Apprendre mokapen

Démarrer avec Mokapen

Mokapen est un CRM conçu pour être agréable à utiliser, facile à apprendre, rapide au quotidien et simple à comprendre : une interface claire qui indique quoi faire, pour quand et avec qui, afin de ne jamais oublier relances, échéances ou étapes importantes du travail.

La plateforme aide les équipes et les entreprises à numériser leurs processus : ventes, activités opérationnelles, relations clients, support, documents et présences coexistent dans un espace de travail partagé. Ce n'est pas « seulement » un CRM ou « seulement » un gestionnaire de tâches : il est pensé comme le système d'exploitation de l'équipe — le point central pour organiser, prioriser et mener à bien le travail quotidien.

Ce guide vous accompagne module par module. Commencez ici pour comprendre pourquoi Mokapen existe et comment il vous aide concrètement ; explorez ensuite les zones que vous utilisez chaque jour (Tâches, Annuaire, Ventes, Support…) via le menu à gauche.

Ce que fait Mokapen

Mokapen répond aux questions opérationnelles que toute entreprise se pose chaque jour :

• Que dois-je faire aujourd'hui ? — tâches et activités avec responsable, échéance et statut.
• Qui travaille sur quoi ? — projets, workareas, vues par équipe et calendrier.
• Avec qui échangeons-nous ? — contacts, entreprises, historique relationnel dans le CRM.
• Où en sommes-nous dans la vente ? — deals, devis, commandes liés au client.
• Le client a-t-il ouvert un ticket ? — support suivi et lié aux mêmes fiches.

Tout reste connecté : ouvrez un contact et voyez les deals, tâches et tickets associés ; ouvrez un projet et voyez qui fait quoi et pour quand. C'est le cœur d'un XRM (eXtended Relationship Management) : pas des fiches isolées, mais un écosystème de relations entre personnes, entreprises, activités et processus.

Avantages et numérisation

Passer de feuilles Excel, de chats dispersés et de rappels mentaux à Mokapen, c'est numériser des processus qui vivent aujourd'hui « à l'oral » ou sur des outils non connectés entre eux.

• Traçabilité : chaque action a un emplacement, un responsable et une date — fini le « qui s'en souvenait ? ».
• Collaboration : équipes et services voient les mêmes données à jour, avec confidentialité et permissions par rôle.
• Rapidité : moins de recherche dans les e-mails et messages ; plus de contexte en ouvrant une fiche.
• Évolutivité : à mesure que vous grandissez, ajoutez utilisateurs, modules et automatisations sans tout refaire de zéro.
• Décisions éclairées : rapports et vues filtrées sur pipeline, activités, tickets et présences.

La numérisation n'est pas de la bureaucratie : elle libère du temps cognitif du « où l'ai-je mis ? » pour se concentrer sur l'essentiel — clients, livraison, résolution de problèmes.

Priorités, échéances et rien d'oublié

L'un des problèmes les plus courants en équipe est d'oublier relances, échéances ou étapes d'un processus. Mokapen est conçu pour réduire ce risque :

• Tâches avec échéance et statuts clairs (à faire, en cours, terminé) : visibles en listes, Kanban et calendrier.
• Priorité et tri par date : vous savez quoi traiter en premier sans reconstruire votre journée chaque matin.
• Checklists dans chaque entité : micro-étapes à cocher avec barre de progression (guide Checklist).
• Notifications et rappels sur assignations, commentaires et échéances imminentes.
• Accueil et tableau de bord avec activités en attente, deals à suivre et tickets ouverts — une synthèse pour ne pas perdre le fil.

Organiser par priorité et échéances ne signifie pas seulement « mettre une date » : cela donne à l'équipe une séquence partagée de ce qui est urgent, important ou en attente — pour que personne ne dépende de la mémoire individuelle.

XRM : tout connecter

Mokapen va au-delà du CRM traditionnel grâce aux Connexions : liens bidirectionnels entre tâches, projets, contacts, entreprises, deals, tickets, devis, commandes et autres entités. Lorsque vous liez une tâche à un contact et à un deal, l'ouverture de n'importe quelle fiche affiche le contexte complet.

Sans connexions, vous restez avec des listes séparées ; avec les connexions, vous construisez un graphe relationnel navigable — le véritable différenciateur XRM. Approfondissez dans le guide Connexions.

Des fonctionnalités transverses complètent le tableau :

• Étiquettes pour segmenter et filtrer rapidement.
• Temps suivi sur tâches et projets.
• Pièces jointes centralisées par fiche.
• Commentaires, mentions @ et historique d'activité pour communiquer dans le bon contexte.

Le système d'exploitation de l'équipe

Considérez Mokapen comme le système d'exploitation de votre entreprise ou de votre service : il ne remplace pas chaque outil spécialisé, mais c'est la couche centrale où convergent processus, personnes et données opérationnelles.

• Activités — exécution quotidienne (Tâches, Projets).
• Annuaire — relations (Contacts, Entreprises).
• Ventes — pipeline commercial (deals, devis, commandes, catalogue).
• Support — assistance client (Tickets).
• Marketing, Documents, RH — acquisition de leads, archives, plannings et présences.

Le guide Rôles et permissions explique qui peut faire quoi dans chaque organisation ; les guides spécifiques détaillent les étapes opérationnelles dans chaque zone.

Se connecter à d'autres applications

Mokapen ne vous demande pas d'abandonner tout le reste : il s'intègre aux outils que vous utilisez déjà, en synchronisant les données et en réduisant les doubles saisies.

• E-mail — Gmail, Outlook : conversations visibles sur les fiches contact.
• Calendrier — Google Calendar, Outlook Calendar pour rendez-vous et échéances.
• Marketing — Mailchimp, MailerLite et autres pour listes et campagnes.
• Contacts — synchronisation avec les annuaires Google et Microsoft.
• Automatisations et API — Zapier, webhooks et API pour connecter ERP, e-commerce, téléphonie et outils métiers.

L'objectif est un flux unique : le client envoie un e-mail → vous le voyez sur le contact → vous créez une tâche liée → vous ouvrez un deal → vous générez un devis — sans passer d'une application à l'autre qui ne communiquent pas entre elles. Configurez la zone Intégrations de votre compte.

Prochaines étapes

Conseils pratiques pour bien démarrer :

1. Lisez le guide Organisations pour comprendre le fonctionnement des espaces multi-organisation — puis le guide Rôles et permissions pour les niveaux d'accès et ce que chaque utilisateur peut faire.
2. Explorez Tâches et Connexions — ce sont les fondations opérationnelles du XRM.
3. Configurez l'Annuaire (contacts et entreprises) et liez les premières entités réelles de votre équipe.
4. Activez les intégrations que vous utilisez chaque jour (e-mail, calendrier).

Utilisez le menu à gauche pour approfondir chaque zone. Pour une assistance directe, contactez-nous.