Apprendre mokapen

Champs

Les Champs sont le dictionnaire de données de chaque module : nom, type, caractère obligatoire, valeur par défaut et qui peut les voir ou les modifier. Ici vous créez les champs personnalisés et adaptez ceux déjà présents. Le mécanisme est le même sur Contacts, Entreprises, Tâches, Projets, Rendez-vous, Opportunités, Devis, Commandes, Produits, Services et Tickets.

Ce guide ne traite que des Champs. Pour les disposer sur le formulaire, voir Carte ; pour les afficher en tableau, voir Liste & Colonnes.

Les modifications sont d’organisation (elles s’appliquent à tous les membres), pas des préférences personnelles.

À quoi ils servent

• Standardiser — mêmes libellés et types pour toute l’équipe.
• Étendre Mokapen — données que le produit n’a pas par défaut (Secteur, Code client, Marge…).
• Gouverner — obligation, par défaut, visibilité et modification réservées à certains utilisateurs/équipes.
• Alimenter le reste — carte, liste, filtres, import, automatisations et (le cas échéant) graphiques de rapport.

Où les trouver

1. Paramètres de l’organisation → hub de zone (Carnet d’adresses, Activités, Ventes, Tickets, …).
2. Paramètres de l’entité (ex. Contacts) → carte Champs.

La configuration se fait par entité. Il faut au moins le rôle de Membre. Créer un champ personnalisé nécessite un plan Premium qui inclut les Champs personnalisés ; modifier la disposition/les champs existants nécessite un plan Premium adapté. Vérifiez la disponibilité sur votre plan.

Créer un champ personnalisé

1. Ajouter le champ → modale Nouveau champ.
2. Libellé — nom visible.
3. Titre interne — slug généré automatiquement (import, API, système).
4. Type — choisissez le type (liste ci-dessous). Souvent non modifiable après l’enregistrement.
5. Options du type (menu déroulant, sélection simple/multiple, …).
6. Ce champ est obligatoire (optionnel).
7. Par défaut (optionnel) — valeur initiale sur les nouvelles cartes.
8. Modifiable uniquement par utilisateurs/équipes et/ou Visible uniquement par utilisateurs/équipes (optionnel).
9. Enregistrer — puis placez le champ dans Carte et, si besoin, dans Liste & Colonnes.

Types de champ (un par un)

À la création, choisissez l’un de ces types. Pour chacun : à quoi il sert et quand l’utiliser.

Texte

Champ de texte court sur une ligne (codes, titres courts, références). Idéal quand la réponse est libre mais courte. Si les valeurs se répètent et doivent être filtrables, préférez un Menu déroulant.

Texte long

Zone de texte multiligne pour notes, descriptions, instructions. Ne pas utiliser pour des données structurées (statuts, catégories) : cela rend filtres et rapports difficiles.

Menu déroulant

Liste d’options définies par vous (Ajouter une option) : l’utilisateur en choisit une. Parfait pour statuts internes, secteurs, niveaux, sources. Permet des filtres et graphiques cohérents. Définissez les options avant l’usage en production et évitez les synonymes en double.

Menu déroulant à choix multiple

Comme le menu déroulant, mais on peut sélectionner plusieurs options à la fois (ex. tags d’intérêt, canaux actifs). Utile quand un enregistrement appartient à plusieurs catégories en même temps.

Date

Sélectionnez une date (échéances, début de contrat, date de rendez-vous commercial). Préférez-la au texte « libre » pour trier et filtrer par période.

Heure

Heure ou valeur temporelle (créneau, heure de rappel). Utilisez-la quand l’heure compte, pas seulement le jour (pour le jour utilisez Date).

Nombre

Valeur numérique générique (quantité, score, pièces). Ce n’est pas un montant en devise : pour l’argent utilisez Montant.

Montant

Montant monétaire (budget, coût, marge en devise). Conçu pour les valeurs économiques ; dans les rapports et listes il se comporte comme une mesure d’argent.

Pourcentage

Valeur en pourcentage (probabilité, remise, avancement). Mieux qu’un nombre générique quand le sens est « sur 100 ».

Interrupteur

Bascule oui/non (actif/inactif). Idéal pour les drapeaux binaires : « Client VIP », « À rappeler », « Facturable ». Plus clair qu’une case si l’action est un on/off immédiat.

Case à cocher

Case pour confirmations ou options booléennes (« Confidentialité acceptée », « Documents reçus »). Sens proche de l’interrupteur ; choisissez le style le plus naturel pour le contexte du formulaire.

Bouton radio

Choix exclusif parmi peu d’options affichées toutes en liste (pas dans un menu fermé). Utile avec 2–5 alternatives très visibles (ex. Oui / Non / Je ne sais pas).

Utilisateur

Sélectionnez un utilisateur de l’organisation (référent interne, approbateur, spécialiste). Différent du stakeholder/owner système : c’est un champ supplémentaire que vous définissez.

Équipe

Sélectionnez une équipe de l’organisation (service responsable, cellule support). Utile pour les affectations de groupe au-delà d’un seul utilisateur.

Hyperlien

URL cliquable (fiche produit web, drive partagé, ticket externe). Mieux que le texte libre quand elle doit s’ouvrir en un clic.

E-mail

Adresse e-mail supplémentaire (e-mail certifié, e-mail opérationnel, alias). Utilisez le type dédié pour que validation et usage dans les flux restent cohérents par rapport à un texte générique.

Téléphone

Numéro de téléphone supplémentaire (mobile secondaire, standard). Même logique que l’e-mail : type dédié, pas texte libre.

Adresse

Adresse structurée (site secondaire, entrepôt, chantier). Préférez-la à une seule ligne de texte si vous en avez besoin dans documents ou cartes.

Pays du monde

Choix dans une liste de pays. Vous pouvez définir Sélection simple ou Sélection multiple. Idéal pour marché de référence, pays d’expédition, zone géographique sans saisie manuelle.

Référence à une autre entité

Liez l’enregistrement à une autre entité Mokapen (ex. sur une Tâche un champ « Client » de type Contact). À la création apparaît une option pour chaque entité du système (Tâche, Projet, Contact, Entreprise, Ticket, Réservation, Produit, Service, Opportunité, Devis, Commande, Rendez-vous, Document, … selon ce qui est actif). Ici aussi : Sélection simple ou Sélection multiple.

Utilisez-le quand la relation doit être structurée (pas une note « voir Mario »). Ainsi filtres, connexions et navigation restent fiables.

Valeur par défaut

Dans la modale, le champ Par défaut définit la valeur initiale à la création d’une nouvelle carte (lorsque le type le permet).

• À quoi ça sert — réduire les clics répétitifs (Pays = Italie, Statut interne = Nouveau, Interrupteur VIP = désactivé).
• Menu déroulant — la valeur par défaut doit correspondre à l’une des options existantes.
• Nombre / Montant / Pourcentage — saisissez une valeur numérique cohérente avec le type.
• Texte — chaîne initiale (à utiliser avec parcimonie : peut « polluer » les données si les utilisateurs ne la changent pas).
• Obligatoire + par défaut — la carte naît déjà valide sur ce champ ; l’utilisateur peut quand même le modifier (s’il a le droit de modification).
• Ne remplace pas — les règles Visible/Modifiable : une valeur par défaut ne rend pas le champ visible à qui ne doit pas le voir.

Si vous laissez Par défaut vide, les nouvelles cartes démarrent sans valeur sur ce champ (sauf logique système de l’entité).

Visibilité et modification conditionnelles (utilisateurs / équipes)

Outre l’obligation, vous pouvez limiter qui voit et qui modifie le champ. Ce sont deux contrôles séparés dans la modale :

• Visible uniquement par utilisateurs/équipes — activez la case, puis choisissez un ou plusieurs utilisateurs et/ou équipes. Seuls eux voient le champ sur la carte (et dans les contextes qui respectent cette règle). Qui n’est pas dans la liste ne le voit pas.
• Modifiable uniquement par utilisateurs/équipes — même logique, mais pour l’édition : les autres utilisateurs peuvent le voir (s’il est visible) mais pas le changer, ou ne pas le voir du tout si vous combinez les deux restrictions.

Comment ça se combine

• Seulement Visible restreint → le champ est masqué aux autres ; ceux de la liste le voient et (sauf autre règle) le modifient.
• Seulement Modifiable restreint → tous (avec accès à la carte) peuvent le voir ; seuls les sélectionnés l’éditent.
• Les deux restreints → typique pour données sensibles (marge, notes juridiques, salaire interne) : peu de personnes le voient et les mêmes (ou un sous-ensemble) le modifient.
• Aucune case → champ ouvert à tous ceux qui peuvent ouvrir la carte (en respectant la confidentialité/stakeholders de l’entité).

Équipe vs utilisateur — vous pouvez mélanger : ex. équipe « Commercial » + un admin nommé. Qui entre ou sort de l’équipe gagne/perd l’accès selon l’appartenance à l’équipe.

Cas typiques

• Marge % sur les Opportunités — visible/modifiable uniquement par l’équipe commerciale senior.
• Notes RH sur Contacts internes — uniquement équipe RH.
• Champ « Coût fournisseur » sur Produits — modifiable par Achats, visible aussi à Ventes en lecture seule (Visible large, Modifiable étroit).

Attention — ne confondez pas ces règles avec la confidentialité de la carte (stakeholders) ni avec la Personnalisation Accueil : ici vous limitez le champ unique.

Caractère obligatoire

Cochez Ce champ est obligatoire si l’enregistrement de la carte doit exiger une valeur. Utilisez-le avec parcimonie : trop d’obligatoires ralentissent la saisie. Combinez souvent avec un Par défaut pertinent pour ne pas bloquer les créations rapides.

Modifier, restaurer, supprimer

Cliquez sur le nom du champ dans le tableau.

• Système — non modifiable (ou presque) ; ne se supprime pas.
• Partiellement modifiable — libellé/obligation/etc. ; type souvent verrouillé.
• Personnalisé — vous mettez à jour options, défaut, visibilité ; vous pouvez Supprimer.
• Restaurer — sur certains champs standard personnalisés par l’org, revient au défaut Mokapen de ce champ.

Conseils pratiques

• Ordre de travail : Champs → Carte → Colonnes (et, sur Opportunités/Tâches/Projets, Graphiques).
• Menu déroulant / entité plutôt que texte libre quand il faut comparer et filtrer.
• Libellés stables : renommer souvent confond l’équipe et les filtres enregistrés.
• Avant de supprimer : import, automatisations, rapports, colonnes.
• Données sensibles : utilisez Visible/Modifiable, ne comptez pas seulement sur « personne ne regarde ».

Cas d’usage

• Secteur + chiffre d’affaires sur Contacts — Menu Secteur + Montant ; Par défaut Secteur vide ; les deux en Carte et Colonnes.
• Tickets avec sévérité — Menu P1–P3 obligatoire, Par défaut P3.
• Marge réservée sur Opportunités — Pourcentage ou Montant avec Visible et Modifiable uniquement équipe commerciale senior.
• Tâche liée au client — champ entité Contact (sélection simple).
• Produit : lien fiche fournisseur — Hyperlien + code Texte ; Visible à tous, Modifiable uniquement Achats.
• Drapeau « À rappeler » — Interrupteur avec Par défaut désactivé ; colonne dans la liste Contacts.

Questions fréquentes

Q : J’ai créé le champ mais je ne le vois pas sur la carte.

R : Le créer ne le place pas sur le formulaire. Ouvrez Carte et glissez-le dans l’aperçu. Si vous avez restreint la Visibilité, vérifiez que vous êtes parmi les utilisateurs/équipes autorisés.

Q : Le Par défaut s’applique-t-il aussi aux cartes déjà existantes ?

R : Non : il concerne typiquement les nouvelles cartes. Les enregistrements déjà créés gardent les valeurs qu’ils avaient.

Q : Si je limite la Visibilité, le champ disparaît-il aussi de la liste des colonnes ?

R : Les règles de visibilité protègent l’accès aux données sur la carte selon la configuration du champ. Pour la grille utilisez quand même Liste & Colonnes ; n’exposez pas en liste des données que vous voulez garder confidentielles.

Q : Puis-je changer le type après l’enregistrement ?

R : Souvent non. Mieux vaut créer un nouveau champ du type correct.

Q : Différence entre Visible et Modifiable ?

R : Visible = qui le voit. Modifiable = qui peut en changer la valeur. On les utilise ensemble pour « lecture seule » ou « masqué à tous sauf… ».

Q : Pourquoi je ne vois pas Ajouter le champ ?

R : Plan Premium avec Champs personnalisés manquant, ou permissions insuffisantes.