Mokapenguiden

Google Drive

Ansluta Google Drive till Mokapen till bifoga filer från CRM-poster (kontakter, erbjudanden, biljetter, projekt...) och, om du vill, spara till molnet filer som laddas upp från din dator istället för att bara lagra dem på Mokapen-servern.

Allmän översikt: Integrationer.

Krav

• Google-konto med tillgängligt Drive-lagring.
• Tillåtelse för Mokapen att komma åt filer som appen skapar eller öppnar på Drive (inte hela din enhets innehåll).

Anslut Google Drive

1. Användarmeny → Integrationer → Google Drive.
2. Klick Synkronisera Google Drive.
3. Logga in på Google och Tillåta tillgång till filer som hanteras av Mokapen.
4. Konfigurera inställningar och delning (endast användaren som är ansluten ser dessa avsnitt).
5. Klick Synkronisera längst ner på sidan.

Om du inte accepterar, kommer du inte att kunna bifoga filer från Drive eller spara uppladdningar till molnet.

Vad Mokapen begär från Google

Mokapen begär åtkomst till filerna skapar eller öppnar genom integrationen — inte läsåtkomst till hela din personliga Drive. Detta behövs för den dedikerade mappen, uppladdningar och öppning av bilagor från CRM-poster.

Inställningar

• Spara datorfiler till molnet (slå på): filer som laddas upp från din PC går också till din Google Drive, inte bara till Mokapen.
• Dedikerad mapp: Mokapen skapar eller återanvänder en mapp med namnet Appnamn – Organisationsnamn och placerar länkade filer där, så att du kan hitta dem grupperade på Google.

Dela med teamet

• Aktivera för andra användare — kollegor eller hela organisationen kan använda din Drive-anslutning för att bifoga filer utan att logga in igen. Användbar för företagets Drive som hanteras av en kontaktperson.
• Dela alla Drive-filer med medlemmar — när på, är Mokapen-filer på Drive tillgängliga via delad länk med organisationsmedlemmar; när den är avstängd är behörigheterna mer restriktiva.

Efter varje ändring klickar du Synkronisera.

Daglig användning — bifoga filer från en post

Öppna en post (kontakt, affär, biljett, projekt...), klicka på gem (Bilagor) och välj källa. Med Google Drive ansluten, två distinkta lägen synas:

1. Från din dator (till Google Drive)

Menyalternativ: Din dator på Google Drive.

1. Välj filen på din PC (eller dra den till uppladdningsområdet, om det är tillgängligt).
2. Mokapen laddar upp det till Google Drive-kontot som är kopplat till integrationen - inte bara till Mokapen-lagring.
3. Om du aktiverade särskild mapp i integrationer skapar (eller återanvänder) Mokapen mappen Appnamn – Organisationsnamn och placerar filen där.
4. Filen är bifogas protokollet med en länk som öppnar dokumentet på Google Drive.

Fördelar: dokumentet stannar i organisationens Drive (eller kontot som delas med teamet); du använder inte Mokapen tillbehörsförvaring; Googles säkerhetskopiering och delning förblir tillgänglig utanför CRM. Idealisk för kontrakt, PDF-filer och nya filer skapade på din dator.

2. Google Drive online — filväljare

Menyalternativ: Google Drive online.

1. Google-väljaren öppnas (Drive-fönstret).
2. Välj en eller flera filer som redan är på Drive eller en mapp.
3. Det gör Mokapen inte ladda upp igen filen från din PC: den länkar posten till filen (eller filerna) på Drive, med en länk för att öppna den.

Fördelar: ingen dubblettuppladdning; du använder dokument som redan är organiserade i Drive-mappar; användbar för mallar, presentationer eller delade mappar som teamet har på Google. Filen stannar där du lägger den på Drive — Mokapen lägger bara till CRM-länken.

Vilken ska man välja?

• Ny fil från din PC → «Din dator på Google Drive».
• Filen finns redan på Drive → «Google Drive online».

Om Drive-integrationen delas med kollegor använder båda alternativen den aktiva anslutningen för organisationen (din eller den delade), så bilagor pekar på samma företagsarkiv.

Ta bort en bilaga från Mokapen-posten tar inte bort filen på Google Drive. Om en fil försvinner från Drive kan länken i Mokapen sluta fungera — i så fall koppla ur och återanslut integrationen eller byt ut bilagan.

Allmän information om bilagor: Bilagor guide.

Vanliga frågor

• Uppladdningsfel — filen är för stor, formatet stöds inte, Drive-lagringen är full eller behörigheten återkallad. Återanslut integrationen.
• Kollegan kan inte se inställningar — endast användaren som skapade anslutningen kan ändra inställningar och delning; andra använder det delade kontot om det är aktiverat.

Koppla från

Klick Koppla från och bekräfta genom att skriva det begärda ordet. I fönstret kan du välja vad du ska göra med befintliga Drive bifogade länkar i Mokapen.

Alternativ i Mokapen:

• Standard frånkoppling (byt «Ta bort alla länkar...» av) — du återkallar bara kontoanslutningen. Bilagor med Drive-länkar finnas kvar på register i Mokapen, men utan en aktiv integration kan länkarna sluta fungera tills du återansluter eller byter ut bilagorna.
• Ta bort alla Google Drive-fillänkar från Mokapen (växla på) — Mokapen tar bort från org referenser till Drive-bilagor (poster länkade till den synkroniseringen). Filer är inte raderad på Google Drive: de stannar i molnet; bara CRM-länkarna försvinner.

I alla fall förstörs inte dokument på extern Drive automatiskt av Mokapen. För att frigöra utrymme eller stänga ett arkiv, agera direkt på Google Drive.

Bilaga detaljer: Bilagor guide.