Mokapenin opas

Templates

Templates ovat uudelleenkäytettäviä tekstejä ja asetteluja, jotka valmistelet kerran ja käytät sitten Mokapenissa: asiakirjoissa, sähköposteissa, SMS-viesteissä, WhatsApp Business -viesteissä, tarjouksissa ja tilauksissa. Sen sijaan että kirjoittaisit saman viestin tai saman PDF-otsikon uudelleen, valitset mallin ja Mokapen täyttää yhteystiedon, yrityksen tai asiakirjan tiedot muuttujien avulla.

Löydät ne organisaatioasetuksista → Templates. Jokaisella tyypillä on oma editorinsa ja käyttöpolkunsa: alla syväsukellus tyypeittäin, sitten yhteiset säännöt (muuttujat, oletus, hallinta).

Mihin niitä käytetään

• Nopeus — yksi napsautus tekstien ja muotoilun uudelleenkopioinnin sijaan.
• Yhtenäisyys — sama sävy ja grafiikka koko tiimille.
• Automaattinen personointi — muuttujat täyttyvät sen tietueen tiedoilla, jota parhaillaan käsittelet.
• Eri kanavat, yksi paikka — PDF, sähköposti, SMS ja WhatsApp samasta Templates-osiosta.

Pääsy ja luominen

1. Organisaatioasetukset → Templates.
2. Paina New template → ikkuna Select by type.
3. Valitse tyyppi, täytä otsikko ja sisältö, lisää muuttujia, ota tarvittaessa käyttöön Default, tallenna.
4. Listassa voit muokata, Duplicate tai Delete. Privacy (missä saatavilla) rajoittaa, kuka näkee/käyttää mallia.

Document template

Kyseessä on HTML-asiakirja sivumuodossa (A4), rikkaalla editorilla (otsikot, listat, taulukot, kuvat, linkit) ja määritettävillä marginaaleilla. Voit sitoa muuttujat osoitekirja-/myyntientiteettiin (esim. yhteystieto, diili), jotta asiakirjan luonnissa linkitetystä tietueesta kentät täyttyvät automaattisesti.

Mitä määrität

• Mallin otsikko ja Default-lippu
• Sivun marginaalit
• Asiakirjan runko muuttujilla (Variable-painike)
• Privacy / members

Missä käytät — Documents-sovelluksessa luonnissa valitse From template tyhjän sijaan. Mokapen lataa sisällön ja, jos asiakirja on linkitetty entiteettiin, korvaa muuttujat kyseisen tietueen tiedoilla.

Esimerkkejä — saatekirje, asiakaskortti, pöytäkirja, toimintamenettely kiinteällä rakenteella.

Email template

Kyse on sähköpostiviestin rungoista (HTML) Mokapenista lähetettäväksi. Tyypilliset muuttujat tulevat yhteystiedosta (nimi, sähköposti, linkitetty yritys, …) sekä organisaation ja nykyisen käyttäjän tiedoista.

Mitä määrität

• Otsikko, Default, privacy
• HTML-runko muuttujilla
• Valinnainen sähköpostieditorin marginaalit/asettelu

Missä käytät — sähköpostin kirjoituksessa (Messages / lähetys kortilta): avaa Select template -valitsin ja runko täyttyy. Voit silti muokata aihetta ja tekstiä ennen lähetystä (SMTP-integraatio on määritettävä).

Huomio automaatioista — automaatiotoiminto Send email käyttää itse toiminnossa määritettyä tekstiä/HTML:ää. Templates-osion sähköpostimallit ovat pääasiassa manuaaliseen lähetykseen; voit silti kopioida mallin sisällön toimintoon.

Esimerkkejä — myynnin seuranta, tapaamispyyntö, vakiovastaus tukilippuun, tervetulosähköposti uudelle liidille.

SMS template

Lyhyt teksti (ei PDF-asettelua) SMS-lähetykseen. Tyypilliset muuttujat tulevat yhteystiedosta. Lähettäjäalias ei sisälly: se määritetään SMS-integraatiossa (hyväksytty alias + lompakon saldo).

Mitä määrität

• Otsikko ja viestin teksti
• Muuttujat Variable-painikkeella tai kirjoittamalla {
• Default (valinnainen)

Pituusrajat — GSM-aakkosilla yksi SMS on noin 160 merkkiä; Unicode/emoji noin 70 segmenttiä kohti. Ylitys jakaa viestin useaksi SMS:ksi (ja maksaa enemmän). Muuttujat korvattuna voivat pidentää tekstiä: tarkista aina merkkimääräarvo kirjoituksessa.

Missä käytät

• Manuaalinen lähetys — yhteystiedon (tai yrityksen) kortti → Send SMS → valitse malli: teksti lisätään ja muuttujat korvataan kyseisen yhteystiedon tiedoilla.
• Automations — Send SMS -toiminto → voit valita mallin: teksti liitetään viestiin. Automaatiossa et saa samaa automaattista «per yhteystieto» -korvausta kuin kortilta: käytä automaatiomuuttujia tai muokkaa tekstiä.

Kanavaopas: SMS.

Esimerkkejä — tapaamismuistutus, «tilaus noudettavissa», OTP/sisäinen koodi (jos käytäntö sallii), viivästysilmoitus.

WhatsApp Business template

WhatsApp-mallit ovat erityisiä: ne eivät ole vain «Mokapeniin tallennettua tekstiä». Ne ovat Metan hyväksymiä viestimalleja (HSM). Ilman hyväksyttyä mallia et voi aloittaa (tai avata uudelleen) keskustelua asiakaspalvelun 24 tunnin ikkunan ulkopuolella.

Kaksi tapaa saada ne Mokapeniin

• Luo Templatesista — New template → WhatsApp Business: täytä nimi, kieli, kategoria ja komponentit; Mokapen luo ne myös Metaan ja tallentaa paikallisen kopion.
• Synkronoi — Integrations → WhatsApp Business: Sync templates / tuo Metaan jo olevat mallit ja importoi APPROVED-mallit Templatesiin.

Nimi ja kieli — Metan nimi sallii vain pienet kirjaimet, numerot ja alaviivan (esim. order_shipped_it), ei välilyöntejä. Kielen on vastattava tekstiä; jokainen kieli tarvitsee oman mallin.

Kategoriat (valitse sisältöön sopiva, muuten Meta voi hylätä):

• Utility — päivitykset, joita käyttäjä odottaa: tilauksen tila, tapaamismuistutus, tili-ilmoitukset.
• Marketing — kampanjat, tarjoukset, uutiskirjeet: vaaditaan nimenomainen WhatsApp opt-in.
• Authentication — OTP / vahvistuskoodit Metan vaatimassa muodossa (älä sekoita markkinointiin).

Viestin rakenne

• Header (valinnainen) — teksti (max 60 merkkiä) tai media (kuva, video, asiakirja) tai sijainti.
• Body (pakollinen) — max 1 024 merkkiä; Meta-paikkamerkit {{1}}, {{2}}… peräkkäin ilman aukkoja.
• Footer (valinnainen) — max 60 merkkiä.
• Buttons (max 3) — quick reply, URL (HTTPS) tai puhelin; otsikko max 20 merkkiä. Authentication-mallit käyttävät Metan OTP-painikkeita.

Muuttujat: Meta ↔ Mokapen — Metassa paikkamerkit ovat {{1}}, {{2}}. Mokapenissa WABA-mallissa mapataan jokainen numero CRM-muuttujaan (esim. {{1}} → yhteystiedon nimi). Ilman mappausta malli voi olla valitsematta lähetyksessä, kunnes muuttujat on asetettu.

Hyväksyntä — Meta tarkistaa mallin (usein minuuteissa, joskus jopa ~24 tuntia). Tyypilliset tilat: tarkistuksessa, hyväksytty, hylätty (syy mukana). Vain hyväksyttyjä voi käyttää lähetykseen. Harhaanjohtava sisältö, roskaposti, väärä kategoria tai virheelliset muuttujat ovat yleisiä hylkäyssyitä.

Missä käytät — yhteystiedon kortti → Send WhatsApp → valitse hyväksytty malli (ja paikkaholder-arvot). Vaatii yhdistetyn WhatsApp Business -integraation ja tarvittaessa saldon/lompakon. Automaatiotoimintoa «Send WhatsApp» ei (tänään) ole.

Täysi kanavaopas: WhatsApp Business.

Esimerkkejä — «tilaus lähetetty», «tapaaminen vahvistettu», OTP-koodi, kampanja opt-inillä.

Quote template

Quote-malli ei ole pelkkää tekstiä: se on kaupallisen PDF-asiakirjan asettelu (ja esikatselu) tarjouskorteilla. Se määrittää, miltä otsikko, asiakastiedot, rivitaulukko, ehdot ja allekirjoitus näyttävät — koko tiimi lähettää tarjouksia samalla brändillä.

Järjestelmäasettelut vs. oma malli

• Mokapen tarjoaa valmiita asetteluja kortilla valittavaksi, esimerkiksi Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature (osien järjestys ja allekirjoitus vaihtuvat).
• Luomalla Templatesissa Quote-tyypin mallin rakennat oman asettelun (se ilmestyy tarjouksen Design-kentän vaihtoehtoihin).

Mitä määrität Quote-editorissa

• Header and footer — logo, yritystiedot, numerointi, kiinteät huomiot sivun ylä-/alareunassa (muuttujilla).
• Left / right blocks — kaksi HTML-tekstipalstaa (esim. vasen: tarjousnumero ja päivät; oikea: yhteystiedot tai asiakas) Variable-painikkeella kummassakin.
• Items table — teema (vuororivit, reunat, ei mitään), näytettävät sarakkeet (koodi, kuvaus, yksikköhinta, määrä, ALV, alennus, välisumma, …), kunkin sarakkeen otsikko, tasaus ja leveys %.
• Commercial terms — HTML-lohko maksuille, tarjouksen voimassaololle, oikeudellisille huomioille jne. (myös muuttujia).
• Signature — ota käyttöön/poista ja muokkaa otsikkoa (esim. «For Acceptance»).
• Section order / layout / margins / heights — asiakirjaosien järjestys ja sivutila.

Tarjousmuuttujat paljastavat tyypillisesti tarjouksen, organisaation, käyttäjän ja linkitettyjen tietojen (asiakas jne.) kentät sekä esikatseluun tarvittavat rivitiedot.

Missä käytät

• Quote-kortti → kenttä Design: valitse järjestelmäasettelu tai oma malli.
• Esikatselu ja PDF / asiakirjan lähetys käyttävät kyseistä asettelua kortin oikeilla tiedoilla (rivit, summat, asiakas).
• Automations, jotka luovat tarjouksia, voivat asettaa design-mallin, jolloin automaattisesti luodut PDF:t käyttävät brändiäsi.

Moduuliopas: Quotes.

Esimerkkejä — vakiomuotoinen B2B-tarjous hintataulukolla ja 30 päivän ehdoilla; «kevyt» tarjous ilman allekirjoitusta; tarjous allekirjoituksella verkkohyväksyntään.

Order template

Order-malli toimii kuten Quote: se on tilauksen PDF/asiakirjan asettelu, ei viestirunko. Editori käyttää samaa logiikkaa (header/footer, vasen/oikea lohko, rivitaulukko sarakkeineen ja teemineen, kaupalliset ehdot, allekirjoitus, marginaalit ja osien järjestys).

Järjestelmäasettelut — tilauksissa löytyy myös variantteja kuten Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature sekä omat Templates → Order -mallit.

Käytännön ero tarjoukseen — samat työkalut, mutta sidottu Order-entiteettiin (tilauskoodi, päivät, vahvistetut rivit, hyväksynnän jälkeiset ehdot). Usein tilausmalli käyttää samaa yritystyyliä kuin tarjous, päivitetty sanamuodolla (esim. «order confirmation» tarjouksen sijaan).

Missä käytät

• Order-kortti → Design: valitse järjestelmäasettelu tai oma malli.
• Esikatselu / PDF / tilauksen asiakirjan lähetys.
• Automations, jotka luovat tilauksia (esim. hyväksytystä tarjouksesta), voivat käyttää oletus- tai valittua tilausmallia.

Moduuliopas: Orders.

Esimerkkejä — tilausvahvistus rivitaulukolla ja IBANilla; toimitusasiakirja vastuuhenkilön allekirjoituksella; yksinkertaistettu asettelu sisäisiin tilauksiin.

Variables (yhteiset säännöt)

• Document, Email, SMS, Quote, Order — Mokapen-muoto {$entity.field} (esim. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Lisää ne Variable-painikkeella tai kirjoittamalla { (SMS).
• WhatsApp — Metassa {{1}}, {{2}}…; Mokapenissa mapaat jokaisen numeron CRM-muuttujaan ennen lähetystä.
• Ilman muuttujia malli on kiinteä teksti/asettelu; muuttujilla sama malli mukautuu jokaiseen tietueeseen.

Pika-yhteenveto: tyyppi → missä valitset

• Document → Documents → From template
• Email → sähköpostin kirjoitus → Select template
• SMS → Send SMS (kortti) tai Send SMS -automaatiotoiminto
• WhatsApp Business → Send WhatsApp (kortti); luo/synkronoi myös WABA Integrationsista
• Quote → Quote-kortti → Design (+ PDF / automations)
• Order → Order-kortti → Design (+ PDF / automations)

Default template

Default-lippu merkitsee kyseisen tyypin oletusmallin (esim. tiimin vakiomuotoinen tarjous-PDF). Vain yksi kerrallaan aktiivisena tyypille: toisen ottaminen käyttöön poistaa edellisen oletuksen.

Käytännön vinkit

• Selkeät otsikot (SMS – Appointment reminder, PDF – Standard quote 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: vältä turhaa Unicodea; tarkista segmentit muuttujien korvauksen jälkeen.
• WhatsApp: Utility päivityksiin, Marketing vain opt-inillä; mapaa aina paikkamerkit ennen tuotantokäyttöä.
• Quotes/Orders: yhtenäistä logo, rivisarakkeet ja oikeudelliset ehdot jaetuissa malleissa, älä rivi kerrallaan jokaisella kortilla.
• WABA-mallin poisto voi poistaa sen myös Metasta; Quote/Order-mallista jo luodut PDF:t säilyvät.

Käyttötapaukset

• Myyntipaketti — yksi Quote-malli + yksi Order-malli samalla grafiikalla; tiimi muuttaa vain kortin dataa.
• SMS-muistutus — malli ajan/muuttujien kanssa; lähetys kortilta tai pohjana automaatiolle.
• WhatsApp uudelleenavaus — hyväksytty Utility-malli viestittääksesi asiakkaalle yli 24 tunnin jälkeen.
• Seurantasähköposti — Email-malli valitaan kirjoituksessa puhelun jälkeen.
• Asiakirja diilistä — Document-malli diili/yhteystieto-muuttujilla, luonti From template -valinnalla jo täytettynä.
• Tarjouksesta tilaukseen — automaatio, joka luo tilauksen oletus Order-mallilla.

Usein kysytyt kysymykset

Q: Missä luon malleja?

A: Organisaatioasetukset → Templates. Sieltä hallitset kaikkia tyyppejä.

Q: Miksi Quote ja Order ovat monimutkaisempia kuin Email tai SMS?

A: Koska ne eivät ole pelkkää tekstiä: ne määrittävät PDF-asettelun (lohkot, rivitaulukko, ehdot, allekirjoitus, marginaalit). Käytät niitä kortin Design-kentästä, ei viestilähetyksestä.

Q: Mitä eroa on SMS- ja WhatsApp-mallilla?

A: SMS on paikallinen Mokapen-teksti {$…}-muuttujilla. WhatsApp käyttää Metan hyväksymiä malleja ({{1}}, {{2}}…), kategorioita, rajoja ja tarkistusta; ne on mapattava ja hyväksyttävä ennen lähetystä.

Q: Miksi WhatsApp-malli on poissa käytöstä lähetyksessä?

A: Yleensä paikkamerkkien mappaus tai Metan hyväksyntä puuttuu. Täydennä muuttujat mallissa tai synkronoi Integrationsista.

Q: Korvaavatko yhteystietomuuttujat automaattisesti SMS-automaatioissa?

A: Ei kuten kortilta lähettäessä. Automaatiossa malli liitetään; käytä automaatiomuuttujia tai muokkaa tekstiä.

Q: Voinko käyttää Email-mallia automaatioissa?

A: Send email -toiminto perustuu toiminnon omaan tekstiin. Email-mallit ovat pääasiassa manuaaliseen kirjoitukseen (voit kopioida sisällön toimintoon).

Q: Mihin Default-lippu on tarkoitettu?

A: Se merkitsee kyseisen tyypin oletuksen. Vain yksi kerrallaan aktiivisena tyypille.

Q: Jos poistan Quote-mallin, katoavatko vanhat PDF:t?

A: Ei. Jo luodut asiakirjat säilyvät; poistat vain mallin tulevia Design-valintoja varten.

Q: Mistä löydän lisätietoa kanavista ja moduuleista?

A: Oppaat Quotes, Orders, SMS, WhatsApp Business.