Mokapenguiden

Bokning av möten

Sidan Boka ett möte är hur Mokapen avslutar pingpongen med tre datum i mejl: besökaren väljer vem de ska träffa (eller Mokapen tilldelar dem), ser bara de lediga luckorna och bekräftar. Mötet ligger redan i kalendern, med kontakten i adressboken, Meet eller Teams om värden har dem anslutna, kalenderinbjudan. Du kopierar ingenting.

Det är inte en katalogbokning (betald konsultation, uthyrning, en plats i klassrummet): det är Boka en tjänst eller produkt. Här är objektet en persons tid i teamet. Det är inte heller kontaktformuläret: där samlar du in ett meddelande, här tar du en riktig lucka.

Bekvämligheten ligger här: en URL (eller en snippet på sajten), kunden bokar själv, du hittar redan datum, värd, kanal och kontaktkort. Samma integritet, samma fält, samma kalender som resten av Mokapen. Ingen separat Calendly, inget “ge mig tre fönster” i inkorgen.

Vad det är till för och varför det hjälper

Den genomsnittliga säljaren lägger mer tid på att boka samtalet än på att hålla det. Den här sidan stänger det gapet:

• Riktiga luckor, inte “ledig den här veckan” — du visar bara tider när värden är ledig, med framförhållning, buffert, lunchrast, orgens stängningar och den här sidans undantagna datum. Om Google-/Outlook-kalendern är synkad räknas externa upptagna tider: ingen dubbelbokning.
• Värdar på ditt sätt — en person bara (ägaren, specialisten). Eller två eller fler: besökaren väljer, eller Mokapen roterar i round robin, eller det är ett kollektivt möte (alla lediga, alla på samtalet).
• Längd du bestämmer — 15, 30, 45, 60 minuter eller ett eget värde. Om du aktiverar mer än en väljer besökaren hur lång luckan ska vara. Standard vid skapande: 30 minuter, måndag–fredag 9–18.
• Kanalen redan vald — Google Meet, Microsoft Teams och/eller en plats. En kanal bara = underförstådd. Flera kanaler = besökaren väljer. Meet-/Teams-länken skapas av sig själv om värdens integration är ansluten: lova inte en länk om värden inte har Google eller Microsoft.
• Allt i CRM:et — kontakt + möte, kalenderinbjudningar (på som standard), gäster i kopia som besökaren kan lägga till. Därifrån flyttar, antecknar och arkiverar du som vilket annat möte som helst: det är inte ett andra program.

Kort sagt: du använder den här sidan för att låta någon boka en persons tid. Du använder kontaktformuläret för att samla in dem som skriver till dig. Du använder tjänster/produkter för att låta någon boka en katalogpost. Ett formulär, ett uppdrag: blanda inte de tre i samma formulär.

Hur du kommer åt och gränser

• Användarmeny → Kontaktformulär. Högst upp, filter Alla / Kontaktformulär / Bokning av möten / Boka en tjänst eller produkt. Från mötesfiltret startar “Nytt formulär” redan på rätt mall.
• Du behöver appen Formulär och appen Möten aktiva (Inställningar → Applikationer), rollbehörigheter och tillgänglighetsluckor på användarna du lägger på sidan (den personens möteskalender). Utan luckor är den publika kalendern tom: åtgärda det innan du går ONLINE.
• Meet och Teams visas i blocket bara om minst en värd har en användbar integration. Det är inte en magisk switch: det är samma Google-/Microsoft-anslutning som användaren har.
• Planens formulärtak gäller även dessa sidor: i listan, om du är vid gränsen, öppnar Nytt uppgraderingen. Över gränsen förblir de nyaste formulären låsta; de äldre är kvar. Att duplicera räknas som ett formulär till.
• Formulärautomatiseringar (uppgift, affär, biljett, uppdatera kontakt) finns på planer som inkluderar Automatiseringar från formulär. Utan den planen publicerar du ändå: kontakt, möte, inbjudningar och logg finns där i alla fall.

Listsida

Samma lista som alla formulär: kort med intern titel, bricka Bokning av möten, formulärkod (slug: du använder den i automatiseringar), status Online (grön, ikon för att öppna den publika sidan) eller Offline (röd, öga för förhandsgranskning utan att ta emot bokningar).

Meny med tre punkter: Redigera (Inställningar), Duplicera, Ta bort. Duplicera när du har en sida som fungerar och vill ha en tvilling för ett annat team eller en annan kampanj (sedan ändrar du värd, längd, aviserings-e-post). Ta bort tar bort den publika sidan: möten som redan skapats stannar i kalendern.

Om den filtrerade listan är tom talar Mokapen om det och erbjuder den nya knappen (om planen fortfarande har platser).

Skapa sidan

1. Kontaktformulär → Nytt formulär. I “Vad vill du skapa?” väljer du Boka ett möte. Du väljer mallen vid skapandet: du kan inte byta den senare från den här skärmen — för en katalogtjänst gör du ett annat formulär.
2. Namn — internt (du ser det i listan). Besökaren ser innehållets titel och undertitel.
3. Aviserings-e-post — vem som ska veta att en bokning kommit (sälj, reception, flera adresser). Det är inte arkivet: arkivet är kontakt + möte + logg. Lämnar du den tom riskerar du att inte märka luckorna.
4. Mokapen förbereder redan: org-logotyp, titel, e-post/förnamn/efternamn, bokningsblock med dig som första värd (om du har en användare och ett foto), integritet, tacksida för mötet. Luckkalendern är alltid på: i den här mallen kan du inte ta bort den. Standard: 30 minuters längd, mån–fre 9–18, kalenderinbjudningar på, 60 dagars horisont.
5. Öppna Innehåll och arbeta med blocket Bokningar (personer, regler, video/plats, tider). Fyll i den lyckade sidan och bekräftelsemailet. I Inställningar sätt ONLINE först när värd, luckor, kanal och text är på plats. Offline tar den publika länken inte emot bokningar; förhandsgranskningen gör det.

Kontaktfält, integritet, reCAPTCHA, dolda fält, snippet och spårning: samma logik som kontaktformuläret. Nedan är det som är specifikt för kalendern.

Vem träffar besökaren

I blocket Bokningar är typen Bokning av möten. Lägg till en eller flera personer: de är org-användare med tillgänglighet i Möten. Du kan ändra den synliga etiketten (namn på sidan) från det interna namnet.

Med en person väljer besökaren inte värd: de träffar den. Med minst två visas Tilldelning av värd:

• Besökaren väljer personen (standard) — de ser listan och bokar med den de vill. Använd det när vem spelar roll: säljare A mot B, specialist mot generalist, språk, plats.
• Round robin — besökaren väljer bara tiden; Mokapen tilldelar den första lediga personen (färst kommande möten). På sidan: “Du kommer att träffa en av dessa personer”. Urvalet på sidan är enkelval. Användbart för ett demoteam som måste dela belastningen, inte för “jag vill specifikt ha Sara”.
• Kollektivt — alla på listan måste vara lediga i den luckan och alla deltar. För kickoff, en demo med två personer, en intervju med HR + chef. Urvalet är flerval (alla värdar). Om en är upptagen visas luckan inte.

Round robin och kollektivt kombineras inte med “besökaren väljer vem”: antingen bestämmer de, eller Mokapen bestämmer, eller alla behövs. Om en värd saknar luckor (eller den externa kalendern fyller hela fönstret) erbjuder den personen inga tider: åtgärda det innan du publicerar, inte efter första klagomålet.

Tillgänglighet, längd, framförhållning, buffert

I samma Bokningskort sätter du när de kan boka. Det är inte värdens personliga kalender: det är den här sidans mask, sedan korsar Mokapen användarens luckor med upptagna tider från den anslutna kalendern.

• Längd — 15 / 30 / 45 / 60 minuter, plus “Annat” (upp till 480). Du kan kryssa i mer än en: besökaren väljer. Ett enda kryss = fast längd. Standard 30.
• Dagar och fönster — för varje veckodag på/av och ett eller flera fönster (t.ex. 9–12 och 14–18). Standard mån–fre 9–18. Slå på lördag bara om du faktiskt håller den.
• Minsta framförhållning — minuter under vilka luckan inte visas (0 = även “om en kvart”; 120 = inget samtal inom två timmar). Steg om 15 minuter. Använd den om du behöver tid att förbereda demon.
• Buffert före / efter — tomma minuter runt mötet, så att två samtal inte överlappar eller så att du kan byta rum. Steg om 5 minuter.
• Boka upp till — horisont i dagar (1–365, standard 60). Därefter är den publika kalendern tom. Korta den (14, 21) om du inte vill ha en kalender full av samtal tre månader framåt.
• Lunchrast — ett fönster att ta bort varje dag (t.ex. 13:00–14:00), utöver tidsfönstren.
• Undantagna datum — extra dagar bara för den här sidan (klämdag, internutbildning). Organisationens stängningar listas redan i blocket: ange dem inte igen, orgens stängning gäller.
• Påminnelse — förskjutning före start (samma alternativ som andra Mokapen-påminnelser). Den avfyras på mötet, det är inte bekräftelsemailet vid formulärinskick.
• Avboka / boka om fram till — minuter före start under vilka gästen inte längre kan flytta eller avboka från hanteringslänken. 0 = alltid tillåtet (om du erbjuder den länken). Steg om 15 minuter.
• Kalenderinbjudningar — kryssat på som standard: inbjudningar går ut till värd och kontakt (och till gäster). Slå av det bara om du hanterar inbjudningar för hand: lämna det vanligtvis.

På den publika sidan kan besökaren lägga till andra deltagares e-post (valfritt, kommaseparerat). De hamnar på mötet som gäster; de ersätter inte huvudkontakten (det förblir formulärets e-post/namn). De behöver inte ange sin egen e-post igen: Mokapen använder kontaktuppgifterna nedan.

Synka den personliga kalendern (Google/Outlook) om du vill att externa upptagna tider ska räknas. Luckor “lediga” i Mokapen + en full kalender = besökaren ser hål du inte kan hålla.

Meet, Teams, plats

I blocket, avsnittet möteskanal, kryssa i det du vill erbjuda:

• Google Meet — visas om minst en värd har Google anslutet på ett användbart sätt. Du behöver integrationen för den som ska gå med i samtalet: i kollektivt, för alla; i round robin, för den som kan tilldelas. Om den saknas flaggar Mokapen det i redigeraren (utgående synk, alla värdar, eller “anslut integrationen”).
• Microsoft Teams — samma sak med Outlook/Teams.
• Platser — adresser från Inställningar → Platser (gata, postnummer, stad). Om du inte har några talar formuläret om det och skickar dig till Platser. Kryssa bara i de platser du vill ha på den här sidan, inte alla av vana.

En kanal bara: besökaren väljer inte, den är underförstådd. Flera kanaler: radio på sidan. Noll videokanaler och noll platser: du erbjuder en lucka utan att säga var — det går bara om du förklarar det i titeln eller beskrivningen (“vi ringer dig”). Dokumentera inte Meet för kunden om värden inte har Google: kryssrutan i redigeraren är inaktiverad eller saknas.

Publicering: status, URL, inbäddning

I Inställningar, som kontaktformuläret:

• ONLINE / OFFLINE — utkast = Offline, du arbetar i förhandsgranskning. Online = du tar emot bokningar. Sluggen syns: byt den inte lättvindigt om du redan lagt den i en kampanj eller en automatisering.
• Sidans URL — mejlsignatur, sajtens “Boka ett samtal”, annonser, QR, LinkedIn. Visa-knappen är aktiv bara om ONLINE.
• Kod att klistra in — snippet för sajten. Data kommer till Mokapen, den stannar inte i CMS.
• Besöksspårning (planer med spårning) — samma snippet som kontaktformuläret, med samtycke.

Integritet, reCAPTCHA och den lyckade sidan gäller här också. Standardtacktexten är den för möten: bekräfta den (“du är i kalendern tisdag kl. 10”, inte “vi ringer tillbaka”). Bekräftelsemailet till besökaren är beviset på luckan; den interna aviseringen går till de inkorgar du satte på formuläret.

Vad som händer efter bokningen

Utan något mer konfigurerat, i ordning:

• Mokapen skriver formulärloggen (fält, lucka, kanal, gäster).
• Skapar eller uppdaterar kontakten (samma e-postregel som kontaktformuläret: E-post 1/2/3, skapar inte dubblett om en redan finns och inte är arkiverad).
• Skapar det länkade mötet, med värd, längd, tid, kanal, gäster. Ursprung form_ + sid-id.
• Om inbjudningar är på går kalendrar ut. Meet/Teams öppnas av sig själv om integrationen finns. Påminnelsen avfyras enligt förskjutningen du satte.
• Besökaren ser den lyckade sidan (eller omdirigeringen) och, om du skrev ett, bekräftelsemailet. Teamet kan arbeta med mötet som vilket annat som helst: se guiden Möten.

Sedan, om du konfigurerat dem, formulärautomatiseringarna (etikett, uppgift “förbered demon”, inbound-affär). För fördröjningar och villkor använd modulen Automatiseringar med utlösaren formulär mottaget och den här sidans slug.

Rekommenderad process

• Värdens luckor i Möten först, sedan formuläret. Tom kalender på sidan = nästan alltid tillgänglighet inte satt, inte en formulärbugg.
• En person: lämna den enda värden. Ett demoteam: round robin. Kickoff med två personer: kollektivt. Använd inte kollektivt “för att det ser snyggt ut” om en räcker.
• Kanal: Meet bara om värden har Google; plats bara om du håller den. Sedan framförhållning och buffert (t.ex. 2 timmar + 10 minuter) före ONLINE.
• Testa Offline: boka på din egen adress, kontrollera kontaktkort, möte, inbjudan, Meet, avisering, bekräftelse. Sedan en vardag längre fram för att se luckorna.
• ONLINE på en kanal bara (mejlsignatur). Efter 48 timmar titta på no-shows och hål. Sedan sajt / annonser.
• Byt inte sluggen på en sida som redan ligger i en kampanj. Duplicera och skapa tvillingen (ett annat team, en annan längd).

Användningsfall

Varje fall är en verklig situation, inte en lista med kryss. Sidan är densamma; det som ändras är värdar, tilldelning och kanal.

• Två säljare, samma demo — Sara och Marco pitchar samma produkt. Om du låter besökaren välja bokar alla Sara och Marco sitter overksam. Lägg till båda som värdar och använd round robin: sidan visar tider, inte namn (“du möter en av dessa personer”), och Mokapen tilldelar den som har färre framtida möten. Längd 30 minuter, Meet bara om båda har Google anslutet (annars startar länken aldrig för den utan integration). Två timmars framförhållning så att du inte hoppar från samtal till samtal oförberedd. Tio minuters buffert mellan luckorna. En horisont på 21 dagar, inte tre månader av packad kalender. Om Sara talar tyska och Marco inte, är round robin fel verktyg: då behövs “Besökaren väljer personen”.
• Ett samtal med ägaren — Prospecten vill ha dig, inte “någon i teamet”. En värd: besökaren ser ingen personlista, de väljer bara datum och tid. Meet om du har Google, eller en plats om du tar emot på kontoret — inte båda “för säkerhets skull”. Kort horisont (14–21 dagar) om du redan är full: annars hamnar du med samtal i mars som du sedan flyttar. Minst en timmes framförhållning. Den här sidan är inte till för att dela belastning: det är din publika kalender.
• Intervju med HR och anställande chef — Båda personerna måste vara i rummet (eller på samtalet). Tilldelning kollektivt: luckan visas bara om båda är lediga, och båda hamnar på mötet. Teams om de har Microsoft anslutet. Undantagna datum för extra stängningsdagar (orgens stängningar listas redan i blocket: du slår inte in dem igen). 24 timmars framförhållning så att HR kan läsa CV:t. Det här är inte round robin: kandidaten förväntar sig båda personerna, inte “en av de två”.
• Disk på plats, ingen video — Kunden kommer till kontoret. Kryssa inte i Meet eller Teams: du skulle lova en länk som inte finns. Kryssa bara i platsen (om du inte har någon säger blocket till: skapa den först). En värd — den som tar emot i receptionen eller konsulten i tjänst. Fönster 9–12 och 14–17, lunchrast, 14 dagars horisont. Succétexten ska säga var man ska dyka upp, inte “vi skickar Meet”.
• Onboarding efter kontraktet — Besökaren är redan kund, inte ett lead. Klona demosidan: intern titel “Onboarding”, en CSM som värd, 45 minuter, Meet, avisera CSM:en inte sälj. Formulärautomatisering: en uppgift “förbered kontot” på kontakten. Få fält (e-post, namn). Två distinkta URL:er: en i signaturen för demos, en i välkomstmailet. Blanda inte dem, annars hittar sälj onboarding i sin kalender.

Praktiska exempel

1. Lägg länken i signaturen (en värd, en halvtimme)

Öppna Kontaktformulär → Nytt → Boka ett möte. Internt namn “Luca demo”, avisera din adress. I Innehåll öppna Bokningar: lämna dig själv som enda värd, 30 minuters längd, mån–fre som förifyllt. Om Google är anslutet, kryssa i Meet; om inte, en plats eller ingen video och säg det i titeln (“vi ringer dig”). 60 minuters framförhållning. Inställningar: stanna Offline, öppna Förhandsgranska, boka en lucka på din Gmail. Kontrollera att mötet finns i kalendern, att inbjudan kom, att kontakten är i adressboken. Först då ONLINE och klistra in URL:en i signaturen. Skapa inte en affär på varje samtal: många är utforskande. Affären öppnar du efteråt, eller med en automatisering bara om formuläret har företag ifyllt.

2. Tre AE som delar demos

Samma mall, men lägg till de tre account executives i blocket (de behöver luckor i Möten). Tilldelning av värd visas: välj round robin, inte “Besökaren väljer personen”. Samma längd och buffertar för alla, annars har Mokapen ingen enda regel. Om du erbjuder Meet, öppna redigeraren och kontrollera att ingen värd har kryssrutan av: en utan Google bryter samtalet när round robin landar på dem. På sidan ser besökaren inga namn — bra om pitchen är densamma. Om en AE är den enda som täcker DACH, släpp round robin och gå tillbaka till “Besökaren väljer personen”, med synlig etikett “Anna — tyska”.

3. Kickoff sälj + leverans

Kunden har skrivit på och måste träffa den som sålde och den som ska göra jobbet. Två värdar, kollektiv tilldelning, 60 minuter, Teams. Luckan på sidan finns bara de timmar då båda är lediga: det är avsiktligt, inte en bugg. Använd inte round robin “så att åtminstone någon dyker upp”: kunden kommer och leverans saknas. Fyll i den lyckade sidan med “ni kommer att vara i samtal med [namn]” och testa Offline med två riktiga kalendrar, inte en tom förhandsgranskning.

Vanliga frågor

F: Jag ser inga tider på sidan.

S: Har värden luckor i Möten? Är du inom räckvidd (blockets dag/timmar), förbi framförhållningen, inom horisonten, utanför lunch, stängningar och undantagna datum? Fyller den externa kalendern allt? Prova en tisdag om två veckor, inte “idag om tjugo minuter”.

F: Skillnad mot Boka en tjänst eller produkt?

S: Mötesbokning = en persons tid. Tjänst-/produktbokning = en katalogpost med längd och platser. Detaljer i guiden Bokningar och guiden för tjänsteformulär.

F: Meet skapas inte / kryssrutan är av.

S: Värdens Google-integration (alla värdar vid kollektivt; den som kan tilldelas vid round robin). Mokapen flaggar det i redigeraren. Utan integrationen, lämna plats eller “vi ringer dig” och lova inte en länk.

F: Kan jag blanda tjänster och möten i samma formulär?

S: Ett formulär har en bokningstyp. Två sidor, eller du byter typ i blocket med vetskap om att entiteten som skapas i CRM:et också ändras (möte vs bokning).

F: Blir gäster kontakter?

S: Huvudkontakten är den som fyllde i e-post/namn. De andra e-postadresserna är deltagare på mötet. De ersätter inte kortet.

F: Formuläret tar inte emot bokningar.

S: Det måste vara ONLINE. Kontrollera reCAPTCHA, obligatoriska fält, planens formulärtak, rätt slug i snippeten, och att förhandsgranskningen inte är den enda sidan du använder (Offline-ögat bokar inte på riktigt).

F: Var ser jag vem som bokat?

S: Möteskalendern, kontaktkortet (formulärursprung), inskicksloggen på kontaktens tidslinje. Aviseringsmailen är larmet, inte arkivet.