Руководство Mokapen

Шаблоны (Templates)

Шаблоны — это многократно используемые тексты и макеты, которые вы готовите один раз и затем применяете везде в Mokapen: документы, email, SMS, WhatsApp Business, коммерческие предложения и заказы. Вместо того чтобы каждый раз заново писать одно и то же сообщение или тот же заголовок PDF, вы выбираете шаблон, а Mokapen подставляет данные контакта, компании или документа через переменные.

Они находятся в Настройках организации → Шаблоны. У каждого типа свой редактор и сценарий использования: ниже подробности по типам, затем общие правила (переменные, по умолчанию, управление).

Для чего они нужны

• Скорость — один клик вместо повторного копирования текстов и форматирования.
• Единообразие — один тон и одна графика для всей команды.
• Автоматическая персонализация — переменные заполняются данными записи, с которой вы работаете.
• Разные каналы, одно место — PDF, email, SMS и WhatsApp из одного раздела Шаблоны.

Как открыть и создать

1. Настройки организации → Шаблоны.
2. Нажмите Новый шаблон → окно Выбрать по типу.
3. Выберите тип, заполните заголовок и содержимое, вставьте переменные, при необходимости включите По умолчанию, затем сохраните.
4. В списке можно редактировать, Дублировать или Удалить. Конфиденциальность (где предусмотрено) ограничивает, кто может видеть/использовать шаблон.

Шаблон Документ

Это HTML-документ в формате страницы (A4) с расширенным редактором (заголовки, списки, таблицы, изображения, ссылки) и настраиваемыми отступами. Переменные можно связать с сущностью адресной книги / продаж (напр. контакт, сделка), чтобы при создании из связанной записи поля заполнялись сами.

Что настраиваете

• Название шаблона и флаг По умолчанию
• Отступы страницы
• Тело документа с переменными (кнопка Переменная)
• Конфиденциальность / участники

Где используете — в приложении Документы при создании выберите Из шаблона вместо старта с нуля. Mokapen загружает содержимое и, если документ связан с сущностью, подставляет переменные данными этой записи.

Примеры — сопроводительное письмо, карточка клиента, протокол встречи, операционная процедура с фиксированной структурой.

Шаблон Email

Это тело email-сообщения (HTML) для составления из Mokapen. Типичные переменные берутся из контакта (имя, email, связанная компания, …), плюс данные организации и текущего пользователя.

Что настраиваете

• Название, По умолчанию, конфиденциальность
• HTML-тело с переменными
• Опциональные отступы/макет редактора email

Где используете — при составлении email (Сообщения / отправка с карточки): откройте селектор Выбрать шаблон, и тело заполнится. Затем можно ещё изменить тему и текст перед отправкой (нужна настроенная интеграция email/SMTP).

Примечание об автоматизациях — действие автоматизации Отправить email использует текст/HTML, заданный в самом действии. Шаблоны Email в разделе Шаблоны предназначены в основном для ручной отправки; содержимое шаблона всё же можно скопировать в действие.

Примеры — коммерческий follow-up, запрос встречи, стандартный ответ на тикет, приветственное письмо новому лиду.

Шаблон SMS

Это короткий текст (без макета PDF) для отправки SMS. Типичные переменные — от контакта. Алиас отправителя не входит: он настраивается в интеграции SMS (одобренный алиас + кредит кошелька).

Что настраиваете

• Название и текст сообщения
• Переменные кнопкой Переменная или вводом {
• По умолчанию (опционально)

Ограничения длины — в алфавите GSM один SMS ≈ 160 символов; с Unicode/emoji ≈ 70 на сегмент. При превышении сообщение разбивается на несколько SMS (и стоит дороже). Переменные после подстановки могут удлинить текст: всегда проверяйте оценку символов при составлении.

Где используете

• Ручная отправка — карточка контакта (или компании) → Отправить SMS → выберите шаблон: текст вставляется, переменные заменяются данными этого контакта.
• Автоматизации — действие Отправить SMS → можно выбрать шаблон: текст вставляется в сообщение. В автоматизации нет той же автоматической замены «по контакту», что с карточки: используйте переменные автоматизации или адаптируйте текст.

Гид по каналу: SMS.

Примеры — напоминание о встрече, «заказ готов к выдаче», OTP/внутренний код (если позволяют политики), уведомление о задержке.

Шаблон WhatsApp Business

Шаблоны WhatsApp — самые особые: это не просто «текст, сохранённый в Mokapen». Это шаблоны сообщений (HSM), одобренные Meta. Без одобренного шаблона нельзя начать (или возобновить) диалог вне окна 24 часов клиентской поддержки.

Два способа получить их в Mokapen

• Создать в Шаблонах — Новый шаблон → WhatsApp Business: заполняете имя, язык, категорию и компоненты; Mokapen также создаёт их в Meta и сохраняет локальную копию.
• Синхронизировать — в Интеграциях → WhatsApp Business можно Синхронизировать шаблоны / показать уже имеющиеся в Meta и импортировать APPROVED в Шаблоны.

Имя и язык — имя Meta допускает только строчные буквы, цифры и подчёркивание (напр. order_shipped_it), без пробелов. Язык должен соответствовать тексту; для каждого языка нужен отдельный шаблон.

Категории (выберите согласованную с содержимым, иначе Meta может отклонить):

• Utility — ожидаемые пользователем обновления: статус заказа, напоминание о встрече, уведомления аккаунта.
• Marketing — акции, предложения, рассылки: требуется явный WhatsApp opt-in.
• Аутентификация — OTP / коды подтверждения в формате Meta (не смешивать с маркетингом).

Структура сообщения

• Заголовок (опционально) — текст (макс. 60 символов) или медиа (изображение, видео, документ) или местоположение.
• Тело (обязательно) — макс. 1024 символа; размещайте плейсхолдеры Meta {{1}}, {{2}}… по порядку без пропусков.
• Нижний колонтитул (опционально) — макс. 60 символов.
• Кнопки (макс. 3) — быстрый ответ, URL (HTTPS) или телефон; подпись макс. 20 символов. Шаблоны аутентификации используют кнопки OTP, заданные Meta.

Переменные: Meta ↔ Mokapen — в Meta плейсхолдеры — {{1}}, {{2}}. В Mokapen на шаблоне WABA вы сопоставляете каждый номер с переменной CRM (напр. {{1}} → имя контакта). Если сопоставления нет, при отправке шаблон может быть недоступен, пока не зададите переменные.

Одобрение — Meta проверяет шаблон (часто за минуты, иногда до ~24 часов). Типичные статусы: на проверке, одобрен, отклонён (с причиной). Для отправки используются только одобренные. Вводящий в заблуждение контент, спам, неверная категория или некорректные переменные — частые причины отказа.

Где используете — карточка контакта → Отправить WhatsApp → выберите одобренный шаблон (и значения плейсхолдеров). Нужна подключённая интеграция WhatsApp Business и кредит/кошелёк, где предусмотрено. Нет (сегодня) действия автоматизации «Отправить WhatsApp».

Полный гид по каналу: WhatsApp Business.

Примеры — «заказ отправлен», «встреча подтверждена», код OTP, промо-кампания с opt-in.

Шаблон Коммерческое предложение

Шаблон коммерческого предложения — не простой текст: это макет коммерческого PDF-документа (и превью) на карточках предложения. Он задаёт вид заголовка, данных клиента, таблицы позиций, условий и подписи — чтобы вся команда выпускала предложения с одной корпоративной графикой.

Системные макеты и пользовательский шаблон

• Mokapen уже предлагает готовые макеты на карточке, например Позиции-текст, Текст-позиции, Позиции-текст-подпись, Текст-позиции-подпись (меняют порядок разделов и наличие подписи).
• Создавая шаблон типа Коммерческое предложение в Шаблонах, вы строите пользовательский макет (затем он появляется как опция в поле Графика предложения).

Что настраиваете в редакторе предложения

• Верхний и нижний колонтитулы — логотип, реквизиты компании, нумерация, фиксированные примечания сверху/снизу страницы (с переменными).
• Левый / правый блоки — две колонки HTML-текста (напр. слева номер предложения и даты; справа контакты или данные клиента) с кнопкой Переменная на каждом.
• Таблица позиций — тема (чередующиеся строки, границы, без), отображаемые столбцы (код, описание, цена за единицу, количество, НДС, скидка, промежуточный итог, …), подпись каждого столбца, выравнивание и ширина %.
• Коммерческие условия — HTML-блок для оплаты, срока действия предложения, юридических примечаний и т. д. (здесь тоже переменные).
• Подпись — включить/выключить и настроить подпись (напр. «К принятию»).
• Порядок разделов / макет / отступы / высоты — расположение частей документа и пространство страницы.

Переменные предложения обычно открывают поля самого предложения, организации, пользователя и связанных данных (клиент и т. д.), плюс то, что нужно в превью для строк позиций.

Где используете

• Карточка Коммерческое предложение → поле Графика (Design): выберите системный макет или свой пользовательский шаблон.
• Превью и PDF / отправка документа используют этот макет с реальными данными карточки (позиции, итоги, клиент).
• В автоматизациях, создающих предложения, можно указать шаблон графики, чтобы автоматически сгенерированные PDF уже были с брендингом.

Гид модуля: Коммерческие предложения.

Примеры — стандартное B2B-предложение с таблицей цен и условиями на 30 дней; «лёгкое» предложение без подписи; предложение с подписью для онлайн-принятия.

Шаблон Заказ

Шаблон Заказ работает как шаблон предложения: это макет PDF/документа заказа, а не текст сообщения. Редактор имеет ту же логику (колонтитулы, левый/правый блоки, таблица позиций со столбцами и темой, коммерческие условия, подпись, отступы и порядок разделов).

Системные макеты — и для заказов есть варианты типа Позиции-текст, Текст-позиции, Позиции-текст-подпись, Текст-позиции-подпись, плюс ваши пользовательские шаблоны, созданные в Шаблоны → Заказ.

Практическое отличие от предложения — те же инструменты компоновки, но привязанные к сущности Заказ (код заказа, даты, подтверждённые позиции, условия после принятия). Часто шаблон заказа повторяет стиль корпоративного предложения с обновлёнными текстами (напр. «подтверждение заказа» вместо «предложение»).

Где используете

• Карточка Заказ → Графика: выберите системный макет или пользовательский шаблон.
• Превью / PDF / отправка документа заказа.
• Автоматизации, создающие заказы (напр. из принятого предложения), могут применить шаблон заказа по умолчанию или выбранный.

Гид модуля: Заказы.

Примеры — подтверждение заказа с таблицей позиций и IBAN; документ исполнения с подписью ответственного; упрощённый макет для внутренних заказов.

Переменные (общие правила)

• Документ, Email, SMS, Коммерческое предложение, Заказ — формат Mokapen {$сущность.поле} (напр. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Вставляйте через Переменная или вводом { (SMS).
• WhatsApp — в Meta используете {{1}}, {{2}}…; в Mokapen перед отправкой сопоставляете каждый номер с переменной CRM.
• Без переменных шаблон — фиксированный текст/макет; с переменными тот же шаблон адаптируется к каждой записи.

Кратко: тип → где выбираете

• Документ → Документы → Из шаблона
• Email → составление email → Выбрать шаблон
• SMS → Отправить SMS (карточка) или действие автоматизации Отправить SMS
• WhatsApp Business → Отправить WhatsApp (карточка); создать/синхронизировать также из Интеграций WABA
• Коммерческое предложение → карточка предложения → Графика (+ PDF / автоматизации)
• Заказ → карточка Заказ → Графика (+ PDF / автоматизации)

Шаблон по умолчанию

Флаг По умолчанию отмечает шаблон по умолчанию для этого типа (напр. стандартный PDF предложения команды). Активен только один на тип: включение другого отключает предыдущий по умолчанию.

Практические советы

• Понятные названия (SMS – Напоминание о встрече, PDF – Стандартное предложение 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: избегайте лишнего Unicode; проверяйте сегменты после подстановки переменных.
• WhatsApp: Utility для обновлений, Marketing только с opt-in; всегда сопоставляйте плейсхолдеры перед продакшеном.
• Предложения/Заказы: выравнивайте логотип, столбцы позиций и юридические условия в общих шаблонах, а не строка за строкой на карточках.
• Удаление шаблона WABA может удалить его и в Meta; уже сгенерированные из шаблона предложения/заказа PDF остаются.

Сценарии использования

• Коммерческий набор — один шаблон предложения + один заказа с одной графикой; команда меняет только данные на карточке.
• SMS-напоминание — шаблон с временем/переменными; отправка с карточки или база для автоматизации.
• Возобновление WhatsApp — одобренный шаблон Utility, чтобы написать клиенту после 24 часов.
• Email follow-up — шаблон Email, выбранный при составлении после звонка.
• Документ из сделки — шаблон Документ с переменными deal/контакт, созданный Из шаблона уже заполненным.
• От предложения к заказу — автоматизация, создающая заказ с шаблоном Заказ по умолчанию.

Частые вопросы

В: Где создавать шаблоны?

О: Настройки организации → Шаблоны. Оттуда управляете всеми типами.

В: Почему предложение и заказ сложнее, чем Email или SMS?

О: Потому что это не просто текст: они задают макет PDF (блоки, таблица позиций, условия, подпись, отступы). Используются из поля Графика карточки, а не из отправки сообщения.

В: В чём разница между шаблоном SMS и WhatsApp?

О: SMS — локальный текст Mokapen с переменными {$…}. WhatsApp использует шаблоны, одобренные Meta ({{1}}, {{2}}…), с категориями, лимитами и проверкой; их нужно сопоставить и одобрить перед отправкой.

В: Почему при отправке WhatsApp шаблон отключён?

О: Обычно нет сопоставления плейсхолдеров или одобрения Meta. Заполните переменные на шаблоне или синхронизируйте из Интеграций.

В: В SMS-автоматизациях переменные контакта подставляются сами?

О: Нет, не как при отправке с карточки. В автоматизации шаблон вставляется; используйте переменные автоматизации или адаптируйте текст.

В: Можно ли использовать шаблон Email в автоматизациях?

О: Действие Отправить email работает с текстом действия. Шаблоны Email служат в основном ручному составлению (можно скопировать содержимое в действие).

В: Для чего флаг По умолчанию?

О: Отмечает значение по умолчанию для этого типа. Активен только один на тип.

В: Если удалить шаблон предложения, исчезнут ли старые PDF?

О: Нет. Уже сгенерированные документы остаются; вы удаляете только шаблон для будущих выборов Графики.

В: Где узнать больше о каналах и модулях?

О: Гиды Коммерческие предложения, Заказы, SMS, WhatsApp Business.