Руководство Mokapen

Google Drive

Подключите Google Drive к Mokapen, чтобы прикреплять файлы из карточек CRM (контакты, сделки, тикеты, проекты…) и, при необходимости, сохранять в облаке файлы, загруженные с компьютера, а не только на сервере Mokapen.

Общий обзор: Интеграции.

Требования

• Аккаунт Google с доступным местом на Drive.
• Разрешение Mokapen на доступ к файлам, которые приложение создаёт или открывает на Drive (не ко всему содержимому диска).

Подключение Google Drive

1. Меню пользователя → Интеграции → Google Drive.
2. Нажмите Синхронизировать Google Drive.
3. Войдите в Google и Разрешите доступ к файлам, которыми управляет Mokapen.
4. Настройте параметры и общий доступ (эти разделы видит только пользователь, выполнивший подключение).
5. Нажмите Синхронизировать внизу страницы.

Если не принять, вы не сможете прикреплять файлы из Drive и сохранять загрузки в облаке.

Что Mokapen запрашивает у Google

Mokapen запрашивает доступ к файлам, которые он создаёт или открывает через интеграцию — не чтение всего личного Drive. Это нужно для выделенной папки, загрузок и открытия вложений из карточек CRM.

Настройки

• Сохранять в облаке файлы с компьютера (переключатель включён): файлы, загруженные с ПК, также попадают в ваш Google Drive, а не только в Mokapen.
• Выделенная папка: Mokapen создаёт или повторно использует папку Название приложения – Название организации и помещает туда связанные файлы, чтобы их было удобно найти на Google.

Общий доступ для команды

• Включить для других пользователей — коллеги или вся org могут использовать ваше подключение Drive для прикрепления файлов без повторного входа. Полезно для корпоративного Drive, которым управляет ответственный.
• Делиться всеми файлами Drive с участниками — если включено, файлы Mokapen на Drive доступны по общей ссылке участникам org; если выключено, права более ограничены.

После каждого изменения нажмите Синхронизировать.

Ежедневное использование — прикрепление файлов из карточки

Откройте карточку (контакт, сделка, тикет, проект…), нажмите скрепку (Вложения) и выберите источник. При подключённом Google Drive появляются два разных режима:

1. С вашего компьютера (в Google Drive)

Пункт меню: Ваш компьютер в Google Drive.

1. Выберите файл на ПК (или перетащите его в область загрузки, если доступна).
2. Mokapen загружает его в аккаунт Google Drive, связанный с интеграцией — не только в хранилище Mokapen.
3. Если в Интеграциях включена выделенная папка, Mokapen создаёт (или повторно использует) папку Название приложения – Название организации и помещает туда файл.
4. Файл прикрепляется к карточке со ссылкой, открывающей документ в Google Drive.

Преимущества: документ остаётся на Drive org (или на аккаунте, общем с командой); не расходуется место вложений Mokapen; резервное копирование и общий доступ Google доступны и вне CRM. Подходит для договоров, PDF и новых файлов с компьютера.

2. Google Drive online — выбор файлов

Пункт меню: Google Drive online.

1. Открывается селектор Google (окно Drive).
2. Выберите один или несколько уже существующих файлов на Drive или папку.
3. Mokapen не загружает повторно файл с ПК: связывает карточку с файлом (или файлами) на Drive со ссылкой для открытия.

Преимущества: без дублирующей загрузки; используются документы, уже организованные в папках Drive; удобно для шаблонов, презентаций или общих папок команды в Google. Файл остаётся там, где вы его разместили на Drive — Mokapen добавляет только CRM-ссылку.

Что выбрать?

• Новый файл с ПК → «Ваш компьютер в Google Drive».
• Файл уже на Drive → «Google Drive online».

Если интеграция Drive общая для коллег, оба варианта используют активное подключение org (ваше или общее), поэтому вложения указывают на одно корпоративное хранилище.

Удаление вложения из карточки Mokapen не удаляет файл в Google Drive. Если файл исчезнет с Drive, ссылка в Mokapen может перестать работать — в этом случае отключите и снова подключите интеграцию или замените вложение.

Общие сведения о вложениях: руководство Вложения.

Частые проблемы

• Ошибка загрузки — файл слишком большой, неподдерживаемый формат, закончилось место на Drive или отозвано разрешение. Подключите интеграцию заново.
• Коллега не видит настройки — только создавший подключение меняет параметры и общий доступ; остальные используют общий аккаунт, если он включён.

Отключение

Нажмите Отключить и подтвердите, введя запрошенное слово. В окне можно выбрать, что делать с уже существующими ссылками на вложения Drive в Mokapen.

Варианты в Mokapen:

• Стандартное отключение (переключатель «Удалить все ссылки…» выключен) — отзывается только подключение аккаунта. Вложения со ссылкой на Drive остаются на карточках в Mokapen, но без активной интеграции ссылки могут перестать работать, пока вы не подключите снова или не замените вложения.
• Удалить из Mokapen все ссылки на файлы Google Drive (переключатель включён) — Mokapen удаляет из org ссылки на вложения Drive (записи, связанные с этой синхронизацией). Файлы на Google Drive не удаляются: они остаются в облаке; исчезают только CRM-ссылки.

В любом случае документы на внешнем Drive не уничтожаются Mokapen автоматически. Чтобы освободить место или закрыть архив, действуйте напрямую в Google Drive.

Подробнее о вложениях: руководство Вложения.