Przewodnik po Mokapen

Pola

Pola to słownik danych każdego modułu: nazwa, typ, wymagalność, wartość domyślna oraz kto może je widzieć lub edytować. Tutaj tworzysz pola niestandardowe i dostosowujesz już istniejące. Mechanizm jest ten sam w Kontaktach, Firmach, Zadaniach, Projektach, Spotkaniach, Szansach, Ofertach, Zamówieniach, Produktach, Usługach i Ticketach.

Ten przewodnik dotyczy tylko Pól. Aby ułożyć je w formularzu, zobacz Karta; aby pokazać je w tabeli, zobacz Lista & Kolumny.

Zmiany są organizacyjne (obowiązują wszystkich członków), nie osobiste preferencje.

Do czego służą

• Standaryzować — te same etykiety i typy dla całego zespołu.
• Rozszerzać Mokapen — dane, których produkt domyślnie nie ma (Branża, Kod klienta, Marża…).
• Zarządzać — wymagalność, domyślna wartość, widoczność i edycja tylko dla określonych użytkowników/zespołów.
• Zasilać resztę — karta, lista, filtry, import, automatyzacje oraz (gdzie przewidziano) wykresy raportów.

Gdzie je znaleźć

1. Ustawienia organizacji → hub obszaru (Książka adresowa, Aktywności, Sprzedaż, Tickety, …).
2. Ustawienia encji (np. Kontakty) → karta Pola.

Konfiguracja jest per encja. Potrzebujesz co najmniej roli Członek. Utworzenie pola niestandardowego wymaga planu Premium z Polami niestandardowymi; zmiana układu/istniejących pól wymaga odpowiedniego planu Premium. Sprawdź dostępność w swoim planie.

Utwórz pole niestandardowe

1. Dodaj pole → modal Nowe pole.
2. Etykieta — widoczna nazwa.
3. Tytuł wewnętrzny — automatycznie generowany slug (import, API, system).
4. Typ — wybierz typ (lista poniżej). Często nie da się go zmienić po zapisaniu.
5. Opcje typu (menu rozwijane, wybór pojedynczy/wielokrotny, …).
6. To pole jest wymagane (opcjonalnie).
7. Domyślny (opcjonalnie) — wartość początkowa na nowych kartach.
8. Edytowalne tylko przez użytkowników/zespoły i/lub Widoczne tylko dla użytkowników/zespołów (opcjonalnie).
9. Zapisz — następnie umieść pole w Karcie i w razie potrzeby w Lista & Kolumny.

Typy pól (jeden po drugim)

Przy tworzeniu wybierz jeden z tych typów. Dla każdego: do czego służy i kiedy go użyć.

Tekst

Krótkie jednoliniowe pole tekstowe (kody, krótkie tytuły, odniesienia). Idealne, gdy odpowiedź jest swobodna, ale krótka. Jeśli wartości się powtarzają i mają być filtrowalne, preferuj Menu rozwijane.

Długi tekst

Wieloliniowy obszar tekstowy na notatki, opisy, instrukcje. Nie używaj do danych strukturalnych (statusy, kategorie): utrudnia filtry i raporty.

Menu rozwijane

Lista opcji zdefiniowanych przez Ciebie (Dodaj opcję): użytkownik wybiera jedną. Idealne do statusów wewnętrznych, branż, poziomów, źródeł. Umożliwia spójne filtry i wykresy. Zdefiniuj pozycje przed użyciem produkcyjnym i unikaj zduplikowanych synonimów.

Menu rozwijane wielokrotnego wyboru

Jak menu rozwijane, ale można wybrać wiele opcji naraz (np. tagi zainteresowań, aktywne kanały). Przydatne, gdy rekord należy jednocześnie do kilku kategorii.

Data

Wybierz datę (terminy, początek umowy, data spotkania handlowego). Preferuj ją zamiast „wolnego” tekstu, aby sortować i filtrować według okresu.

Czas

Godzina lub wartość czasowa (slot, godzina oddzwonienia). Używaj, gdy liczy się godzina, nie tylko dzień (dla dnia użyj Data).

Liczba

Ogólna wartość liczbowa (ilość, wynik, sztuki). To nie jest kwota w walucie: do pieniędzy użyj Kwota.

Kwota

Kwota pieniężna (budżet, koszt, marża w walucie). Przeznaczona na wartości ekonomiczne; w raportach i listach zachowuje się jak miara pieniądza.

Procent

Wartość procentowa (prawdopodobieństwo, rabat, postęp). Lepsza niż zwykła liczba, gdy znaczenie to „na 100”.

Przycisk przełączający

Przełącznik tak/nie (włączony/wyłączony). Idealny do flag binarnych: „Klient VIP”, „Do oddzwonienia”, „Rozliczalne”. Jaśniejszy niż pole wyboru, gdy akcja to natychmiastowe on/off.

Pole wyboru

Checkbox do potwierdzeń lub opcji logicznych („Akceptacja prywatności”, „Dokumenty otrzymane”). Znaczenie podobne do przełącznika; wybierz styl najbardziej naturalny dla kontekstu formularza.

Przycisk opcji

Wyłączny wybór spośród kilku opcji pokazanych wszystkich na liście (nie w zamkniętym menu). Przydatny przy 2–5 bardzo widocznych alternatywach (np. Tak / Nie / Nie wiem).

Użytkownik

Wybierz użytkownika organizacji (kontakt wewnętrzny, zatwierdzający, specjalista). Inny niż systemowy stakeholder/owner: to dodatkowe pole, które Ty definiujesz.

Zespół

Wybierz zespół organizacji (odpowiedzialny dział, komórka wsparcia). Przydatny do przypisań grupowych poza pojedynczym użytkownikiem.

Link hipertekstowy

Klikalny URL (strona produktu, dysk współdzielony, zewnętrzny ticket). Lepszy niż wolny tekst, gdy ma się otwierać jednym kliknięciem.

Email

Dodatkowy adres email (poczta certyfikowana, email operacyjny, alias). Użyj dedykowanego typu, aby walidacja i użycie w przepływach pozostały spójne wobec zwykłego tekstu.

Telefon

Dodatkowy numer telefonu (drugi telefon komórkowy, centrala). Ta sama logika co email: typ dedykowany, nie wolny tekst.

Adres

Strukturalny adres (druga lokalizacja, magazyn, plac budowy). Preferuj go zamiast jednej linii tekstu, jeśli potrzebujesz go w dokumentach lub mapach.

Kraje świata

Wybór z listy krajów. Możesz ustawić Wybór pojedynczy lub Wybór wielokrotny. Idealne do rynku docelowego, kraju wysyłki, obszaru geograficznego bez ręcznego wpisywania.

Odwołanie do innej encji

Połącz rekord z inną encją Mokapen (np. w Zadaniu pole „Klient” typu Kontakt). Przy tworzeniu pojawia się opcja dla każdej encji systemu (Zadanie, Projekt, Kontakt, Firma, Ticket, Rezerwacja, Produkt, Usługa, Szansa, Oferta, Zamówienie, Spotkanie, Dokument, … w zależności od tego, co jest aktywne). Również tutaj: Wybór pojedynczy lub Wybór wielokrotny.

Używaj go, gdy relacja ma być strukturalna (nie notatka „zobacz Mario”). Dzięki temu filtry, powiązania i nawigacja pozostają wiarygodne.

Wartość domyślna

W modalu pole Domyślny ustawia wartość początkową przy tworzeniu nowej karty (jeśli typ na to pozwala).

• Do czego służy — mniej powtarzalnych kliknięć (Kraj = Włochy, Status wewnętrzny = Nowy, Przełącznik VIP = wyłączony).
• Menu rozwijane — domyślna wartość powinna odpowiadać jednej z istniejących opcji.
• Liczba / Kwota / Procent — wprowadź wartość liczbową zgodną z typem.
• Tekst — początkowy ciąg (używaj oszczędnie: może „zanieczyszczać” dane, jeśli użytkownicy go nie zmienią).
• Wymagane + domyślny — karta jest już poprawna w tym polu; użytkownik może je nadal zmienić (jeśli ma prawo edycji).
• Nie zastępuje — reguł Widoczne/Edytowalne: domyślna wartość nie czyni pola widocznym dla osób, które nie powinny go widzieć.

Jeśli zostawisz Domyślny pusty, nowe karty startują bez wartości w tym polu (chyba że encja ma logikę systemową).

Warunkowa widoczność i edycja (użytkownicy / zespoły)

Oprócz wymagalności możesz ograniczyć kto widzi i kto edytuje pole. To dwa osobne elementy sterujące w modalu:

• Widoczne tylko dla użytkowników/zespołów — włącz zaznaczenie, potem wybierz jednego lub więcej użytkowników i/lub zespołów. Tylko oni widzą pole na karcie (i w kontekstach respektujących tę regułę). Kogo nie ma na liście, nie widzi go.
• Edytowalne tylko przez użytkowników/zespoły — ta sama logika, ale dla edycji: inni użytkownicy mogą je widzieć (jeśli widoczne), ale nie zmieniać, albo w ogóle nie widzieć, jeśli połączysz obie restrykcje.

Jak się łączą

• Tylko Widoczne ograniczone → pole ukryte przed innymi; osoby z listy widzą je i (o ile nic innego) edytują.
• Tylko Edytowalne ograniczone → wszyscy (z dostępem do karty) mogą je widzieć; tylko wybrani edytują.
• Oba ograniczone → typowe dla danych wrażliwych (marża, notatki prawne, wynagrodzenie wewnętrzne): nieliczni je widzą, a ci sami (lub podzbiór) edytują.
• Brak zaznaczenia → pole otwarte dla wszystkich, którzy mogą otworzyć kartę (z zachowaniem prywatności/stakeholderów encji).

Zespół vs użytkownik — możesz mieszać: np. zespół „Handlowy” + imienny admin. Kto wchodzi lub wychodzi z zespołu, zyskuje/traci dostęp według przynależności do zespołu.

Typowe przypadki

• Marża % na Szansach — widoczna/edytowalna tylko dla senior zespołu handlowego.
• Notatki HR na wewnętrznych Kontaktach — tylko zespół HR.
• Pole „Koszt dostawcy” na Produktach — edytowalne przez Zakupy, widoczne też dla Sprzedaży tylko do odczytu (Widoczne szeroko, Edytowalne wąsko).

Uwaga — nie myl tych reguł z prywatnością karty (stakeholderzy) ani z Personalizacją Startu: tutaj ograniczasz pojedyncze pole.

Wymagalność

Zaznacz To pole jest wymagane, jeśli zapis karty ma wymagać wartości. Używaj oszczędnie: zbyt wiele wymaganych spowalnia wprowadzanie. Często łącz z rozsądnym Domyślnym, aby nie blokować szybkiego tworzenia.

Edytuj, przywróć, usuń

Kliknij nazwę pola w tabeli.

• Systemowe — nieedytowalne (lub prawie); nie usuwa się.
• Częściowo edytowalne — etykieta/wymagalność/itd.; typ często zablokowany.
• Niestandardowe — aktualizujesz opcje, domyślną wartość, widoczność; możesz Usuń.
• Przywróć — przy niektórych polach standardowych dostosowanych przez org wraca do domyślnego Mokapen tego pola.

Praktyczne wskazówki

• Kolejność pracy: Pola → Karta → Kolumny (oraz przy Szansach/Zadaniach/Projektach Wykresy).
• Menu rozwijane / encja zamiast wolnego tekstu, gdy trzeba porównywać i filtrować.
• Stabilne etykiety: częste zmienianie nazw myli zespół i zapisane filtry.
• Przed usunięciem: import, automatyzacje, raporty, kolumny.
• Dane wrażliwe: używaj Widoczne/Edytowalne, nie polegaj tylko na „nikt nie patrzy”.

Przypadki użycia

• Branża + obrót na Kontaktach — Menu Branża + Kwota; Domyślny Branża pusty; oba w Karcie i Kolumnach.
• Tickety z ważnością — Menu P1–P3 wymagane, Domyślny P3.
• Zastrzeżona marża na Szansach — Procent lub Kwota z Widoczne i Edytowalne tylko dla senior zespołu handlowego.
• Zadanie powiązane z klientem — pole encji Kontakt (wybór pojedynczy).
• Produkt: link do karty dostawcy — Link hipertekstowy + kod Tekst; Widoczne dla wszystkich, Edytowalne tylko Zakupy.
• Flaga „Do oddzwonienia” — Przełącznik z Domyślnym wyłączonym; kolumna na liście Kontaktów.

Często zadawane pytania

P: Utworzyłem pole, ale nie widzę go na karcie.

O: Utworzenie nie umieszcza go w formularzu. Otwórz Kartę i przeciągnij je do podglądu. Jeśli ograniczyłeś Widoczność, sprawdź, czy jesteś wśród dozwolonych użytkowników/zespołów.

P: Czy Domyślny dotyczy też już istniejących kart?

O: Nie: zwykle dotyczy nowych kart. Już utworzone rekordy zachowują wartości, które miały.

P: Jeśli ograniczę Widoczność, czy pole znika też z listy kolumn?

O: Reguły widoczności chronią dostęp do danych na karcie według konfiguracji pola. Do siatki i tak używaj Lista & Kolumny; nie udostępniaj na liście danych, które chcesz zachować w tajemnicy.

P: Czy mogę zmienić typ po zapisaniu?

O: Często nie. Lepiej utworzyć nowe pole właściwego typu.

P: Różnica między Widoczne a Edytowalne?

O: Widoczne = kto je widzi. Edytowalne = kto może zmienić wartość. Używane razem do „tylko odczyt” lub „ukryte przed wszystkimi oprócz…”.

P: Dlaczego nie widzę Dodaj pole?

O: Brak planu Premium z Polami niestandardowymi lub niewystarczające uprawnienia.