Руководство Mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Подключите адресную книгу Microsoft Outlook Contacts к контактам вашей организации в Mokapen. Импортируйте клиентов и лиды, уже находящиеся в Outlook, поддерживайте данные в актуальном состоянии или экспортируйте в Outlook контакты, созданные в CRM — согласно выбранным правилам.

Общий обзор: Интеграции.

Требования

• Учётная запись Microsoft с адресной книгой контактов.
• Разрешение авторизовать Mokapen на чтение и запись контактов в Outlook.
• Права Mokapen на контакты в org (см. Роли и права).

Подключение Outlook Contacts

1. Меню пользователя → Интеграции → Microsoft Outlook Contacts.
2. Нажмите Синхронизировать Microsoft Outlook Contacts.
3. Выберите учётную запись Microsoft (она может отличаться от email Mokapen).
4. Примите разрешения для адресной книги контактов.
5. Вернитесь в Mokapen: проверьте Подключённый аккаунт и настройте параметры ниже.

Если не примете, контакты не будут импортированы и не будут экспортированы. Страница останется без активной синхронизации.

Что Mokapen запрашивает у Microsoft

Профиль (имя, email) и полный доступ к адресной книге контактов: чтение существующих контактов, создание новых, обновление. Необходимо для двусторонней синхронизации или массового импорта.

Настройки

Направление синхронизации

• Только в Mokapen — Outlook → CRM.
• Только в Outlook — CRM → Outlook.
• Оба — выравнивание в обоих направлениях.

При общем подключении в определённых режимах Mokapen может ограничить направление: следуйте тому, что видите на странице.

Списки контактов

• Основной список — по умолчанию «Контакты» (не редактируется: API Microsoft не предоставляет другой основной список).
• Другие списки — дополнительные папки или списки контактов, созданные в Outlook; выберите те, которые включить в синхронизацию.

Видимость

• Все участники — импортированные контакты видны в org (общий CRM).
• Только я — импортированная адресная книга ограничена вашим доступом (личные контакты).

Дубликаты и конфликты

• Сравнение email — в Outlook Contacts всегда активно (флажок нельзя отключить): предотвращает создание второго контакта, если email уже существует в Mokapen.
• Обработка конфликтов — при расхождении данных выберите, что имеет приоритет — Mokapen или Outlook Contacts.

Сопоставление полей

Свяжите поля Outlook (имя, телефон, адрес…) со столбцами Mokapen. Основной email остаётся в поле email контакта.

Каждый столбец Mokapen можно использовать только один раз: не назначайте одно и то же поле Mokapen двум разным столбцам Outlook.

Автоматическая или ручная синхронизация

Выберите, запускается ли синхронизация автоматически при изменении данных или только при нажатии Синхронизировать (ручная синхронизация).

Общий доступ к синхронизации

При подходящем тарифе другие участники могут использовать ваше подключение без повторного входа в Microsoft.

Обязательная авторизация

Отметьте «Я разрешаю Mokapen создать копию…» — без этого флажка кнопки Сохранить и Синхронизировать остаются неактивными.

Затем нажмите Синхронизировать. Синхронизация может занять время при больших адресных книгах.

Поведение в Mokapen

• Из списка контактов можно повторно запустить синхронизацию из меню (если разрешено).
• При активном экспорте создание или редактирование контакта в Mokapen может обновить Outlook.
• При объединении дубликатов в адресной книге Mokapen может обновить или удалить контакт в Outlook — сначала проверьте на тестовых данных.

Типичные проблемы

• Слишком много дубликатов — включите сравнение email; используйте инструмент Дубликаты после первого импорта.
• Синхронизация заблокирована — проверьте флажок авторизации; отключите и подключите снова.
• Контакты не видны команде — видимость «только я» или права роли.

Отключение

Нажмите Отключить: откроется окно подтверждения с разделом Сохранить. Там вы решаете, что делать с данными, уже импортированными в Mokapen через эту синхронизацию.

Параметры в Mokapen (отмеченные флажки = сохранить, по умолчанию):

• Контакты — если оставить флажок активным, контакты, импортированные из Outlook, остаются в Mokapen, но больше не синхронизируются. Если снять флажок, Mokapen удалит из org контакты, связанные с этой интеграцией Outlook Contacts.
• Компании — та же логика для карточек компаний, импортированных через синхронизацию (сохранить или удалить из Mokapen).

В обоих случаях отключение не удаляет автоматически контакты в Outlook Contacts: они остаются в адресной книге Outlook, если вы не удалите их там.

После выбора введите слово подтверждения и подтвердите Отключить. Удаление большого числа контактов может занять несколько минут.

Подробнее: руководство Контакты.