Przewodnik po Mokapen

SMS

Integracja SMS umożliwia wysyłanie wiadomości tekstowych do kontaktów bezpośrednio z Mokapen: z karty kontaktu, ze strony głównej lub automatycznie za pomocą automatyzacji. Jest przeznaczona do szybkiej komunikacji z wysokim wskaźnikiem odczytu — potwierdzenia, przypomnienia, pilne powiadomienia — bez opuszczania CRM czy ręcznego kopiowania numerów.

Ważne: kanał SMS w Mokapen służy tylko do wysyłania. Możesz wysyłać wiadomości do swoich kontaktów, ale nie ma usługi odbioru: klient nie może „napisać" do Ciebie SMS-a, który pojawi się jako nowa przychodząca rozmowa. Możesz jednak kontynuować już rozpoczętą wymianę, wysyłając kolejne SMS-y w tym samym wątku ze skrzynki Wiadomości.

Ogólny przegląd integracji: Integracje.

Wymagania

• Plan Mokapen obejmujący integrację SMS (Premium — ikona medalu na stronie, jeśli niedostępna dla Twojego planu).
• Zarejestrowany i zweryfikowany alias nadawcy (patrz następna sekcja): to „nazwa", którą odbiorca widzi jako nadawcę SMS-a, a nie numer telefonu, na który można odpowiedzieć.
• Środki dostępne w portfelu organizacji: każdy wysłany SMS zmniejsza saldo w zależności od kraju docelowego i długości wiadomości.
• Numery telefonów odbiorców w formacie międzynarodowym (np. +48...): zalecane, aby Mokapen nie uznał numeru za nieprawidłowy i nie pominął wysyłki.

Rejestracja aliasu nadawcy

W przeciwieństwie do innych integracji, SMS nie łączy się przez logowanie OAuth: rejestrujesz alias nadawcy (zwany też „Sender ID"), czyli alfanumeryczną nazwę — maksymalnie 11 znaków — która pojawia się jako nadawca na telefonie odbiorcy (np. TWOJAFIRMA zamiast numeru).

1. Menu użytkownika → Integracje → SMS.
2. Kliknij Połącz (wymagany odpowiedni plan Premium).
3. Wybierz Zarejestruj nowy alias, jeśli to pierwszy raz, gdy Twoja firma korzysta z tej usługi.
4. Wypełnij wymagane dane: żądany alias, nazwę firmy, adres, miasto, kod pocztowy, region, kraj, NIP, kod podatkowy, firmowy adres e-mail (ogólne adresy jak Gmail czy Yahoo nie są akceptowane), telefon i ewentualnie certyfikowaną skrzynkę e-mail.
5. Zaznacz deklarację, w której potwierdzasz, że jesteś upoważniony do używania tego aliasu nadawcy.
6. Wyślij formularz.

Jeśli Twoja firma już zarejestrowała alias z tą usługą w przeszłości (nawet z innej platformy), użyj opcji Odzyskaj alias zamiast rejestrować nowy: podaj alias, NIP/kod podatkowy oraz adres e-mail aktywacyjny. Połączenie odbywa się za pomocą linku lub kodu weryfikacyjnego wysłanego na ten adres, bez powtarzania rejestracji danych prawnych.

Weryfikacja i aktywacja

Po wysłaniu formularza alias pozostaje w statusie oczekuje na weryfikację:

1. Mokapen wysyła e-mail weryfikacyjny na firmowy adres podany podczas rejestracji. Otwórz link, aby potwierdzić, że adres e-mail jest prawidłowy i pod Twoją kontrolą.
2. Następnie żądanie przechodzi do dostawcy usługi SMS w celu zatwierdzenia aliasu (weryfikacja podanych danych prawnych). Nie jest to natychmiastowe: do momentu uzyskania wyniku alias pozostaje oczekujący i nie można jeszcze wysyłać wiadomości z tym nadawcą.
3. Po zatwierdzeniu aliasu karta integracji przechodzi w status aktywny i można zacząć wysyłać SMS-y.

Na stronie Integracje → SMS znajdziesz kartę dla każdego połączonego aliasu z wprowadzonymi danymi prawnymi, aktualnym statusem i dostępnymi akcjami: odłącz (usuwa tylko powiązanie w Mokapen, alias pozostaje aktywny u dostawcy) lub usuń (żąda usunięcia aliasu również u dostawcy usługi).

Środki i cennik

Wysyłka SMS działa na zasadzie płatności za zużycie: korzysta z tego samego portfela organizacji (środki przedpłacone) wykorzystywanego przez inne funkcje płatne za zużycie w Mokapen — nie jest to odrębny „kredyt SMS".

• Koszt za SMS zależy od kraju docelowego numeru i liczby segmentów wiadomości (patrz następna sekcja o znakach): aktualny cennik znajdziesz w sekcji Cennik SMS na stronie Integracje → SMS.
• Na stronie zawsze widzisz dostępne środki organizacji, z bezpośrednim linkiem do doładowania portfela.
• Środki są odliczane w momencie wysyłki, nie wcześniej: jeśli wiadomość nie powiedzie się po stronie dostawcy, odpowiednia kwota nie jest naliczana.
• Jeśli środków nie wystarcza, wysyłka jest blokowana, a Mokapen wyświetla ostrzeżenie — „Niewystarczające środki SMS. Doładuj konto, aby wysyłać SMS-y." — z bezpośrednim linkiem do strony doładowania.

Doładowanie portfela jest widoczne dla Właściciela i członków z uprawnieniami do organizacji; sprawdź saldo przed kampaniami lub masowymi wysyłkami zaplanowanymi przez automatyzację.

Ręczne wysyłanie SMS

Obecnie przycisk wysyłania SMS jest dostępny na karcie kontaktu (modal i pełna strona) oraz z kart zaangażowania na stronie głównej. Po naciśnięciu ikony SMS:

1. Jeśli masz połączony więcej niż jeden alias, wybierz, który użyć jako nadawcę.
2. Wybierz jeden lub więcej numerów telefonu z tych obecnych na karcie (telefon 1, telefon 2, telefon 3…).
3. Opcjonalnie: wybierz szablon SMS już zapisany dla organizacji. W przeciwieństwie do automatyzacji, tutaj szablon jest automatycznie personalizowany danymi kontaktu (nazwa, powiązane pola) przed wysłaniem.
4. Napisz lub uzupełnij wiadomość. Pod polem znajdziesz licznik w czasie rzeczywistym: użyte znaki i liczbę potrzebnych SMS-ów do wysłania (patrz następna sekcja).
5. Naciśnij Wyślij. W przypadku sukcesu pojawia się potwierdzenie „SMS został wysłany pomyślnie.", a wiadomość trafia do historii kontaktu.

Jeśli nie masz jeszcze aktywnej integracji SMS, przycisk przekieruje Cię na stronę Integracje → SMS, aby najpierw dokończyć połączenie.

Znaki i segmenty

SMS ma limit znaków, który zależy od użytego alfabetu:

• Alfabet standardowy (GSM) — do 160 znaków w jednym SMS-ie (podstawowe litery łacińskie, cyfry, popularna interpunkcja).
• Alfabet Unicode — do 70 znaków w jednym SMS-ie: włącza się automatycznie, jeśli używasz emoji lub znaków specjalnych nieobjętych alfabetem GSM.

Po przekroczeniu limitu wiadomość jest dzielona na kilka połączonych segmentów (odbiorca widzi ją nadal jako jeden długi SMS, ale każdy segment jest rozliczany osobno). Pasek pod polem wiadomości pokazuje użyte znaki i liczbę segmentów, aktualizując się w trakcie pisania, z ostatecznym oszacowaniem obliczanym przez dostawcę po kilku sekundach pauzy w pisaniu. Jeśli możesz zmieścić się w pierwszym segmencie, wiadomość kosztuje mniej i jest bardziej czytelna: unikaj niepotrzebnych emoji, jeśli naprawdę nie potrzebujesz Unicode.

Szablony SMS

W Ustawienia → Szablony możesz tworzyć szablony tekstowe dedykowane kanałowi SMS, do ponownego użycia w powtarzających się wiadomościach (przypomnienia, potwierdzenia, standardowe powiadomienia). Szablon może zawierać symbole zastępcze dla danych kontaktu lub firmy: gdy przywołasz go z ręcznego edytora na karcie, Mokapen automatycznie zastąpi te symbole rzeczywistymi wartościami z karty, którą masz przed sobą.

To zachowanie dotyczy tylko ręcznej wysyłki z karty. W automatyzacjach (następna sekcja) tekst szablonu jest wstawiany bez zmian: jeśli w przepływie chcesz personalizować wiadomość dla każdego kontaktu, użyj zmiennych automatyzacji bezpośrednio w polu tekstowym, nie symboli zastępczych szablonu.

Wysyłanie SMS w automatyzacjach

W module Automatyzacje dostępna jest akcja Wyślij SMS, przydatna do natychmiastowych powiadomień o zdarzeniach (pilny ticket, wygrana szansa sprzedaży, bliski termin) bez interwencji ręcznej.

W modalu akcji wypełniasz:

• Konto SMS — wybierz spośród aliasów połączonych z Właścicielem automatyzacji. Jeśli lista jest pusta, ten użytkownik musi najpierw połączyć alias w Integracje → SMS.
• Szablon (opcjonalnie) — wstawia tekst szablonu bez zmian: jeśli potrzebujesz danych kontaktu lub zdarzenia, dodaj je jako zmienne w polu Wiadomość po przywołaniu szablonu.
• Telefon — numer stały lub, prawie zawsze, zmienna pobrana z wyzwalacza lub poprzedniego kroku (np. telefon kontaktu, który uruchomił przepływ).
• Wiadomość — tekst ze zmiennymi automatyzacji; pod polem znajdziesz ten sam licznik znaków i segmentów co w ręcznym edytorze.

Jeśli edytujesz przepływ jako Współpracownik, a nie jako Właściciel, pamiętaj, że osobą, która musi mieć połączony alias SMS i wystarczające środki, jest Właściciel automatyzacji, nie Ty. Zawsze sprawdzaj środki i alias przed aktywacją przepływu produkcyjnego oraz kontroluj historię wykonań, jeśli krok wysyłki zwróci błąd.

Historia i rozmowy

Każdy wysłany SMS — ręcznie lub z automatyzacji — pozostawia ślady w dwóch miejscach:

• Karta kontaktu — w historii/na linii czasu pojawia się wpis wysyłki z odbiorcą i podglądem tekstu (przy automatycznych wysyłkach podgląd wiadomości nie jest wyświetlany, tylko numer odbiorcy).
• Skrzynka Wiadomości — wątki SMS pojawiają się razem z WhatsApp i czatem w tej samej zunifikowanej skrzynce, z wyszukiwaniem w tekście wiadomości. Z tego miejsca można też wysłać kolejny SMS w tym samym wątku, ale to zawsze nowa wysyłka wychodząca, nie otrzymana odpowiedź.

Ograniczenia, które warto znać

• Tylko wysyłka — nie istnieje odbiór przychodzących SMS-ów: klient nie może zacząć rozmowy, wysyłając Ci SMS.
• Status „wysłano" — Mokapen rejestruje udaną wysyłkę do dostawcy; aplikacja nie aktualizuje automatycznie statusu na „dostarczono" lub „niedostarczono" po wysyłce. Jeśli numer jest nieosiągalny, dowiesz się tego z kosztów/raportów dostawcy, nie z powiadomienia w Mokapen.
• Alias, nie dedykowany numer — nadawcą jest nazwa alfanumeryczna (maks. 11 znaków): to nie numer, na który odbiorca może zadzwonić lub odpowiedzieć głosowo.
• Obecnie jeden kanał na kontakcie — przycisk wysyłania jest dostępny w Kontaktach; dla Firm lub innych kart wysyłanie SMS nie jest jeszcze dostępne w interfejsie.

Częste problemy

• Nie znajduję przycisku SMS — sprawdź, czy masz plan zawierający integrację i aktywny alias (nie tylko zarejestrowany: musi przejść weryfikację e-mail i zatwierdzenie).
• Alias wciąż „oczekujący" — sprawdź, czy kliknąłeś link w e-mailu weryfikacyjnym; jeśli tak, zatwierdzenie danych prawnych może potrwać kilka dni roboczych.
• Niewystarczające środki — doładuj portfel organizacji z linku na stronie Integracje → SMS lub w sekcji Rozliczenia.
• „Brak prawidłowego numeru telefonu" — numer nie jest w rozpoznawanym formacie: dodaj prefiks międzynarodowy (np. +48) na karcie kontaktu i spróbuj ponownie.
• SMS nie wysyła się z automatyzacji — Właściciel przepływu nie ma połączonego aliasu lub nie ma wystarczających środków: sprawdź historię wykonań, aby zobaczyć dokładny komunikat błędu.
• Szablon nie personalizuje się w automatyzacji — to zamierzone zachowanie: w przepływach tekst szablonu jest statyczny, dodaj sam zmienne w polu Wiadomość.

Odłączanie

Z karty aliasu w Integracje → SMS masz do dyspozycji dwie odrębne akcje:

• Odłącz od Mokapen — usuwa tylko powiązanie z Twoją organizacją. Alias pozostaje zarejestrowany i aktywny u dostawcy: będziesz mógł go ponownie połączyć później za pomocą Odzyskaj alias.
• Usuń alias — żąda usunięcia aliasu również u dostawcy, oprócz usunięcia powiązania w Mokapen. Użyj tej opcji tylko, jeśli nie będziesz już potrzebować tej tożsamości nadawcy.

W obu przypadkach historia już wysłanych SMS-ów pozostaje widoczna na kartach kontaktów i w skrzynce Wiadomości.

Przypadki użycia

• Potwierdzenie wizyty — przed ważną wizytą lub rozmową wysyłasz szybki SMS z karty kontaktu: częściej czytany i bardziej natychmiastowy niż e-mail w przypadku krótkoterminowego przypomnienia.
• SLA wsparcia — automatyzacja na Utworzono ticket z priorytetem Wysoki: natychmiastowy SMS do wewnętrznej osoby odpowiedzialnej plus powiązane zadanie, aby pilność nie została pogrzebana w kolejce ticketów.
• Wygrana szansa sprzedaży — automatyzacja na Zmieniono szansę sprzedaży (etap stał się „Wygrana"), która obok e-maila powitalnego wysyła SMS potwierdzający do klienta, dla kontaktu dostępnego nawet poza godzinami pracy biura lub na telefonie bez e-maila w zasięgu ręki.
• Przypomnienia o terminach — zaplanowana automatyzacja, która sprawdza zadania lub płatności upływające w najbliższych godzinach i powiadamia SMS-em osobę odpowiedzialną, gdy e-mail ryzykuje pozostanie niezauważonym.
• Standaryzowane powtarzające się wiadomości — tworzysz szablon SMS (np. przypomnienie o wizycie, instrukcje dostępu) i przywołujesz go z karty kontaktu: tekst personalizuje się samodzielnie danymi karty, bez konieczności ponownego pisania każdorazowo.

Najczęściej zadawane pytania

P: Czy mogę odbierać SMS-y od moich klientów w Mokapen?

O: Nie. Kanał jest tylko do wysyłania: możesz wysyłać SMS-y do kontaktów, ale nie ma skrzynki odbiorczej dla wiadomości przychodzących z numerów zewnętrznych.

P: Czy alias nadawcy to numer telefonu?

O: Nie, to nazwa alfanumeryczna maksymalnie 11 znaków (np. nazwa Twojej firmy), która pojawia się jako nadawca na telefonie odbiorcy. To nie numer, na który można oddzwonić.

P: Ile kosztuje wysłanie SMS-a?

O: Koszt zależy od kraju docelowego i liczby segmentów wiadomości (160 znaków na segment w standardowym alfabecie, 70 przy użyciu emoji lub znaków specjalnych). Aktualny cennik znajduje się w sekcji „Cennik SMS" na stronie Integracje → SMS. Środki są odliczane z portfela organizacji w momencie wysyłki.

P: Czemu nie mogę wysłać SMS-a na dany numer?

O: Numer prawdopodobnie nie jest w rozpoznawanym formacie. Dodaj prefiks międzynarodowy (np. +48 dla Polski) w polu telefonu kontaktu i spróbuj ponownie; jeśli problem nie ustąpi, sprawdź, czy numer jest faktycznie poprawny.

P: Ile czasu potrzeba na aktywację nowego aliasu?

O: Po weryfikacji firmowego e-maila alias przechodzi do zatwierdzenia danych prawnych przez dostawcę usługi: może to potrwać kilka dni roboczych, zanim stanie się aktywny i możliwy do użycia przy wysyłce.

P: Jak sprawdzić, czy SMS został przeczytany lub dostarczony?

O: Mokapen pokazuje, że wysyłka do dostawcy zakończyła się powodzeniem, ale obecnie nie aktualizuje automatycznie statusu na „dostarczono" lub „niedostarczono" w interfejsie. Dla wiarygodnych potwierdzeń odczytu rozważ alternatywny kanał (np. akceptację online ofert/zamówień), gdy potrzebne jest precyzyjne śledzenie.

P: Czy szablon SMS personalizuje się samodzielnie danymi kontaktu?

O: Tak, ale tylko gdy przywołasz go z ręcznego edytora na karcie kontaktu: symbole zastępcze są zastępowane rzeczywistymi danymi. W automatyzacjach szablon jest wstawiany jako tekst stały: jeśli potrzebna jest personalizacja dla każdego kontaktu, dodaj zmienne automatyzacji w polu Wiadomość.

P: Kto może wysyłać SMS-y w automatyzacjach?

O: Akcja korzysta z aliasu połączonego z Właścicielem automatyzacji. Jeśli jesteś Współpracownikiem przepływu, wysyłka zależy zawsze od aliasu i środków Właściciela, nie Twojego konta.

P: Czy mogę używać wielu aliasów w tej samej organizacji?

O: Tak, jeśli różni użytkownicy połączą różne aliasy. W ręcznym edytorze, jeśli masz dostępny więcej niż jeden, wybierz, który użyć jako nadawcę przed wysyłką.

P: Co dzieje się z danymi po odłączeniu integracji?

O: Przy opcji Odłącz od Mokapen historia SMS pozostaje widoczna, a alias pozostaje aktywny u dostawcy na potrzeby przyszłego ponownego połączenia. Przy opcji Usuń alias żądasz usunięcia również po stronie dostawcy: użyj tej opcji tylko, jeśli nie będziesz już potrzebować tego nadawcy.