Mokapenin opas

Tuonti / Vienti

Tuonti / Vienti -osiossa voit tuoda tietosi Mokapeniin Excel- tai CSV-tiedostosta (tuonti) ja ladata organisaation tiedot Excel-tiedostona (vienti). Se on nopein tapa täyttää CRM, kun aloitat olemassa olevista osoitekirjoista, hinnastoista tai perustiedoista, tai kun tarvitset varmuuskopioita ja analyysejä alustan ulkopuolella.

Löydät sen organisaatiovalikosta → Import/Export. Ohjattu tuonti on vaiheittainen (valitse mitä tuodaan, lataa tiedosto, yhdistä sarakkeet, käynnistä) ja se ajaa taustalla: voit seurata edistymistä ja tarkastella tuontihistoriaa.

Yleiskatsaus

Kaksi erillistä toimintoa, joita käytetään usein yhdessä:

• Import — lataat tiedoston (Excel tai CSV) ja Mokapen luo (tai päivittää) vastaavat tietueet. Voit tuoda Projekteja, Tehtäviä, Yhteyshenkilöitä, Yrityksiä, Tuotteita ja Palveluita.
• Export — lataat tiedot Excel (.xlsx) -tiedostona. Vienti kattaa enemmän tyyppejä kuin tuonti: yllä olevien lisäksi myös Diilit, Tarjoukset, Tilaukset, Tiketit, Tapaamiset ja Varaukset.

Tuonti on ohjattu polku neljällä näytöllä: (1) valitse tietuetyyppi, (2) lataa tiedosto, (3) yhdistä tiedoston sarakkeet CRM-kenttiin ja aseta yksityisyys sekä kaksoiset, (4) seuraa edistymistä ja tulosta. Erillistä «esikatselu ja vahvistus» -näyttöä ei ole: esimerkkisarvot näkyvät jo sarakkeiden yhdistämisessä.

Pääsy ja oikeudet

Toiminnoilla on eri oikeudet:

• Tuonti — sallittu organisaation jäsenille. Tuontipikavalinnat löytyvät myös Contacts-, Companies-, Tasks- ja Projects-listojen Actions-valikosta.
• Vienti — varattu organisaation Ownerille. Export-painike listoissa ja vientisivu näkyvät vain kyseisellä roolilla.

Kaksi ominaisuutta riippuu paketista:

• Mukautetut kentät tuonnissa — sarakkeiden yhdistäminen mukautettuihin kenttiin vaatii Premium-paketin. Ilman sitä näet vain vakiokentät.
• Edistynyt kaksoiskäsittely — vaihtoehdot Insert if empty ja Replace vaativat Premium-paketin. Ilmainen-paketissa on Skip (kaksoisia ei kosketa).

Vienti noudattaa aina oikeuksia ja yksityisyyttä: kukin vie vain tietueet, joihin hänellä on pääsy roolin ja organisaation näkyvyyssääntöjen mukaan.

Miten tuodaan (ohjattu polku)

Tuonti etenee neljässä vaiheessa:

1. Valitse mitä tuodaan — Import-sivulta valitset tyypin: Projects, Tasks, Contacts, Companies, Products tai Services. Sieltä pääset myös Import history -näkymään.
2. Lataa tiedosto — vedä tai valitse .xlsx-, .xls- tai .csv-tiedosto, enintään 4 MB. Mokapen lukee sarakkeet ja siirtyy yhdistämiseen.
3. Yhdistä sarakkeet — jokaiselle tiedoston sarakkeelle valitset CRM-kentän (tai ohitat sen). Samalla näytöllä asetat tuotujen tietojen yksityisyyden ja tarvittaessa kaksoiskäsittelyn. Tuontipainike avautuu vasta, kun pakolliset kentät on yhdistetty.
4. Käynnistä ja odota tulosta — tuonti juoksee taustalla: tulosnäyttö päivittyy itse muutaman sekunnin välein ja näyttää laskurit Processed, Imported, Updated, Skipped, Errors.

Koska työ on jonossa, monirivisillä tiedostoilla voi kestää muutama minuutti: pidä sivu auki tai tarkista Import history myöhemmin.

Tiedoston valmistelu (Excel ja CSV)

Tuonnin laatu riippuu lähes kokonaan tiedoston laadusta. Excel on kätevä mutta voi olla hankala: päivistä tulee numeroita, alku-nollat katoavat, yhdistetyt solut, kaavat tuovat virheitä. Ennen latausta:

• Ensimmäinen rivi = otsikot — sarakkeiden nimet (esim. Nimi, Sukunimi, Email, Phone). Ne näkyvät yhdistämisvaiheessa.
• Yksi sarake = yksi tieto — älä laita «Matti Virtanen» yhteen sarakkeeseen, jos tarvitset etu- ja sukunimen erikseen; pidä puhelin, sähköposti ja osoite erillään.
• Ei yhdistettyjä soluja — merge rikkoo ruudukkoluvun.
• Ei kaavoja — kopioi ja liitä arvoina ennen tallennusta.
• Siivoa tyhjät solut — näennäisesti tyhjät rivit/sarakkeet välilyönteineen sekoittavat lukua.
• UTF-8-koodaus — säilyttää ääkköset. Excelissä: «Tallenna nimellä» → CSV UTF-8, tai käytä .xlsx.
• Suuret tiedostot → jaa — raja on 4 MB. Jaa lohkoihin: virheet löytyvät helpommin.
• Vältä erikoismuotoiluja — koristeelliset merkit tai eksoottiset fontit voivat kadota.

CSV:ssä arvot on erotettu erottimella. Mokapen lukee UTF-8:n ja tunnistaa erottimen; jos Excel tallentaa uudelleen puolipisteellä, se yleensä kelpaa. Jos latauksen jälkeen kaikki on yhdessä sarakkeessa, tallenna uudelleen «CSV UTF-8» tai käytä .xlsx.

Sarakkeiden yhdistäminen

Tämä on tuonnin ydin. Jokaiselle sarakkeelle Mokapen näyttää otsikon nimen ja enintään kuusi esimerkkiarvoa ensimmäisiltä riveiltä. Vieressä valikosta «Belongs to» valitset CRM-kentän:

• Yhdistä sarake kenttään (esim. «Mail» → Email).
• Ignore column — jätä yhdistämättä tarpeettomat sarakkeet.
• Jokaista CRM-kenttää voi käyttää vain kerran: yhdistettynä se katoaa muiden sarakkeiden valinnoista.

Sinun pitää yhdistää vähintään pakolliset kentät, muuten tuontipainike pysyy lukittuna:

• Contacts — vähintään yksi: First name, Last name tai email. Muuten rivi ohitetaan.
• Companies — Company name.
• Tasks, Projects, Products, Services — Title (tai nimi).

Jotkin kentät ratkaisevat suhteet nimen perusteella: Contacts-tuonnissa Company-sarake linkittää (tai luo) yrityksen; Tasks-tuonnissa Project linkittää tai luo projektin. Vertailu ei erota isoja/pieniä kirjaimia.

Mukautetut kentät — Premium-paketissa valikossa näkyvät myös omat kentät (luvut, tekstit, päivät, listat). Päivät ja valuutat normalisoidaan; käyttäjä-/tiimikentät yhdistetään oikeaan käyttäjään tai tiimiin.

Erityismuodon kentät

Jotkin kentät hyväksyvät useita arvoja samassa solussa tai etsivät linkkiä: yhdistäessä sarakkeen alle tulee keltainen varoitus odotetusta muodosta. Usean arvon erotin on aina puolipiste (;).

• Tags — nimet erotettuna «;». Puuttuva tunniste luodaan automaattisesti. Esim. Asiakas;VIP;Soitettava.
• Stakeholders — jokaiselle merkinnälle käyttäjän sähköposti tai tiimin koodi «t»-etuliitteellä (esim. t123), erotettuna «;». Esim. matti@email.com;t45.
• Owner — yksi arvo: käyttäjän sähköposti tai tiimikoodi «t{id}».
• Supplier (Products/Services) — toimittajayrityksen nimi; jos puuttuu, se luodaan.
• Images (Products/Services) — kuvien täydet URL:t erotettuna «;».
• Groups (Products/Services) — nimet erotettuna «;»; puuttuvat ryhmät luodaan.

Lue keltainen varoitus: oikea muoto erottaa puhtaan tuonnin puuttuvista arvoista.

Kaksoiskäsittely

Contacts, Companies, Products ja Services -tyypeissä voit päättää, mitä tapahtuu, kun rivi vastaa jo olemassa olevaa tietuetta. «Manage duplicates» on oletuksena päällä. Avain riippuu tyypistä:

• Contacts — sama email (jos rivillä on).
• Companies — sama yrityksen nimi (ilman kirjainkoon eroa). Huom: samannimisiä yrityksiä ei kahdenneta, kun linkität niitä yhteyshenkilöistä, vaikka kaksoiset olisivat pois päältä.
• Products — sama tuotekoodi.
• Services — sama palvelukoodi.

Kun kaksoinen löytyy, valitse:

• Skip (oletus) — ohita uudet arvot; rivi lasketaan Skipped.
• Insert if empty — päivitä kenttä vain jos se on tyhjä. Vaatii Premium.
• Replace — päivitä jokainen yhdistetty kenttä uudella arvolla. Vaatii Premium.

Tasks ja Projects eivät tue kaksoiskäsittelyä: jokainen rivi luo aina uuden tietueen. Jos tuot saman tiedoston uudelleen, saat kaksoisia.

Vinkkejä puhtaisiin tietoihin

• Normalisoi sähköpostit — yhteyshenkilöiden anti-kaksoisavain: yksi email per solu, ilman välilyöntejä, pienillä kirjaimilla.
• Uniikit koodit tuotteille/palveluille — jotta päivität etkä kahdenna.
• Yhtenäiset muodot sarakkeessa — älä sekoita «10.03.2026» ja «2026-03-10» samassa päiväsarakkeessa; sama summille.
• Puhelimet kansainvälisellä etuliitteellä — esim. +358…; aseta sarake Text-muotoon, jotta Excel ei syö nollia.
• Alku-nollat — postinumerot, koodit, ALV-numerot: Text-muoto ennen täyttöä.
• Poista piilotetut välilyönnit — ne luovat vääriä «ei-kaksoisia».
• Yhtenäiset suhdenimet — jos linkität yhteyshenkilöitä yrityksiin nimellä, kirjoita yrityksen nimi aina samoin.
• Pieni koeajo — ennen 5 000 rivin tuontia kokeile 10–20 rivillä.

Edistyminen ja Import history

Tuonnin aikana tulosnäyttö näyttää laskurit reaaliajassa: Processed, Imported, Updated, Skipped ja Errors.

Import history listaa tehdyt tuonnit yhteissummineen. Huomaa: historia näyttää yhteenvedot, ei rivi riviltä; ja rivit ilman vähimmäisidentiteettikenttiä (esim. yhteyshenkilö ilman nimeä, sukunimeä tai sähköpostia) ohitetaan hiljaa eivätkä välttämättä näy Errors-kohdassa.

Vienti

Vienti tuottaa aina Excel (.xlsx) -tiedoston ja on varattu Ownerille. Voit käynnistää sen kahdesta paikasta:

• Export-sivulta (Import/Export-valikko) — lataat kaikki tietyn tyypin tietueet.
• Listoista (List, Kanban, kortit) — Actions → Export. Jos Listissä valitset rivejä, viet vain ne; ilman valintaa viet kaikki käytettävissä olevat.

• Vienti sisältää mukautetut kentät sekä tunnisteet ja sidosryhmät luettavassa muodossa.
• Quotes ja Orders viedään kahdelle arkille: otsikot ja rivit.
• Contacts-vienti lisää linkitetyn yrityksen nimen ja tarkistuslistakohdat.
• Oikeudet ja yksityisyys: viet vain sen, minkä näkisit myös ruudulla.

Viety tiedosto on hyvä malli tulevaa tuontia varten: vie muutama tietue, katso otsikot ja muodot, ja käytä samaa rakennetta.

Käyttötapaukset

• Ensimmäinen käyttöönotto — tuo yhteyshenkilöt ja yritykset vanhasta järjestelmästä, sitten Products/Services -hinnasto.
• Hinnaston päivitys — tuo Products «Replace»-tilassa tuotekoodilla avaimena.
• Yhteystietojen täydennys — «Insert if empty» puhelimille/kentille ilman hyvien tietojen ylikirjoitusta.
• Säännöllinen varmuuskopio — Owner vie yhteyshenkilöt, diilit ja tilaukset Exceliin.
• Oma raportointi — vie suodatettu lista ja käsittele Excelissä.

Yleiset ongelmat

• Import-painike pysyy pois päältä — pakollisia kenttiä ei ole yhdistetty.
• Kaikki yhdessä sarakkeessa — CSV-erotin tai koodaus väärin; tallenna CSV UTF-8 tai käytä .xlsx.
• Ääkköset kadonneet — tallenna UTF-8.
• Vähemmän rivejä kuin tiedostossa — rivit ilman identiteettikenttiä ohitettiin.
• Kaksoisia syntyi — kaksoiskäsittely oli Skip tai avain ei täsmännyt.
• Tunnisteet/toimittajat/ryhmät eivät linkity — erityiskentän muoto väärä («;», email, «t{id}»).
• Tiedosto liian suuri — yli 4 MB: jaa lohkoihin.
• Mukautettuja kenttiä ei näy — vaatii Premium.

Usein kysytyt kysymykset

K: Mitä tiedostoja voin tuoda?

V: Excel (.xlsx, .xls) ja CSV, enintään 4 MB. Ensimmäisellä rivillä pitää olla sarakkeiden otsikot.

K: Mitä voin tuoda ja viedä?

V: Tuonti: Projects, Tasks, Contacts, Companies, Products, Services. Vienti myös Deals, Quotes, Orders, Tickets, Appointments, Bookings. Diilejä, tarjouksia, tilauksia ja tikettejä voi siis viedä mutta ei tuoda.

K: Kuka voi tuoda ja viedä?

V: Tuonti organisaation jäsenille; vienti vain Ownerille.

K: Miten vältän kaksoisia?

V: Pidä kaksoiskäsittely päällä ja varmista avain: email yhteyshenkilöille, nimi yrityksille, koodi tuotteille ja palveluille. Tasks ja Projects ilman kaksoistarkistusta: jokainen rivi luo uuden tietueen.

K: Mitä eroa on Skip, Insert if empty ja Replace?

V: Skip ei koske kaksoista; Insert if empty täyttää vain tyhjät kentät; Replace päivittää kaikki yhdistetyt kentät. Kaksi viimeistä vaativat Premium.

K: Miten laitan useita arvoja yhteen soluun?

V: Erota puolipisteellä (;). Stakeholdereille käyttäjän email tai tiimikoodi «t{id}»; puuttuvat tunnisteet, ryhmät ja toimittajat luodaan.

K: Miksi rivejä tuli vähemmän kuin tiedostossa?

V: Ilman vähimmäisidentiteettikenttiä olevat rivit ohitettiin ilman Errors-merkintää.

K: Excel pilaa päivät, alku-nollat ja pitkät numerot. Mitä teen?

V: Muotoile kriittiset sarakkeet Text-muotoon, käytä yhtä päivämuotoa, liitä arvoina kaavojen jälkeen ja tallenna UTF-8.

K: Voinko tuoda mukautettuja kenttiä?

V: Kyllä, Premium-paketilla: yhdistämisessä näkyvät myös mukautetut kentät ja arvot muunnetaan tyypin mukaan.

K: Missä muodossa vientitiedosto tulee?

V: Aina Excel (.xlsx). Quotes ja Orders kahdella arkilla (otsikot + rivit). Viety tiedosto on hyvä malli tulevaan tuontiin.

K: Onko tuonti heti valmis?

V: Se ajaa taustalla: muutama rivi sekunneissa, suuret tiedostot muutamassa minuutissa. Seuraa laskureita tai Import historya.