Vodič Mokapen

Microsoft Outlook kalendar

Ova integracija povezuje Mokapenovu Imenovanja modul prema vašem Microsoft Outlook kalendar. Sastanci i dogovori mogu putovati između dva sustava u skladu s pravilima koja postavite — bez ručnog izvoza ili dvostrukog unosa.

Ne sinkronizira zadatke: na stranici je opcija zadatka onemogućena (uskoro). Odnosi se samo na termine s datumom i vremenom.

Opći pregled integracija: Integracije.

Zahtjevi

• Mokapen plan s integracijom kalendara (ikona Premium bedža na stavci izbornika termina). Bez odgovarajućeg plana, gumb za povezivanje otvara stranicu za nadogradnju.
• Microsoftov račun s aktivnim Outlook kalendarom.
• Dopuštenje za ovlaštenje Mokapena za upravljanje kalendarom i događajima na Microsoftu.

Povezivanje Outlook kalendara

1. Korisnički izbornik → Integracije → Microsoft Outlook kalendar tab.
2. Klik Sinkronizirajte Microsoft Outlook kalendar (ili ekvivalent).
3. Na Microsoftu: odaberite račun (može biti drugačiji s e-pošte koju koristite za prijavu na Mokapen).
4. Pregledajte tražena dopuštenja (kalendar i događaje) i potvrdite pristup.
5. Vraćate se u Mokapen: Povezani račun: pojavljuje se s ovlaštenom Microsoftovom e-poštom.

Ako ne prihvatite dopuštenja, veza se neće dovršiti i nijedan termin neće biti sinkroniziran. Automatizacije koje ovise o kalendaru neće moći koristiti događaje programa Outlook.

Ako vidite "veza je istekla", kliknite Prekini vezu i ponovno se povežite.

Što Mokapen traži od Microsofta

Osim imena profila i e-pošte, Mokapen zahtijeva pristup kalendar i događanja: pročitajte postojeće sastanke, stvorite nove iz Mokapena, ažurirajte ih i izbrišite ih kada izmijenite ili otkažete povezani termin. Bez ovih dopuštenja sinkronizacija neće započeti.

Microsoftova e-pošta drugačija od Mokapenove e-pošte

Ovo je dopušteno i uobičajeno: radite u Mokapenu s jednom prijavom i sinkronizirate team@company.com kalendar ili osobni Outlook račun. Na stranici integracije, e-pošta ispod Povezani račun je ono što je važno za sinkronizaciju, a ne vaš Mokapen email za prijavu.

Ista adresa (Mokapen = Microsoft): izvoz/uvoz čuva organizator i sudionici; nepoznate e-pošte pri uvozu mogu stvoriti kontakte (samo e-pošta) u adresaru.

Različite adrese:

• U programu Outlook, povezani račun mora biti organizator ili sudionik događaja; inače Outlook neće prihvatiti operaciju pisanja.
• Pri izvozu: ako organizator Mokapen ne postoji u tom kalendaru, događaj se kreira s povezani Microsoft račun kao organizator.
• Pri uvozu: ako vaš Mokapen korisnik sudjeluje u događaju, termin ulazi u Mokapen; ako ne, događaj može ostati uvezen, ali nije vidljivo vama; događaji bez korisnih sudionika mogu biti ignorirani.

Savjet: dodajte sebe kao sudionik na sastanke koji bi se trebali pojaviti u oba sustava ili koristiti istu adresu e-pošte gdje je to moguće.

Postavke za konfiguraciju

Smjer sinkronizacije

Tri načina (strelice na stranici):

• Samo Mokapen — Outlook hrani CRM; promjene u Mokapenu ne vraćaju se u Outlook.
• Samo Outlook — Mokapen šalje termine u kalendar.
• Oba — ažuriranja u jednom sustavu odražavaju se u drugom.

Kalendari

• Primarni kalendar — odaberite koji Outlook kalendar koristiti kao primarni (učitava se s povezanog računa).
• Ostali kalendari — odaberite sekundarne kalendare (Klijenti, Tim…). Rođendani i praznici automatski se isključuju.

Ostale kontrole

• Sinkroniziraj sastanke — mora ostati uključeno.
• Datum početka — od kojeg dana uvesti prošle događaje; unaprijed približno godinu dana (na stranici nema fiksnog ograničenja od 15 dana unatrag kao na Google kalendaru).
• Microsoftovi timovi (ako vaš plan dopušta) — dodaje vezu za video konferenciju izvezenim sastancima.

Klik Uštedjeti za pohranu postavki, Sinkronizacija za pokretanje poravnanja.

Što se događa tijekom sinkronizacije

• Novi termin u Mokapenu → događaj u Outlooku (ako je izvoz aktivan).
• Uredite ili izbrišite u Mokapenu → ažurirajte ili uklonite povezani Outlook događaj.
• Novi događaj na Outlooku → termin u Mokapenu (ako je uvoz aktivan i unutar datumskog raspona).
• Uredi u programu Outlook → Mokapen ažurira povezani termin (automatske obavijesti od Microsofta kada je to moguće).

Uobičajeni problemi

• Događaji koji nedostaju — provjerite datum početka, odabrane kalendare, smjer sinkronizacije, sudjelovanje e-poštom kada se računi razlikuju.
• Duplicirani događaji — dvije veze ili isti događaj uvezen i ponovno kreiran ručno; spojiti i koristiti jedinstveni službeni kalendar.
• Spora sinkronizacija — normalno u prvoj vožnji s mnogo događaja.

Prekid veze

Klik Prekini vezu, potvrdite upisivanjem tražene riječi i nastavite. Mokapen prekida vezu s Outlook kalendarom i uklanja sinkronizacijske reference između obveza i događaja.

Što se događa s podacima:

• Termini u Mokapenu — ostaju u CRM-u kao uobičajeni zapisi, ali jesu više nije sinkronizirano s Outlookom (nema automatskih ažuriranja u oba smjera).
• Događaji u Outlook kalendaru — jesu nije izbrisano automatski Mokapen.

Za razliku od kontakata ili Diska, prozor za prekid veze s kalendarom ne nudi potvrdne okvire za skupno brisanje već uvezenih sastanaka: u praksi držati ih u Mokapenu, isključen iz sinkronizacije. Ako želite očistiti CRM, izbrišite ili uredite sastanke ručno nakon prekida veze.

Upravljanje terminima u CRM-u: Vodič za zakazivanje termina.