Ghidul Mokapen

Portal clienți

Portalul este spațiul în care un client intră cu propriile acreditări, nu cu un utilizator Mokapen. De acolo deschide ticket-uri, vede comenzile și, dacă îl activezi, panoul de anunțuri. Tu continui să lucrezi în CRM: ticket-ul și comanda apar în pipeline-urile pe care le-ai ales, cu responsabilul pe care l-ai indicat.

Îl găsești în Suport → Portal. Fiecare portal are o adresă proprie, de tipul domeniu / limbă / portal / slug. Clientul nu vede restul organizației.

Crearea portalului și păstrarea lui dezactivat până este gata

Din listă apasă butonul pentru un portal nou. Dacă organizația a atins deja numărul maxim, Mokapen deschide fereastra planului în loc să creeze altul. Pe cardul fiecărui portal vezi titlul, logo-ul, dacă este activ sau dezactivat, și linkul extern către pagina de start a clientului.

În General setezi titlul, slug-ul URL-ului, limba implicită, emailul portalului și starea. Activ înseamnă că linkul răspunde. Inactiv înseamnă că portalul nu este accesibil: folosește-l în timp ce pregătești pipeline-uri, subiecte și catalogul, ca un client să nu intre pe o pagină goală. Fraza din pagină este clară: configurezi portalul și activezi doar zonele pe care vrei să le arăți.

Emailul portalului este cel pe care clientul îl vede ca expeditor al acreditărilor. Dacă este gol sau este o căsuță pe care nimeni nu o citește, emailurile de acces pleacă oricum, dar răspunsurile se pierd.

Ce zone vede clientul

În Aplicații activezi, pentru acest portal, zonele cu care clientul poate interacționa. Opțiunile sunt trei, și nu toate organizațiile le văd:

• Ticket — clientul trimite solicitări și citește răspunsul de acolo.
• Comenzi — vede produse și servicii într-un catalog și trimite comenzi de cumpărare.
• Panou de anunțuri — apare doar dacă aplicația News este activă pentru organizație. Afișează panoul pe pagina de start a portalului.

Activarea zonei nu este suficientă. Un portal cu ticket-uri pornite și fără pipeline aleasă creează solicitări pe care nu știi unde să le găsești. Un portal cu comenzi pornite și fără monedă, pipeline și stare lasă comanda fără un loc în pipeline-ul de vânzări.

Cine poate intra

Pagina Utilizatori a portalului listează contactele deja activate: nume, email, cont, stare, data creării și lacătul de confidențialitate. Este o listă de control, nu locul unde creezi accesul. Filtrul de sus restrânge rândurile.

Accesul se acordă din fișa contactului, fila Portal. Fraza din fișă spune să activezi contactul pentru acces la unul sau mai multe portaluri ale organizației tale, pentru comunicare și asistență. Pentru fiecare portal există un comutator. Pornit, Mokapen creează un utilizator de portal pentru acel contact și îi trimite un email cu acreditările: îi ceri să intre și să schimbe parola. Dacă oprești comutatorul, utilizatorul de portal este șters. Comenzile și ticket-urile deja legate de contact rămân în CRM.

Pe aceeași fișă alegi vizibilitatea:

• Privată — clientul vede ticket-urile și comenzile lui.
• Companie — vede și ticket-urile și comenzile legate de aceeași companie. Folosește-o pentru referentul care trebuie să urmărească solicitările întregului client, nu pentru fiecare persoană din companie: altfel un comercial vede ticket-urile deschise de un coleg.

Emailul, prenumele, numele și parola sunt datele de autentificare ale portalului. Nu sunt utilizatorul Mokapen și nu moștenesc un rol din CRM. Dacă schimbi emailul sau parola, contactul primește un email de actualizare.

Un contact fără email nu poate primi acreditările. Un contact arhivat sau șters dispare din lista de utilizatori ai portalului chiar dacă accesul fusese activat.

Ticket-uri deschise de client

În Ticket alegi pipeline-ul în care ajung solicitările și subiectele de propus. Subiectele sunt cele deja definite pe acel pipeline: dacă lista este goală, clientul nu are ce selecta. Butonul din pagină duce la setările de subiecte ale acelui pipeline, unde le creezi și, dacă e nevoie, atribui un responsabil subiectului.

Responsabilul implicit primește toate ticket-urile născute din portal. La creare le poți totuși atribui altui membru. Fără responsabil, solicitarea intră în pipeline și nimeni nu o vede în kanban-ul său «munca mea» până când cineva o preia.

Clientul, odată intrat, vede ticket-urile lui deschise și poate urmări starea. Nu vede ticket-urile interne care nu sunt legate de el (sau, cu vizibilitate Companie, de compania lui).

Comenzi din catalog

În Comenzi pregătești cum se naște comanda când clientul confirmă coșul. Setezi moneda, pipeline-ul, starea inițială și responsabilul. Titlul și descrierea acceptă variabile ale utilizatorului de portal: prenume, nume, email, companie, contact, notă, confidențialitate, limbă. Un titlu de tip «Comandă de {prenume} {nume}» rămâne lizibil în pipeline; un titlu gol îți lasă un rând fără context.

În portal clientul răsfoiește catalogul, pune articole în coș și confirmă. Dacă în coș sunt produse de expediat, i se cere țara pentru costurile de livrare. Taxele, TVA inclus, se calculează după confirmare. La crearea comenzii clientul primește actualizări și o poate urmări în zona lui.

Cu vizibilitate Companie lista de comenzi include și comenzile aceleiași companii, nu doar pe ale contactului care s-a autentificat.

Când alegerea este greșită

• Portal activ înainte de aplicații. Clientul intră și găsește pagina de start fără ticket-uri și fără comenzi. Ține-l inactiv până când pipeline-urile, subiectele și responsabilii sunt setate.
• Vizibilitate Companie pentru toți. Fiecare contact al companiei vede solicitările celorlalți. Lasă-o referentului.
• Același portal pentru clienți care nu trebuie să se vadă. Un portal este un URL. Datele rămân filtrate pe contact, dar titlul, limba și zonele sunt comune. Doi clienți cu nevoi diferite (doar ticket-uri, sau ticket-uri și catalog) stau mai bine pe două portaluri.
• Confundarea utilizatorului de portal cu utilizatorul Mokapen. Primul intră doar în portal. Al doilea lucrează în CRM și are un rol. A da clientului un utilizator Oaspete din CRM nu este portalul: vede fișe interne, nu catalogul.

Ghiduri legate: Ticket, Comenzi, Contacte.