Vodič Mokapen

Vodič po vidljivosti podataka

Kad otvorite Mokapen, ne vidite «sve što postoji u tvrtki». Vidite podatke kojima imate pristup i, na svakodnevnim stranicama, često samo posao koji se vas tiče. Tako je namjerno: Laura u prodaji ima svoju pipeline pred sobom, Marco u podršci svoje ulaznice, i nitko slučajno ne otvori rezerviranu karticu.

Ovaj vodič objašnjava što se pojavljuje na popisu, kanbanu, kalendaru, u pretraživanju i izvještajima — i zašto se brojke ponekad razlikuju od stranice do stranice. Lokot, uloge i Network koriste istu riječ «javno»: ovdje ih razlikujemo primjerima.

Uloga u CRM-u

Dva različita pitanja, dva različita odgovora:

• Što možete raditi — stvarati, uređivati, pozivati, otvarati postavke. To određuje uloga (Gost, Korisnik, Član, Vlasnik…). Pojedinosti u vodiču Uloge i dopuštenja.
• Koje kartice dobivate — koje prilike, ulaznice ili kontakte nalazite na popisu. To određuje vidljivost: organizacija u kojoj ste, uključene aplikacije, lokot kartice i (na operativnim stranicama) filtar na vaše ime ili tim.

Možete biti Član sa svim ovlastima i ipak ne vidjeti privatnu priliku kolege ako niste među suradnicima. Obrnuto, Korisnik vidi javne kartice svoje aplikacije čak i ako ne može mijenjati Sigurnost organizacije.

Što vidite uvijek

Zlatno pravilo: nikad ne dobivate karticu koju ne možete otvoriti. Vrijedi na popisu, kanbanu, kalendaru, u pretraživanju, na početnoj i u izvještajima. Ako je kartica privatna i niste odgovorna osoba, suradnik ili autor, nećete je pronaći ni pretraživanjem.

Najprije Mokapen sužava svijet na ovu organizaciju (onu u biraču gore). Zatim na uključene aplikacije: ako su Ulaznice isključene, nema stranice Ulaznice. Zatim na lokot svake kartice. Tek potom, na operativnim stranicama, ulazi filtar «moj posao».

Primjer — Ista tvrtka, dvije osobe. Laura (prodaja) i Marco (podrška). Laurine javne prilike neće se pojaviti u Marcovu danu ako on nema aplikaciju Prodaja ili ako je prilika privatna i on nije suradnik. Marcov javne ulaznice, ista priča za Lauru. Izvještaji poštuju isti lokot: nitko od njih ne «otkriva» podatke zatvorene drugome.

Tri značenja «javno»

U Mokapenu se riječ pojavljuje na tri različita mjesta. Ne proturječe si: govore o tri stvari.

• Javna organizacija na Networku — vanjska izloga (stranica tvrtke vidljiva potencijalnim klijentima ili partnerima). Ne otvara vaše prilike ili kontakte svijetu. Više u vodiču Organizacije i pristup.
• Javna kartica (otvoreni lokot) — unutar organizacije kolege koji mogu koristiti tu aplikaciju otvaraju karticu bez da su na popisu suradnika.
• Filtar svakodnevnog rada — siva traka na popisu i kanbanu. Čak i uz javne kartice možete vidjeti samo «svoje» ili one tima, da vas ne preplavi pipeline svih.

Primjer — «Studio Alfa» je javna na Networku da je prospecti pronađu. Unutra su prilike strateškog klijenta privatne (zatvoreni lokot). Na kanbanu Laura vidi svoje; u izvještajima vlasnik vidi sve kojima ima pristup. Nijedan posjetitelj Networka te prilike ne otvara.

Lokot Javna i Privatna

Na gotovo svakoj kartici (zadatak, projekt, kontakt, tvrtka, prilika, ulaznica, ponuda, narudžba, termin, rezervacija, prilagođene aplikacije…) postoji ikona lokota:

• Javna (otvoreni lokot) — vide je članovi organizacije koji imaju tu aplikaciju.
• Privatna (zatvoreni lokot) — vide je odgovorna osoba, suradnici (osobe ili timovi) i tko ju je stvorio. Ostali ne, nigdje.

Biti Vlasnik organizacije ne pokazuje automatski sve privatne kartice: morate biti na popisu (osobno, preko tima ili u Team Master ako politika dodaje tim na nove kartice). Termini uglavnom prate tko je uključen: organizator, sudionici, suradnici.

Kako nastaju nove kartice — Javna ili Privatna prema zadanim postavkama, automatski suradnici, Team Master — određuje stranica Sigurnost, samo za Vlasnike. Ta postavka vrijedi od tog trenutka nadalje: povijest se sama ne preračunava. Sve pojedinosti su u vodiču Sigurnost.

Operativne stranice i izvještaji

To je točka koja ljude najviše zbuni, i namjerno je napravljena za dva različita posla.

Operativne stranice — popis i kanban Zadataka, Projekata, Prilika, Ulaznica, Termina, Rezervacija (i povezani kalendar). Ovdje Mokapen prema zadanim postavkama pokazuje vaš posao: kartice čija ste odgovorna osoba, suradnik ili čiji je tim na popisu. Tamnosiva traka (vaše ime, kolega ili tim) upravo je taj filtar. Služi da jutro ne počne s pipelineom cijele tvrtke pred nosom.

Izvještaji, pretraživanje i početna — ovdje se sivi filtar ne primjenjuje (u izvještajima, dok ne odaberete tim). Vidite sve kartice koje možete otvoriti: svoje i, ako su javne ili ste suradnik, i kolega. Lokot ostaje: tuđa privatna kartica ne ulazi u izvještaje.

Primjer — Laura. Na kanbanu Prilika ima 8 kartica (svoje i one na kojima je suradnica). Otvara izvještaje prodaje: broji ih 40, sve javne tima, plus svoje privatne. Nije greška: kanban je «što pratim danas», izvještaj je «koje brojke imamo».

Primjer — Marco. Na kanbanu Ulaznica vidi svoje i one tima Customer Care. U izvještaju SLA vidi sve ulaznice kojima ima pristup. Ako je ulaznica privatna drugog odjela i on nije suradnik, nema je ni na kanbanu ni u izvještaju.

Ponude, narudžbe, proizvodi, usluge i dokumenti prema zadanim postavkama ne sužavaju na «moj posao»: na popisu već vidite sve što možete otvoriti, kao u izvještaju. Kontakti i tvrtke ponašaju se jednako, osim ako ih prilagodite.

Filtar korisnika / timova

Tamnosivi gumb na popisu i kanbanu (avatar i ime ili tim) je Filtar korisnika / timova. Odaberete sebe, kolegu ili grupu: Mokapen pokazuje kartice vezane uz taj odabir — među onima koje već možete otvoriti. Nije način da «vidite tuđe privatne kartice».

Prema zadanim postavkama gumb je uključen na zadacima, projektima, prilikama, ulaznicama, terminima i rezervacijama. Na narudžbama, ponudama, proizvodima, uslugama i dokumentima je isključen: popis je već «sve čemu imate pristup».

Iz Prilagodba → Filtar korisnika / timova (plan Medium) možete, za svaki tip kartice:

• uključiti ili isključiti gumb — isključen, popis i kanban ponašaju se kao izvještaji;
• odlučiti što se računa kao «moj posao»: vi kao odgovorna osoba, kao suradnik, vaši timovi, autor, (na terminima) sudionik, Team Master.

Vlasnik može postaviti zadano za cijelu organizaciju; vi i dalje možete spremiti osobno. Tipičan primjer: tko je u Team Master (vlasnik, IT, privatnost) može otvoriti nove privatne kartice, ali ih na kanbanu možda ne vidi dok ne uključi «Team Master kao suradnik» ili ne prijeđe na izvještaje.

Polja na kartici

Otvoriti karticu ne znači vidjeti svaki red. Polje može biti vidljivo ili uredivo samo za određene korisnike ili timove — npr. marža % samo za seniora u prodaji, HR bilješka samo za HR tim. To je dodatni sloj, na kartici koju ste već otvorili. Pojedinosti u vodiču Polja, odjeljak uvjetne vidljivosti.

Slučajevi uporabe

• Agencija, javne prilike — svatko radi svoj kanban; direktor čita izvještaje cijele pipeline kojoj ima pristup. Nitko ne mijenja Sigurnost: dovoljan je dnevni filtar.
• Odvjetnički ured, privatne kartice — svaki predmet nastaje ograničen (stranica Sigurnost). Team Master (partneri) može otvoriti spise; na kanbanu partner uključuje Team Master u filtru ili koristi izvještaje za pregled.
• Podrška i prodaja zajedno — Marco ne vidi Laurine privatne prilike; Laura ne vidi interne IT ulaznice. Izvještaji svakoga ostaju u okviru aplikacije i lokota.
• Izloga Network i unutarnji podaci — organizacija javna na Networku, HR kontakti i osjetljive prilike privatne unutra. Dva «javno» se ne dodiruju.
• Dvije tvrtke, jedan račun — u biraču promijenite organizaciju: mijenjate skup podataka. Nema zajedničkog adresara ni pipelinea, čak i ako ste ista osoba.
• Gost na projektu — vidi samo ono što mu je podijeljeno, ne cijeli popis. Uska uloga i uska vidljivost, zajedno.
• Prilagođena aplikacija (npr. Vozila, Predmeti) — isti lokot i isti filtar na vašim karticama. Vidi vodič Prilagođene aplikacije.

Povezani vodiči

• Organizacije i pristup — zatvoreni radni prostori, Network, promjena organizacije.
• Uloge i dopuštenja — što možete raditi, od Gosta do Vlasnika.
• Sigurnost — zadano Javna/Privatna na novim karticama, Team Master.
• Korisnici i timovi — tko je u kojoj grupi, menadžeri.
• Aplikacije — uključivanje ili isključivanje Zadataka, Prodaje, Ulaznica…
• Polja — vidljivost jednog reda na kartici.

Često postavljana pitanja

P: U izvještajima vidim priliku kolege, na kanbanu ne. Je li to greška?

O: Ne, to je očekivano ponašanje. Kanban (s uključenim filtrom) je vaš posao; izvještaji pokazuju sve kartice koje možete otvoriti. Isto ako je pronađete u pretraživanju ili na početnoj, a ne u pipelineu.

P: Kako na kanbanu vidim prilike cijelog tima?

O: Sivim gumbom odaberite tim (ili kolegu). U Prilagodbi možete isključiti gumb na Prilikama: popis postaje kao izvještaji. Privatne kartice kojima nemate pristup ostaju izvan.

P: Vlasnik sam i ne vidim privatnu karticu. Zašto?

O: Uloga sama ne otključava lokote. Morate biti odgovorna osoba, suradnik, autor ili u Team Master (i, na kanbanu, filtar mora uključivati taj kriterij). Zamolite da vas dodaju ili otvorite izvještaje ako već imate pristup, ali ga dnevni filtar skriva.

P: Organizacija je javna: jesu li podaci vidljivi vani?

O: Ne. Javna na Networku je izloga tvrtke, ne unutarnje kartice. Vani ostaju samo pozvani.

P: Prebacio sam Sigurnost na Privatna: jesu li jučerašnji podaci postali privatni?

O: Ne. Samo kartice spremljene nakon promjene. To objašnjava vodič Sigurnost.

P: Vidi li gost adresar?

O: Općenito ne: vidi ono što mu je podijeljeno (npr. projekt ili zadatak). Uloga Gost je najoštrija; pojedinosti su u vodiču Uloge.

P: Zašto na kanbanu ne vidim privatne kartice Team Master?

O: Možete ih otvoriti ako ste u Team Master, ali dnevni filtar ih prema zadanim postavkama ne uključuje. Uključite «Team Master kao suradnik» u Prilagodbi ili koristite izvještaje.