Vodič Mokapen

Sigurnost

The Sigurnost stranica definira zadani način vidljivosti za podatke koje vaša organizacija stvara u Mokapenu: zadaci, projekti, kontakti, tvrtke, mogućnosti, ulaznice, ponude, narudžbe, sastanci i drugi zapisi koji podržavaju Suradnici i ikonu lokota.

Ovo nije pravilo zaporke ili autentifikacija u dva faktora (oni ostaju u svakom korisniku Osobni profil). Ovdje odlučujete hoćete li novi podaci počinju biti vidljivi cijeloj organizaciji (Javnost) ili već ograničeno na malu grupu (Privatno), s automatskim pravilima o tome tko se dodaje kao suradnik.

Da biste upravljali tko radi u organizaciji, pogledajte Vodič za korisnike i timove; za detalje o dopuštenjima svake uloge pogledajte Vodič za uloge i dopuštenja.

Pregled

Mokapen razlikuje dvije razine vidljivosti na svakom zapisu:

• Javnost (ikona otvorenog lokota) — svi članovi organizacije s dopuštenjem za pregled te vrste podataka mogu otvoriti zapis.
• Privatno (ikona zatvorenog lokota) — samo zapis Vlasnik, odabrano Suradnici (korisnici ili timovi), a ljudi s odgovarajućim administratorskim dopuštenjima mogu ga vidjeti; drugi ga neće pronaći na popisima, filtrima ili pretraživanju.

Sigurnosna stranica ne postavlja zaključavanje na svaki zapis jedan po jedan: ona postavlja zadano ponašanje pri stvaranju i, u privatnom načinu rada, tko se automatski dodaje kao suradnik.

Ključno pravilo (također prikazano na stranici): Primjenjuje se sigurnosni način rada samo za podatke spremljene nakon što promijenite postavku. Postojeći zapisi su ne preračunava se skupno: zadržavaju vidljivost i suradnike koje su imali kad su bili spašeni.

Gdje ga pronaći i tko mu može pristupiti

Otvorite Organizacija izbornik (ikona zgrade) → na bočnoj traci, ispod naziva organizacije, odaberite Sigurnost.

Samo vlasnici organizacije pogledajte ovu stavku izbornika i možete je promijeniti. Članovi, korisnici i niže uloge ne mogu pristupiti globalnim sigurnosnim postavkama (i dalje mogu raditi na pojedinačnim zapisima u skladu s dolje opisanim pravilima).

Nakon svakog spremanja, Mokapen bilježi ažuriranje u dnevnik aktivnosti organizacije.

Javni način rada

S Javnost odabrano, svaki novi zapis počinje s Javnost vidljivost: svi kolege ovlašteni za korištenje tog područja (npr. prodaja, kontakti) mogu ga vidjeti bez dodavanja kao suradnika.

Što možete učiniti prije spremanja — ako imate barem Korisnik ulogu, u pretpregledu stvaranja možete kliknuti ikonu lokota i prebaciti zapis na Privatno, zatim ručno odaberite suradnike. Ovo je korisno za jednokratne iznimke (npr. kontakt rezerviran za direktora) bez mijenjanja postavke za cijelu organizaciju.

Primjer — Organizacija "Studio Alfa" u javnom režimu. Prodajna predstavnica Laura stvara priliku: ona se već pojavljuje kao javna, vidljiva cijelom prodajnom timu. Prije spremanja može ga učiniti privatnim i dodati samo upravitelja i tim "Direction" ako se radi o strateškom klijentu.

U javnom načinu rada, Suradnici polje se prema zadanim postavkama ne pojavljuje u dijalozima za brzo stvaranje: vidljivost je implicitno "cijela organizacija" dok taj pojedinačni zapis ne učinite privatnim.

Privatni način rada

S Privatno odabrano, svaki novi zapis počinje kao Privatno. Početni suradnici nisu "cijela organizacija" već grupa definirana u postavkama (pogledajte sljedeće odjeljke).

Što ne možete učiniti pri stvaranju — svatko tko nije vlasnik organizacije ne može postavite novi zapis na Javno iz dijaloškog okvira: ikona lokota ostaje na Privatno. Ovo sprječava operativnog korisnika da slučajno proširi vidljivost izvan pravila tvrtke.

Što možete učiniti poslije — članovi (i više uloge) može i dalje dodajte druge suradnike na pojedinačnom zapisu, proširujući tko vidi te podatke, a da ih ne objavi svima. Samo Vlasnik organizacije može prebaciti zapis iz privatnog u javni (ikona lokota prilikom uređivanja).

Primjer — Organizacija "Consulenza Beta" u privatnom načinu rada. Marco (korisnik) stvara zadatak: počinje privatno s unaprijed popunjenim suradnicima (Marco, njegov upravitelj, voditelj tima). Ne može ukloniti zaključavanje, ali Član može dodati kolegu iz Project X tima ako je potrebno za tu aktivnost.

Automatski suradnici (dionici)

U privatnom načinu rada, ispod izbora Javno/Privatno, prikazuje se Suradnici pojavljuje se odjeljak s tri opcije (plus vi, uvijek uključeni):

• Mi — uvijek aktivan: onaj tko kreira podatke ostaje među suradnicima i može ih otvoriti.
• Moj menadžer — dodaje hijerarhijski skup upravitelja na korisnički profil kreatora (polje Voditelj u Korisnicima i timovima).
• Moji timovi - dodaje the timovi kojima kreator pripada kao suradnici (ne slučajni pojedinačni kolege: timske grupe).

Možete kombinirati potvrdne okvire: samo upravitelj, samo timovi ili oboje. Ako poništite odabir upravitelja i timova, samo vas plus Majstor tima ostati (sljedeći odjeljak).

Praktičan primjer — Opcije: Ja + Moj menadžer + Moji timovi. Sara je u timu "Briga o kupcima", a njezin menadžer je Luca. Sara stvara ulaznicu: početni suradnici = Sara, Luca, tim za korisničku podršku, voditelj tima. Kolega iz drugog odjela neće ga vidjeti dok se ne doda ručno.

Bilješka — ako korisnik nema postavljenog upravitelja u svom profilu, potvrdni okvir "Moj upravitelj" ne dodaje nikoga. Ako ne pripadaju nijednom timu, "Moji timovi" ne dodaje grupe. Održavajte korisničke profile i timove ažuriranima prije nego što omogućite privatni način rada.

Majstor tima

The Majstor tima je poseban tim koji je Mokapen stvorio za sigurnost organizacije. Članovi koje odaberete na stranici Sigurnost čine ovu grupu i jesu uvijek dodani kao suradnici na svakom novom zapisu stvorenom u privatnom načinu rada — čak i ako ih kreator ne poznaje ili ih ne izabere ručno.

Obično uključujete: vlasnika, internog IT-a, DPO-a ili glavnog voditelja usklađenosti koji treba međusektorsku vidljivost osjetljivih podataka.

Prilikom izrade i uređivanja zapisa — Team Master se pojavljuje kao značka s ikonom krune. Vlasnik organizacije ga može ukloniti na jednom zapisu (uz upozorenje) ako nije potreban za taj specifični slučaj; druge uloge to vide, ali ga ne mogu ukloniti iz globalne politike.

Obavijesti — kada se netko doda u Team Master, Mokapen šalje obavijest unutar aplikacije (i e-poštu prema preferencijama), isto kao da se pridružite običnom timu.

Primjer — Voditelj tima: Anna (vlasnik) i Paolo (IT). Svaki novi privatni kontakt koji je stvorio prodajni predstavnik također je vidljiv Anni i Paolu, uz prodajnog predstavnika i automatskih suradnika odabranih u opcijama.

Što se događa kada promijenite način rada

Promjena se računa od trenutka kada spremite nadalje. Zamislite dva skupa podataka: već spremljeno i novo da se spremi.

Od javnog do privatnog (npr. danas)

• Postojeći zapisi — ostanu takvi kakvi jesu. Javni kontakt kreiran jučer ostaje javan; zadatak koji je već privatan ostaje privatan sa svojim suradnicima. Nema automatske migracije.
• Zapisi stvoreni od sada — slijedite Privatni način rada: zatvoreno zaključavanje prema zadanim postavkama, automatski suradnici + Team Master.
• Majstor tima — Mokapen stvara tim (ako ne postoji) i sprema članove koje odaberete. Barem jedno je obavezno: polje je obavezno u privatnom načinu rada.
• Dijalozi za stvaranje — odmah nakon spremanja pojavljuju se unaprijed ispunjeno polje Suradnici i značka Team Master; za bilo koga tko nije vlasnik organizacije, privatno zaključavanje se ne može promijeniti.

Scenarij "od danas postaje privatno". — U ponedjeljak ujutro Vlasnik omogućuje Privatno sa mnom + Upravitelj + Voditelj tima (oni i usklađenost). U ponedjeljak poslijepodne prodajni predstavnik stvara tvrtku: počinje privatno, vidljivo njima, njihovom upravitelju i voditelju tima. 2000 tvrtki koje su već u imeniku ostati javan dok ih ne promijenite jednog po jednog (ili skupnim alatima gdje su dostupni). Ako također trebate povijesne podatke učiniti privatnima, isplanirajte projekt za pregled suradnika/vidljivosti na postojećim zapisima: to se ne događa samo od sebe.

Od privatnog do javnog

• Postojeći zapisi — još jednom nepromijenjeno. Privatni dogovor s tri suradnika ostaje privatan.
• Novi rekordi — početi kao Javnost; svatko s ulogom korisnika ili višom može postaviti privatno na pojedinačni zapis prije ponovnog spremanja.
• Majstor tima — posebna ekipa je uklonjeni od organizacije (pristup i članstvo). Stariji zapisi koji su ga imali među suradnicima mogu ga i dalje prikazivati ​​kao referencu dok ne ažurirate suradnike.
• Postavke dionika — potvrdni okviri upravitelja/tima više se ne primjenjuju na nove podatke.

Scenarij "povratka u javnost". — Nakon povjerljivog projekta, organizacija se vraća na javno. Privatni projekti iz tog razdoblja ostaju privatni; zadaci stvoreni od sutra prema zadanim postavkama bit će javni. Voditelj tima nestaje: osobe koje su tu samo radi nadzora moraju se ručno dodati tamo gdje je to potrebno ili možete postaviti drugačija pravila.

Preglednost i suradnici na pojedinim zapisima

Osim globalne politike, svaki zapis ima:

• Ikona vidljivosti (zaključaj) — javno ili privatno za taj zapis.
• Vlasnik — osoba odgovorna za podatke; gotovo uvijek među stvarnim suradnicima.
• Suradnici — korisnici i/ili timovi koji mogu otvoriti privatni zapis.

u a Javnost organizacija, javni zapis ne zahtijeva suradnike: svi ga mogu vidjeti. Ako ga učinite privatnim, morate navesti tko ima pristup.

u a Privatno organizacija, novi zapisi počinju privatno s unaprijed postavljenim suradnicima; Članovi i više uloge mogu proširiti popis prilikom uređivanja. Korisnici s nižim ulogama vide suradnike u načinu rada samo za čitanje.

U spremljeni filtri, polje vidljivosti u privatnoj organizaciji dostupno je samo vlasnicima; suradnici se mogu filtrirati prema Članovima i višim ulogama.

Tko može što promijeniti (po ulozi)

• Vlasnik organizacije — konfigurira sigurnost; na bilo kojem zapisu može promijeniti javno ↔ privatno; upravlja Team Masterom na individualnoj evidenciji; vidi filtre vidljivosti.
• Član — ne može otvoriti stranicu Sigurnost; na privatnim zapisima može uređivati ​​suradnike (dodavati/uklanjati, podložno ograničenjima Team Mastera za nevlasnike).
• Korisnik/Ograničeni korisnik — stvara podatke prema politici; u privatnoj organizaciji ne može otključati javno; suradnici samo za čitanje privatnih zapisa.
• Gost — ne upravlja sigurnošću organizacije; radi samo na onome što se dijeli (npr. dodijeljeni projekti).

Primjeri primjene

• Odvjetničko društvo — Privatno + Team Master (stariji partneri). Svaki novi kontakt s klijentom počinje biti vidljiv samo kreatoru, njegovom upravitelju, njihovim timovima i partnerima. Suradnici u drugim timovima ne vide slučajno tuđe klijente.
• Kreativna agencija — Javno, uz ručne iznimke. Projekti i zadaci su otvoreni; prije spremanja ponude za tajnu marku, upravitelj računa prebacuje zapis u Privatno i dodaje samo tim "Uputa".
• Prijelaz na GDPR — Od javnog do privatnog na dogovoreni datum. Interna komunikacija: "od 1. ožujka novi podaci su privatni; povijesni podaci moraju se pregledati." Voditelj tima = vođa privatnosti + IT.
• Voditelj uvijek u toku — Privatno s označenim "Moj upravitelj". Svaki novi posao vidljiv je voditelju prodaje kreatora bez ručnog dodavanja svaki put.
• Privremeni povjerljivi projekt — Organizacija ostaje javna; premijer čini pojedinačni projekt privatnim i dodaje razvojni tim. Kada završe, arhiviraju projekt bez promjene globalne politike.

Povezani vodiči

• Korisnici i timovi — menadžeri, timovi, organizacijske uloge.
• Uloge i dopuštenja — što gost, korisnik, član i vlasnik mogu učiniti.
• Organizacije i pristup — izolacija između različitih organizacija.
• Automatizacije — Vlasnik toka i dopuštenja tijekom izvođenja.

Često postavljana pitanja

P: Ako danas prijeđem na Privatno, hoće li jučerašnji podaci postati privatni?

A: Ne. Sačuvani su samo podaci nakon promjena slijedi novi način rada. Povijesni podaci moraju se izričito ažurirati ako je potrebno.

P: Može li korisnik kreirati javne podatke u privatnoj organizaciji?

A: Ne pri stvaranju. Samo vlasnik organizacije može postaviti Javno na pojedinačni zapis (prilikom stvaranja ili uređivanja).

P: Mogu li imati privatnu organizaciju ali javni zapis?

A: Da, ako vlasnik organizacije postavi zaključavanje na Javno za taj zapis. To je namjeravana iznimka od zadanog pravila.

P: Što se događa s Team Masterom ako se vratim na Public?

O: Tim je uklonjeni iz organizacije. Novi podaci to više neće uključivati. Stari privatni zapisi mogu ga i dalje navoditi među suradnicima dok ih ne uredite.

P: Dodaju li "Moji timovi" pojedinačne osobe ili cijeli tim?

O: Dodaje timovi pripadate kao suradnici (vidljivost grupe). Kolege vide podatke ako pripadaju tom timu ili su dodani pojedinačno.

P: Gdje mogu konfigurirati lozinku i 2FA za cijelu organizaciju?

O: Ne na ovoj stranici. Svaki korisnik upravlja vlastitom lozinkom i dvofaktorskom autentifikacijom iz Profil → Sigurnost. Ova stranica govori samo o CRM vidljivost podataka.