Mokapen-guiden

Guide til tilpassede applikationer

En tilpasset applikation er et arbejdsområde, som du bygger, når Mokapen ikke allerede har objektet i din proces: et flådekøretøj, en ejendom, en kontrakt, en sag, et feltjob, et kursus, et lokale. Det er ikke et parallelt CRM: det er en ekstra app i samme organisation, med menu, poster og links til kontakter, opgaver og muligheder.

Konkret eksempel: du har en flåde. Du opretter appen Køretøjer. Hvert køretøj er en post (nummerplade, kilometertal, forsikringsudløb, kunden der lejer det). I listen søger du dem, på kanban flytter du dem fra Tilgængelig til I brug til Vedligeholdelse, i kalenderen ser du, hvornår policen udløber. Fra posten åbner du en opgave «service» eller knytter kontakten i kontaktlisten.

Du opretter dem fra Organisation → Ansøgninger, knappen Opret tilpasset applikation. Den vises i hovedmenuen med det navn og ikon, du vælger. For at slå Mokapens indbyggede apps til eller fra (Opgaver, Kontaktpersoner, Salg…) se guiden Ansøgninger.

Rolle i CRM

Den erstatter ikke Opgaver, Muligheder eller Billetter: den arbejder sammen med dem. Posten er den del af virkeligheden, som de apps ikke dækker; resten af CRM'et forbliver stedet, hvor du sælger, arbejder og yder support.

• Kontaktpersoner: du knytter kunden, der lejer køretøjet, lejeren af ejendommen, modparten på kontrakten.
• Aktiviteter og salg: fra posten opretter du opgaver, udnævnelser eller muligheder — jobbet eller køretøjet bliver arbejdets kontekst.
• Andre tilpassede applikationer: et job knyttes til køretøjet, en kontrakt til ejendommen, et kursus til lokalet, hvor det afholdes.
• Team: ejer, samarbejdspartnere og privatliv, som på Opgaver og Muligheder.

Praktisk regel: hvis Mokapen allerede har objektet (en billet, en mulighed, et produkt i kataloget), så brug den app. Hvis du har brug for et domæneobjekt, der ikke findes — nummerplade og kilometertal, m² og leje, en sag med forfaldsdato — så opret applikationen.

Anvendelsestilfælde

• Udlejning / værksted: skabelonen Køretøjer. Liste med nummerplade og forsikringsudløb; kanban Tilgængelig → I brug → Vedligeholdelse; kalender på policer. Hvert køretøj er knyttet til kunden. En anden app Job til arbejde på køretøjet.
• Ejendom / B&B: skabelonen Ejendomme. Enheder med m², leje og «tilgængelig fra»; pipeline Optaget / Reserveret; gæst i kontaktpersoner. Kontrakter til lejemålet, Rum til fælleslokaler.
• Praksis / bureau: skabelonen Sager. Kode, prioritet, forfaldsdato, samarbejdspartnere på sagen. Billetten forbliver den indkommende anmodning; sagen er merithandlingen, knyttet til billetten.
• Feltservice: Job (sted, tidsvindue, prioritet) + Udstyr (garanti, stand), begge knyttet til kontakten i felten.
• Uddannelse: Kurser med pladser, datoer og gebyr; deltagere i kontaktpersoner; Rum til klasseværelset. Kanban Planlagt → Åben → I gang → Fuldført.
• Dyrlæge / pension: Dyr med navn, art, chip, næste vaccine i kalenderen; ejer i kontaktpersoner.
• Din egen proces, fra bunden: f.eks. softwarelicenser (kode, leverandør, udløb, beløb). Ingen skabelon dækker det: start tom og tilføj kun de felter, du bruger.

Hvor du finder den, og hvem der har adgang

Menuen Organisation (bygningsikon) → Ansøgninger.

Kun Ejere opretter appen, slår kontakter til eller fra, åbner Indstillinger og sletter applikationen.

Plan påkrævet — for at oprette og bruge tilpassede applikationer skal du mindst have planen Small. Med planen Free er opret-knappen ikke tilgængelig.

Når appen er til, ser Medlemmer den i menuen, åbner liste/kanban/kalender og arbejder med posterne. Som på en opgave: du kan begrænse en post (privatliv) og filtrere listen efter ejer eller team.

Efter oprettelsen åbner Mokapen straks den apps Indstillinger. Du kommer tilbage dertil fra navnet på kortet Tilpassede applikationer, eller fra sidemenuen Organisation (punktet med ikon og titel).

Planen er pr. organisation: to organisationer på samme konto kan have forskellige applikationer.

Opret en applikation

1. Organisation → Ansøgninger → Opret tilpasset applikation.
2. Vælg Opret fra skabelon (færdigt kit) eller Opret fra bunden.
3. Udfyld:
   • Navn i flertal — etiket i menuen, f.eks. Køretøjer.
   • Navn i ental — vises i «Nyt køretøj» og i bekræftelser.
   • Kort beskrivelse — tekst ved siden af navnet på siden Ansøgninger.
   • Ikon.
4. Bekræft: Mokapen opretter appen og tager dig til Indstillinger.

Med en skabelon kommer navn, ental og ikon udfyldt på forhånd: du kan ændre dem, før du gemmer, og senere fra kortet Information.

URL-sluggen (f.eks. koeretoejer) genereres fra flertalsnavnet ved oprettelsen. Hvis du senere omdøber appen, ændres sluggen ikke: husk det, hvis du allerede har delt links.

Skabeloner

Skabeloner er et udgangspunkt: felter, visninger og pipeline allerede sat op. Bagefter kan du tilføje, fjerne og omdøbe alt. Galleriet har to grupper, en kortforhåndsvisning og de inkluderede visninger.

Aktiver og lager

Køretøjer — flåde, udlejning, værksted.

• Felter: nummerplade (obligatorisk), mærke, model, år, VIN, kilometertal, brændstoftype (benzin, diesel, el, hybrid, LPG), forsikringsudløb.
• Links: kontakt og virksomhed.
• Kalender: forsikringsudløb.
• Pipeline: Tilgængelig → I brug → Vedligeholdelse → Udtaget.

Ejendomme — lejligheder, værelser, enheder.

• Felter: adresse (obligatorisk), by, postnummer, etage, areal (m²), rum, tilgængelig fra, leje.
• Links: kontakt og virksomhed.
• Kalender: «Tilgængelig fra».
• Pipeline: Tilgængelig → Reserveret → Optaget → Utilgængelig.

Udstyr — værktøj og enheder.

• Felter: kode, mærke, model, serienummer, placering, købsdato, garantiudløb, stand (ny, god, middel, dårlig).
• Links: kontakt.
• Kalender: garantiudløb.
• Pipeline: Tilgængelig → Tildelt → Vedligeholdelse → Udtaget.

Dyr — kæledyr og pension.

• Felter: art (obligatorisk: hund, kat, fugl, kanin, andet), race, køn, fødselsdato, mikrochip, næste vaccine, pels.
• Links: ejerens kontakt.
• Titel i forhåndsvisning: Navn.
• Kalender: vaccine.
• Pipeline: Aktiv → Pension → Behandling → Arkiveret.

Drift

Kontrakter — lejemål, ydelser, abonnementer.

• Felter: kode, type (leje, ydelse, abonnement, andet), start-/slutdatoer, beløb, fornyelsesdato.
• Links: kontakt og virksomhed.
• Kalender: kontraktperioden.
• Pipeline: Kladde → Aktiv → Udløber → Lukket.

Sager — mapper og dossierer.

• Felter: kode, type (administrativ, juridisk, rådgivning, andet), åbnet den, forfaldsdato, prioritet.
• Links: kontakt, virksomhed og samarbejdspartnere.
• Kalender: fra åbning til forfaldsdato.
• Pipeline: Modtaget → I gang → Venter → Lukket.

Job — feltservice.

• Felter: kode, stedets adresse, by, planlagt start/slut, prioritet.
• Links: kontakt, virksomhed og samarbejdspartnere.
• Kalender: arbejdsvindue.
• Pipeline: Planlagt → I gang → Venter på dele → Fuldført.

Kurser — uddannelseshold.

• Felter: kode, sted, by, pladser, datoer, gebyr.
• Links: kontakt og samarbejdspartnere.
• Kalender: kursets datoer.
• Pipeline: Planlagt → Åben → I gang → Fuldført.

Rum — lokaler og skriveborde.

• Felter: kode, adresse (obligatorisk), by, postnummer, telefon, bygning, etage, kapacitet, faciliteter.
• Kalender: kittet har ingen datoer. Hvis du har brug for en, så tilføj et datofelt og map det i Indstillinger → Kalender.
• Pipeline: Tilgængelig → Reserveret → Optaget → Utilgængelig.

Opret fra bunden

Den starter kun med visningen Liste og basisfelterne: titel, typologi, subtypologi, beskrivelse, ejer, samarbejdspartnere. Kanban og kalender forbliver slået fra, indtil du tænder dem.

Typisk vej:

1. Opret appen.
2. Tilføj processens Felter.
3. Arranger Kortet.
4. Vælg listens kolonner.
5. Slå Kanban til, og opret pipeline og statusser.
6. Hvis du har datoer, så map Kalender.

Uden pipeline har kanban-tavlen ingen kolonner. Uden et datofelt forbliver kalenderen tom.

Applikationens indstillinger

Fra siden Indstillinger konfigurerer du appen, som du gør med Opgaver eller Muligheder:

• Information: navn, ental, beskrivelse, ikon.
• Felter: feltlager. Se guiden Felter. På visse felter, hvis planen ikke rækker, viser Mokapen medaljeikonet.
• Kort: hvilke felter der vises på fanen Data, og i hvilken rækkefølge. Se kortlayout.
• Liste og kolonner: listens kolonner. Se liste og kolonner.
• Kanban card (planen Medium): hvilke felter du ser på tavlens kort. Vises, hvis Kanban er til.
• Kanban: pipeline og statusser.
• Kalender: hvilket datofelt der er start (og om nødvendigt slut).
• Tabs: hvilke faner der skal vises på posten, og i hvilken rækkefølge.

Nederst er det røde område Slet: det sletter hele applikationen. Se Slet applikationen.

Visninger: Liste, Kanban, Kalender

I blokken Sider vælger du, hvad der vises i appens bar. Hovedmenuen åbner den første visning, der er til, i den rækkefølge du indstiller (træk i håndtaget).

• Liste — altid til. Hvis du slår de andre fra, er det den, du bruger.
• Kanban — tavle efter status. Klik på chippen for at slå til eller fra.
• Kalender — poster på de datoer, du har mappet.

Når du slår Kanban eller Kalender til, vises konfigurationskortene. At slå en visning fra skjuler den fra menuen; dataene bliver. Skabeloner starter typisk med alle tre; fra bunden starter kun Liste.

Kanban og pipeline

Samme logik som Muligheder og Billetter: en eller flere pipelines, hver med statusser som kolonner. Fra Kanban-kortet omdøber, omarrangerer, tilføjer eller fjerner du statusser og pipelines. Skabeloner opretter allerede en pipeline med kittens statusser.

På tavlen flytter du poster fra én kolonne til en anden for at ændre status. Hvilke felter du ser på kortet, indstilles i Kanban card (planen Medium).

Hvis tavlen er tom: slå Kanban til under Sider, og opret mindst én pipeline med to eller tre statusser.

Kalender

I Indstillinger → Kalender angiver du feltet startdato og, hvis begivenheden har en varighed, slutdato. Hvis du endnu ikke har et datofelt, så opret det først under Felter. Skabeloner med én dato (forsikring, vaccine, garanti) bruger det samme felt som start og slut.

Det er denne apps kalender (flådens udløb, fornyelser, job), ikke den globale kalender for opgaver og udnævnelser.

Postens faner

Som standard har posten:

• Data: felterne, du har sat i layoutet.
• Tjekliste: gentagelige trin på posten.
• Forbindelser: kontaktpersoner, indbyggede apps og andre tilpassede applikationer.
• Tidslinje (rullemenu): postens historik.

Fra Indstillinger → Tabs omarrangerer eller skjuler du faner. Til operativt arbejde brug tjeklisten eller link en opgave.

Brug af poster

Fra hovedmenuen åbner du appen (f.eks. Køretøjer). Øverst har du Liste, Kanban og Kalender (dem du har slået til), filteret efter ejer eller team, Filtre (Premium) og knappen + efterfulgt af entalsnavnet (f.eks. + Køretøj).

Opret en post

1. Klik på + Køretøj (eller din apps ental).
2. Indtast en tydelig titel — f.eks. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Udfyld felterne (nummerplade, mærke, udløb…) og link kunden i kontaktpersoner.
4. Gem: posten vises i listen og, hvis du har kanban, i den første kolonne. Hvis du har mappet en dato, vises den også i kalenderen.

Post

Klik på titlen for at åbne sideposten; med planen Small kan du udvide til fuld side (samme layout, mere plads).

Handlingslinje:

• Privatliv, etiketter, farve, kopiér link.
• Fuld side (planen Small).
• + Opret og tilslut: opgave, udnævnelse, mulighed… knyttet til denne post.

Indstillingsmenu (tre prikker):

• Duplikere: duplikerer posten.
• Arkiv / Gendan (planen Medium): tager den ud af det aktive flow uden at slette den — et udtaget køretøj, en lukket kontrakt.
• Rediger kort / tabs (admin): layout for felter og faner.
• Slet: organisationens papirkurv; fra banneret gendanner du eller sletter permanent.

På fanen Data redigerer du felter inline (blyantsikon), som på Muligheder og Billetter.

Forbindelser

Poster sidder i grafen for forbindelser, som resten af Mokapen.

På appens post knytter du kontaktpersoner og virksomheder (i skabeloner ligger de allerede på fanen Data). På poster for Opgaver, Muligheder og Kontakt vises et afsnit for hver aktiv tilpasset applikation: fra kontakten åbner du det lejede køretøj, fra kontrakten ejendommen. Mellem dine apps: job → køretøj, sag → kontrakt.

Kontakt og virksomhed i skabeloner er forbindelser, ikke ekstra felter. Du administrerer dem fra kortlayoutet og fanen Forbindelser.

Slå til og fra

I Organisation → Ansøgninger har hver af dine apps den samme kontakt som de andre. Hovedkontakten Aktiver alle applikationer inkluderer dem.

• Til (standard): menupunkt, brugbare poster, synlige forbindelser.
• Fra: forsvinder fra alles menu. Data og indstillinger bliver. Slå den til igen, så kommer alt tilbage.

Bekræft med Spare nederst på siden, ellers bliver kontakterne ikke gemt.

Slet applikationen

At slette er ikke at slå fra. Fra Indstillinger → Slet skal du skrive SLET. Handlingen er irreversibel: alle poster, felter, visninger, pipelines, filer og links for den app forsvinder.

Kontaktpersoner, virksomheder og opgaver bliver: kun referencen til det køretøj eller den kontrakt forsvinder. Hvis du er i tvivl, så slå kontakten fra og vent.

Almindelige problemer

Jeg kan ikke se knappen Opret — du skal være Ejer, på planen Small (eller derover), på siden Organisation → Ansøgninger.

Appen vises ikke i menuen — kontakten er fra (og Spare ikke trykket), eller appen er slettet. Medlemmer opretter den ikke: de bruger den, hvis Ejeren har slået den til.

Tom kanban — visningen er fra, eller ingen pipeline. Slå Kanban til, og opret statusser (skabeloner gør det for dig).

Tom kalender — mangler et datofelt eller mappningen i Indstillinger → Kalender. På Rum har kittet ingen datoer: tilføj dem selv.

Jeg kan ikke finde kontakter på posten — forbindelsen er ikke placeret i kortlayoutet, eller fanen Forbindelser er skjult. I skabeloner ligger kontakt og virksomhed allerede på fanen Data.

Jeg slog appen fra og troede, jeg havde slettet den — dataene er der. Åbn Ansøgninger igen, slå til, Spare. For at slette den skal du bruge Slet + bekræftelse SLET.

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Hvor mange tilpassede applikationer kan jeg oprette?

Sv: Der er intet loft på siden. Opret én pr. domæneobjekt (Køretøjer, Kontrakter…), ikke én pr. nuance. For mange punkter belaster menuen: slå dem fra, du ikke bruger.

Sp: Kan jeg bruge en skabelon og derefter ændre den?

Sv: Ja. Felter, statusser, visninger, navne og ikon kan alle redigeres. Skabelonen undgår bare, at du starter fra et tomt kort.

Sp: Skal jeg oprette Køretøjer, hvis jeg allerede har Produkter i kataloget?

Sv: Produkter er katalog, tilbud og ordrer. Et flådekøretøj (nummerplade, kilometertal, forsikring, «på værksted») er et andet objekt: det er det, applikationen Køretøjer er til.

Sp: Rækker Billetter ikke til sager?

Sv: Billetten er anmodningen og samtalen. Sagen er mappen (kode, forfaldsdatoer, dossierprioritet). De lever ofte sammen: billetten knyttes til sagen.

Sp: Hvem kan se posterne?

Sv: Organisationens medlemmer, hvis appen er til. Som på en opgave: du kan begrænse den enkelte post (privatliv) og filtrere listen efter ejer eller team. At slå appen fra skjuler dem for alle, uden at slette dataene.

Sp: Finder søgningen øverst mine poster?

Sv: Ja, efter postens titel (nummerplade, ejendomsnavn, sagskode), som du gør med opgaver og kontaktpersoner. Ved siden af resultatet ser du appens navn (f.eks. Køretøjer).

Sp: Kan jeg importere en Excel med køretøjer?

Sv: Organisationens import lister ikke disse typer. Indtast posterne i appen, eller brug API'et, hvis mængderne er store.

Sp: Kan jeg automatisere «når forsikringen udløber…»?

Sv: Der er ingen dedikeret udløser. Brug appens kalender og listen filtreret på datoer. Hvis næste skridt er en opgave eller en mulighed, starter automatiseringer derfra.

Sp: Sletter sletning af applikationen også de tilknyttede kontakter?

Sv: Nej. Appens poster og linksene forsvinder. Kontaktpersoner, virksomheder og opgaver bliver.