Ghidul Mokapen

Ghid Programări

Zona Programări este calendarul Mokapen pentru planificarea întâlnirilor, apelurilor cu clienții, vizitelor la sediu, demo-urilor de produs și întâlnirilor interne de echipă. Fiecare programare are dată și oră, organizator, participanți, loc sau videoconferință, status deschis/închis și legături cu restul CRM (contacte, oportunități, tickete, task-uri).

Acces din meniul Activități → Programări sau de pe pagina Programări. Vizualizarea implicită este Calendar. Modulul Programări este disponibil cu planul Small și necesită permisiunile corecte în organizația ta.

Rol în CRM și procese

O programare în Mokapen nu este doar un eveniment în calendar: este o înregistrare legată de restul sistemului.

• Comercial: apeluri de calificare, demo-uri, negociere — legat de contact, companie și oportunitate.
• Delivery: lansare proiect, review săptămânal — conexiuni la proiect și task-uri de follow-up.
• Asistență: programare la sediu sau apel legat de ticket.
• Echipă internă: stand-up-uri, one-to-one, întâlniri de departament cu colegi Mokapen.

Regulă practică: fiecare programare cu un client sau prospect merită cel puțin un participant contact sau o conexiune la contact, companie sau oportunitate — astfel istoricul rămâne vizibil din fișa clientului.

Participanți, colaboratori și calendar personal

Programările implică persoane în două moduri distincte. Înțelegerea diferenței evită confuzia între «cine participă la întâlnire» și «cine trebuie doar să vadă programarea în Mokapen».

Participanți — cine participă la întâlnire

Participanții sunt persoanele implicate în întâlnire. Îi adaugi în tab-ul Date al fișei, în câmpul Participanți. Poți introduce trei tipuri:

• Utilizatori Mokapen — colegi de echipă cu cont pe platformă (comerciali, project manageri, asistență…). Vor vedea programarea în calendarul lor dacă sunt organizatori sau participanți.
• Contacte — persoane din agenda CRM (clienți, prospecte, furnizori). Poți căuta după nume sau email. Dacă introduci un email încă neînregistrat, Mokapen poate crea automat un contact nou.
• Companii — societăți legate de întâlnire (de exemplu sediul clientului). Utile când întâlnirea implică organizația în ansamblu, nu o singură persoană.

Doar organizatorul programării poate elimina un participant (meniu pe cardul participantului → Elimină). La creare, editare sau ștergere, Mokapen poate întreba dacă trimiți un email participanților cu detaliile actualizate — util pentru a anunța clienții externi despre reprogramare sau anulare.

Colaboratori — cine trebuie să vadă programarea fără a participa

Colaboratorii (câmp Colaboratori în tab-ul Date, dacă este activ în organizația ta) sunt utilizatori sau echipe Mokapen care trebuie să aibă vizibilitate asupra programării, dar nu participă neapărat la întâlnire. Exemple: responsabilul comercial care urmărește negocierea dar nu intră în apel; un asistent care pregătește materiale; un manager care monitorizează activitatea echipei.

Pe scurt:

• Participant = persoană prezentă (sau invitată) la întâlnire; primește notificări email dacă le trimiți; apare ca participant pe fișă.
• Colaborator = membru al echipei care trebuie să vadă și să urmărească programarea în Mokapen, fără a fi neapărat printre participanții la întâlnire.

Cu confidențialitate privată (lacăt în bara de acțiuni), programarea este vizibilă doar organizatorului, colaboratorilor indicați și participanților utilizatori Mokapen implicați — nu tuturor membrilor organizației.

Programări între organizații — calendarul tău personal

Spre deosebire de task-uri, contacte sau deal-uri, programările sunt legate în principal de persoană, nu doar de organizația în care lucrezi în acel moment. Dacă participi la o programare creată în altă organizație Mokapen (sau ești organizator), o vezi totuși în calendarul tău fără a schimba organizația.

Implicit pagina Programări afișează întâlnirile în care tu ești organizator sau participant utilizator — chiar dacă aparțin unor organizații diferite. În bara de sus, selectorul Utilizatori / Echipe permite trecerea la calendarul unui coleg sau al unei echipe (dacă ai permisiuni), pentru a vedea cum este organizată săptămâna altui membru.

Fiecare programare rămâne legată de organizația care a creat-o (contactele, conexiunile și setările urmează acea organizație). Avantajul pentru tine: un singur loc unde consultezi toate angajamentele, chiar dacă lucrezi în mai multe organizații Mokapen.

Cazuri de utilizare

• Vânzări: «Demo produs — Acme Srl» cu contact decizional, link videoconferință, conexiune la oportunitatea din pipeline.
• Agenție: review lunar client cu mai mulți participanți și raport atașat.
• Consultanță: programare la sediu cu adresă fizică și task post-vizită legat.
• Intern: întâlnire de echipă fără contacte externe; confidențialitate publică sau privată pentru a limita cine poate vedea programarea.
• Din altă fișă: creare rapidă cu Creează și conectează din contact, oportunitate sau ticket — programarea se creează deja legată.

Pagina Programări — bara superioară

Pagina principală oferă două vizualizări: Calendar și Listă. Bara superioară:

• Filtre (plan Large): deschide un panou pentru a restrânge programările după perioadă, organizator, etichete, tip programare, participanți și alte câmpuri configurate. Util când calendarul este plin și trebuie să găsești doar demo-urile lunii sau întâlnirile cu un anumit client.
• Acțiuni: exportă în fișier programările selectate (din vizualizarea Listă).
• Vizualizări: comută între Calendar (implicit) și Listă (plan Small) — tabel sortabil cu coloane personalizabile.
• Utilizatori / Echipe: afișează calendarul unui coleg sau al unei echipe întregi, în locul tău. Implicit vezi programările tale (organizator sau participant).
• + Programare: deschide modalul de creare.

În vizualizarea Listă, selectând rândurile cu checkbox-urile apare bara de acțiuni: Clonează, Arhivează, Șterge. Nu există editare în masă dedicată: câmpurile individuale se actualizează din fișa programării.

Fișa programării

Click pe un eveniment din calendar sau pe titlu în listă deschide panoul lateral. Cu planul Small îl poți deschide pagină întreagă (icon săgeți expandare): același conținut, mai mult spațiu și buton Salvează fix sus.

Antet: titlu editabil inline, badge Arhivat dacă e cazul. Dacă programarea este în coș, banner roșu cu Restaurează și Șterge definitiv (plan Medium).

Bară acțiuni

• Status (meniu derulant): Deschis sau Închis — marchează dacă programarea este încă activă sau încheiată (diferit de task cu bifă de completare).
• Prioritate (steag): Normal sau Urgent.
• Confidențialitate (lacăt): Public (vizibil membrilor organizației) sau Privat (doar organizator, colaboratori și participanți utilizatori indicați).
• Etichete, Culoare titlu/fundal fișă, Atașamente, Note adezive (plan Small).
• Pagină întreagă, Copiază link.
• + Creează și conectează: task-uri, tickete, oportunități… deja legate de programare.

Meniu Opțiuni (trei puncte)

• Clonează: duplică programarea; modal cu alegere de copiere atașamente, conexiuni, comentarii, actualizări.
• Arhivează / Restaurează (plan Medium): ascunde din vizualizările operaționale sau readuce în calendar/listă.
• Editează fișa (membri autorizați): deschide setările layout-ului câmpurilor programării.
• Șterge / Restaurează (intrare roșie): mută în coș (plan Medium) sau ștergere directă (plan de bază).

Tab-uri fișă

• Date: organizator, participanți, colaboratori, date, tip, videoconferință, loc — vezi Tab Date și Participanți și colaboratori.
• Conexiuni, Timp: vezi Secțiuni legate.
• Meniu suplimentar: Marketing, Sincronizare (Google Calendar / Outlook), Actualizări (istoric fișă).

Tab Date — câmpuri principale

Câmpuri editabile inline (icon creion) sau din fișă în mod editare:

• Organizator: utilizator Mokapen responsabil de programare; implicit creatorul. Referent principal al întâlnirii.
• Participanți: vezi secțiunea Participanți și colaboratori.
• Colaboratori: utilizatori sau echipe cu vizibilitate asupra programării fără a participa neapărat — vezi Participanți și colaboratori.
• Data început / Data sfârșit: interval temporal; în calendar evenimentul ocupă slotul corespunzător. Pentru programări de o zi, setează aceeași zi cu ora început și sfârșit.
• Tip: categorizează programarea (apel, vizită, demo…) — util pentru filtre și rapoarte.
• Videoconferință: link generat sau selectat — Google Meet (cu integrare Google Calendar și Meet activă) sau Microsoft Teams (cu integrare Outlook Calendar). Linkul este clickabil din fișă.
• Loc: adresă fizică sau text liber pentru programări în persoană.
• Descriere (text formatat, mențiuni @ pentru a menționa colegi).

Cu câmpuri personalizate (plan Medium) tab-ul Date urmează regulile de vizibilitate și obligatoriu definite în setări. Atașamentele și comentariile completează fișa la finalul tab-ului.

Secțiuni legate

• Conexiuni — leagă oportunități, task-uri, tickete, proiecte, alte contacte; deschizând contactul vezi programările legate.
• Timp — înregistrează ore dedicate programării (pregătire, apel, debrief).
• Sincronizare — status conexiune cu Google Calendar sau Outlook (dacă integrările sunt active).
• Etichete și Atașamente — ca alte entități Mokapen.

Programările nu au tab Checklist nativ: pentru acțiuni de follow-up creează un task legat cu Creează și conectează sau din tab Conexiuni.

Crearea unei programări

Procedură

1. Deschide pagina Programări (Calendar sau Listă).
2. Click + Programare (sau click pe un slot liber în calendar, dacă este disponibil).
3. Scrie titlul (obligatoriu).
4. Tab Date: setează organizator, participanți, colaboratori dacă e nevoie, dată/oră, tip, videoconferință sau loc.
5. Opțional: tab Conexiuni pentru a lega contact sau oportunitate înainte de salvare.
6. Salvează; dacă se solicită, confirmă trimiterea emailului participanților.

Poți crea programări și din Creează și conectează pe altă fișă, sau din conexiuni pe contact, companie sau oportunitate.

Editarea unei programări

Editare individuală (fișă)

1. Deschide fișa programării.
2. Editează inline: titlu în antet, câmpuri tab Date (creion), participanți, date.
3. Actualizează Status (Deschis/Închis), prioritate, etichete, confidențialitate din bara de acțiuni.
4. În Calendar, trage evenimentul pentru a schimba rapid data și ora.
5. Salvează; la modificarea datelor sau participanților poate apărea solicitarea de trimitere email de actualizare.

Închiderea unei programări

Din meniul Status din bara de acțiuni selectează Închis când întâlnirea s-a terminat. Programarea rămâne în istoric și rapoarte; nu dispare din calendar decât dacă este arhivată sau ștearsă.

Ștergerea unei programări

Șterge programări create din greșeală sau duplicate de test. Preferă Arhivează dacă întâlnirea s-a încheiat și vrei să păstrezi istoricul și conexiunile fără a aglomera calendarul și lista.

Ștergere individuală

1. Deschide fișa → Opțiuni → Șterge (intrare roșie).
2. Confirmă în modal; trimitere email participanților opțională.

Cu planul Large programarea merge în coșul organizației (pagina Programări → Acțiuni → Coș programări). De acolo poți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschizi o programare deja în coș, apare banner Restaurează / Șterge definitiv.

Pe planul Free (fără plan Large) ștergerea este în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verifică permisiunile organizației.

Ștergere multiplă

1. Vizualizare Listă → selectează cu checkbox-uri.
2. Click Șterge (buton roșu) → confirmă.

Arhivarea unei programări

Arhiva servește programărilor încheiate care nu trebuie să mai apară în calendar și listă operațională, păstrând conexiunile și istoricul.

Arhivarea unei programări individuale

1. Fișă → Opțiuni → Arhivează (plan Medium) → confirmă.

Arhivarea mai multor programări / restaurare

• Multiplu: vizualizare Listă → selectează → Arhivează în bara de acțiuni.
• Restaurează: deschide fișa (ex. din tab Conexiuni pe un contact legat) → Opțiuni → Restaurează din arhivă. Programările arhivate nu apar în vizualizările standard calendar și listă.

Clonarea unei programări

Util pentru întâlniri recurente cu aceeași structură (aceleași atașamente, aceleași conexiuni CRM).

Clonare individuală

1. Fișă → Opțiuni → Clonează.
2. Modal: titlu (cu sufix «copie»), alegere de copiere Atașamente, Conexiuni, Comentarii, Actualizări.
3. Confirmă; actualizează date și participanți pe noua programare.

Clonare multiplă

1. Listă → selectează → Clonează → opțiuni → confirmă.

Vizualizări programări

Calendar (implicit)

Vizualizare grilă pentru zi, săptămână sau lună: fiecare programare apare în slotul corespunzător datei și orei. Click pe eveniment deschide fișa. Ideal pentru a vedea dintr-o privire cum este organizată săptămâna și suprapunerile între întâlniri. Poți trage un eveniment pentru a-l muta la altă dată sau oră. Filtrele și selectorul Utilizatori/Echipe rămân active: implicit vezi programările tale, chiar dacă create în organizații diferite.

Listă (plan Small)

Listă tabelară cu coloane personalizabile (titlu, date, organizator, tip, etichete…). Poți căuta și sorta pe coloană, selecta mai multe rânduri și folosi acțiunile Clonează, Arhivează, Șterge. Exportă date din meniul Acțiuni.

Filtre

• Filtre avansate (plan Small): restrânge după perioadă (date început/sfârșit), organizator, etichete, tip programare, participanți și câmpuri personalizate. Exemplu: «toate demo-urile trimestrului cu etichetă Comercial».
• Utilizatori / Echipe: treci de la calendarul tău la cel al unui coleg sau al unei echipe întregi, dacă ești autorizat.

Setări Programări

Din Setări Programări (membri autorizați ai organizației):

• Câmpuri: listă câmpuri standard și personalizate (plan Medium).
• Fișă: ordine și vizibilitate câmpuri în fișă și modal creare.
• Listă și coloane: coloane implicite vizualizării Listă.

Aliniază tip programare și câmpuri obligatorii înainte de rollout comercial (ex. tip obligatoriu pentru rapoarte).

Rapoarte Programări

Secțiunea Rapoarte Programări (plan Large) rezumă programările la care ai acces în funcție de rol și permisiuni organizație: vezi doar înregistrări și câmpuri autorizate. Servește pentru analiza încărcării întâlnirilor, apelurilor comerciale și export — pentru planificarea zilnică folosește Calendar și Listă.

• Dashboard: grafice după etichete, tip, organizator, colaboratori, status deschis/închis, termene, ore.
• Listă rapoarte: tabel analitic cu filtre și export.
• Diagramă Gantt: secvență temporală după perioadă și organizator.

Folosește rapoartele pentru a măsura apeluri comerciale pe departament, programări încheiate față de cele încă deschise, și încărcarea întâlnirilor pe săptămână.

 

Procese recomandate

• Pre-vânzare: programare demo → conexiune oportunitate și contact → task follow-up în 24 de ore.
• Start client: kick-off cu participanți client → task-uri checklist proiect legate.
• Sincronizare calendar: conectează Google sau Outlook și verifică tab Sincronizare; evită rezervări duble.
• Curățenie lunară: arhivează programări închise de peste 90 de zile; șterge ciorne duplicate.
• Notificări: trimite mereu email de actualizare la reprogramare sau anulare către contacte externe.

Combină programările cu Contacte, Oportunități și Task-uri pentru un flux comercial și operațional coerent.