Ghidul Mokapen

Etichete

Etichetele sunt marcaje colorate partajate la nivel de organizație. Clasifică task-uri, proiecte, contacte, tickete, oportunități, programări și alte entități cu o semantică vizuală imediată: urgență, zonă de lucru, fază comercială, canal, tip client. Spre deosebire de câmpurile structurate, etichetele sunt ușor de aplicat și ideale pentru filtrare, grupare în Kanban și alinierea echipei pe un vocabular comun.

Ce sunt și de ce să le folosiți în CRM

O etichetă nu înlocuiește conexiunile sau câmpurile obligatorii: le completează. Exemple:

• Urgență: «Urgent», «Blocant», «Prioritate scăzută».
• Fază sau zonă: «Start client», «Reînnoire», «Eroare», «Cerere funcționalitate».
• Canal sau campanie: «LinkedIn», «Webinar Q2», «Recomandare».
• Segmentare clienți: «Enterprise», «IMM», «Partener».

Cu etichete construiți vederi personale fără a duplica entități: aceeași listă de task-uri, filtrată după «Urgent» la daily stand-up, sau grupată pe etichetă în Kanban pentru a vedea încărcarea pe zonă.

Etichete globale sau dedicate unei zone

Fiecare etichetă poate fi folosită în două moduri:

• Globală (toate entitățile) — dacă nu limitați vizibilitatea, eticheta apare în meniul tuturor fișelor organizației: task-uri, proiecte, contacte, tickete, oportunități, programări și alte entități care suportă etichete. Ideal pentru clasificări transversale («Urgent», «Enterprise», «De sunat») valabile peste tot.
• Dedicată uneia sau mai multor zone — puteți limita eticheta doar la anumite entități (doar task-uri, doar tickete, doar oportunități…). Astfel meniul de etichete rămâne curat în fiecare zonă: de ex. «Nivel 1 / Nivel 2 / Nivel 3» doar pe tickete, sau «Design / Dezvoltare / Testare» doar pe task-uri, fără a aglomera agenda de contacte.

Alegerea se setează în pagina Etichete din setări (vezi mai jos) sau la editarea unei etichete: câmp Vizibil pe. Lăsați gol = etichetă globală; selectați una sau mai multe entități = etichetă dedicată acelor zone.

Proiectarea sistemului de etichete

Înainte de a crea zeci, definiți o taxonomie cu echipa:

• Puține etichete multiuz (5–15) valorează mai mult decât sute de marcaje unice.
• Culori coerente: roșu = urgență, albastru = așteptare client, verde = finalizat intern.
• Documentați semnificația (ex. pagină internă sau ghid echipă): ce distinge «În lucru» de «În revizuire»?
• Folosiți etichete globale pentru ce e necesar peste tot; etichete dedicate pentru vocabular specific unui departament sau modul.

Atribuirea unei etichete unei entități

1. Deschideți fișa (modal sau pagină completă).
2. În bara superioară, clic pe iconița etichetă.
3. Se deschide meniul cu lista etichetelor disponibile pentru acea entitate și un câmp de căutare.
4. Clic pe eticheta dorită: apare ca badge colorat sub titlu (tab Date) și rămâne vizibilă în Kanban și liste unde e cazul.
5. Puteți atribui mai multe etichete aceleiași entități.

Pentru a elimina o etichetă de pe fișă, clic pe X de pe badge — eticheta rămâne disponibilă pentru alte fișe.

Crearea unei etichete noi din fișă

Necesită permisiuni de membru al organizației.

1. Iconiță etichetă → în câmpul de căutare tastați un nume încă absent din listă.
2. Apare opțiunea Etichetă nouă cu «…»: deschideți submeniul și alegeți culoarea din paletă (fundal, text și bordură se actualizează în previzualizare).
3. Confirmați: eticheta se creează pentru organizație și se aplică imediat entității curente. Implicit este globală (vizibilă pe toate entitățile); pentru a o limita la o zonă folosiți pagina de setări descrisă mai jos.

Etichetele create sunt imediat vizibile colegilor în meniul de etichete al fișelor respective (respectând domeniul global sau dedicat).

Pagina setări Etichete

Pentru a gestiona toate etichetele organizației într-un singur loc — nume, culoare, vizibilitate per entitate și ordine în meniu — deschideți pagina dedicată:

• Setări → Agenda → tab/card Etichete, sau
• din setările Task, Ticket, Vânzări și alte zone care afișează același tab Etichete, sau
• din meniul lateral al organizației, intrarea Etichete (dacă e disponibilă în profilul dvs.).

Pagina afișează un tabel cu toate etichetele: previzualizare colorată, coloană Vizibil pe («Toate entitățile» sau lista zonelor dedicate), autor și dată creare.

Sortarea etichetelor

Trageți rândurile cu iconița bare din stânga pentru a defini ordinea etichetelor în meniu la atribuire. Puneți cele mai folosite sus. La final clic Salvează în partea de jos a paginii: ordinea se aplică întregii organizații.

Editarea unei etichete din pagină

Clic pe un rând din tabel: se deschide modalul de editare. Puteți schimba:

• Titlul etichetei (se actualizează pe toate fișele care o folosesc).
• Culoarea din paletă.
• Vizibil pe: lăsați gol pentru etichetă globală, sau selectați una sau mai multe entități pentru a o limita la acea zonă de lucru.

Salvați în modal. Pentru a șterge o etichetă folosiți butonul roșu din modal: eticheta dispare de pe toate fișele care o foloseau (confirmare necesară).

Editare sau ștergere din iconița creion din meniu

Din meniul de etichete de pe fișa unei entități, membrii autorizați văd iconița creion lângă fiecare etichetă existentă:

• Editare: deschide același modal ca pagina de setări (nume, culoare, vizibilitate). Modificarea se propagă pe toate entitățile care folosesc acea etichetă.
• Ștergere: elimină eticheta din organizație. Folosiți cu prudență pe etichete istorice.

Filtrare și grupare

• Kanban task / proiecte (plan Large): meniu Grupează după → Etichetă — fiecare coloană este o etichetă, ideal pentru board-uri pe zonă sau prioritate. Vezi ghid Task-uri → Vizualizări.
• Filtre avansate (plan Large): condiție pe câmpul Etichetă cu una sau mai multe valori — ex. toate ticketele cu eticheta «Eroare» și «Producție».
• Liste și vederi salvate: combinați etichete cu responsabil, termen sau conexiuni pentru vederi operaționale (ex. «Task-urile mele urgente ale clientului X»).

Procese și bune practici

• Triaj tickete: etichete «Nivel 1 / Nivel 2 / Nivel 3» doar pe tickete; Kanban grupat pe etichetă pentru distribuirea încărcării.
• Pipeline comercial: etichete «Fierbinte / Călduț / Rece» pe oportunități, pe lângă fază; filtre pentru call-urile săptămânale.
• Livrare proiecte: etichete «Design / Dezvoltare / Testare» doar pe task-uri; stand-up filtrat pe eticheta stream-ului dvs.
• Curățare periodică: revizuiți etichete duplicate sau neutilizate din pagina de setări; aliniați culorile după rebranding.

Etichetele descriu cum clasificați; Conexiuni descriu cine și ce este legat. Folosiți-le împreună pentru un CRM lizibil și filtrabil.