Mokapen-guiden

SMS

Integrationen SMS lader dig sende tekstbeskeder til dine kontakter direkte fra Mokapen: fra kontaktkortet, fra Home-siden eller automatisk via automations. Den er bygget til hurtig kommunikation med høj læserate — bekræftelser, påmindelser, hastende alarmer — uden at forlade CRM eller kopiere numre manuelt.

Vigtigt: SMS-kanalen i Mokapen er kun udgående. Du kan sende beskeder til dine kontakter, men der er ingen indgående tjeneste: en kunde kan ikke «sms'e dig» og få det vist som en ny indgående samtale. Du kan stadig fortsætte en udveksling, du allerede er startet, ved at sende flere SMS i samme tråd fra indbakken Messages.

Generelt overblik over integrationer: Integrationer.

Krav

• En Mokapen-plan, der inkluderer SMS-integrationen (Premium — medaljeikon på siden, hvis den ikke er tilgængelig på din plan).
• Et registreret og verificeret sender alias (se næste afsnit): det er «navnet», modtageren ser som SMS-afsender, ikke et telefonnummer at svare til.
• Kredit tilgængelig i organisationens wallet: hver sendt SMS trækker kredit baseret på destinationsland og beskedlængde.
• Modtageres telefonnumre i internationalt format (fx +45...): anbefales, så Mokapen ikke fejler med at genkende nummeret som gyldigt og springer afsendelse over.

Registrering af sender alias

I modsætning til andre integrationer forbindes SMS ikke via OAuth-login: du registrerer et sender alias (også kaldt «Sender ID»), dvs. det alfanumeriske navn — op til 11 tegn — der vises som afsender på modtagerens telefon (fx DITFIRMA i stedet for et nummer).

1. Brugermenu → Integrationer → SMS.
2. Klik Connect (kræver passende Premium-plan).
3. Vælg Register a new alias, hvis det er første gang jeres virksomhed bruger tjenesten.
4. Udfyld påkrævede data: det alias, du ønsker, firmanavn, adresse, by, postnummer, provins, land, momsnummer, skattekode, firmamail (generiske adresser som Gmail eller Yahoo accepteres ikke), telefon og certificeret e-mail (PEC), hvor det gælder.
5. Kryds erklæringen af, der bekræfter, at du er autoriseret til at bruge det sender alias.
6. Send formularen.

Hvis jeres virksomhed allerede har registreret et alias hos denne tjeneste (også fra en anden platform), brug Recover alias i stedet for at registrere et nyt: angiv alias, moms/skattekode og aktiveringsmail. Forbindelsen fuldføres via link eller verifikationskode sendt til den adresse, uden at gentage den juridiske registrering.

Verifikation og aktivering

Efter indsendelse af formularen forbliver alias i status pending verification:

1. Mokapen sender en verifikationsmail til firmamail angivet ved registrering. Åbn linket for at bekræfte, at mailen er gyldig og under jeres kontrol.
2. Anmodningen sendes derefter til SMS-udbyderen til godkendelse af alias (kontrol af de juridiske oplysninger). Det sker ikke øjeblikkeligt: indtil resultatet forbliver alias pending, og du kan endnu ikke sende beskeder med den afsender.
3. Når alias er approved, skifter integrationskortet til status active, og du kan begynde at sende SMS.

På siden Integrationer → SMS finder du et kort for hvert linket alias med de indtastede juridiske data, nuværende status og tilgængelige handlinger: disconnect (fjerner kun linket i Mokapen; alias forbliver aktivt hos udbyderen) eller delete (anmoder om sletning af alias hos udbyderen også).

Kredit og priser

SMS-afsendelse er pay-as-you-go: den bruger samme organisations-wallet (forudbetalt kredit) som andre pay-per-use-funktioner i Mokapen — det er ikke separat «SMS-kredit».

• Omkostning pr. SMS afhænger af destinationsland for nummeret og antal segmenter i beskeden (se næste afsnit om tegn): tjek opdaterede priser ved at åbne sektionen SMS Pricing på siden Integrationer → SMS.
• Siden viser altid organisationens tilgængelige kredit med direkte link til opfyldning af wallet.
• Kredit trækkes ved afsendelse, ikke før: hvis en besked fejler hos udbyderen, opkræves beløbet ikke.
• Hvis kredit ikke er nok, blokeres afsendelse, og Mokapen viser en advarsel — «Insufficient SMS credits. Please top up your credits to send SMS.» — med direkte link til opfyldningssiden.

Wallet-opfyldning er synlig for Owner og for medlemmer med tilladelse i organisationen; tjek saldo før kampagner eller masseafsendelser planlagt via automation.

Send SMS manuelt

I dag er SMS-send-knappen tilgængelig på kontaktkortet (modal og fuld side) og fra engagement-kort på Home-siden. Når du trykker på SMS-ikonet:

1. Hvis du har mere end ét alias linket, vælg hvilket der skal bruges som afsender.
2. Vælg ét eller flere telefonnumre blandt dem på kortet (phone 1, phone 2, phone 3…).
3. Valgfrit: vælg en SMS template allerede gemt for organisationen. I modsætning til automations personliggøres skabelonen her automatisk med kontaktens data (navn, linkede felter) før afsendelse.
4. Skriv eller fuldfør beskeden. Under feltet finder du en tæller i realtid: brugte tegn og antal SMS nødvendige for at sende den (se næste afsnit).
5. Tryk Send. Ved succes vises bekræftelsen «SMS has been sent successfully.», og beskeden kommer i kontaktens historik.

Hvis du endnu ikke har en aktiv SMS-integration, omdirigerer knappen dig til siden Integrationer → SMS for at fuldføre linket først.

Tegn og segmenter

En SMS har en tegngrænse, der afhænger af det anvendte alfabet:

• Standardalfabet (GSM) — op til 160 tegn pr. enkelt SMS (basale latinske bogstaver, tal, almindelig tegnsætning).
• Unicode-alfabet — op til 70 tegn pr. enkelt SMS: aktiveres automatisk, hvis du bruger emoji eller specialtegn, GSM ikke dækker.

Over grænsen deles beskeden i flere sammenhængende segmenter (modtageren ser stadig én lang SMS, men hvert segment faktureres separat). Linjen under beskedfeltet viser brugte tegn og segmentantal, mens du skriver, med endelig estimat beregnet af udbyderen efter få sekunder uden indtastning. Hvis du kan holde dig inden for første segment, koster beskeden mindre og er mere læsbar: undgå unødvendig emoji, hvis du ikke har brug for Unicode.

SMS-skabeloner

I Settings → Templates kan du oprette tekstskabeloner dedikeret til SMS-kanalen, til genbrug ved tilbagevendende beskeder (påmindelser, bekræftelser, standardalarmer). En skabelon kan indeholde placeholders til kontakt- eller virksomhedsdata: når du kalder den fra manuel composer på et kort, erstatter Mokapen automatisk placeholders med reelle værdier fra kortet foran dig.

Denne adfærd gælder kun manuel afsendelse fra et kort. I automations (næste afsnit) indsættes skabelonteksten som den er: hvis du vil personliggøre beskeden pr. kontakt i et flow, brug automation variables direkte i tekstfeltet, ikke skabelonens placeholders.

Send SMS fra automations

Modulet Automations inkluderer handlingen Send SMS, nyttig til øjeblikkelige alarmer ved hændelser (hastende ticket, vundet deal, kommende deadline) uden manuel indgriben.

I handlingens modal udfylder du:

• SMS account — vælg blandt alias linket til automation Owner. Hvis listen er tom, skal den bruger først linke et alias fra Integrationer → SMS.
• Template (valgfrit) — indsætter skabelonteksten uændret: hvis du har brug for kontakt- eller hændelsesdata, tilføj det som variabler i feltet Message efter at have kaldt skabelonen.
• Phone — fast nummer eller, næsten altid, en variable fra trigger eller tidligere trin (fx telefon på kontakten, der udløste flowet).
• Message — tekst med automation variables; under feltet finder du samme tegn- og segmenttæller som i manuel composer.

Hvis du redigerer flowet som Collaborator frem for Owner, husk at den, der skal have SMS-alias linket og tilstrækkelig kredit, er automation Owner, ikke dig. Tjek altid kredit og alias, før et flow aktiveres i produktion, og tjek execution history, hvis et sendetrin fejler.

Historik og samtaler

Hver sendt SMS — manuelt eller fra automation — efterlader spor to steder:

• Kontaktkort — historik/tidslinje viser sendepost med modtager og beskedforhåndsvisning (ved automatiserede sends vises ikke beskedforhåndsvisning, kun modtagerens nummer).
• Messages inbox — SMS-tråde vises sammen med WhatsApp og chat i samme samlede indbakke med søgning i beskedtekst. Derfra kan du også sende endnu en SMS i samme tråd, men det er stadig en ny udgående send, ikke et modtaget svar.

Grænser at kende

• Kun udgående — der er ingen indgående SMS-modtagelse: en kunde kan ikke starte en samtale ved at sms'e dig.
• «Sent»-status — Mokapen registrerer vellykket send til udbyderen; appen opdaterer ikke automatisk status til «delivered» eller «not delivered» bagefter. Hvis et nummer er utilgængeligt, opdages det på udbyderens omkostnings-/rapportside, ikke via notifikation i Mokapen.
• Alias, ikke dedikeret nummer — afsenderen er et alfanumerisk navn (max 11 tegn): det er ikke et nummer modtageren kan ringe tilbage til eller svare på med tale.
• Én kanal på kontakt i dag — send-knappen er tilgængelig på Contacts; for Companies eller andre kort er SMS-afsendelse endnu ikke eksponeret i grænsefladen.

Almindelige problemer

• Jeg finder ikke SMS-knappen — tjek at du har en plan med integrationen og et active alias (ikke kun registreret: det skal have bestået mailverifikation og godkendelse).
• Alias stadig «pending» — tjek at du klikkede linket i verifikationsmailen; hvis du allerede gjorde, kan godkendelse af juridiske data tage nogle hverdage.
• Insufficient credits — fyld organisationens wallet op via linket på siden Integrationer → SMS eller fra Billing-sektionen.
• «No valid phone number» — nummeret er ikke i genkendt format: tilføj internationalt prefix (fx +45) på kontaktkortet, og prøv igen.
• SMS sendes ikke fra automation — flow Owner har ikke alias linket eller har ikke nok kredit: tjek execution history for den præcise fejlmeddelelse.
• Skabelon personliggøres ikke i automation — det er forventet: i flows er skabelonteksten statisk; du skal selv tilføje variabler i feltet Message.

Afbryd forbindelse

Fra alias-kortet i Integrationer → SMS har du to forskellige handlinger:

• Disconnect from Mokapen — fjerner kun linket med din organisation. Alias forbliver registreret og aktivt hos udbyderen: du kan genforbinde senere med Recover alias.
• Delete alias — anmoder om sletning af alias hos udbyderen også, ud over at fjerne linket i Mokapen. Brug kun, hvis I ikke længere har brug for den afsenderidentitet.

I begge tilfælde forbliver historik over allerede sendte SMS synlig på kontaktkort og i Messages inbox.

Use cases

• Aftalebekræftelse — før et vigtigt besøg eller opkald, send en hurtig SMS fra kontaktkortet: større sandsynlighed for at blive læst og mere umiddelbar end mail til kortfristet påmindelse.
• Support SLA — automation på Ticket created med High prioritet: øjeblikkelig SMS til intern owner plus linked opgave, så hast ikke begraves i ticket-køen.
• Deal won — automation på Deal modified (stage blev «Won»), der parrer velkomstmail med bekræftelses-SMS til kunden, for kontakt også uden for kontortid eller på telefon uden mail ved hånden.
• Deadline-påmindelser — planlagt automation, der tjekker opgaver eller betalinger med forfald inden for få timer, og alarmerer owner via SMS, når mail risikerer at blive overset.
• Standardiserede tilbagevendende beskeder — opret SMS-skabelon (fx aftalepåmindelse, adgangsvejledning), og kald den fra kontaktkortet: teksten personliggøres med kortets data uden at omskrive hver gang.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Kan jeg modtage SMS fra mine kunder i Mokapen?

A: Nej. Kanalen er kun udgående: du kan sende SMS til kontakter, men der er ingen indbakke for indgående beskeder fra eksterne numre.

Q: Er sender alias et telefonnummer?

A: Nej, det er et alfanumerisk navn på op til 11 tegn (fx jeres firmanavn), der vises som afsender på modtagerens telefon. Det er ikke et nummer, man kan ringe til.

Q: Hvad koster det at sende en SMS?

A: Omkostning afhænger af destinationsland og antal segmenter i beskeden (160 tegn pr. segment på standardalfabet, 70 ved emoji eller specialtegn). Opdaterede priser findes i sektionen «SMS Pricing» på siden Integrationer → SMS. Kredit trækkes fra organisationens wallet ved afsendelse.

Q: Hvorfor kan jeg ikke sende SMS til et nummer?

A: Nummeret er sandsynligvis ikke i genkendt format. Tilføj internationalt prefix (fx +45 for Danmark) i kontaktens telefonfelt, og prøv igen; hvis problemet fortsætter, dobbelttjek at nummeret er korrekt.

Q: Hvor lang tid tager det at aktivere et nyt alias?

A: Efter verifikation af firmamail går alias til juridisk godkendelse hos tjenesteudbyderen: det kan tage nogle hverdage, før det bliver active og kan bruges til afsendelse.

Q: Hvordan ved jeg, om en SMS er læst eller leveret?

A: Mokapen viser, at send lykkedes mod udbyderen, men opdaterer i dag ikke automatisk status til «delivered» eller «not delivered» i grænsefladen. For pålidelige læsebekræftelser, overvej alternativ kanal (fx online accept af tilbud/ordrer), når præcis sporing kræves.

Q: Personliggør SMS-skabelonen sig med kontaktdata?

A: Ja, men kun når du kalder den fra manuel composer på kontaktkort: placeholders erstattes med reelle data. I automations indsættes skabelonen som fast tekst: ved personliggøring pr. kontakt tilføj automation variables i feltet Message.

Q: Hvem kan sende SMS fra automations?

A: Handlingen bruger alias linket til automation Owner. Hvis du er Collaborator på flowet, afhænger afsendelse stadig af Owners alias og kredit, ikke din konto.

Q: Kan jeg bruge mere end ét alias i samme organisation?

A: Ja, hvis forskellige brugere linker forskellige alias. I manuel composer vælger du, hvilket der skal bruges som afsender, hvis du har mere end ét tilgængeligt.

Q: Hvad sker der med data, hvis jeg afbryder integrationen?

A: Med Disconnect from Mokapen forbliver SMS-historik synlig, og alias forbliver aktivt hos udbyderen til fremtidig genforbindelse. Med Delete alias anmoder du også om sletning hos udbyderen: brug kun, hvis I ikke længere har brug for den afsender.