Руководство Mokapen

Поля

Поля — это словарь данных каждого модуля: название, тип, обязательность, значение по умолчанию и кто может их видеть или изменять. Здесь вы создаёте пользовательские поля и адаптируете уже существующие. Механизм одинаков для Контактов, Компаний, Задач, Проектов, Встреч, Сделок, Коммерческих предложений, Заказов, Товаров, Услуг и Тикетов.

Это руководство посвящено только Полям. Чтобы расположить их на форме, см. Карточка; чтобы показать в таблице — Список & Столбцы.

Изменения действуют на уровне организации (для всех участников), а не как личные настройки.

Для чего они нужны

• Стандартизировать — одинаковые подписи и типы для всей команды.
• Расширить Mokapen — данные, которых в продукте нет по умолчанию (Отрасль, Код клиента, Маржа…).
• Управлять — обязательность, значение по умолчанию, видимость и редактирование только для определённых пользователей/команд.
• Питать остальное — карточка, список, фильтры, импорт, автоматизации и (где предусмотрено) диаграммы отчётов.

Где их найти

1. Настройки организации → хаб раздела (Адресная книга, Активности, Продажи, Тикеты, …).
2. Настройки сущности (напр. Контакты) → карточка Поля.

Настройка выполняется по сущности. Нужна как минимум роль Участник. Создание пользовательского поля требует плана Premium с Пользовательскими полями; изменение макета/существующих полей — подходящего плана Premium. Проверьте доступность в вашем плане.

Создать пользовательское поле

1. Добавить поле → модальное окно Новое поле.
2. Метка — видимое название.
3. Внутренний заголовок — автоматически сгенерированный slug (импорт, API, система).
4. Тип — выберите тип (список ниже). Часто его нельзя изменить после сохранения.
5. Параметры типа (выпадающий список, одиночный/множественный выбор, …).
6. Это поле обязательно (необязательно).
7. По умолчанию (необязательно) — начальное значение на новых карточках.
8. Редактируется только пользователями/командами и/или Видно только пользователям/командам (необязательно).
9. Сохранить — затем разместите поле в Карточке и при необходимости в Список & Столбцы.

Типы полей (по одному)

При создании выберите один из этих типов. Для каждого: для чего он нужен и когда его использовать.

Текст

Короткое однострочное текстовое поле (коды, короткие заголовки, ссылки). Идеально, когда ответ свободный, но короткий. Если значения повторяются и должны фильтроваться, предпочтите Выпадающий список.

Длинный текст

Многострочная текстовая область для заметок, описаний, инструкций. Не используйте для структурированных данных (статусы, категории): это усложняет фильтры и отчёты.

Выпадающий список

Список вариантов, которые задаёте вы (Добавить вариант): пользователь выбирает один. Отлично для внутренних статусов, отраслей, уровней, источников. Обеспечивает согласованные фильтры и диаграммы. Определите пункты до использования в работе и избегайте дублирующих синонимов.

Выпадающий список с множественным выбором

Как выпадающий список, но можно выбрать несколько вариантов сразу (напр. теги интересов, активные каналы). Полезно, когда запись одновременно относится к нескольким категориям.

Дата

Выберите дату (сроки, начало договора, дата коммерческой встречи). Предпочитайте её свободному тексту, чтобы сортировать и фильтровать по периоду.

Время

Время суток или временное значение (слот, время перезвона). Используйте, когда важен час, а не только день (для дня используйте Дата).

Число

Общее числовое значение (количество, балл, штуки). Это не сумма в валюте: для денег используйте Сумма.

Сумма

Денежная сумма (бюджет, стоимость, маржа в валюте). Предназначена для экономических значений; в отчётах и списках ведёт себя как мера денег.

Процент

Процентное значение (вероятность, скидка, прогресс). Лучше общего числа, когда смысл — «из 100».

Переключатель

Переключатель да/нет (вкл/выкл). Идеален для бинарных флагов: «VIP-клиент», «Перезвонить», «Оплачиваемо». Понятнее флажка, когда действие — мгновенный on/off.

Флажок

Флажок для подтверждений или логических опций («Конфиденциальность принята», «Документы получены»). По смыслу близок к переключателю; выбирайте стиль, наиболее естественный для контекста формы.

Переключатель-опция

Исключительный выбор среди нескольких вариантов, показанных всеми в списке (не в закрытом меню). Полезно при 2–5 очень заметных альтернативах (напр. Да / Нет / Не знаю).

Пользователь

Выберите пользователя организации (внутренний контакт, утверждающий, специалист). Отличается от системного stakeholder/owner: это дополнительное поле, которое задаёте вы.

Команда

Выберите команду организации (ответственный отдел, ячейка поддержки). Полезно для групповых назначений сверх одного пользователя.

Гиперссылка

Кликабельный URL (веб-страница товара, общий диск, внешний тикет). Лучше свободного текста, когда нужно открывать одним кликом.

Email

Дополнительный адрес email (сертифицированная почта, рабочий email, алиас). Используйте отдельный тип, чтобы проверка и использование в потоках оставались согласованными по сравнению с обычным текстом.

Телефон

Дополнительный номер телефона (второй мобильный, коммутатор). Та же логика, что и у email: отдельный тип, не свободный текст.

Адрес

Структурированный адрес (второй офис, склад, объект). Предпочитайте его одной строке текста, если нужен в документах или на картах.

Страны мира

Выбор из списка стран. Можно задать Одиночный выбор или Множественный выбор. Идеально для целевого рынка, страны доставки, географической зоны без ручного ввода.

Ссылка на другую сущность

Свяжите запись с другой сущностью Mokapen (напр. в Задаче поле «Клиент» типа Контакт). При создании появляется вариант для каждой системной сущности (Задача, Проект, Контакт, Компания, Тикет, Бронирование, Товар, Услуга, Сделка, Коммерческое предложение, Заказ, Встреча, Документ, … в зависимости от того, что активно). Здесь тоже: Одиночный выбор или Множественный выбор.

Используйте, когда связь должна быть структурированной (не заметка «см. Марио»). Так фильтры, связи и навигация остаются надёжными.

Значение по умолчанию

В модальном окне поле По умолчанию задаёт начальное значение при создании новой карточки (если тип это позволяет).

• Для чего нужно — меньше повторяющихся кликов (Страна = Италия, Внутренний статус = Новый, Переключатель VIP = выкл.).
• Выпадающий список — значение по умолчанию должно соответствовать одному из существующих вариантов.
• Число / Сумма / Процент — введите числовое значение, согласованное с типом.
• Текст — начальная строка (используйте умеренно: может «засорять» данные, если пользователи её не меняют).
• Обязательно + по умолчанию — карточка уже валидна по этому полю; пользователь всё равно может изменить его (при праве на редактирование).
• Не заменяет — правила Видно/Редактируется: значение по умолчанию не делает поле видимым для тех, кто не должен его видеть.

Если оставить По умолчанию пустым, новые карточки начинаются без значения в этом поле (кроме системной логики сущности).

Условная видимость и редактирование (пользователи / команды)

Помимо обязательности можно ограничить, кто видит и кто изменяет поле. В модальном окне это два отдельных элемента управления:

• Видно только пользователям/командам — включите флажок, затем выберите одного или нескольких пользователей и/или команд. Только они видят поле на карточке (и в контекстах, соблюдающих это правило). Кто не в списке — не видит.
• Редактируется только пользователями/командами — та же логика, но для редактирования: другие пользователи могут видеть его (если видно), но не менять, или не видеть вовсе, если совместить оба ограничения.

Как сочетаются

• Только Видно ограничено → поле скрыто от остальных; те, кто в списке, видят и (если нет иного) редактируют.
• Только Редактируется ограничено → все (с доступом к карточке) могут видеть; редактируют только выбранные.
• Оба ограничены → типично для чувствительных данных (маржа, юридические заметки, внутренняя зарплата): немногие видят, и те же (или подмножество) редактируют.
• Нет флажка → поле открыто всем, кто может открыть карточку (с учётом конфиденциальности/stakeholder сущности).

Команда vs пользователь — можно смешивать: напр. команда «Продажи» + именной админ. Кто входит в команду или выходит из неё, получает/теряет доступ по принадлежности к команде.

Типичные случаи

• Маржа % по Сделкам — видно/редактируется только старшей командой продаж.
• HR-заметки по внутренним Контактам — только команда HR.
• Поле «Стоимость поставщика» у Товаров — редактируется Закупками, видно также Продажам только для чтения (Видно широко, Редактируется узко).

Внимание — не путайте эти правила с конфиденциальностью карточки (stakeholders) и с Настройкой главной: здесь вы ограничиваете отдельное поле.

Обязательность

Отметьте Это поле обязательно, если сохранение карточки должно требовать значение. Используйте умеренно: слишком много обязательных замедляет ввод. Часто сочетайте с разумным По умолчанию, чтобы не блокировать быстрое создание.

Изменить, восстановить, удалить

Нажмите название поля в таблице.

• Системное — нередактируемое (или почти); не удаляется.
• Частично редактируемое — метка/обязательность/и т.д.; тип часто заблокирован.
• Пользовательское — обновляете варианты, значение по умолчанию, видимость; можно Удалить.
• Восстановить — у некоторых стандартных полей, настроенных организацией, возвращает значение по умолчанию Mokapen для этого поля.

Практические советы

• Порядок работы: Поля → Карточка → Столбцы (и для Сделок/Задач/Проектов — Диаграммы).
• Выпадающий список / сущность вместо свободного текста, когда нужно сравнивать и фильтровать.
• Стабильные метки: частое переименование путает команду и сохранённые фильтры.
• Перед удалением: импорт, автоматизации, отчёты, столбцы.
• Чувствительные данные: используйте Видно/Редактируется, не полагайтесь только на «никто не смотрит».

Сценарии использования

• Отрасль + оборот по Контактам — Меню Отрасль + Сумма; По умолчанию Отрасль пусто; оба в Карточке и Столбцах.
• Тикеты с приоритетом — Меню P1–P3 обязательно, По умолчанию P3.
• Закрытая маржа по Сделкам — Процент или Сумма с Видно и Редактируется только для старшей команды продаж.
• Задача, связанная с клиентом — поле сущности Контакт (одиночный выбор).
• Товар: ссылка на карточку поставщика — Гиперссылка + код Текст; Видно всем, Редактируется только Закупками.
• Флаг «Перезвонить» — Переключатель с По умолчанию выкл.; столбец в списке Контактов.

Частые вопросы

В: Я создал поле, но не вижу его на карточке.

О: Создание не помещает его на форму. Откройте Карточку и перетащите в предпросмотр. Если ограничили Видимость, проверьте, что вы среди допущенных пользователей/команд.

В: По умолчанию действует и на уже существующие карточки?

О: Нет: обычно касается новых карточек. Уже созданные записи сохраняют прежние значения.

В: Если ограничить Видимость, поле исчезнет и из списка столбцов?

О: Правила видимости защищают доступ к данным на карточке согласно настройке поля. Для сетки всё равно используйте Список & Столбцы; не выводите в список данные, которые хотите сохранить конфиденциальными.

В: Можно ли изменить тип после сохранения?

О: Часто нет. Лучше создать новое поле нужного типа.

В: Разница между Видно и Редактируется?

О: Видно = кто его видит. Редактируется = кто может изменить значение. Вместе — для «только чтение» или «скрыто от всех, кроме…».

В: Почему не вижу Добавить поле?

О: Нет плана Premium с Пользовательскими полями или недостаточно прав.