Ghidul Mokapen

Ghid Oportunități

Zona Oportunități (deals) este inima pipeline-ului comercial în Mokapen: fiecare oportunitate reprezintă o negociere în curs — un contract potențial, o reînnoire, un upsell — cu sumă estimată, probabilitate de închidere, fază și termen limită. Este podul între Agenda de contacte (cine cumpără) și instrumentele de delivery (sarcini, proiecte, oferte, comenzi).

Accesați din meniul Vânzări → Oportunități sau de pe pagina Oportunități. Oportunitățile se gestionează în principal în Kanban pe fază de pipeline, cu vizualizări alternative (Carduri, Calendar, Listă) și rapoarte dedicate.

Rol în CRM și procese

O oportunitate în Mokapen nu este un rând într-o foaie de calcul: este o înregistrare operațională legată de restul XRM.

• Comercial: sumă, probabilitate, fază pipeline, dată prevăzută de închidere, responsabil și stakeholderi.
• Relațional: contact decident și companie legate; istoric vizibil de pe fișa clientului.
• Operațional: sarcini de follow-up, programări, checklist-uri de calificare legate prin Conexiuni.
• Documentar: oferte și comenzi generate sau legate pe măsură ce oportunitatea avansează (planuri Premium).

Regulă practică: fiecare negociere semnificativă merită o oportunitate cu companie sau contact, sumă și fază actualizate — astfel pipeline-ul, forecast-ul și activitatea echipei rămân aliniate.

Cazuri de utilizare

• Agenție / consultanță: o oportunitate per propunere comercială; faze «Calificare → Propunere → Negociere → Câștigată»; sarcini legate pentru livrarea ofertei și apeluri de aliniere.
• B2B recurent: oportunitate pentru reînnoire anuală sau upsell; legătură la compania existentă și tickete de suport istorice pentru context.
• Echipă comercială internă: pipeline partajat, filtre pe responsabil, rapoarte pe fază și sumă ponderată (sumă × probabilitate).
• Lead-uri marketing: oportunitate creată din formular sau campanie (origine în câmpul Source); automatizare care atribuie responsabilul și creează sarcini de prim contact.

Kanban, pipeline și faze

Vizualizarea implicită este Kanban organizat pe pipeline (ex. «Vânzări România», «Parteneri»). Fiecare pipeline are faze (status) cu ordine și culoare — trageți cardurile dintr-o coloană în alta pentru a avansa oportunitatea.

Bara superioară a paginii Oportunități:

• Pipeline (meniu derulant): schimbă pipeline-ul activ; ca admin puteți crea altele noi sau modifica faze în Setări.
• Grupează după: pe lângă fază, grupare după responsabil, etichete, dată închidere etc.
• Filtre (Premium): sumă, probabilitate, contact legat, câmpuri personalizate.
• Vizualizări: Kanban | Carduri | Calendar | Listă.
• + Oportunitate: creați o oportunitate nouă.

Fazele terminale (ex. Câștigată la 100 %, Pierdută la 0 %) pot declanșa acțiuni automate — de exemplu propunere de creare comandă când oportunitatea este câștigată (planuri Premium).

Panoul oportunității

Click pe titlu deschide panoul lateral; cu Premium puteți extinde la pagina oportunitate pe tot ecranul (același layout, mai mult spațiu).

Antet: titlu editabil, badge Arhivat dacă e cazul. Dacă oportunitatea este în coș, banner cu Restaurează și Șterge definitiv.

Bară acțiuni:

• Prioritate, Confidențialitate, Etichete, Culoare, Atașamente, Notițe adezive (plan Small).
• Copiază link, Pagină completă (plan Small).
• + Creează și conectează: sarcini, programări, tickete… legate de oportunitate.

Meniu Opțiuni (trei puncte)

• Clonează: duplică oportunitatea; modal cu casete checklist, atașamente, conexiuni, comentarii.
• Arhivează / Restaurează (plan Medium): oportunități încheiate în afara pipeline-ului activ.
• Editează panoul (admin): layout câmpuri oportunitate.
• Șterge / Restaurează (element roșu): coș org, restaurare, ștergere definitivă.

Tab Date — câmpuri principale:

• Probabilitate și Fază (pipeline / status): definesc avansarea și forecast-ul.
• Sumă: valoarea economică a oportunității.
• Contact și Companie legate.
• Responsabil (owner) și Stakeholderi.
• Dată prevăzută de închidere, Origine, Descriere.
• Câmpuri Sales și personalizate (Premium) conform configurației org.

Tab-uri transversale ca la alte entități: Checklist, Conexiuni, Timp, Marketing, Actualizări.

Crearea unei oportunități

1. Mergeți la pagina Oportunități.
2. Click + Oportunitate.
3. Introduceți un titlu clar (ex. «Contract mentenanță 2026 — Acme SRL»).
4. Selectați pipeline și completați sumă, probabilitate, contact/companie, dată închidere.
5. Salvați: cardul apare în coloana fazei inițiale.

Puteți crea oportunități și din Creează și conectează pe contact/companie, din automatizări (ex. lead nou din formular) sau clonând o oportunitate model.

Modificarea unei oportunități

Editare individuală (panou)

1. Deschideți panoul oportunității.
2. Editați inline în tab Date: probabilitate, fază, sumă, contact, companie, date (iconiță creion).
3. Actualizați prioritate, etichete, responsabil din bara de acțiuni.

Avansare din Kanban

Trageți cardul între coloanele Kanban: faza se actualizează automat. Util în ședințele de pipeline.

Editare în masă (vizualizare Listă)

1. Treceți la vizualizarea Listă pe pagina Oportunități.
2. Selectați oportunitățile cu casete.
3. Click Editează în bara de acțiuni: responsabil, fază, probabilitate, etichete, câmpuri personalizate.
4. Confirmați pentru a aplica tuturor celor selectate.

Bară acțiuni în masă disponibilă și: Clonează, Arhivează, Șterge.

Ștergerea unei oportunități

Ștergeți oportunitățile create din greșeală sau duplicate de test. Preferați Arhivează dacă oportunitatea are istoric util (câștigată, pierdută, note comerciale) și nu doriți să pierdeți urma pe contact sau companie.

Ștergere individuală

1. Deschideți panoul → Opțiuni → Șterge (element roșu).
2. Confirmați în modal.

Cu planul Large, oportunitatea merge în coș (pagina Oportunități → Acțiuni → Coș oportunități). De acolo puteți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschideți o oportunitate deja în coș, apare banner Restaurează / Șterge definitiv.

Pe planul Free (fără plan Large) ștergerea este în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verificați permisiunile organizației.

Ștergere multiplă

1. Vizualizare Listă → selectați → Șterge (buton roșu) → confirmați.

Arhivarea unei oportunități

Arhiva ascunde oportunitățile încheiate (câștigate, pierdute sau abandonate) din Kanban și vizualizările operaționale active, fără a le șterge: conexiuni, sume și tab Actualizări rămân consultabile pe contact și companie. Util pentru pipeline curat păstrând istoric comercial și forecast-uri trecute.

Arhivarea unei oportunități individuale

1. Panou → Opțiuni → Arhivează (plan Medium) → confirmați.

Arhivarea mai multor oportunități / consultare arhivă

• Multiplu: Listă → selectați → Arhivează.
• Consultare: Oportunități → Acțiuni → Arhivă oportunități.
• Restaurează: din arhivă sau Opțiuni → Restaurează pe panou.

Oportunitățile arhivate nu apar în Kanban operațional dar rămân accesibile din arhivă, conexiuni și rapoarte istorice.

Clonarea unei oportunități

Duplicați o oportunitate tip (aceeași structură checklist, aceleași atașamente contractuale) pentru reînnoiri sau variante.

Clonare individuală

1. Panou → Opțiuni → Clonează.
2. Modal: selectați checklist, atașamente, conexiuni, comentarii.
3. Confirmați; actualizați titlu, sumă și fază inițială pe noua oportunitate.

Clonare multiplă

1. Listă → selectați → Clonează → opțiuni → confirmați.

Câștigată, pierdută și post-vânzare

Mutați oportunitatea în faza Câștigată când contractul este semnat: suma intră în forecast-ul «închis». Mokapen poate propune crearea unei comenzi legate (Premium). Faza Pierdută pentru negocieri neîncheiate — utilă pentru analiza motivelor și rapoarte.

După câștig: legați proiect de delivery, deschideți sarcini de onboarding și păstrați oportunitatea în conexiuni pentru istoric comercial pe fișa clientului.

Conexiuni și documente legate

În tab Conexiuni legați sarcini de follow-up, tickete pre-vânzare, alte contacte din comitetul de achiziții, oferte și comenzi. Deschizând contactul vedeți toate oportunitățile deschise și închise.

Flux tipic: Contact → Oportunitate → Ofertă → Comandă → Proiect de livrare — fiecare pas rămâne navigabil din XRM.

Vizualizări oportunități

Patru moduri de afișare pe pagina Oportunități. Pipeline și filtre rămân active la schimbarea vizualizării.

Kanban (implicit)

Coloane pe fază pipeline; drag-and-drop pentru avansare. Meniu Grupează după: fază (implicit), responsabil, etichete, dată închidere, culoare (Premium).

Carduri

Oportunități ordonate după dată prevăzută de închidere — focus pe termene iminente și forecast săptămânal.

Calendar

Oportunități pe calendar după dată închidere; util pentru planificarea apelurilor de închidere și revizuiri pipeline.

Listă

Tabel cu coloane configurabile, sortare, căutare și acțiuni în masă (Editează, Clonează, Arhivează, Șterge). Ideal pentru export și revizuiri numerice.

Filtre

• Filtre (Premium): sumă, probabilitate, contact, companie, responsabil, etichete, câmpuri personalizate.
• Pipeline: meniu derulant pentru schimbarea pipeline-ului activ.
• Utilizatori / Echipe: limitează oportunitățile la responsabilul sau echipa selectată.

Setări Oportunități

Din Setări Oportunități (admin/membri autorizați):

• Pipeline și faze: creați pipeline-uri, ordonați faze, culori, stări terminale (Câștigată/Pierdută), probabilitate implicită pe fază.
• Câmpuri: câmpuri standard și personalizate (plan Medium).
• Layout panou și Coloane listă: vizibilitate și ordine câmpuri.

Din Listă: Acțiuni → Editează coloane pentru adaptarea tabelului la echipa comercială.

Rapoarte Oportunități

Secțiunea Rapoarte Oportunități (Premium) rezumă oportunitățile la care aveți acces conform rolului și permisiunilor organizației: vedeți doar înregistrări și câmpuri autorizate, nu întregul portofoliu comercial. Servește pentru analiză pipeline, forecast și export — pentru operațiuni zilnice folosiți Kanban și Listă.

• Tablou de bord: grafice pe fază, responsabil, sumă, probabilitate, etichete, pipeline.
• Listă rapoarte: tabel analitic cu filtre și export — bază pentru ședințe comerciale săptămânale.
• Forecast: sumă ponderată (sumă × probabilitate) pe perioadă.

Combinați rapoartele cu Etichete (ex. «Enterprise», «Reînnoire») și filtre pe conexiuni pentru segmentarea portofoliului de oportunități.