Apprendre mokapen

Microsoft Outlook Calendar

Cette intégration relie le module Rendez-vous de Mokapen à votre Microsoft Outlook Calendar. Les réunions et rendez-vous peuvent circuler entre les deux systèmes selon les règles que vous définissez — sans export manuel ni double saisie.

Elle ne synchronise pas les tâches : sur la page, l'option tâches est désactivée (à venir). Elle s'applique uniquement aux rendez-vous avec date et heure.

Vue d'ensemble des intégrations : Intégrations.

Prérequis

• Forfait Mokapen avec intégration calendrier (icône badge Premium sur l'entrée rendez-vous). Sans forfait adapté, le bouton de connexion ouvre la page de mise à niveau.
• Compte Microsoft avec calendrier Outlook actif.
• Autorisation pour permettre à Mokapen de gérer le calendrier et les événements sur Microsoft.

Connecter Outlook Calendar

1. Menu utilisateur → Intégrations → onglet Microsoft Outlook Calendar.
2. Cliquez sur Synchroniser Microsoft Outlook Calendar (ou équivalent).
3. Sur Microsoft : choisissez le compte (il peut être différent de l'e-mail avec lequel vous vous connectez à Mokapen).
4. Consultez les autorisations demandées (calendrier et événements) et confirmez l'accès.
5. Vous revenez dans Mokapen : Compte connecté : s'affiche avec l'e-mail Microsoft autorisé.

Si vous n'acceptez pas les autorisations, la connexion ne se termine pas et aucun rendez-vous ne sera synchronisé. Les automatisations qui dépendent du calendrier ne pourront pas utiliser les événements Outlook.

Si le message « connexion expirée » s'affiche, cliquez sur Déconnecter et reconnectez-vous.

Ce que Mokapen demande à Microsoft

Outre le nom et l'e-mail du profil, Mokapen demande l'accès au calendrier et aux événements : lire les réunions existantes, en créer de nouvelles depuis Mokapen, les mettre à jour et les supprimer lorsque vous modifiez ou annulez un rendez-vous lié. Sans ces autorisations, la synchronisation ne démarre pas.

E-mail Microsoft différent de l'e-mail Mokapen

C'est autorisé et fréquent : vous travaillez dans Mokapen avec une connexion et synchronisez le calendrier team@entreprise.fr ou un compte Outlook personnel. Sur la page d'intégration, l'e-mail sous Compte connecté est celui qui compte pour la sync, pas celui de la connexion Mokapen.

Même adresse (Mokapen = Microsoft) : l'export/import conserve l'organisateur et les participants ; les e-mails inconnus à l'import peuvent créer des contacts (e-mail uniquement) dans le carnet d'adresses.

Adresses différentes :

• Sur Outlook, le compte connecté doit être organisateur ou participant de l'événement, sinon Outlook n'accepte pas l'écriture.
• À l'export : si l'organisateur Mokapen n'existe pas sur ce calendrier, l'événement est créé avec le compte Microsoft connecté comme organisateur.
• À l'import : si votre utilisateur Mokapen participe à l'événement, le rendez-vous entre dans Mokapen ; sinon, l'événement peut rester importé mais non visible pour vous ; les événements sans participants utiles peuvent être ignorés.

Conseil : ajoutez-vous comme participant aux rendez-vous qui doivent apparaître dans les deux systèmes, ou utilisez la même adresse e-mail lorsque c'est possible.

Paramètres à configurer

Direction de synchronisation

Trois modes (flèches sur la page) :

• Vers Mokapen uniquement — Outlook alimente le CRM ; les modifications dans Mokapen ne reviennent pas sur Outlook.
• Vers Outlook uniquement — Mokapen envoie les rendez-vous au calendrier.
• Les deux — les mises à jour dans un système se reflètent dans l'autre.

Calendriers

• Calendrier principal — sélectionnez quel calendrier Outlook utiliser comme principal (chargé depuis le compte connecté).
• Autres calendriers — sélectionnez les calendriers secondaires (Clients, Équipe…). Anniversaires et jours fériés sont automatiquement exclus.

Autres contrôles

• Synchroniser les rendez-vous — doit rester activé.
• Date de début — à partir de quel jour importer les événements passés ; vers l'avant environ un an (sur la page, il n'y a pas la limite fixe de 15 jours en arrière comme sur Google Calendar).
• Microsoft Teams (si le forfait le permet) — ajoute un lien de visioconférence aux rendez-vous exportés.

Cliquez sur Enregistrer pour mémoriser, Synchroniser pour exécuter l'alignement.

Ce qui se passe lors de la synchronisation

• Nouveau rendez-vous dans Mokapen → événement sur Outlook (si l'export est actif).
• Modification ou suppression dans Mokapen → mise à jour ou suppression de l'événement Outlook lié.
• Nouvel événement sur Outlook → rendez-vous dans Mokapen (si l'import est actif et dans l'intervalle de dates).
• Modification sur Outlook → Mokapen met à jour le rendez-vous lié (notifications automatiques de Microsoft lorsque c'est possible).

Problèmes courants

• Événements manquants — vérifiez la date de début, les calendriers sélectionnés, la direction de sync, la participation par e-mail lorsque les comptes diffèrent.
• Événements en double — deux connexions ou le même événement importé et recréé manuellement ; fusionnez et utilisez un seul calendrier officiel.
• Sync lente — normal lors du premier passage avec de nombreux événements.

Déconnecter

Cliquez sur Déconnecter, confirmez en saisissant le mot demandé et procédez. Mokapen interrompt la connexion avec Outlook Calendar et supprime les références de sync entre rendez-vous et événements.

Ce qui arrive aux données :

• Rendez-vous dans Mokapen — restent dans le CRM comme enregistrements normaux, mais ne sont plus synchronisés avec Outlook (aucune mise à jour automatique dans les deux sens).
• Événements sur Outlook Calendar — ne sont pas supprimés automatiquement par Mokapen.

Contrairement au carnet d'adresses ou Drive, la fenêtre de déconnexion Calendar ne propose pas de cases pour supprimer en masse les rendez-vous déjà importés : en pratique, vous les conservez dans Mokapen, déconnectés de la sync. Si vous souhaitez nettoyer le CRM, supprimez ou modifiez les rendez-vous manuellement après la déconnexion.

Gestion des rendez-vous dans le CRM : guide Rendez-vous.