Mokapenin opas

Kentät

Kentät ovat jokaisen moduulin tietosanasto: nimi, tyyppi, pakollisuus, oletusarvo sekä se, kuka näkee tai muokkaa niitä. Täällä luot mukautettuja kenttiä ja mukautat jo olemassa olevia. Mekanismi on sama yhteystiedoissa, yrityksissä, tehtävissä, projekteissa, tapaamisissa, mahdollisuuksissa, tarjouksissa, tilauksissa, tuotteissa, palveluissa ja tiketeissä.

Tämä opas käsittelee vain Kentät-kohdan. Kenttien sijoittamiseen lomakkeelle katso Kortti; taulukossa näyttämiseen Lista ja sarakkeet.

Muutokset ovat koko organisaation laajuisia (ne koskevat kaikkia jäseniä), eivät henkilökohtaisia asetuksia.

Mihin ne ovat tarkoitettu

• Standardointi — samat otsikot ja tyypit koko tiimille.
• Mokapenin laajentaminen — data, jota tuotteessa ei ole valmiina (Toimiala, Asiakaskoodi, Kate…).
• Hallinta — pakollisuus, oletus, näkyvyys- ja muokkausoikeudet vain tietyille käyttäjille/tiimeille.
• Muun järjestelmän syöttö — kortti, lista, suodattimet, tuonti, automaatiot ja (missä saatavilla) raporttikaaviot.

Mistä ne löytyvät

1. Organisaation asetukset → alueen keskus (Osoitekirja, Aktiviteetit, Myynti, Tiketit, …).
2. Entiteetin asetukset (esim. Yhteystiedot) → Kentät-kortti.

Konfigurointi on entiteettikohtaista. Tarvitset vähintään Member-roolin. Mukautetun kentän luonti vaatii Premium-suunnitelman, johon kuuluu Mukautetut kentät; olemassa olevien kenttien tai asettelun muuttaminen vaatii sopivan Premium-suunnitelman. Tarkista saatavuus suunnitelmastasi.

Mukautetun kentän luominen

1. Lisää kenttä → Uusi kenttä -modaali.
2. Otsikko — näkyvä nimi.
3. Sisäinen otsikko — automaattinen slug (tuonti, API, järjestelmä).
4. Tyyppi — valitse tyyppi (lista alla). Usein sitä ei voi muuttaa tallennuksen jälkeen.
5. Tyypin asetukset (pudotusvalikko, yksi-/monivalinta, …).
6. Tämä kenttä on pakollinen (valinnainen).
7. Oletus (valinnainen) — alkuperäinen arvo uusilla korteilla.
8. Muokattavissa vain käyttäjille/tiimeille ja/tai Näkyvissä vain käyttäjille/tiimeille (valinnainen).
9. Tallenna — sijoita sitten kenttä Kortti-näkymään ja tarvittaessa Lista ja sarakkeet -kohtaan.

Kenttätyypit (yksi kerrallaan)

Luonnissa valitse yksi näistä tyypeistä. Kullekin: mihin se on tarkoitettu ja milloin käyttää.

Text

Lyhyt yhden rivin tekstikenttä (koodit, lyhyet otsikot, viitteet). Sopii, kun vastaus on vapaata mutta lyhyttä. Jos arvot toistuvat ja niitä pitää suodattaa, käytä mieluummin Dropdown menu -tyyppiä.

Long text

Monirivinen tekstialue muistiinpanoille, kuvauksille, ohjeille. Älä käytä strukturoituun dataan (tilat, kategoriat): se vaikeuttaa suodattimia ja raportteja.

Dropdown menu

Itse määrittelemäsi vaihtoehtolista (Add an option): käyttäjä valitsee yhden. Sopii sisäisiin tiloihin, toimialoihin, tasoihin, lähteisiin. Mahdollistaa yhtenäiset suodattimet ja kaaviot. Määrittele vaihtoehdot ennen tuotantokäyttöä ja vältä päällekkäisiä synonyymejä.

Multiple-choice dropdown menu

Kuten pudotusvalikko, mutta voit valita useita vaihtoehtoja kerralla (esim. kiinnostustagit, aktiiviset kanavat). Hyödyllinen, kun tietue kuuluu useaan kategoriaan samaan aikaan.

Date

Päivämäärän valinta (määräajat, sopimuksen alku, myyntitapaamisen päivä). Käytä mieluummin tätä kuin vapaata tekstiä, jotta voit järjestää ja suodattaa ajanjaksoittain.

Time

Kellonaika tai ajallinen arvo (aikaväli, soittopyyntö). Käytä, kun tunti merkitsee, ei vain päivää (päivälle käytä Date-tyyppiä).

Number

Yleinen numeerinen arvo (määrä, pistemäärä, kappaleet). Se ei ole valuuttasumma: rahoille käytä Amount-tyyppiä.

Amount

Rahasumma (budjetti, kustannus, kate valuutassa). Suunniteltu taloudellisille arvoille; raporteissa ja listoissa se käyttäytyy rahamittarina.

Percentage

Prosenttiarvo (todennäköisyys, alennus, edistyminen). Parempi kuin yleinen numero, kun merkitys on ”sadasta”.

Switch button

Kyllä/ei-kytkin (päällä/pois). Sopii binäärisiin merkintöihin: ”VIP-asiakas”, ”Soitettava”, ”Laskutettava”. Selkeämpi kuin valintaruutu, kun toiminto on välitön päälle/pois.

Checkbox

Valintaruutu vahvistuksille tai boolean-vaihtoehdoille (”Tietosuoja hyväksytty”, ”Asiakirjat vastaanotettu”). Merkitykseltään lähellä kytkintä; valitse tyyli, joka tuntuu luontevalta lomakkeen kontekstissa.

Radio button

Yksinoikeusvalinta muutamasta listassa näkyvästä vaihtoehdosta (ei suljetussa valikossa). Hyödyllinen 2–5 selvästi näkyvällä vaihtoehdolla (esim. Kyllä / Ei / En tiedä).

User

Valitse organisaation käyttäjä (sisäinen yhteyshenkilö, hyväksyjä, asiantuntija). Eroaa järjestelmän stakeholder/owner-kentästä: se on lisäkenttä, jonka itse määrittelet.

Team

Valitse organisaation tiimi (vastuullinen osasto, tukiyksikkö). Hyödyllinen ryhmävastuille yhden käyttäjän sijaan.

Hyperlink

Klikattava URL (tuotesivu verkossa, jaettu asema, ulkoinen tiketti). Parempi kuin vapaa teksti, kun sen pitää avautua yhdellä klikkauksella.

Email

Lisäsähköpostiosoite (varmennettu posti, operatiivinen sähköposti, alias). Käytä omaa tyyppiä, jotta validointi ja käyttö virtauksissa pysyvät yhtenäisinä verrattuna yleiseen tekstiin.

Phone

Lisäpuhelinnumero (toinen matkapuhelin, vaihde). Sama periaate kuin sähköpostissa: oma tyyppi, ei vapaa teksti.

Address

Strukturoitu osoite (toinen toimipiste, varasto, työmaa). Käytä mieluummin tätä kuin yhtä tekstiriviä, jos tarvitset sen asiakirjoissa tai kartoissa.

World countries

Valinta maaluettelosta. Voit asettaa Single select tai Multiple select. Sopii kohdemarkkinoille, toimitusmaalle, maantieteelliselle alueelle ilman käsin kirjoittamista.

Reference to another entity

Linkitä tietue toiseen Mokapen-entiteettiin (esim. Tehtävässä ”Asiakas”-kenttä tyyppiä Contact). Luonnissa näkyy vaihtoehto kullekin järjestelmän entiteetille (Task, Project, Contact, Company, Ticket, Booking, Product, Service, Opportunity, Quote, Order, Appointment, Document, … riippuen aktiivisista). Myös tässä: Single select tai Multiple select.

Käytä, kun suhteen pitää olla strukturoitu (ei muistiinpano ”ks. Mario”). Näin suodattimet, yhteydet ja navigointi pysyvät luotettavina.

Oletusarvo

Modaalissa Default-kenttä asettaa alkuperäisen arvon, kun luodaan uusi kortti (missä tyyppi sen sallii).

• Mihin se on tarkoitettu — vähemmän toistuvia klikkauksia (Maa = Suomi, Sisäinen tila = Uusi, VIP-kytkin = pois).
• Dropdown menu — oletuksen pitää vastata olemassa olevaa vaihtoehtoa.
• Number / Amount / Percentage — syötä tyypin mukainen numeerinen arvo.
• Text — alkuperäinen merkkijono (käytä säästeliäästi: se voi ”likaista” dataa, jos käyttäjät eivät muuta sitä).
• Pakollinen + oletus — kortti on jo validi kyseisellä kentällä luonnissa; käyttäjä voi silti muuttaa sitä (jos hänellä on muokkausoikeus).
• Ei korvaa — Näkyvyys/Muokattavuus-sääntöjä: oletus ei tee kenttää näkyväksi niille, joilla ei pitäisi nähdä sitä.

Jos jätät Defaultin tyhjäksi, uudet kortit alkavat ilman arvoa kyseisellä kentällä (ellei entiteetillä ole järjestelmälogiikkaa).

Ehdollinen näkyvyys ja muokkaus (käyttäjät / tiimit)

Pakollisuuden lisäksi voit rajoittaa kuka näkee ja kuka muokkaa kenttää. Modaalissa on kaksi erillistä ohjausta:

• Visible only to users/teams — ota valintaruutu käyttöön, valitse yksi tai useampi käyttäjä ja/tai tiimi. Vain he näkevät kentän kortilla (ja konteksteissa, jotka kunnioittavat tätä sääntöä). Muut eivät näe sitä.
• Editable only by users/teams — sama logiikka, mutta muokkaukselle: muut voivat nähdä sen (jos näkyvissä), mutta eivät muuttaa sitä, tai eivät näe ollenkaan, jos yhdistät molemmat rajoitukset.

Miten ne yhdistyvät

• Vain Visible rajoitettu → kenttä piilotettu muilta; listalla olevat näkevät ja (ellei toisin) muokkaavat sitä.
• Vain Editable rajoitettu → kaikki (joilla on pääsy korttiin) näkevät sen; vain valitut muokkaavat.
• Molemmat rajoitettu → tyypillistä arkaluonteiselle datalle (kate, oikeudelliset muistiinpanot, sisäinen palkka): harvat näkevät ja samat (tai osajoukko) muokkaavat.
• Ei valintaruutuja → kenttä avoin kaikille, jotka voivat avata kortin (kunnioittaen entiteetin tietosuojaa/stakeholdereita).

Tiimi vs. käyttäjä — voit yhdistää: esim. tiimi ”Myynti” + nimetty admin. Tiimiin liittyminen tai poistuminen antaa/poistaa pääsyn tiimin jäsenyyden perusteella.

Tyypillisiä tapauksia

• Kate % mahdollisuuksissa — näkyvissä/muokattavissa vain senior-myyntitiimille.
• HR-muistiinpanot sisäisissä yhteystiedoissa — vain HR-tiimi.
• ”Toimittajan kustannus” -kenttä tuotteissa — muokattavissa Ostolla, näkyvissä myynnille vain luku -tilassa (laaja Visible, kapea Editable).

Huomio — älä sekoita näitä sääntöjä kortin tietosuojaan (stakeholderit) tai etusivun mukautukseen: tässä rajoitat yksittäistä kenttää.

Pakollisuus

Valitse This field is required, jos kortin tallennus vaatii arvon. Käytä säästeliäästi: liian monta pakollista kenttää hidastaa syöttöä. Usein yhdistetään järkevään Default-arvoon, jotta nopeat luonnit eivät jää jumiin.

Muokkaus, palautus, poisto

Napsauta kentän nimeä taulukossa.

• System — ei muokattavissa (tai lähes ei); ei voi poistaa.
• Partially editable — otsikko/pakollisuus/jne.; tyyppi usein lukittu.
• Custom — päivität vaihtoehtoja, oletusta, näkyvyyttä; voit Delete.
• Restore — joillakin orgin muokatuilla vakiokentillä palauttaa Mokapenin oletuksen kyseiselle kentälle.

Käytännön vinkit

• Työjärjestys: Kentät → Kortti → Sarakkeet (ja mahdollisuuksissa/tehtävissä/projektissa Kaaviot).
• Dropdown / entiteetti vapaan tekstin sijaan, kun tarvitset vertailua ja suodatusta.
• Vakaat otsikot: uudelleennimeäminen usein hämmentää tiimiä ja tallennettuja suodattimia.
• Ennen poistoa: tuonti, automaatiot, raportit, sarakkeet.
• Arkaluonteinen data: käytä Visible/Editable, älä luota vain siihen, ettei kukaan katso.

Käyttötapaukset

• Toimiala + liikevaihto yhteystiedoissa — Industry-pudotus + Amount; tyhjä Industry-oletus; molemmat Kortilla ja Sarakkeissa.
• Tiketit vakavuudella — pakollinen P1–P3-valikko, oletus P3.
• Varattu kate mahdollisuuksissa — Percentage tai Amount, Visible ja Editable vain senior-myyntitiimille.
• Tehtävä linkitettynä asiakkaaseen — Contact-entiteettikenttä (single select).
• Tuote: toimittajan sivulinkki — Hyperlink + Text-koodi; Visible kaikille, Editable vain Ostolle.
• ”Soitettava” -merkintä — Switch, oletus pois; sarake yhteystietolistassa.

Usein kysytyt kysymykset

K: Loin kentän, en näe sitä kortilla.

V: Luominen ei aseta sitä lomakkeelle. Avaa Kortti ja vedä se esikatseluun. Jos rajoitit Visibilityn, tarkista, että olet sallittujen käyttäjien/tiimien joukossa.

K: Koskeeko oletus myös olemassa olevia kortteja?

V: Ei: se koskee tyypillisesti uusia kortteja. Jo luodut tietueet säilyttävät aiemmat arvonsa.

K: Jos rajoitan Visibilityn, katoaako kenttä myös sarakelistasta?

V: Näkyvyys-säännöt suojaavat pääsyä dataan kortilla kentän konfiguraation mukaan. Ruudukossa käytä silti Lista ja sarakkeet -asetusta; älä paljasta listassa dataa, jonka haluat pitää yksityisenä.

K: Voinko muuttaa tyyppiä tallennuksen jälkeen?

V: Usein ei. Parempi luoda uusi kenttä oikealla tyypillä.

K: Ero Visible ja Editable?

V: Visible = kuka näkee. Editable = kuka voi muuttaa arvoa. Yhdessä ”vain luku” tai ”piilotettu kaikilta paitsi…”.

K: Miksi en näe Add field?

V: Premium-suunnitelma ilman Mukautettuja kenttiä tai riittämättömät oikeudet.