Apprendre mokapen

Séquences

Les séquences sont la façon dont Mokapen vous permet d'écrire à beaucoup de monde sans passer pour du spam : une série d'e-mails dans le temps pour chaque personne inscrite, avec des attentes entre les étapes et des règles pour s'arrêter dès qu'ils répondent, ouvrent ou cliquent. Ce n'est pas un workflow qui part à chaque événement CRM : vous inscrivez une audience (ou tous ceux qui correspondent au filtre), et Mokapen exécute les étapes à un rythme maîtrisé.

Tout l'intérêt est là : un filtre, un flux d'e-mails, un pool d'expéditeurs qui fait tourner les boîtes et garde le même From pour chaque contact. Pas de rafale de mille envois au lancement, rien à copier à la main dans Gmail, pas de tableur « à qui j'ai déjà écrit ».

Les séquences sont dans l'offre Premium Large (limite distincte des workflows). Vous les ouvrez depuis le menu utilisateur → Séquences : liste, éditeur, inscriptions et journal.

Vue d'ensemble

Une séquence combine :

• Définition — titre, Propriétaire, Collaborateurs, Active/Inactive, déclencheur Contact inscrit avec filtre d'audience, lancement, pool d'expéditeurs et règles de sortie.
• Étapes — le même éditeur que les workflows : en général Envoyer Email et Délai dans l'ordre. Le moteur de séquences n'exécute que ces deux-là ; le reste, laissez-le aux workflows.
• Inscriptions — une ligne par contact : statut, étape en cours, prochaine exécution, motif de sortie.
• Journal d'activité — inscrit, e-mail envoyé, en attente, sorti, erreurs. Conservé jusqu'à la suppression de la séquence.

Quand vous activez la séquence, Mokapen inscrit tous ceux qui correspondent au filtre à cet instant et continue d'ajouter ceux qui y entrent ensuite. Les envois sont cadencés : plage diurne (environ 9–18), plafond quotidien par boîte, quelques contacts par minute au lancement.

Concepts de base

• Inscription — le lien entre un contact et une séquence. Une seule par contact et par séquence : après achèvement ou sortie, ils ne sont pas réinscrits automatiquement.
• Statut — En file d'attente, En cours, Terminé, Sorti (annulation, réponse/ouverture/clic/bounce selon les règles, ou erreur).
• Filtre d'audience — conditions sur les contacts dans le déclencheur (même interface que les filtres d'automatisation).
• Pool d'expéditeurs (SMTP) — une ou plusieurs boîtes connectées. Mokapen fait tourner les envois et garde le même From pour un contact sur toutes les étapes. Pool vide : vous réglez le From sur chaque étape Envoyer Email.
• Propriétaire — qui « possède » la séquence (droits, collaborateurs). Les envois partent des boîtes du pool (ou du From de l'étape si le pool est vide), pas d'une adresse magique du propriétaire.
• Variables — champs du contact inscrit (nom, e-mail, personnalisés) dans l'objet et le corps, comme dans les automatisations.

Séquences vs workflows

Utilisez les workflows pour la logique CRM réactive (formulaire envoyé → tâche, affaire gagnée → e-mail). Utilisez les séquences pour le nurturing, l'onboarding et l'outreach multi-touches avec un plafond d'envois.

Rôle dans le CRM

• Nurturing de leads — segment filtré (ex. étiquette Newsletter) → 3 e-mails en 2 semaines. Les contacts restent dans le carnet d'adresses.
• Onboarding — nouveaux clients dans le filtre → bienvenue, conseil, rappel, sans les relancer à la main.
• Réactivation — dernière activité trop ancienne → une courte série, puis un suivi humain s'ils ne répondent pas.
• Outbound — audience depuis Trouver des leads ou un import : plusieurs boîtes dans le pool, même From par contact, arrêt à la réponse.

Ouvertures, clics et réponses aux e-mails de séquence alimentent les règles de sortie et restent dans la boîte, comme le reste du tracking Mokapen.

Cas d'usage

Une séquence est un fil d'e-mails dans le temps, sur la même audience. Ce n'est pas un workflow « quand X arrive, fais Y » : c'est du nurture et de l'outbound, avec un pool de boîtes et un plafond quotidien.

• Outbound multi-touches — Vous avez une liste dans le carnet d'adresses (rôle, pays, pas d'affaire ouverte) et vous voulez 4–5 e-mails en deux semaines, pas un blast. Filtre d'audience sur ces contacts, pool avec deux ou trois boîtes commerciales pour ne pas brûler un seul From, 40 envois par jour par boîte sur toute l'org (deux séquences sur la même boîte se partagent le plafond). Étapes : e-mail 1 → attente 3 jours → e-mail 2 → … Sortie quand le contact répond, pour que quelqu'un qui a déjà dit « non » ne reçoive pas l'e-mail 4. Partez de 3 contacts par minute au lancement. Ce n'est pas l'endroit pour « chaque nouvelle affaire poste sur Slack » : ça, c'est un workflow.
• Onboarding des personnes en essai — Les nouveaux essais arrivent seuls dans le filtre (étiquette Trial ou plan) tant que la séquence est Active : la synchro périodique les inscrit, vous ne les ajoutez pas à la main. Jour 0 bienvenue, jour 2 trois choses à faire, jour 7 upgrade. Une boîte « hello@ » dans le pool suffit ; même From : le même essai entend toujours hello@, il ne tourne pas sur sales@. Si un essai convertit en payant, la règle de sortie (étiquette / plan changé) le sort avant l'offre du jour 7.
• Suivi après une démo, une personne à la fois — Tout le monde qui a fait l'appel ne doit pas entrer dans un filtre global : certains sont déjà dans une affaire, d'autres non. Une séquence courte (merci + recap + « prochaine étape »), inscription manuelle du contact après l'appel, sans élargir l'audience. Le filtre peut rester serré ou vide : vous utilisez la séquence comme cadence personnelle, pas comme moteur de marché.
• Peu d'envois, réputation à protéger — Gmail et les fournisseurs classiques n'aiment pas 500 e-mails froids dès le premier jour. Plafond 40/jour par boîte (c'est la valeur par défaut ; le maximum configurable est 500, mais 40 est la valeur prudente), plage diurne ~9–18, 3 par minute au lancement. Si une boîte se met en pause sur un bounce, sortez-la du pool et remettez-la quand vous savez pourquoi (adresse morte, blocage du fournisseur). Monter le plafond « parce que le commercial est pressé » est le moyen le plus rapide d'envoyer hello@ en spam.

Accès et droits

Offre — Premium Large ; les séquences ont leur propre limite, distincte des workflows.

Qui crée — comme les workflows : seul le Propriétaire de l'organisation lance une nouvelle séquence ; Propriétaire/Collaborateurs et admins modifient les existantes (guide Rôles).

Qui envoie — il faut des comptes SMTP connectés (les vôtres, partagés avec vous, ou de l'organisation) dans Intégrations. Mettez-les dans le pool, ou — si le pool est vide — choisissez le From sur chaque étape Envoyer Email. Si la boîte n'est pas connectée, l'étape échoue.

Page liste

Dans Séquences → Mes séquences : titre, Propriétaire, Collaborateurs, Active/Inactive, dernière mise à jour. Actions groupées comme les workflows. Ouvrez une ligne pour la fiche et l'éditeur.

Audience et déclencheur

Chaque séquence utilise le déclencheur Contact inscrit. L'inscription est pilotée par le filtre d'audience (grille de conditions comme « contact créé »).

Quand les contacts sont inscrits

• À l'activation — tous ceux qui correspondent au filtre (ignorés s'ils sont déjà inscrits).
• Tant que la séquence est Active — environ toutes les 15 minutes, Mokapen resynchronise le filtre et inscrit les nouveaux contacts qui correspondent.
• Inscription manuelle — depuis la fiche séquence, un contact ou un relancement de l'audience.

Ceux déjà terminés ou sortis ne sont pas réinscrits automatiquement.

Lancement et rythme

Dans la configuration du déclencheur (même panneau que le filtre) :

• Quand démarrer — tout de suite à l'activation, ou une date/heure avec fuseau. Le moteur attend ce moment.
• Contacts par minute au lancement — défaut 3 (max 20). Une valeur de sécurité pour SMTP : 3 par minute est la recommandation à l'écran.

En plus, Mokapen envoie dans une plage diurne (environ 9–18) et respecte les plafonds du pool d'expéditeurs. Les Délais entre étapes n'encombrent pas la file : l'inscription reprend à échéance, au cycle suivant.

Pool d'expéditeurs (SMTP)

C'est ce qui change par rapport à « une séquence = la boîte du Propriétaire ». Dans le déclencheur vous trouvez Pool d'expéditeurs (SMTP) : choisissez une ou plusieurs boîtes connectées (les vôtres, celles partagées avec vous, ou celles de l'organisation).

Ce que fait Mokapen :

• Fait tourner — le prochain envoi va à la boîte du pool qui a le moins envoyé aujourd'hui, sous le plafond quotidien.
• Même From par contact — une fois une boîte assignée à une personne, toutes les étapes suivantes partent de là. Le contact voit toujours le même expéditeur, pas trois adresses au hasard.
• Pool vide — pas de rotation : vous réglez le From sur chaque étape Envoyer Email, comme un workflow.

Limite d'envois par jour et par boîte — défaut 40, max 500. Elle est partagée entre toutes les séquences de l'organisation : si deux séquences utilisent la même boîte, les 40 (ou la valeur que vous fixez) s'appliquent aux deux. Gmail autorise souvent 100–500 envois par jour : 40 est la valeur prudente à l'écran.

Boîtes en pause — si un envoi de cette séquence bounce, cette boîte est mise en pause dans cette séquence. Les autres expéditeurs du pool continuent. Pour reprendre : retirez l'adresse du pool, enregistrez, puis rajoutez-la.

Sur la fiche de la séquence vous voyez le pool, la limite par boîte et (s'il y en a) les boîtes en pause. Sur l'étape Envoyer Email, si le pool est renseigné, vous ne choisissez plus le From à la main : le pool l'assigne.

Éditeur du flux

Le même éditeur que les automatisations workflow. Parcours linéaire typique :

1. Envoyer Email — From du pool (ou choisi sur l'étape), vers l'e-mail du contact, objet/corps avec variables.
2. Délai — attente avant l'étape suivante.
3. Répéter.

Évitez les branches, les boucles et les actions CRM, sauf si vous acceptez que le moteur de séquences ne les exécute pas.

Étapes et actions

Envoyer Email — destinataire = contact inscrit ; tracking activé. Variables de Contact inscrit. Avec un pool renseigné, Mokapen vous indique que le From est assigné par le pool (même boîte pour ce contact à chaque étape).

Délai — met l'inscription en pause jusqu'à l'échéance ; puis l'étape suivante au cycle suivant.

Les autres actions de l'éditeur ne sont pas exécutées par le moteur de séquences — utilisez un workflow si vous avez besoin de tâches, d'affaires ou de mises à jour de champs.

Comment fonctionne le moteur

Environ toutes les 15 minutes, Mokapen :

1. Pour chaque séquence Active — resynchronise l'audience et inscrit les nouveaux contacts qui correspondent.
2. Si on est dans la plage diurne et que des boîtes sont disponibles sous le plafond — prend les inscriptions dues (En cours d'abord, puis En file d'attente dans l'ordre).
3. Exécute l'étape (envoi ou délai), met à jour l'inscription, écrit le journal. Avec pool : choisit ou confirme le From figé et compte l'envoi sur cette boîte (toute l'organisation).

Si toutes les boîtes du pool ont atteint la limite du jour, ou sont en pause, les envois attendent le lendemain. La file d'attente des automatisations doit tourner dans l'environnement (comme pour les workflows).

Règles de sortie

Dans les paramètres de la séquence (défaut : sortie à la réponse, pas à l'ouverture/clic sauf si vous les activez) :

• Réponse — réponse à un e-mail de la séquence → Sorti.
• Ouverture (optionnel) — estimation via un pixel de tracking.
• Clic (optionnel) — clic sur un lien.
• Bounce — erreur d'envoi → le contact sort et la boîte utilisée est mise en pause dans cette séquence.
• Manuel — Annuler sur la fiche.

Tracking e-mail

Comme les automatisations : ouvertures et clics pour les règles de sortie et la boîte. Les réponses passent par le flux de réponse standard. Un CTA clair si vous sortez au clic.

Inscriptions et journaux

Le statut de séquence n'utilise pas les journaux des workflows (purgés au bout de 28 jours).

• Fiche séquence — dernières inscriptions : contact, date, statut, Annuler s'ils sont encore en file ou en cours. Pool, limite par boîte, boîtes en pause.
• Voir le journal — toutes les inscriptions + Journal d'activité (inscrit, envoyé, en attente, sorti, erreur).

Les données restent jusqu'à la suppression de la séquence.

Problèmes fréquents

• Aucune inscription — Séquence active ? Le filtre correspond à quelqu'un ? Contacts archivés ?
• Bloqué en file — Lancement futur ? Hors plage 9–18 ? Plafond par boîte atteint (sur toutes les séquences de l'org) ? Toutes les boîtes en pause ? File d'attente des automatisations arrêtée ?
• L'e-mail ne part pas — pool vide et pas de From sur l'étape ; boîte non connectée ; destinataire vide ; variables cassées. Message dans le journal d'activité.
• Même contact, expéditeurs différents — seulement si vous avez retiré du pool la boîte figée (ou qu'elle est en pause) et que Mokapen ne peut plus l'utiliser : alors l'envoi attend, il ne choisit pas un autre From au hasard.
• Boîte en pause après un bounce — retirez-la du pool et rajoutez-la pour reprendre. Un contact sorti pour bounce n'est pas réinscrit tout seul.
• Sortie trop tôt — vérifiez les règles (réponse / ouverture / clic) et le tracking.
• Nouveaux contacts non ajoutés — le sync est environ toutes les 15 minutes ; ils doivent correspondre au filtre ; déjà inscrits/terminés/sortis restent dehors.

Processus conseillé

• Connectez les boîtes SMTP et mettez-les dans le pool avant d'écrire les e-mails.
• Définissez audience et règles de sortie avant le texte.
• Construisez en Inactive ; testez avec une inscription manuelle d'un contact de test.
• Activez ; pendant 48 heures, surveillez inscriptions, journaux et boîtes en pause.
• Partez de 40 envois/jour par boîte et 3 par minute ; n'augmentez que si SMTP et réputation tiennent.
• Désactivez avant de changer les filtres de façon drastique.

Exemples pratiques

1. Cold outreach — 4 e-mails en 14 jours

Dans le carnet d'adresses, étiquetez les prospects « Outbound » et tenez à l'écart quiconque a déjà une affaire ouverte (filtre de la séquence : étiquette + pas d'affaire). Connectez deux boîtes SMTP et mettez-les dans le pool avant d'écrire une ligne de copy. Séquence Inactive : E-mail 1 → attente 3 jours → E-mail 2 → 4 jours → E-mail 3 → 5 jours → E-mail 4. Sortie à la réponse. 40/jour par boîte. Inscrivez à la main un contact de test, lisez les quatre e-mails dans votre boîte (et le spam). Seulement alors Active. Pendant 48 heures, surveillez inscriptions et journaux : si une boîte se met en pause, ne « réparez » pas en montant le plafond — sortez-la, comprenez le bounce, remettez-la.

2. Nurture essai qui s'alimente toute seule

Filtre : plan ou étiquette Trial. Pool : une boîte hello@. Bienvenue tout de suite, puis 2 jours (comment utiliser le produit), 5 jours (offre d'upgrade). Sortie quand le plan n'est plus Trial. Activez : les nouveaux essais inscrits par la synchro (environ toutes les 15 minutes) arrivent tout seuls. Ne clonez pas la séquence chaque lundi pour « les essais de cette semaine » — c'est le filtre qui doit rester vrai dans le temps.

3. Un contact, après l'appel, sans élargir l'audience

La séquence « Post-démo » peut avoir un filtre très serré ou aucun qui matche tout seul. Après l'appel, vous ouvrez le contact et l'inscrivez à la main. Il reçoit le recap et le « prochaine étape » ; les gens que vous n'avez pas inscrits ne reçoivent pas ces e-mails. Utile quand le commercial décide au cas par cas, pas quand vous voulez tous les « démo faite » en automatique (ça, c'est encore un filtre sur une étiquette ou sur la date de rendez-vous, si vous l'utilisez comme ça).

FAQ

Q : Un même contact peut-il être inscrit deux fois ?

R : Non — une inscription par contact et par séquence.

Q : Les journaux de séquence disparaissent-ils après 28 jours ?

R : Non. Les journaux workflow se purgent à 28 jours ; inscriptions et journaux d'activité de séquence restent jusqu'à la suppression.

Q : Les nouveaux contacts du filtre sont-ils ajoutés ?

R : Oui, tant que la séquence est Active, environ toutes les 15 minutes.

Q : Depuis quelle adresse partent les e-mails ?

R : Depuis les boîtes du pool d'expéditeurs, en rotation et figées par contact. Si le pool est vide, depuis le From que vous réglez sur chaque étape Envoyer Email.

Q : La limite de 40/jour est-elle par séquence ?

R : Non : elle est par boîte, sur toute l'organisation. Deux séquences sur la même boîte partagent le plafond.

Q : Une boîte est « en pause » : que faire ?

R : Il y a eu un bounce dans cette séquence. Retirez l'adresse du pool et rajoutez-la pour reprendre. Vérifiez aussi pourquoi il y a eu bounce (adresse morte, blocage du fournisseur…).

Q : Où voir l'historique d'un contact ?

R : Dans Voir le journal de la séquence.