Vodič Mokapen

Vodič za prilagođene aplikacije

Prilagođena aplikacija je radni prostor koji sami gradite kada Mokapen još nema objekt vašeg procesa: vozilo flote, nekretninu, ugovor, predmet, terenski posao, tečaj, prostoriju. Nije paralelni CRM: to je dodatna aplikacija u istoj organizaciji, s izbornikom, karticama i vezama s adresarom, zadacima i prilikama.

Konkretan primjer: imate flotu. Stvorite aplikaciju Vozila. Svako vozilo je kartica (registracijska oznaka, kilometraža, istek osiguranja, klijent koji ga unajmljuje). Na popisu ih tražite, na kanbanu ih premještate iz Dostupno u U uporabi u Održavanje, u kalendaru vidite kada ističe polica. S kartice otvorite zadatak «servis» ili povežete kontakt u adresaru.

Stvarate ih iz Organizacija → Aplikacije, gumb Stvori prilagođenu aplikaciju. Pojavljuje se u glavnom izborniku s imenom i ikonom koje odaberete. Za uključivanje ili isključivanje ugrađenih aplikacija Mokapena (Zadaci, Adresar, Prodaja…) vidi vodič Aplikacije.

Uloga u CRM-u

Ne zamjenjuje Zadatke, Prilike ni Ulaznice: radi s njima. Kartica je dio stvarnosti koji te aplikacije ne pokrivaju; ostatak CRM-a ostaje mjesto gdje prodajete, radite i pružate podršku.

• Adresar: povežete klijenta koji unajmljuje vozilo, najmoprimca nekretnine, drugu stranu ugovora.
• Aktivnosti i prodaja: s kartice stvarate zadatke, termine ili prilike — posao ili vozilo postaje kontekst rada.
• Druge prilagođene aplikacije: intervencija se povezuje s vozilom, ugovor s nekretninom, tečaj s prostorijom u kojoj se održava.
• Tim: vlasnik, suradnici i privatnost, kao kod Zadataka i Prilika.

Praktično pravilo: ako Mokapen objekt već ima (ulaznicu, priliku, proizvod u katalogu), koristite tu aplikaciju. Ako trebate domenski objekt koji ne postoji — registracijska oznaka i kilometraža, m² i najamnina, spis s rokom — stvorite aplikaciju.

Slučajevi uporabe

• Najam / radionica: predložak Vozila. Popis s registracijskom oznakom i istekom osiguranja; kanban Dostupno → U uporabi → Održavanje; kalendar na policama. Svako vozilo povezano s klijentom. Druga aplikacija Intervencije za radove na vozilu.
• Nekretnine / B&B: predložak Nekretnine. Jedinice s m², najamninom i «dostupno od»; pipeline Zauzeto / Rezervirano; gost u adresaru. Ugovori za najam, Prostori za zajedničke prostorije.
• Ured / agencija: predložak Predmeti. Šifra, prioritet, rok, suradnici na spisu. Ulaznica ostaje ulazni zahtjev; predmet je sadržajni dosje, povezan s ulaznicom.
• Terenska usluga: Intervencije (lokacija, vremenski okvir, prioritet) + Oprema (jamstvo, stanje), oboje povezano s kontaktom na terenu.
• Obuka: Tečajevi s mjestima, datumima i kotizacijom; polaznici u adresaru; Prostori za učionicu. Kanban Zakazano → Otvoreno → U tijeku → Završeno.
• Veterina / pansion: Životinje s imenom, vrstom, čipom, sljedećim cijepljenjem u kalendaru; vlasnik u adresaru.
• Vlastiti proces, od nule: npr. softverske licence (šifra, dobavljač, istek, iznos). Nijedan predložak to ne pokriva: krenite prazno i dodajte samo polja koja koristite.

Gdje je pronaći i tko ima pristup

Izbornik Organizacija (ikona zgrade) → Aplikacije.

Samo Vlasnici stvaraju aplikaciju, uključuju ili isključuju prekidače, otvaraju Postavke i brišu aplikaciju.

Potreban plan — za stvaranje i korištenje prilagođenih aplikacija potreban je barem plan Small. S planom Free gumb za stvaranje nije dostupan.

Kad je aplikacija uključena, članovi je vide u izborniku, otvaraju popis/kanban/kalendar i rade s karticama. Kao kod zadatka: karticu možete ograničiti (privatnost) i filtrirati popis po vlasniku ili timu.

Nakon stvaranja Mokapen odmah otvara Postavke te aplikacije. Vratite se preko imena na kartici Prilagođene aplikacije ili iz bočnog izbornika Organizacija (stavka s ikonom i naslovom).

Plan je po organizaciji: dvije organizacije istog računa mogu imati različite aplikacije.

Stvaranje aplikacije

1. Organizacija → Aplikacije → Stvori prilagođenu aplikaciju.
2. Odaberite Stvori iz predloška (gotov komplet) ili Stvori od nule.
3. Ispunite:
   • Naziv u množini — oznaka u izborniku, npr. Vozila.
   • Naziv u jednini — pojavljuje se u «Novo vozilo» i u potvrdama.
   • Kratki opis — tekst pokraj imena na stranici Aplikacije.
   • Ikona.
4. Potvrdite: Mokapen stvara aplikaciju i vodi vas u Postavke.

S predloškom naziv, jednina i ikona dolaze unaprijed ispunjeni: možete ih promijeniti prije spremanja i kasnije s kartice Informacija.

URL slug (npr. vozila) generira se iz množinskog naziva pri stvaranju. Ako kasnije preimenujete aplikaciju, slug se ne mijenja: imajte to na umu ako ste već podijelili poveznice.

Predlošci

Predlošci su polazište: polja, prikazi i pipeline već su spremni. Zatim možete dodavati, uklanjati i preimenovati sve. Galerija ima dvije skupine, pregled kartice i uključene prikaze.

Imovina & inventar

Vozila — flota, najam, radionica.

• Polja: registracijska oznaka (obavezno), marka, model, godina, VIN, kilometraža, vrsta goriva (benzin, dizel, električno, hibrid, LPG), istek osiguranja.
• Veze: kontakt i tvrtka.
• Kalendar: istek osiguranja.
• Pipeline: Dostupno → U uporabi → Održavanje → Povučen.

Nekretnine — stanovi, sobe, jedinice.

• Polja: adresa (obavezno), grad, poštanski broj, kat, površina (m²), sobe, dostupno od, najamnina.
• Veze: kontakt i tvrtka.
• Kalendar: «Dostupno od».
• Pipeline: Dostupno → Rezervirano → Zauzeto → Nedostupno.

Oprema — alati i uređaji.

• Polja: šifra, marka, model, serijski broj, lokacija, datum kupnje, istek jamstva, stanje (novo, dobro, zadovoljavajuće, loše).
• Veze: kontakt.
• Kalendar: istek jamstva.
• Pipeline: Dostupno → Dodijeljeno → Održavanje → Povučen.

Životinje — kućni ljubimci i pansion.

• Polja: vrsta (obavezno: pas, mačka, ptica, zec, ostalo), pasmina, spol, datum rođenja, mikročip, sljedeće cijepljenje, dlaka.
• Veze: kontakt vlasnika.
• Naslov u pregledu: Ime.
• Kalendar: cijepljenje.
• Pipeline: Aktivno → U pansionu → Na liječenju → Arhivirano.

Operacije

Ugovori — najmovi, usluge, pretplate.

• Polja: šifra, tip (najam, usluga, pretplata, ostalo), datumi početka/završetka, iznos, datum obnove.
• Veze: kontakt i tvrtka.
• Kalendar: razdoblje ugovora.
• Pipeline: Nacrt → Aktivan → Ističe → Zatvoren.

Predmeti — spisi i dosjei.

• Polja: šifra, tip (administrativni, pravni, savjetovanje, ostalo), otvoren, rok, prioritet.
• Veze: kontakt, tvrtka i suradnici.
• Kalendar: od otvaranja do roka.
• Pipeline: Zaprimljeno → U tijeku → Na čekanju → Zatvoreno.

Intervencije — terenska usluga.

• Polja: šifra, adresa lokacije, grad, planirani početak/završetak, prioritet.
• Veze: kontakt, tvrtka i suradnici.
• Kalendar: vremenski okvir rada.
• Pipeline: Zakazano → U tijeku → Čeka dijelove → Završeno.

Tečajevi — izdanja obuke.

• Polja: šifra, mjesto, grad, mjesta, datumi, kotizacija.
• Veze: kontakt i suradnici.
• Kalendar: datumi tečaja.
• Pipeline: Zakazano → Otvoreno → U tijeku → Završeno.

Prostori — prostorije i radna mjesta.

• Polja: šifra, adresa (obavezno), grad, poštanski broj, telefon, zgrada, kat, kapacitet, sadržaji.
• Kalendar: u kompletu nema datuma. Ako vam treba, dodajte polje datuma i povežite ga u Postavke → Kalendar.
• Pipeline: Dostupno → Rezervirano → Zauzeto → Nedostupno.

Stvaranje od nule

Počinje samo s prikazom Popis i osnovnim poljima: naslov, tip, podtip, opis, vlasnik, suradnici. Kanban i kalendar ostaju isključeni dok ih ne uključite.

Tipičan put:

1. Stvorite aplikaciju.
2. Dodajte Polja procesa.
3. Složite Oblik.
4. Odaberite stupce popisa.
5. Uključite Kanban i stvorite pipeline i statuse.
6. Ako imate datume, povežite Kalendar.

Bez pipelinea kanban ploča nema stupce. Bez polja datuma kalendar ostaje prazan.

Postavke aplikacije

Sa stranice Postavke konfigurirate aplikaciju kao kod Zadataka ili Prilika:

• Informacija: naziv, jednina, opis, ikona.
• Polja: skladište polja. Vidi vodič Polja. Na nekim poljima, ako plan nije dovoljan, Mokapen prikazuje ikonu medalje.
• Oblik: koja se polja pojavljuju na kartici Podaci i kojim redoslijedom. Vidi izgled kartice.
• Popis i stupci: stupci popisa. Vidi popis i stupci.
• Kanban kartica (plan Medium): koja polja vidite na kartici ploče. Pojavljuje se ako je Kanban uključen.
• Kanban: pipeline i statusi.
• Kalendar: koje polje datuma je početak (i, ako treba, kraj).
• Tabovi: koje tabove prikazati na kartici i kojim redoslijedom.

Na dnu je crveno područje Izbrisati: briše cijelu aplikaciju. Vidi Brisanje aplikacije.

Prikazi: Popis, Kanban, Kalendar

U bloku Stranice birate što se pojavljuje u traci aplikacije. Glavni izbornik otvara prvi uključeni prikaz, redoslijedom koji postavite (povucite ručicu).

• Popis — uvijek uključen. Ako ostale isključite, to je onaj koji koristite.
• Kanban — ploča po statusu. Klik na čip za uključivanje ili isključivanje.
• Kalendar — kartice na datumima koje ste povezali.

Uključivanjem Kanbana ili Kalendara pojavljuju se kartice konfiguracije. Isključivanje prikaza skriva ga iz izbornika; podaci ostaju. Predlošci obično krenu sa sva tri; od nule kreće samo Popis.

Kanban i pipeline

Ista logika kao kod Prilika i Ulaznica: jedan ili više pipelinea, svaki sa statusima kao stupcima. S kartice Kanban preimenujete, premještate, dodajete ili uklanjate statuse i pipelinee. Predlošci već stvaraju pipeline sa statusima kompleta.

Na ploči premještate kartice iz stupca u stupac da biste promijenili status. Koja polja vidite na kartici postavljate u Kanban kartica (plan Medium).

Ako je ploča prazna: uključite Kanban u Stranicama i stvorite barem jedan pipeline s dva ili tri statusa.

Kalendar

U Postavke → Kalendar određujete polje datuma početka i, ako događaj ima trajanje, datuma završetka. Ako još nemate polje datuma, prvo ga stvorite u Poljima. Predlošci s jednim datumom (osiguranje, cijepljenje, jamstvo) koriste isto polje kao početak i kraj.

To je kalendar ove aplikacije (rokovi flote, obnove, intervencije), ne globalni kalendar zadataka i termina.

Tabovi kartice

Prema zadanim postavkama kartica ima:

• Podaci: polja koja ste stavili u izgled.
• Kontrolne liste: ponovljivi koraci na kartici.
• Veze: adresar, ugrađene aplikacije i druge prilagođene aplikacije.
• Vremenska crta (padajući izbornik): povijest kartice.

Iz Postavke → Tabovi preuređujete ili skrivete tabove. Za operativni rad koristite kontrolnu listu ili povežite zadatak.

Korištenje kartica

Iz glavnog izbornika otvorite aplikaciju (npr. Vozila). Gore imate Popis, Kanban i Kalendar (one koje ste uključili), filtar po vlasniku ili timu, Filteri (Premium) i gumb + praćen jedninskim nazivom (npr. + Vozilo).

Stvaranje kartice

1. Kliknite + Vozilo (ili jedninu svoje aplikacije).
2. Unesite jasan naslov — npr. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Ispunite polja (registracija, marka, istek…) i povežite klijenta u adresaru.
4. Spremite: kartica se pojavljuje na popisu i, ako imate kanban, u prvom stupcu. Ako ste povezali datum, pojavljuje se i u kalendaru.

Kartica

Klik na naslov otvara bočnu karticu; s planom Small možete proširiti na cijelu stranicu (isti izgled, više prostora).

Traka radnji:

• Privatnost, oznake, boja, kopiraj poveznicu.
• Cijela stranica (plan Small).
• + Stvori i poveži: zadatak, termin, prilika… povezani s ovom karticom.

Izbornik Mogućnosti (tri točke):

• Duplikat: duplicira karticu.
• Arhiva / Vratiti (plan Medium): izvlači je iz aktivnog toka bez brisanja — povučeno vozilo, zatvoreni ugovor.
• Uredi oblik / tabove (admin): izgled polja i tabova.
• Izbrisati: koš organizacije; s natpisa vraćate ili trajno brišete.

Na kartici Podaci polja uređujete u retku (ikona olovke), kao kod Prilika i Ulaznica.

Veze

Kartice su u grafu veza, kao i ostatak Mokapena.

Na kartici aplikacije povezujete kontakte i tvrtke (u predlošcima već su na kartici Podaci). Na karticama Zadatka, Prilike i Kontakta pojavljuje se odjeljak za svaku aktivnu prilagođenu aplikaciju: iz kontakta otvorite unajmljeno vozilo, iz ugovora nekretninu. Između vaših aplikacija: intervencija → vozilo, predmet → ugovor.

Kontakt i tvrtka u predlošcima su veze, ne dodatna polja. Upravljate njima iz izgleda kartice i kartice Veze.

Uključivanje i isključivanje

U Organizacija → Aplikacije svaka vaša aplikacija ima isti prekidač kao i ostale. Glavni prekidač Omogući sve aplikacije ih uključuje.

• Uključeno (zadano): stavka u izborniku, upotrebljive kartice, vidljive veze.
• Isključeno: nestaje iz izbornika svih. Podaci i postavke ostaju. Ponovnim uključivanjem sve se ponovno pojavljuje.

Potvrdite s Spremi na dnu stranice, inače prekidači ne ostaju.

Brisanje aplikacije

Brisanje nije isključivanje. Iz Postavke → Izbrisati morate upisati IZBRISATI. Operacija je nepovratna: nestaju sve kartice, polja, prikazi, pipeline, datoteke i veze te aplikacije.

Kontakti, tvrtke i zadaci ostaju: nestaje samo referenca na to vozilo ili ugovor. Ako niste sigurni, isključite prekidač i pričekajte.

Česti problemi

Ne vidim gumb Stvori — morate biti Vlasnik, na planu Small (ili višem), na stranici Organizacija → Aplikacije.

Aplikacija se ne pojavljuje u izborniku — prekidač isključen (i Spremi nije pritisnut) ili je aplikacija obrisana. Članovi je ne stvaraju: koriste je ako ju je Vlasnik uključio.

Prazan kanban — prikaz isključen ili nema pipelinea. Uključite Kanban i stvorite statuse (predlošci to rade umjesto vas).

Prazan kalendar — nedostaje polje datuma ili povezivanje u Postavke → Kalendar. Kod Prostora komplet nema datuma: dodajte ih sami.

Na kartici ne nalazim kontakte — veza nije stavljena u izgled Oblika ili je kartica Veze skrivena. U predlošcima su kontakt i tvrtka već na kartici Podaci.

Isključio sam aplikaciju i mislio da sam je obrisao — podaci su tu. Ponovno otvorite Aplikacije, uključite, Spremi. Za brisanje treba Izbrisati + potvrda IZBRISATI.

Česta pitanja

P: Koliko prilagođenih aplikacija mogu stvoriti?

O: Na stranici nema gornje granice. Stvorite jednu po domenskom objektu (Vozila, Ugovori…), ne jednu po svakoj nijansi. Previše stavki opterećuje izbornik: isključite one koje ne koristite.

P: Mogu li koristiti predložak i zatim ga promijeniti?

O: Da. Polja, statusi, prikazi, nazivi i ikona mogu se uređivati. Predložak samo sprječava da krenete s praznom karticom.

P: Trebam li stvoriti Vozila ako već imam Proizvode u katalogu?

O: Proizvodi su katalog, ponude i narudžbe. Vozilo flote (registracija, kilometraža, osiguranje, «u radionici») je drugi objekt: za to služi aplikacija Vozila.

P: Zar Ulaznice nisu dovoljne za predmete?

O: Ulaznica je zahtjev i razgovor. Predmet je spis (šifra, rokovi, prioritet dosjea). Često žive zajedno: ulaznica se povezuje s predmetom.

P: Tko vidi kartice?

O: Članovi organizacije, ako je aplikacija uključena. Kao kod zadatka: pojedinu karticu možete ograničiti (privatnost) i filtrirati popis po vlasniku ili timu. Isključivanje aplikacije skriva ih svima, bez brisanja podataka.

P: Tražilica na vrhu pronalazi moje kartice?

O: Da, po naslovu kartice (registracija, naziv nekretnine, šifra predmeta), kao kod zadataka i kontakata. Pokraj rezultata vidite naziv aplikacije (npr. Vozila).

P: Mogu li uvesti Excel vozila?

O: Uvoz organizacije ne nabraja te tipove. Unesite kartice u aplikaciju ili koristite API ako su količine velike.

P: Mogu li automatizirati «kada istekne osiguranje…»?

O: Nema namjenskog okidača. Koristite kalendar aplikacije i popis filtriran po datumima. Ako je sljedeći korak zadatak ili prilika, automatizacije kreću od tamo.

P: Briše li brisanje aplikacije i povezane kontakte?

O: Ne. Nestaju kartice aplikacije i veze. Kontakti, tvrtke i zadaci ostaju.