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Guide des rôles utilisateur

Chaque utilisateur dans Mokapen appartient à une ou plusieurs organisations avec un rôle précis. Le rôle définit ce que vous pouvez voir, créer et configurer : tout le monde n'accède pas aux paramètres, tout le monde n'invite pas de collègues, tout le monde ne gère pas la facturation ou la sécurité. Ce guide résume les six rôles principaux et les permissions croissantes de Guest à Admin.

Vue d'ensemble des rôles

Le système prévoit 6 rôles principaux, avec des permissions croissantes :

1. Guest (Invité) — accès minimal
2. Limited User (Utilisateur limité) — accès de base
3. User (Utilisateur) — accès standard
4. Member (Membre) — accès complet
5. Owner (Propriétaire) — accès administratif
6. Admin (Administrateur) — accès super-administratif

1. Guest (Invité)

Ce qu'il peut faire

• Visualiser les entités auxquelles il a été explicitement invité (ex. tâches, projets)
• Voir des informations limitées sur les activités/projets assignés
• Recevoir des notifications relatives aux activités assignées

Ce qu'il ne peut pas faire

• Créer de nouvelles entités (contacts, tâches, produits, etc.)
• Modifier les données de l'organisation
• Accéder aux paramètres
• Visualiser la liste complète des utilisateurs, contacts ou autres entités
• Accéder aux fonctionnalités avancées

Exemples pratiques

• Peut voir une tâche assignée, mais ne peut pas la modifier
• Peut voir un projet auquel il a été ajouté comme partie prenante, mais ne peut pas ajouter d'autres membres
• Ne peut pas accéder au menu « Paramètres » dans la barre latérale

2. Limited User (Utilisateur limité)

Ce qu'il peut faire

• Visualiser et gérer ses propres entités (contacts, tâches, produits, etc.)
• Créer de nouvelles entités (contacts, entreprises, tâches, produits, commandes, etc.)
• Visualiser la liste des utilisateurs et des équipes (uniquement celles auxquelles il appartient)
• Accéder aux fonctionnalités de base des applications actives (Contacts, Ventes, Activités, Tickets, etc.)
• Créer des connexions entre entités

Ce qu'il ne peut pas faire

• Modifier les paramètres de l'organisation
• Gérer les utilisateurs (inviter, retirer, modifier les rôles)
• Créer ou modifier des équipes
• Accéder aux paramètres des applications (champs personnalisés, colonnes, etc.)
• Modifier les préférences de l'organisation
• Gérer la sécurité et les intégrations

Exemples pratiques

• Peut créer un nouveau contact et s'assigner comme propriétaire
• Ne voit que les équipes dont il fait partie dans la section « Utilisateurs et équipes »
• Ne peut pas modifier les champs personnalisés dans la section Paramètres
• Peut créer une commande, mais ne peut pas modifier les paramètres des produits

3. User (Utilisateur)

Ce qu'il peut faire

• Tout ce qu'un Limited User peut faire
• Inviter de nouveaux utilisateurs dans l'organisation
• Gérer les utilisateurs (visualiser, modifier, retirer)
• Créer et gérer des équipes
• Modifier les informations des utilisateurs

Ce qu'il ne peut pas faire

• Accéder aux paramètres généraux de l'organisation
• Modifier les paramètres des applications (champs, colonnes, etc.)
• Gérer la sécurité et les intégrations
• Modifier les préférences de l'organisation
• Accéder aux paramètres de facturation et aux plans premium

Exemples pratiques

• Peut inviter un nouveau collègue et lui assigner un rôle
• Peut créer une équipe « Ventes » et ajouter des membres
• Peut modifier le profil d'un utilisateur existant
• Ne peut pas modifier les champs personnalisés des contacts dans les paramètres
• Ne peut pas accéder à la section « Sécurité » dans la barre latérale

4. Member (Membre)

Ce qu'il peut faire

• Tout ce qu'un User peut faire
• Accéder aux paramètres des applications (champs personnalisés, colonnes, vues, etc.)
• Modifier les paramètres de Contacts, Ventes, Activités, Tickets, etc.
• Gérer l'importation de données
• Modifier les informations générales de l'organisation
• Accéder aux fonctionnalités avancées des applications

Ce qu'il ne peut pas faire

• Gérer la sécurité de l'organisation (mots de passe, authentification à deux facteurs, etc.)
• Modifier les préférences des applications (quelles applications sont actives)
• Gérer la facturation et les plans premium
• Gérer l'exportation des données
• Accéder aux intégrations avancées
• Supprimer l'organisation

Exemples pratiques

• Peut personnaliser les champs des contacts (ajouter des champs personnalisés)
• Peut modifier les colonnes visibles dans la liste des produits
• Peut importer un fichier CSV de contacts
• Peut modifier le nom et les détails de l'organisation
• Ne peut pas changer le plan premium de l'organisation
• Ne peut pas modifier les paramètres de sécurité

5. Owner (Propriétaire)

Ce qu'il peut faire

• Tout ce qu'un Member peut faire
• Gérer la sécurité de l'organisation
• Modifier les préférences des applications (activer/désactiver les applications)
• Gérer la facturation et les plans premium
• Accéder aux intégrations
• Supprimer l'organisation
• Gérer le whitelabel (si disponible)

Ce qu'il ne peut pas faire

• Accéder aux fonctionnalités réservées aux Admin (le cas échéant)

Exemples pratiques

• Peut activer ou désactiver l'application « Ventes » dans les préférences
• Peut changer le plan de Free à Premium
• Peut configurer l'intégration Fatture in Cloud
• Peut modifier les paramètres de sécurité (politique de mot de passe, 2FA, etc.)
• Peut supprimer l'organisation (avec confirmation)

6. Admin (Administrateur)

Ce qu'il peut faire

• Tout ce qu'un Owner peut faire
• Accès complet à toutes les fonctionnalités
• Gérer les fonctionnalités partenaire (si disponible)
• Accéder aux fonctionnalités Developer (si disponible et avec un plan Large ou supérieur)

Notes

Dans le système seed, Admin et Owner ont les mêmes permissions. La différence peut être implémentée au niveau de la logique métier ou pour des fonctionnalités futures.

Exemples pratiques

• Peut accéder à la section « Partner » (si l'organisation est partenaire)
• Peut accéder à la section « Developer » pour API et webhooks (avec un plan Large ou supérieur)
• A un accès complet à toutes les fonctionnalités sans restrictions

Comparaison rapide par fonctionnalité

Notes importantes

• Les permissions peuvent varier selon le plan Premium de l'organisation (Free, Small, Medium, Large, Extra Large)
• Certaines fonctionnalités nécessitent à la fois le rôle approprié et le plan Premium requis
• Les permissions au niveau des équipes peuvent limiter davantage l'accès à des ressources spécifiques
• Les applications doivent être activées dans les préférences de l'organisation pour être accessibles

Questions fréquentes

Q : Un Limited User peut-il modifier un contact créé par un autre utilisateur ?

R : Cela dépend des paramètres de confidentialité et des permissions spécifiques. En général, il ne peut modifier que les entités dont il est propriétaire ou partie prenante.

Q : Un Member peut-il supprimer l'organisation ?

R : Non, seuls Owner et Admin peuvent supprimer l'organisation.

Q : Un User peut-il voir tous les utilisateurs de l'organisation ?

R : Oui, un User peut visualiser la liste complète des utilisateurs, tandis qu'un Limited User ne voit que les équipes auxquelles il appartient.

Q : Quelle est la différence entre Owner et Admin ?

R : Dans le système de base, ils sont équivalents. Admin peut avoir accès à des fonctionnalités supplémentaires comme Partner et Developer si elles sont configurées.