Aprende mokapen

Guía de visibilidad de los datos

Cuando abres Mokapen, no ves «todo lo que hay en la empresa». Ves los datos a los que tienes acceso y, en las páginas del día a día, a menudo solo el trabajo que te concierne. Es a propósito: así Laura en ventas tiene su pipeline delante, Marco en soporte sus tickets, y nadie abre por error una ficha reservada.

Esta guía explica qué aparece en listado, kanban, calendario, búsqueda e informes — y por qué a veces los números no coinciden de una página a otra. El candado, los roles y el Network usan la misma palabra «público»: aquí los distinguimos con ejemplos.

Rol en el CRM

Dos preguntas distintas, dos respuestas distintas:

• Qué puedes hacer — crear, editar, invitar, abrir la configuración. Lo decide el rol (Guest, User, Member, Owner…). El detalle está en la Guía de roles de usuario.
• Qué fichas te llegan — qué oportunidades, tickets o contactos encuentras en la lista. Lo decide la visibilidad: la organización en la que estás, las apps encendidas, el candado de la ficha, y (en las páginas operativas) el filtro sobre tu nombre o tu equipo.

Puedes ser Miembro con todos los poderes y aun así no ver la oportunidad privada de un colega, si no estás entre los colaboradores. Al revés, un Usuario ve las fichas públicas de su app aunque no pueda cambiar la Seguridad de la organización.

Lo que ves siempre

Regla de oro: nunca te llega una ficha que no puedas abrir. Vale en listado, kanban, calendario, búsqueda, inicio e informes. Si una ficha es privada y no eres propietario, colaborador ni autor, no la encuentras ni buscándola.

Primero Mokapen reduce el mundo a esta organización (la elegida en el selector de arriba). Luego a las apps encendidas: si Tickets está apagado, no hay página Tickets. Luego al candado de cada ficha. Solo después, en las páginas operativas, entra el filtro «mi trabajo».

Ejemplo — Misma empresa, dos personas. Laura (ventas) y Marco (soporte). Las oportunidades públicas de Laura no aparecerán en el día de Marco si él no tiene la app Ventas, o si la oportunidad es privada y él no es colaborador. Los tickets públicos de Marco, la misma historia para Laura. Los informes respetan el mismo candado: ninguno de los dos «descubre» datos cerrados al otro.

Tres significados de «público»

En Mokapen la palabra aparece en tres sitios distintos. No se contradicen: hablan de tres cosas.

• Organización pública en el Network — el escaparate externo (una página de empresa visible a clientes potenciales o partners). No abre tus oportunidades ni tus contactos al mundo. Más detalle en la guía Organizaciones y accesos.
• Ficha pública (candado abierto) — dentro de la organización, los colegas que pueden usar esa app abren la ficha sin estar en la lista de colaboradores.
• Filtro sobre el trabajo diario — la barra gris en listado y kanban. Aunque las fichas sean públicas, puedes ver solo «las mías» o las de un equipo, para no ahogarte en el pipeline de todos.

Ejemplo — «Studio Alfa» es pública en el Network, para que los prospects la encuentren. Dentro, las oportunidades de un cliente estratégico son privadas (candado cerrado). En kanban Laura ve las suyas; en informes el titular ve todas aquellas a las que tiene acceso. Ningún visitante del Network abre esas oportunidades.

Candado Pública y Privada

En casi cada ficha (tarea, proyecto, contacto, empresa, oportunidad, ticket, presupuesto, pedido, cita, reserva, aplicaciones personalizadas…) hay un icono de candado:

• Pública (candado abierto) — la ven los miembros de la organización que tienen esa app.
• Privada (candado cerrado) — la ven el propietario, los colaboradores (personas o equipos) y quien la ha creado. Los demás no, en ningún sitio.

Ser Owner de la organización no hace ver automáticamente todas las fichas privadas: hay que estar en la lista (en persona, a través de un equipo, o en el Team Master si la política lo añade a las fichas nuevas). Las citas siguen sobre todo a quien está involucrado: organizador, participantes, colaboradores.

Cómo nacen las fichas nuevas — Pública o Privada por defecto, colaboradores automáticos, Team Master — lo decide la página Seguridad, reservada a los Propietarios. Ese ajuste vale solo a partir de ese momento: el histórico no se recalcula solo. Todo el detalle está en la guía Seguridad.

Páginas operativas e informes

Es el punto que más confunde, y está hecho a propósito para dos trabajos distintos.

Páginas operativas — listado y kanban de Tareas, Proyectos, Oportunidades, Tickets, Citas, Reservas (y el calendario asociado). Aquí, por defecto, Mokapen te muestra tu trabajo: fichas de las que eres propietario, colaborador, o cuyo equipo está en la lista. La barra gris oscuro (tu nombre, un colega o un equipo) es exactamente ese filtro. Sirve para empezar la mañana sin el pipeline de toda la empresa delante.

Informes, búsqueda e inicio — aquí el filtro gris no se aplica (en los informes, hasta que eliges un equipo). Ves todas las fichas que puedes abrir: las tuyas y, si son públicas o eres colaborador, también las de los colegas. El candado sigue: una ficha privada de otro no entra en los informes.

Ejemplo — Laura. En el kanban Oportunidades tiene 8 tarjetas (las suyas y aquellas en las que es colaboradora). Abre los informes de ventas: cuenta 40, todas las públicas del equipo, más las privadas suyas. No es un error: el kanban es «qué sigo hoy», el informe es «qué números tenemos».

Ejemplo — Marco. En el kanban Tickets ve los suyos y los del equipo Customer Care. En el informe SLA ve todos los tickets a los que tiene acceso. Si un ticket es privado de otro departamento y él no es colaborador, no está ni en kanban ni en informe.

Presupuestos, pedidos, productos, servicios y documentos por defecto no se estrechan al «mi trabajo»: en el listado ya ves todo lo que puedes abrir, como en un informe. Contactos y empresas se comportan igual, salvo personalización.

Filtro usuarios / equipos

El botón gris oscuro en listado y kanban (avatar y nombre, o un equipo) es el Filtro usuarios / equipos. Eliges tú, un colega o un grupo: Mokapen muestra las fichas ligadas a esa elección — entre las que ya puedes abrir. No es una forma de «ver las privadas de los demás».

Por defecto el botón está en tareas, proyectos, oportunidades, tickets, citas y reservas. En pedidos, presupuestos, productos, servicios y documentos está apagado: el listado ya es «todo aquello a lo que tienes acceso».

Desde Personalización → Filtro usuarios / equipos (plan Medium) puedes, para cada tipo de ficha:

• encender o apagar el botón — apagado, listado y kanban se comportan como los informes;
• decidir qué cuenta como «mi trabajo»: tú como propietario, como colaborador, tus equipos, el autor, (en las citas) el participante, el Team Master.

El Propietario puede fijar un predeterminado para toda la organización; tú puedes guardar igualmente uno personal. Ejemplo típico: quien está en el Team Master (titular, IT, privacidad) puede abrir las fichas privadas nuevas, pero en kanban podría no verlas hasta que active «Team Master como colaborador» o pase por los informes.

Campos en la ficha

Abrir una ficha no significa ver cada fila. Un campo puede ser visible o editable solo para ciertos usuarios o equipos — p. ej. el margen % solo al comercial senior, una nota de RR. HH. solo al equipo de RR. HH. Es un nivel más, sobre la ficha ya abierta. El detalle está en la guía Campos, sección visibilidad condicional.

Casos de uso

• Agencia, oportunidades públicas — cada uno trabaja su propio kanban; el director lee los informes de todo el pipeline al que tiene acceso. Nadie cambia la Seguridad: basta el filtro diario.
• Despacho de abogados, fichas privadas — cada expediente nace restringido (página Seguridad). El Team Master (socios) abre los dossiers; en kanban el socio activa el Team Master en el filtro, o usa los informes para la vista de conjunto.
• Soporte y ventas juntos — Marco no ve las oportunidades privadas de Laura; Laura no ve los tickets internos de IT. Los informes de cada uno se quedan en el perímetro de la app y del candado.
• Escaparate Network y datos internos — organización pública en el Network, contactos de RR. HH. y negociaciones sensibles privadas dentro. Los dos «público» no se tocan.
• Dos sociedades, una cuenta — cambias de organización en el selector: cambias de conjunto de datos. Nada de directorio ni pipeline en común, aunque seas la misma persona.
• Invitado en un proyecto — ve solo lo que se le ha compartido, no el listado completo. Rol estrecho y visibilidad estrecha, juntos.
• Aplicación personalizada (p. ej. Vehículos, Casos) — el mismo candado y el mismo filtro sobre tus fichas. Consulta la Guía de aplicaciones personalizadas.

Guías relacionadas

• Organizaciones y accesos — espacios de trabajo cerrados, Network, cambio de organización.
• Guía de roles de usuario — qué puedes hacer, de Guest a Owner.
• Seguridad — predeterminado Pública/Privada en las fichas nuevas, Team Master.
• Usuarios y equipos — quién está en qué grupo, managers.
• Aplicaciones — encender o apagar Tareas, Ventas, Tickets…
• Campos — visibilidad de una sola fila en la ficha.

Preguntas frecuentes

P: En informes veo la oportunidad de un colega, en kanban no. ¿Es un error?

R: No, es el comportamiento previsto. El kanban (con el filtro encendido) es tu trabajo; los informes muestran todas las fichas que puedes abrir. Lo mismo si la encuentras en búsqueda o en inicio y no en el pipeline.

P: ¿Cómo veo las oportunidades de todo el equipo en kanban?

R: Desde el botón gris elige el equipo (o un colega). En Personalización puedes apagar el botón en Oportunidades: el listado se vuelve como los informes. Siguen fuera las fichas privadas a las que no tienes acceso.

P: Soy Owner y no veo una ficha privada. ¿Por qué?

R: El rol no abre los candados por sí solo. Tienes que ser propietario, colaborador, autor, o estar en el Team Master (y, en kanban, el filtro debe incluir ese criterio). Pide que te añadan, o abre los informes si ya tienes acceso pero el filtro diario la esconde.

P: La organización es pública: ¿los datos se ven fuera?

R: No. Pública en el Network es el escaparate de la empresa, no las fichas internas. Fuera se quedan solo los invitados.

P: He pasado Seguridad a Privada: ¿los datos de ayer se han vuelto privados?

R: No. Solo las fichas guardadas después del cambio. Lo explica la guía Seguridad.

P: ¿Un invitado ve el directorio?

R: En general no: ve lo que se le ha compartido (p. ej. un proyecto o una tarea). El rol Guest es el más estrecho; el detalle está en la guía de roles.

P: ¿Por qué en kanban no veo las privadas del Team Master?

R: Puedes abrirlas si estás en el Team Master, pero el filtro diario no las incluye por defecto. Activa «Team Master como colaborador» en Personalización, o usa los informes.