan teks umum.

Telepon

Nomor telepon tambahan (ponsel sekunder, switchboard). Alasan yang sama seperti email: tipe khusus, bukan teks bebas.

Alamat

Alamat terstruktur (lokasi sekunder, gudang, lokasi kerja). Lebih memilihnya daripada satu baris teks jika Anda memerlukannya dalam dokumen atau peta.

Negara-negara dunia

Pilihan dari daftar negara. Anda dapat mengatur Pilihan tunggal atau Pilihan ganda. Ideal untuk target pasar, negara pengiriman, wilayah geografis tanpa mengetik dengan tangan.

Referensi ke entitas lain

Tautkan catatan ke entitas Mokapen lain (misalnya, pada Tugas, kolom “Pelanggan” bertipe Kontak). Saat membuat, opsi muncul untuk setiap entitas sistem (Tugas, Proyek, Kontak, Perusahaan, Tiket, Pemesanan, Produk, Layanan, Peluang, Penawaran, Pesanan, Janji Temu, Dokumen,… tergantung pada apa yang aktif). Di sini juga: Pilihan tunggal atau Pilihan ganda.

Gunakan ketika hubungan harus terstruktur (bukan catatan “lihat Mario”). Dengan begitu filter, koneksi, dan navigasi tetap dapat diandalkan.

Nilai bawaan

Dalam modalnya, itu Bawaan bidang menetapkan nilai awal ketika a baru kartu dibuat (jika jenisnya mengizinkannya).

• Untuk apa — mengurangi klik berulang (Negara = Italia, Status internal = Baru, saklar VIP = nonaktif).
• Menu tarik-turun — defaultnya harus sesuai dengan salah satu opsi yang ada.
• Jumlah / Jumlah / Persentase — masukkan nilai numerik yang sesuai dengan jenisnya.
• Teks — string awal (gunakan dengan hemat: dapat “mencemari” data jika pengguna tidak mengubahnya).
• Wajib + default — kartu sudah valid pada bidang tersebut pada saat pembuatan; pengguna masih dapat mengubahnya (jika memiliki izin mengedit).
• Tidak menggantikan — Aturan Terlihat/Dapat Diedit: default tidak membuat bidang terlihat oleh mereka yang tidak boleh melihatnya.

Jika Anda membiarkan Default kosong, kartu baru akan dimulai tanpa nilai pada bidang tersebut (kecuali entitas memiliki logika sistem).

Visibilitas dan pengeditan bersyarat (pengguna / tim)

Selain status wajib, Anda dapat membatasi siapa yang melihat Dan siapa yang mengedit lapangan. Ada dua kontrol terpisah di modal:

• Hanya terlihat oleh pengguna/tim — aktifkan kotak centang, lalu pilih satu atau beberapa pengguna dan/atau tim. Hanya mereka yang melihat bidang pada kartu (dan dalam konteks yang menghormati aturan ini). Siapa pun yang tidak ada dalam daftar tidak akan melihatnya.
• Hanya dapat diedit oleh pengguna/tim — logika yang sama, tapi untuk sunting: pengguna lain mungkin melihatnya (jika terlihat) tetapi tidak mengubahnya, atau tidak melihatnya sama sekali jika Anda menggabungkan kedua batasan tersebut.

Bagaimana mereka menggabungkannya

• Hanya Bisa dilihat dibatasi → bidang tersebut disembunyikan dari orang lain; mereka yang ada dalam daftar melihatnya dan (kecuali sebaliknya) mengeditnya.
• Hanya Dapat diedit dibatasi → semua orang (yang memiliki akses ke kartu) dapat melihatnya; hanya orang-orang terpilih yang mengeditnya.
• Keduanya dibatasi → tipikal untuk data sensitif (margin, catatan hukum, gaji internal): hanya sedikit orang yang melihatnya dan orang yang sama (atau sebagian) mengeditnya.
• Tidak ada kotak centang → bidang terbuka untuk semua orang yang dapat membuka kartu (menghormati privasi entitas/pemangku kepentingan).

Tim vs pengguna — Anda dapat mencampur: mis. Tim “Penjualan” + admin bernama. Siapa yang bergabung atau keluar dari tim mendapatkan/kehilangan akses berdasarkan keanggotaan tim.

Kasus-kasus umum

• Margin% pada Peluang — hanya terlihat/dapat diedit oleh tim penjualan senior.
• Catatan HR pada Kontak internal — hanya untuk tim HR.
• Bidang “Biaya pemasok” pada Produk — dapat diedit oleh Pembelian, juga dapat dilihat oleh Penjualan sebagai hanya-baca (Terlihat luas, Dapat diedit sempit).

Peringatan — jangan bingung antara aturan ini dengan privasi kartu (pemangku kepentingan) atau dengan penyesuaian Rumah: di sini Anda membatasi bidang tunggal.

Status yang diperlukan

Memeriksa Bidang ini wajib diisi jika menyimpan kartu pasti membutuhkan nilai. Gunakan dengan hemat: terlalu banyak kolom wajib memperlambat entri data. Sering digabungkan dengan yang masuk akal Bawaan jadi kreasi cepat tidak diblokir.

Edit, pulihkan, hapus

Klik nama bidang dalam tabel.

• Sistem — tidak dapat diedit (atau hampir); tidak dapat dihapus.
• Dapat diedit sebagian — label/wajib/dll.; tipe sering terkunci.
• Kebiasaan — Anda memperbarui opsi, default, visibilitas; kamu bisa Menghapus.
• Memulihkan — pada beberapa kolom standar yang disesuaikan oleh organisasi, kembali ke default Mokapen untuk kolom tersebut.

Kiat praktis

• Perintah kerja: Bidang → Kartu → Kolom (dan, pada Peluang/Tugas/Proyek, Grafik).
• Dropdown / entitas alih-alih teks bebas saat Anda perlu membandingkan dan memfilter.
• Label stabil: penggantian nama sering kali membingungkan tim dan filter yang disimpan.
• Sebelum menghapus: impor, otomatisasi, laporan, kolom.
• Data sensitif: gunakan Terlihat/Dapat Diedit, jangan hanya mengandalkan “tidak ada yang melihatnya”.

Kasus penggunaan

• Industri + pendapatan di Kontak — Dropdown industri + Jumlah; Gagal Bayar Industri kosong; baik pada Kartu maupun Kolom.
• Tiket dengan tingkat keparahan — menu P1–P3 yang diperlukan, P3 Default.
• Margin yang dicadangkan pada Peluang — Persentase atau Jumlah dengan Terlihat dan Dapat Diedit hanya untuk tim penjualan senior.
• Tugas ditautkan ke pelanggan — Bidang entitas kontak (satu pilihan).
• Produk: tautan halaman pemasok — Hyperlink + Kode teks; Dapat dilihat oleh semua orang, Hanya dapat diedit dengan Membeli.
• Bendera “Untuk menelepon kembali”. — Beralih dengan Default nonaktif; kolom dalam daftar Kontak.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Saya sudah membuat bidangnya, tetapi saya tidak melihatnya di kartu.

A: Membuatnya tidak ditaruh di formulir. Membuka Kartu dan seret ke pratinjau. Jika Anda membatasi Visibilitas, periksa apakah Anda termasuk pengguna/tim yang diizinkan.

Q: Apakah Default juga berlaku untuk kartu yang sudah ada?

J: Tidak: ini biasanya berlaku untuk baru kartu. Catatan yang sudah dibuat menyimpan nilai-nilai yang mereka miliki.

T: Jika saya membatasi Visibilitas, apakah bidang tersebut juga hilang dari daftar kolom?

J: Aturan visibilitas melindungi akses ke data pada kartu sesuai dengan konfigurasi bidang. Untuk gridnya masih menggunakan List & Columns; jangan memaparkan data dalam daftar yang ingin Anda rahasiakan.

T: Bisakah saya mengubah jenisnya setelah menyimpannya?

J: Seringkali tidak. Lebih baik membuat bidang baru dengan tipe yang benar.

T: Perbedaan antara Terlihat dan Dapat Diedit?

A: Terlihat = siapa yang melihatnya. Dapat diedit = siapa yang dapat mengubah nilainya. Digunakan bersama untuk “read-only” atau “disembunyikan dari semua orang kecuali…”.

T: Mengapa saya tidak melihat kolom Tambah?

J: Paket Premium dengan kolom Khusus tidak ada, atau izin tidak mencukupi.