Mokapenin opas

Asiakasportaali

Portaali on tila, johon asiakas kirjautuu omilla tunnuksillaan — ei Mokapen-käyttäjänä. Sieltä hän avaa tikettejä, katsoo tilauksia ja, jos aktivoit sen, ilmoitustaulun. Sinä jatkat työskentelyä CRM:ssä: tiketti ja tilaus syntyvät valitsemiisi pipelineihin, määrittämälläsi vastuuhenkilöllä.

Löydät sen kohdasta Tuki → Portaali. Jokaisella portaalilla on oma osoite muodossa domain / kieli / portal / slug. Asiakas ei näe muuta organisaatiota.

Luo portaali ja pidä se pois päältä, kunnes se on valmis

Listasta paina uuden portaalin painiketta. Jos organisaatio on jo saavuttanut enimmäismäärän, Mokapen avaa suunnitelmaikkunan eikä luo toista. Jokaisen portaalin kortilla näet otsikon, logon, onko se aktiivinen vai pois päältä, sekä ulkoisen linkin asiakkaan etusivulle.

Kohdassa Yleiset asetat otsikon, URL-slugun, oletuskielen, portaalin sähköpostin ja tilan. Aktiivinen tarkoittaa, että linkki vastaa. Ei aktiivinen tarkoittaa, että portaali ei ole tavoitettavissa: käytä sitä valmistellessasi pipelineja, aiheita ja katalogia, jotta asiakas ei päädy tyhjälle sivulle. Sivun teksti on selkeä: määrität portaalin ja aktivoit vain ne alueet, jotka haluat näyttää.

Portaalin sähköposti on se, jonka asiakas näkee tunnusten lähettäjänä. Jos se on tyhjä tai postilaatikko, jota kukaan ei lue, kirjautumisviestit lähtevät silti, mutta vastaukset katoavat.

Mitkä alueet asiakas näkee

Kohdassa Sovellukset kytket tälle portaalille päälle alueet, joilla asiakas voi toimia. Vaihtoehtoja on kolme, eikä joka organisaatio näe kaikkia:

• Tiketit — asiakas lähettää pyyntöjä ja lukee vastauksen sieltä.
• Tilaukset — näkee tuotteet ja palvelut katalogissa ja lähettää ostotilauksia.
• Ilmoitustaulu — näkyy vain, jos News-sovellus on päällä organisaatiossa. Näyttää ilmoitustaulun portaalin etusivulla.

Alueen kytkeminen päälle ei riitä. Portaali, jossa tiketit on päällä mutta pipelinea ei ole valittu, luo pyyntöjä, joita et löydä. Portaali, jossa tilaukset ovat päällä ilman valuuttaa, pipelinea ja tilaa, jättää tilauksen ilman paikkaa myyntipipelinessä.

Kuka voi kirjautua

Portaalin Käyttäjät-sivu listaa jo käyttöön otetut yhteystiedot: nimi, sähköposti, tili, tila, luontipäivä ja tietosuojalukko. Se on tarkistuslista, ei paikka, jossa luot pääsyn. Yläosan suodatin rajaa rivejä.

Pääsy annetaan yhteystietokortilta, Portaali-välilehdeltä. Kortin teksti kehottaa ottamaan yhteystiedon käyttöön yhdelle tai useammalle organisaatiosi portaalille, viestintää ja tukea varten. Jokaiselle portaalille on kytkin. Kun se on päällä, Mokapen luo portaali-käyttäjän kyseiselle yhteystiedolle ja lähettää sähköpostin tunnuksilla: pyydät häntä kirjautumaan ja vaihtamaan salasanan. Kun kytket pois, portaali-käyttäjä poistetaan. Yhteystietoon jo linkitetyt tilaukset ja tiketit jäävät CRM:ään.

Samalla kortilla valitset näkyvyyden:

• Yksityinen — asiakas näkee omat tikettinsä ja tilauksensa.
• Yritys — näkee myös samaan yritykseen linkitetyt tiketit ja tilaukset. Käytä tätä yhteyshenkilölle, jonka pitää seurata koko asiakkaan pyyntöjä — ei jokaiselle yrityksen henkilölle: muuten myyjä näkee kollegan avaamat tiketit.

Sähköposti, etunimi, sukunimi ja salasana ovat portaalin kirjautumistiedot. Ne eivät ole Mokapen-käyttäjä eivätkä peri CRM-roolia. Jos vaihdat sähköpostin tai salasanan, yhteystieto saa päivitysviestin.

Yhteystieto ilman sähköpostia ei voi vastaanottaa tunnuksia. Arkistoitu tai poistettu yhteystieto katoaa portaalin käyttäjälistasta, vaikka pääsy olisi ollut päällä.

Asiakkaan avaamat tiketit

Kohdassa Tiketit valitset pipelinen, johon pyynnöt päätyvät, sekä ehdotettavat aiheet. Aiheet ovat jo kyseiselle pipelinelle määriteltyjä: jos lista on tyhjä, asiakkaalla ei ole mitään valittavaa. Sivun painike vie kyseisen pipelinen aiheasetuksiin, joissa luot ne ja tarvittaessa määrität aiheelle vastuuhenkilön.

Oletusvastuuhenkilö vastaanottaa kaikki portaalista syntyneet tiketit. Luonnissa voit silti antaa ne toiselle jäsenelle. Ilman vastuuhenkilöä pyyntö tulee pipelineen, eikä kukaan näe sitä omassa «oma työ» -kanbanissaan, ennen kuin joku ottaa sen.

Kirjautumisen jälkeen asiakas näkee omat avoimet tikettinsä ja voi seurata niiden tilaa. Hän ei näe sisäisiä tikettejä, jotka eivät ole linkitetty häneen (tai Yritys-näkyvyydellä hänen yritykseensä).

Tilaukset katalogista

Kohdassa Tilaukset valmistat, miten tilaus syntyy, kun asiakas vahvistaa ostoskorin. Asetat valuutan, pipelinen, alkutilan ja vastuuhenkilön. Otsikko ja kuvaus hyväksyvät portaali-käyttäjän muuttujia: etunimi, sukunimi, sähköposti, yritys, yhteystieto, muistiinpano, tietosuoja, kieli. Otsikko tyyppiä «{etunimi} {sukunimi} -tilaus» pysyy luettavana pipelinessä; tyhjä otsikko jättää rivin ilman kontekstia.

Portaalissa asiakas selaa katalogia, lisää tuotteita koriin ja vahvistaa. Jos korissa on lähetettäviä tuotteita, häneltä kysytään maa toimituskuluja varten. Verot, ALV mukaan lukien, lasketaan vahvistuksen jälkeen. Kun tilaus on luotu, asiakas saa päivityksiä ja voi seurata sitä omalla alueellaan.

Yritys-näkyvyydellä tilauslista sisältää myös saman yrityksen tilaukset, ei vain kirjautuneen yhteystiedon tilauksia.

Kun valinta on väärä

• Portaali aktiivinen ennen sovelluksia. Asiakas kirjautuu ja löytää etusivun ilman tikettejä tai tilauksia. Pidä se pois päältä, kunnes pipeline, aiheet ja vastuuhenkilöt on asetettu.
• Yritys-näkyvyys kaikille. Jokainen yrityksen yhteystieto näkee muiden pyynnöt. Jätä se yhteyshenkilölle.
• Sama portaali asiakkaille, jotka eivät saa nähdä toisiaan. Portaali on URL. Tiedot suodatetaan yhteystiedon mukaan, mutta otsikko, kieli ja alueet ovat yhteisiä. Kaksi asiakasta eri tarpeilla (vain tiketit, tai tiketit ja katalogi) sopivat paremmin kahteen portaaliin.
• Portaali-käyttäjän ja Mokapen-käyttäjän sekoittaminen. Ensimmäinen kirjautuu vain portaaliin. Toinen työskentelee CRM:ssä ja hänellä on rooli. CRM:n Vieras-käyttäjän antaminen asiakkaalle ei ole portaali: hän näkee sisäisiä kortteja, ei katalogia.

Liittyvät oppaat: Tiketit, Tilaukset, Yhteystiedot.