Mokapenguiden

Kundportal

Portalen är utrymmet där en kund loggar in med egna uppgifter, inte med en Mokapen-användare. Därifrån öppnar de ärenden, ser order och, om du aktiverar det, anslagstavlan. Du fortsätter att arbeta i CRM: ärendet och ordern skapas i de pipelines du valt, med den ansvariga du angett.

Du hittar den under Support → Portal. Varje portal har en egen adress av typen domän / språk / portal / slug. Kunden ser inte resten av organisationen.

Skapa portalen och håll den avstängd tills den är klar

Från listan trycker du på knappen för en ny portal. Om organisationen redan nått maxantalet öppnar Mokapen planfönstret i stället för att skapa en till. På varje portals kort ser du titel, logotyp, om den är aktiv eller avstängd, och den externa länken till kundens startsida.

Under Allmänt ställer du in titel, URL-slug, standardspråk, portalens e-post och status. Aktiv betyder att länken svarar. Inaktiv betyder att portalen inte går att nå: använd det medan du förbereder pipelines, ämnen och katalog, så att en kund inte kommer in på en tom sida. Meningen på sidan är tydlig: du ställer in portalen och aktiverar bara de områden du vill visa.

Portalens e-post är den kunden ser som avsändare av inloggningsuppgifterna. Om den är tom eller en inkorg som ingen läser går åtkomstmejlen ändå ut, men svaren försvinner.

Vilka områden kunden ser

Under Applikationer slår du på, för den här portalen, de områden kunden kan interagera med. Det finns tre poster, och inte alla organisationer ser dem:

• Ärenden — kunden skickar förfrågningar och läser svaret därifrån.
• Order — ser produkter och tjänster i en katalog och skickar inköpsorder.
• Anslagstavla — visas bara om appen News är aktiv för organisationen. Visar anslagstavlan på portalens startsida.

Att slå på området räcker inte. En portal med ärenden på och ingen vald pipeline skapar förfrågningar som du inte vet var du hittar. En portal med order på och utan valuta, pipeline och status lämnar ordern utan plats i säljpipelinen.

Vem kan logga in

Sidan Användare i portalen listar redan aktiverade kontakter: namn, e-post, konto, status, skapandedatum och integritetslåset. Det är en kontrollista, inte platsen där du skapar åtkomsten. Filtret högst upp begränser raderna.

Åtkomsten ges från kontaktkortet, fliken Portal. Texten på kortet säger att du ska aktivera kontakten att nå en eller flera portaler i organisationen, för att kommunicera och få support. För varje portal finns en växel. På: Mokapen skapar en portalanvändare för den kontakten och skickar ett mejl med inloggningsuppgifter: ber dem logga in och byta lösenord. Om du stänger av växeln raderas portalanvändaren. Order och ärenden som redan är kopplade till kontakten stannar i CRM.

På samma kort väljer du synlighet:

• Privat — kunden ser sina egna ärenden och order.
• Företag — ser även ärenden och order kopplade till samma företag. Använd det för kontaktpersonen som ska följa hela kundens förfrågningar, inte för varje person i företaget: annars ser en säljare ärenden som en kollega öppnat.

E-post, förnamn, efternamn och lösenord är portalens inloggningsuppgifter. De är inte Mokapen-användaren och ärver ingen CRM-roll. Om du byter e-post eller lösenord får kontakten ett uppdateringsmejl.

En kontakt utan e-post kan inte ta emot inloggningsuppgifter. En arkiverad eller raderad kontakt försvinner från portalens användarlista även om åtkomsten var på.

Ärenden öppnade av kunden

Under Ärenden väljer du pipeline där förfrågningarna hamnar och ämnen att erbjuda. Ämnena är de som redan är definierade på den pipelinen: om listan är tom har kunden inget att välja. Knappen på sidan leder till ämnesinställningarna för den pipelinen, där du skapar dem och vid behov tilldelar en ansvarig till ämnet.

Den standardansvariga får alla ärenden som skapas från portalen. Vid skapande kan du ändå tilldela dem till en annan medlem. Utan ansvarig går förfrågan in i pipelinen och ingen ser den på sin «mitt arbete»-kanban förrän någon tar den.

Kunden ser, när de är inne, sina öppna ärenden och kan följa status. De ser inte interna ärenden som inte är kopplade till dem (eller, med synlighet Företag, till deras företag).

Order från katalogen

Under Order förbereder du hur ordern skapas när kunden bekräftar varukorgen. Du ställer in valuta, pipeline, startstatus och ansvarig. Titel och beskrivning accepterar portalanvändarens variabler: förnamn, efternamn, e-post, företag, kontakt, anteckning, integritet, språk. En titel som «Order från {förnamn} {efternamn}» förblir läsbar i pipelinen; en tom titel lämnar en rad utan sammanhang.

I portalen bläddrar kunden i katalogen, lägger artiklar i varukorgen och bekräftar. Om varukorgen innehåller produkter att skicka frågas landet för fraktkostnader. Skatter inklusive moms beräknas efter bekräftelsen. När ordern skapats får kunden uppdateringar och kan följa den i sitt område.

Med synlighet Företag inkluderar orderlistan även order från samma företag, inte bara dem från kontakten som loggat in.

När valet är fel

• Aktiv portal före applikationerna. Kunden kommer in och hittar startsidan utan ärenden eller order. Håll den inaktiv tills pipelines, ämnen och ansvariga är inställda.
• Synlighet Företag till alla. Varje kontakt i företaget ser andras förfrågningar. Lämna den till kontaktpersonen.
• Samma portal för kunder som inte ska se varandra. En portal är en URL. Data filtreras per kontakt, men titel, språk och områden är gemensamma. Två kunder med olika behov (bara ärenden, eller ärenden och katalog) mår bättre på två portaler.
• Blanda portalanvändare och Mokapen-användare. Den första går bara in i portalen. Den andra arbetar i CRM och har en roll. Att ge kunden en CRM-Gäst är inte portalen: de ser interna kort, inte katalogen.

Relaterade guider: Ärenden, Order, Kontakter.