De Mokapen-gids

Beveiliging

De pagina Beveiliging definieert de standaard zichtbaarheidsmodus voor data die je organisatie in Mokapen aanmaakt: taken, projecten, contacten, bedrijven, opportunities, tickets, offertes, orders, afspraken en andere dossiers die Medewerkers en het slotpictogram ondersteunen.

Dit is geen wachtwoordbeleid of tweefactorauthenticatie (die blijven in het Persoonlijke profiel van elke gebruiker). Hier beslis je of nieuwe data start als zichtbaar voor de hele organisatie (Openbaar) of al beperkt tot een kleine groep (Privé), met automatische regels voor wie als medewerker wordt toegevoegd.

Voor wie in de organisatie werkt, zie de gids Gebruikers en teams; voor details over rechten per rol, zie de gids Rollen en rechten.

Overzicht

Mokapen onderscheidt twee zichtbaarheidsniveaus op elk dossier:

• Openbaar (open slotpictogram) — alle organisatieleden met recht om dat type data te bekijken kunnen het dossier openen.
• Privé (gesloten slotpictogram) — alleen de Eigenaar van het dossier, geselecteerde Medewerkers (gebruikers of teams) en personen met passende adminrechten kunnen het zien; anderen vinden het niet in lijsten, filters of zoeken.

De Beveiligingspagina zet het slot niet dossier voor dossier: het stelt standaardgedrag bij aanmaak in en, in privémodus, wie automatisch als medewerker wordt toegevoegd.

Kernregel (ook op pagina getoond): Beveiligingsmodus geldt alleen voor data opgeslagen nadat je de instelling wijzigt. Bestaande dossiers worden niet bulk herberekend: ze behouden zichtbaarheid en medewerkers van bij opslaan.

Waar je het vindt en wie toegang heeft

Open menu Organisatie (gebouwpictogram) → in zijbalk, onder organisatienaam, kies Beveiliging.

Alleen organisatie-Eigenaars zien dit menu-item en kunnen het wijzigen. Leden, Gebruikers en lagere rollen hebben geen toegang tot globale beveiligingsinstellingen (ze werken nog wel aan individuele dossiers volgens onderstaande regels).

Na elke opslag logt Mokapen de update in het organisatie-activiteitenlog.

Openbare modus

Met Openbaar geselecteerd start elk nieuw dossier met Openbare zichtbaarheid: alle collega's geautoriseerd voor dat gebied (bijv. Sales, Contacten) kunnen het zien zonder als medewerker te worden toegevoegd.

Wat je vóór opslaan kunt doen — heb je minstens rol Gebruiker, in aanmaakpreview kun je op slotpictogram klikken en dossier op Privé zetten, daarna medewerkers handmatig kiezen. Nuttig voor eenmalige uitzonderingen (bijv. contact gereserveerd voor directie) zonder instelling voor hele organisatie te wijzigen.

Voorbeeld — Organisatie «Studio Alfa» in Openbare modus. Verkoper Laura maakt opportunity aan: verschijnt al als openbaar, zichtbaar voor heel salesteam. Vóór opslaan kan ze privé maken en alleen manager en team «Direction» toevoegen bij strategische klant.

In Openbare modus verschijnt veld Medewerkers niet standaard in snelle aanmaakdialogen: zichtbaarheid is impliciet «hele organisatie» tot je dat individuele dossier privé maakt.

Privémodus

Met Privé geselecteerd start elk nieuw dossier als Privé. Initiële medewerkers zijn niet «hele organisatie» maar de groep gedefinieerd in instellingen (zie volgende secties).

Wat je bij aanmaak niet kunt doen — wie geen organisatie-Eigenaar is kan een nieuw dossier niet op Openbaar zetten vanuit dialoog: slotpictogram blijft op Privé. Dit voorkomt dat operationele gebruiker per ongeluk zichtbaarheid uitbreidt voorbij bedrijfsbeleid.

Wat je daarna wel kunt doen — Leden (en hogere rollen) kunnen nog steeds andere medewerkers toevoegen op individueel dossier, en verbreed wie die data ziet zonder het voor iedereen openbaar te maken. Alleen organisatie-Eigenaar kan dossier van Privé naar Openbaar zetten (slotpictogram bij bewerken).

Voorbeeld — Organisatie «Consulenza Beta» in Privémodus. Marco (Gebruiker) maakt taak aan: start privé met vooringevulde medewerkers (Marco, zijn manager, Team Master). Hij kan slot niet verwijderen, maar Lid kan collega van team Project X toevoegen indien nodig voor die activiteit.

Automatische medewerkers (Belanghebbenden)

In Privémodus verschijnt onder keuze Openbaar/Privé sectie Medewerkers met drie opties (plus jij, altijd inbegrepen):

• Ik — altijd actief: wie data aanmaakt blijft onder medewerkers en kan het openen.
• Mijn manager — voegt hiërarchische manager toe ingesteld op profiel aanmaker (Manager-veld in Gebruikers en teams).
• Mijn teams — voegt teams waar aanmaker bij hoort toe als medewerkers (geen willekeurige individuele collega's: de teamgroepen).

Je kunt vinkjes combineren: alleen manager, alleen teams, of beide. Vink je manager en teams uit, blijven alleen jij plus Team Master over (volgende sectie).

Praktisch voorbeeld — Opties: Ik + Mijn manager + Mijn teams. Sara zit in team «Customer Care» en haar manager is Luca. Sara maakt ticket aan: initiële medewerkers = Sara, Luca, team Customer Care, Team Master. Collega van andere afdeling ziet het niet tot handmatig toegevoegd.

Let op — heeft gebruiker geen manager in profiel, voegt vinkje «Mijn manager» niemand toe. Hoort hij/zij bij geen teams, voegt «Mijn teams» geen groepen toe. Houd gebruikersprofielen en teams bij vóór inschakelen privémodus.

Team Master

Team Master is een speciaal team aangemaakt door Mokapen voor organisatiebeveiliging. Leden die je op Beveiligingspagina selecteert vormen deze groep en worden altijd als medewerkers toegevoegd op elk nieuw dossier aangemaakt in Privémodus — ook als aanmaker ze niet kent of handmatig niet kiest.

Typisch neem je op: Eigenaar, interne IT, DPO of compliance-lead die dwarsdoorsnede zichtbaarheid op gevoelige data nodig heeft.

Bij aanmaken en bewerken dossiers — Team Master verschijnt als badge met kroonpictogram. Organisatie-Eigenaar kan het op enkel dossier verwijderen (met waarschuwing) indien niet nodig; andere rollen zien het maar kunnen het niet uit globaal beleid halen.

Meldingen — wanneer iemand aan Team Master wordt toegevoegd, stuurt Mokapen in-app melding (en e-mail volgens voorkeuren), zoals bij regulier team.

Voorbeeld — Team Master: Anna (Eigenaar) en Paolo (IT). Elk nieuw privé contact aangemaakt door verkoper is ook zichtbaar voor Anna en Paolo, naast verkoper en automatische medewerkers uit opties.

Wat gebeurt bij wisselen modus

De wijziging telt vanaf moment van opslaan. Denk aan twee datasets: reeds opgeslagen en nieuw op te slaan.

Van Openbaar naar Privé (bijv. vandaag)

• Bestaande dossiers — blijven zoals ze zijn. Openbaar contact gisteren aangemaakt blijft openbaar; taak al privé blijft privé met medewerkers. Geen automatische migratie.
• Dossiers vanaf nu — volgen Privémodus: gesloten slot standaard, automatische medewerkers + Team Master.
• Team Master — Mokapen maakt team aan (indien niet bestond) en slaat gekozen leden op. Minstens één is verplicht: veld is mandatory in Privémodus.
• Aanmaakdialogen — direct na opslaan verschijnen vooringevuld Medewerkers-veld en Team Master-badge; voor wie geen org-Eigenaar is, kan Privé-slot niet worden gewijzigd.

Scenario «vanaf vandaag privé» — maandagochtend schakelt Eigenaar Privé in met Ik + Manager + Team Master (zichzelf en compliance). Maandagmiddag maakt verkoper bedrijf aan: start privé, zichtbaar voor hem/haar, manager en Team Master. De 2.000 bedrijven al in adresboek blijven openbaar tot je ze één voor één wijzigt (of bulk tools waar beschikbaar). Moet historische data ook privé, plan project om medewerkers/zichtbaarheid op bestaande dossiers te reviewen: gebeurt niet vanzelf.

Van Privé naar Openbaar

• Bestaande dossiers — opnieuw ongewijzigd. Privé deal met drie medewerkers blijft privé.
• Nieuwe dossiers — starten als Openbaar; Gebruiker of hoger kan vóór opslaan weer Privé zetten op individueel dossier.
• Team Master — speciaal team wordt verwijderd uit organisatie (toegang en lidmaatschap). Oudere privé dossiers kunnen het nog als referentie tonen tot je medewerkers bijwerkt.
• Belanghebbende-instellingen — manager/team-vinkjes gelden niet meer voor nieuwe data.

Scenario «terug naar openbaar» — Na vertrouwelijk project schakelt org terug naar Openbaar. Privé projecten uit die periode blijven privé; taken vanaf morgen zijn standaard openbaar. Team Master verdwijnt: personen alleen daar voor toezicht moeten handmatig worden toegevoegd waar nodig, of ander beleid instellen.

Zichtbaarheid en medewerkers op individuele dossiers

Naast globaal beleid heeft elk dossier:

• Zichtbaarheidspictogram (slot) — Openbaar of Privé voor dat dossier.
• Eigenaar — verantwoordelijke voor data; bijna altijd onder feitelijke medewerkers.
• Medewerkers — gebruikers en/of teams die privé dossier kunnen openen.

In Openbare organisatie vereist openbaar dossier geen medewerkers: iedereen kan het zien. Maak je het privé, moet je opgeven wie toegang heeft.

In Privé organisatie starten nieuwe dossiers privé met vooraf ingestelde medewerkers; Leden en hogere rollen kunnen lijst uitbreiden bij bewerken. Gebruikers met lagere rollen zien medewerkers alleen-lezen.

In opgeslagen filters is zichtbaarheidsveld in privé organisatie alleen voor Eigenaars; medewerkers filterbaar door Leden en hogere rollen.

Wie wat kan wijzigen (per rol)

• Organisatie-Eigenaar — configureert Beveiliging; op elk dossier kan Openbaar ↔ Privé wisselen; beheert Team Master op individuele dossiers; ziet zichtbaarheidsfilters.
• Lid — kan Beveiligingspagina niet openen; op privé dossiers kan medewerkers bewerken (toevoegen/verwijderen, onder Team Master-beperkingen voor niet-eigenaars).
• Gebruiker / Beperkte gebruiker — maakt data volgens beleid aan; in privé org kan Openbaar niet ontgrendelen; medewerkers alleen-lezen op privé dossiers.
• Gast — beheert geen org-beveiliging; werkt alleen aan wat gedeeld is (bijv. toegewezen projecten).

Toepassingsvoorbeelden

• Advocatenkantoor — Privé + Team Master (senior partners). Elk nieuw klantcontact start zichtbaar alleen voor aanmaker, manager, teams en partners. Associates op andere teams zien per ongeluk geen klanten van collega's.
• Creatief bureau — Openbaar, met handmatige uitzonderingen. Projecten en taken open; vóór opslaan offerte voor geheim merk zet accountmanager dossier op Privé en voegt alleen team «Direction» toe.
• AVG-overgang — Van Openbaar naar Privé op afgesproken datum. Interne communicatie: «van 1 maart is nieuwe data privé; historische data moet worden gereviewd.» Team Master = privacy lead + IT.
• Manager altijd mee — Privé met vinkje «Mijn manager». Elke nieuwe deal zichtbaar voor salesmanager van aanmaker zonder handmatig toevoegen.
• Tijdelijk vertrouwelijk project — Org blijft Openbaar; PM maakt enkel project privé en voegt developmentteam toe. Na afloop archiveren zonder globaal beleid te wijzigen.

Gerelateerde gidsen

• Gebruikers en teams — managers, teams, organisatierollen.
• Rollen en rechten — wat Gast, Gebruiker, Lid en Eigenaar kunnen.
• Organisaties en toegang — isolatie tussen organisaties.
• Automatiseringen — flow-Eigenaar en rechten bij uitvoering.

Veelgestelde vragen

V: Schakel ik vandaag naar Privé, wordt data van gisteren privé?

A: Nee. Alleen data opgeslagen na wijziging volgt nieuwe modus. Historische data moet expliciet worden bijgewerkt indien nodig.

V: Kan een Gebruiker openbare data aanmaken in Privé-organisatie?

A: Nee bij aanmaak. Alleen organisatie-Eigenaar kan Openbaar zetten op individueel dossier (bij aanmaken of bewerken).

V: Kan ik Privé-organisatie hebben maar openbaar dossier?

A: Ja, indien org-Eigenaar slot op Openbaar zet voor dat dossier. Bedoelde uitzondering op standaardregel.

V: Wat gebeurt met Team Master als ik terug naar Openbaar ga?

A: Team wordt verwijderd uit organisatie. Nieuwe data bevat het niet meer. Oude privé dossiers kunnen het nog onder medewerkers tonen tot je ze bewerkt.

V: Voegt «Mijn teams» individuele personen of heel team toe?

A: Het voegt teams waar je bij hoort toe als medewerkers (groepszichtbaarheid). Collega's zien data als ze in dat team zitten of individueel zijn toegevoegd.

V: Waar configureer ik wachtwoord en 2FA voor hele organisatie?

A: Niet op deze pagina. Elke gebruiker beheert eigen wachtwoord en tweefactorauthenticatie via Profiel → Beveiliging. Deze pagina gaat alleen over CRM-datazichtbaarheid.