Ghidul Mokapen

Securitate

Pagina Securitate definește modul implicit de vizibilitate al datelor pe care organizația ta le creează în Mokapen: sarcini, proiecte, contacte, companii, oportunități, tichete, oferte, comenzi, programări și alte fișe care acceptă Colaboratori și pictograma lacătului.

Nu este o politică de parole și nici autentificare în doi pași (acestea rămân în Profilul personal al fiecărui utilizator). Aici decizi dacă datele noi apar vizibile pentru întreaga organizație (Publică) sau deja rezervate unui grup restrâns (Privată), cu reguli automate despre cine devine colaborator.

Pentru a gestiona cine lucrează în organizație, vezi ghidul Utilizatori și Echipe; pentru detalii despre permisiunile fiecărui rol, ghidul Roluri și permisiuni.

Prezentare generală

Mokapen distinge două niveluri de vizibilitate pe fiecare fișă:

• Publică (pictogramă lacăt deschis) — toți membrii organizației cu permisiunea de a vedea acel tip de date pot deschide fișa.
• Privată (pictogramă lacăt închis) — doar Proprietarul fișei, Colaboratorii aleși (utilizatori sau echipe) și persoanele cu permisiuni administrative adecvate o pot vedea; ceilalți nu o găsesc în liste, filtre sau căutări.

Pagina Securitate nu setează lacătul pe fiecare fișă în parte: stabilește comportamentul implicit la creare și, în modul privat, cine este adăugat automat ca colaborator.

Regulă fundamentală (afișată și în pagină): modul Securitate se aplică doar datelor salvate după schimbarea setării. Fișele deja existente nu sunt recalculate în masă: păstrează vizibilitatea și colaboratorii pe care îi aveau la momentul salvării.

Unde se găsește și cine poate accesa

Deschide meniul Organizație (pictograma clădirii) → în meniul lateral, sub numele organizației, alege Securitate.

Doar Proprietarii organizației văd această opțiune și o pot modifica. Membrii, Utilizatorii și rolurile inferioare nu accesează configurarea globală de securitate (pot lucra totuși pe date individuale conform regulilor de mai jos).

După fiecare salvare, Mokapen înregistrează actualizarea în jurnalul organizației.

Modul Publică

Cu Publică selectată, fiecare fișă nouă apare cu vizibilitate Publică: toți colegii autorizați să folosească acea zonă (ex. Vânzări, Contacte) o văd fără a fi adăugați ca colaboratori.

Ce poți face înainte de salvare — dacă ai cel puțin rolul Utilizator, în previzualizarea de creare poți face clic pe pictograma lacătului și trece fișa la Privată, apoi alegi manual colaboratorii. Util pentru excepții punctuale (ex. un contact rezervat directorului) fără a schimba setarea întregii organizații.

Exemplu — Organizația «Studio Alfa» în modul Publică. Comercialul Laura creează o oportunitate: apare deja publică, vizibilă întregii echipe de vânzări. Înainte de salvare o poate face privată și adaugă doar managerul și echipa «Direction» dacă este un client strategic.

În modul Publică, câmpul Colaboratori nu apare implicit în ferestrele de creare rapidă: vizibilitatea este implicit «întreaga organizație» până faci privată fișa respectivă.

Modul Privată

Cu Privată selectată, fiecare fișă nouă apare deja Privată. Colaboratorii inițiali nu sunt «întreaga organizație», ci grupul definit în setări (vezi secțiunile următoare).

Ce NU poți face la creare — cine nu este Proprietar al organizației nu poate seta fișa nouă ca Publică din fereastra modală: pictograma lacătului rămâne pe Privată. Astfel se evită ca un utilizator operațional să extindă din greșeală vizibilitatea dincolo de politica companiei.

Ce poți face după — Membrii (și superiorii) pot totuși adăuga alți colaboratori pe fișa respectivă, lărgind cine vede acel date fără a-l face public pentru toți. Doar Proprietarul organizației poate readuce o fișă din Privată în Publică (pictograma lacătului la editare).

Exemplu — Organizația «Consulenza Beta» în modul Privată. Marco (Utilizator) creează o sarcină: apare privată cu colaboratori precompletați (Marco, managerul său, Team Master). Nu poate scoate lacătul, dar un Membru poate adăuga un coleg din echipa Proiect X dacă este necesar pentru acea activitate.

Colaboratori automați

În modul Privată, sub alegerea Publică/Privată, apare secțiunea Colaboratori cu trei opțiuni (pe lângă tine, mereu inclus):

• Eu — mereu activ: cine creează datele rămâne printre colaboratori și le poate deschide.
• Managerul meu — adaugă superiorul ierarhic setat în fișa utilizatorului creatorului (câmpul Manager în Utilizatori și Echipe).
• Echipele mele — adaugă echipele din care face parte creatorul ca colaboratori (nu colegi individuali la întâmplare: grupurile echipă).

Poți combina opțiunile: doar manager, doar echipe sau ambele. Dacă deselectezi managerul și echipele, rămân doar tu plus Team Master (secțiunea următoare).

Exemplu practic — Opțiuni: Eu + Managerul meu + Echipele mele. Sara este în echipa «Customer Care» și managerul este Luca. Sara creează un tichet: colaboratori inițiali = Sara, Luca, echipa Customer Care, Team Master. Un coleg din alt departament nu îl vede până nu este adăugat manual.

Atenție — dacă un utilizator nu are manager setat în fișă, bifarea «Managerul meu» nu adaugă pe nimeni. Dacă nu aparține unor echipe, «Echipele mele» nu adaugă grupuri. Este bine să ții actualizate fișele utilizatorilor și echipele înainte de a activa modul privat.

Team Master

Team Master este o echipă specială creată de Mokapen pentru securitatea organizației. Membrii pe care îi selectezi în pagina Securitate formează acest grup și sunt mereu adăugați ca colaboratori la fiecare date nou creat în modul Privată — chiar dacă creatorul nu îi cunoaște sau nu îi alege manual.

De obicei incluzi: Proprietarul, IT intern, DPO sau un responsabil de conformitate care trebuie să aibă vizibilitate transversală asupra datelor sensibile.

La crearea și editarea fișei — Team Master apare ca insignă cu pictogramă coroană. Proprietarul organizației îl poate elimina pe o fișă anume (cu avertisment) dacă pentru acel caz nu este necesar; celelalte roluri îl văd dar nu îl pot scoate din politica globală.

Notificări — la adăugarea cuiva în Team Master, Mokapen trimite notificare în aplicație (și e-mail conform preferințelor), ca la intrarea într-o echipă obișnuită.

Exemplu — Team Master: Anna (Proprietară) și Paolo (IT). Fiecare contact privat nou creat de un comercial este vizibil și pentru Anna și Paolo, pe lângă comercial și colaboratorii automați din opțiuni.

Ce se întâmplă când schimbi modul

Schimbarea contează de la momentul salvării înainte. Gândește-te la două seturi de date: deja salvate și noi de salvat.

De la Publică la Privată (ex. astăzi)

• Fișe deja existente — rămân neschimbate. Un contact public creat ieri rămâne public; o sarcină deja privată rămâne privată cu colaboratorii săi. Fără migrare automată.
• Fișe create de acum înainte — urmează modul Privată: lacăt închis implicit, colaboratori automați + Team Master.
• Team Master — Mokapen creează echipa (dacă nu exista) și salvează membrii aleși. Trebuie să fie cel puțin unul: câmpul este obligatoriu în modul Privată.
• Ferestre de creare — imediat apar câmpul Colaboratori precompletat și insigna Team Master; pentru cine nu este Proprietar org, lacătul Privată nu este modificabil.

Scenariul «trecem la privat de azi» — Luni dimineața Proprietarul activează Privată cu Eu + Manager + Team Master (el și conformitate). După-amiaza un comercial creează o companie: apare privată, vizibilă pentru el, managerul său și Team Master. Cele 2.000 de companii deja în agendă rămân publice până le modifici una câte una (sau cu instrumente în masă unde sunt disponibile). Dacă trebuie să faci privat și istoricul, planifică un proiect de revizuire colaboratori / vizibilitate pe fișele existente: nu se întâmplă singur.

De la Privată la Publică

• Fișe deja existente — din nou neschimbate. O oportunitate privată cu trei colaboratori rămâne privată.
• Fișe noi — apar Publice; cine are rol Utilizator sau superior poate din nou seta Privată pe date individuale înainte de salvare.
• Team Master — echipa specială este ștearsă din organizație (accese și apartenență). Fișele vechi care o aveau printre colaboratori pot încă să o afișeze ca referință până actualizezi colaboratorii.
• Setări colaboratori automați — casetele manager/echipe nu se mai aplică datelor noi.

Scenariul «revenim la public» — După un proiect rezervat, org revine la Publică. Proiectele private din perioadă rămân private; sarcinile create de mâine vor fi publice implicit. Team Master dispare: cine era acolo doar pentru supraveghere trebuie adăugat manual unde este nevoie, sau se creează o politică diferită.

Vizibilitate și colaboratori pe fișa individuală

Pe lângă politica globală, fiecare fișă are:

• Pictogramă vizibilitate (lacăt) — Publică sau Privată pentru acel înregistrare.
• Proprietar — responsabil de date; aproape mereu printre colaboratorii efectivi.
• Colaboratori — utilizatori și/sau echipe care pot deschide o fișă privată.

În organizație Publică, o fișă publică nu necesită colaboratori: toți văd. Dacă o faci privată, trebuie să indici cine are acces.

În organizație Privată, fișele noi pornesc private cu colaboratori prestabiliți; Membrii și superiorii pot extinde lista la editare. Utilizatorii cu rol inferior văd colaboratorii doar în citire.

În filtrele salvate, câmpul vizibilitate (confidențialitate) în organizație privată este disponibil doar Proprietarilor; colaboratorii pot fi filtrați de Membri și superiori.

Cine poate modifica ce (pe rol)

• Proprietar organizație — configurează Securitatea; pe fiecare fișă poate comuta Publică ↔ Privată; gestionează Team Master pe înregistrarea individuală; vede filtrele după vizibilitate.
• Membru — nu deschide pagina Securitate; pe fișele private poate modifica colaboratorii (adăugare/eliminare, cu excepția restricțiilor Team Master pentru non-proprietari).
• Utilizator / Utilizator limitat — creează date conform politicii; în org privată nu deblochează lacătul Publică; colaboratori doar în citire pe fișele private.
• Invitat — nu gestionează securitatea org; lucrează doar pe ce este partajat (ex. proiecte atribuite).

Exemple de aplicare

• Cabinet de avocatură — Privată + Team Master (parteneri seniori). Fiecare contact client nou apare vizibil doar creatorului, managerului său, echipelor sale și partenerilor. Stagiarii din alte echipe nu văd din greșeală clienții altora.
• Agenție creativă — Publică, cu excepții manuale. Proiectele și sarcinile sunt deschise; înainte de salvarea unei oferte pentru un brand secret, account-ul trece fișa la Privată și adaugă doar echipa «Direction».
• Trecere GDPR — De la Publică la Privată la o dată convenită. Comunicare internă: «de la 1 martie datele noi sunt private; istoricul trebuie revizuit». Team Master = referent confidențialitate + IT.
• Manager mereu în copie — Privată cu bifă «Managerul meu». Fiecare oportunitate nouă este vizibilă responsabilului comercial al creatorului fără a-l adăuga manual de fiecare dată.
• Proiect temporar rezervat — Org rămâne Publică; PM face privat proiectul individual și adaugă echipa de dezvoltare. La final arhivează proiectul fără a schimba politica globală.

Ghiduri conexe

• Utilizatori și Echipe — manageri, echipe, roluri organizaționale.
• Roluri și permisiuni — ce poate face Invitat, Utilizator, Membru, Proprietar.
• Organizații și accese — izolare între organizații diferite.
• Automatizări — Proprietar flux și permisiuni la execuție.

Întrebări frecvente

Î: Dacă trec la Privată astăzi, datele de ieri devin private?

R: Nu. Doar datele salvate după schimbare urmează noul mod. Istoricul trebuie actualizat explicit dacă este necesar.

Î: Poate un Utilizator crea date publice în organizație Privată?

R: Nu la creare. Doar Proprietarul organizației poate seta Publică pe înregistrarea individuală (la creare sau editare).

Î: Pot avea organizație Privată dar o fișă publică?

R: Da, dacă Proprietarul org setează lacătul pe Publică pentru acea fișă. Este excepția dorită de la regula implicită.

Î: Ce se întâmplă cu Team Master dacă revin la Publică?

R: Echipa este eliminată din organizație. Datele noi nu o vor mai include. Fișele private vechi pot încă să o listeze printre colaboratori până le modifici.

Î: «Echipele mele» adaugă persoane individuale sau echipa întreagă?

R: Adaugă echipele din care faci parte ca colaboratori (vizibilitate de grup). Colegii văd datele dacă aparțin acelei echipe sau sunt adăugați individual.

Î: Unde configurez parola și 2FA pentru întreaga organizație?

R: Nu pe această pagină. Fiecare utilizator își gestionează parola și autentificarea în doi pași din Profil → Securitate. Aici se vorbește doar despre vizibilitatea datelor CRM.