Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός ορατότητας δεδομένων

Όταν ανοίγετε το Mokapen, δεν βλέπετε «όλη την εταιρεία». Βλέπετε τα δεδομένα στα οποία έχετε πρόσβαση και, στις καθημερινές σελίδες, συχνά μόνο την εργασία που σας αφορά. Είναι σκόπιμο: η Laura στις πωλήσεις έχει μπροστά της τη δική της pipeline, ο Marco στην υποστήριξη τα δικά του εισιτήρια, και κανείς δεν ανοίγει κατά λάθος μια κλειστή κάρτα.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι εμφανίζεται στη λίστα, στο kanban, στο ημερολόγιο, στην αναζήτηση και στις αναφορές — και γιατί μερικές φορές οι αριθμοί δεν συμπίπτουν από σελίδα σε σελίδα. Η κλειδαριά, οι ρόλοι και το Network χρησιμοποιούν όλοι τη λέξη «δημόσιο»: εδώ τα ξεχωρίζουμε με παραδείγματα.

Ρόλος στο CRM

Δύο διαφορετικές ερωτήσεις, δύο διαφορετικές απαντήσεις:

• Τι μπορείτε να κάνετε — δημιουργία, επεξεργασία, πρόσκληση, άνοιγμα ρυθμίσεων. Το αποφασίζει ο ρόλος σας (Επισκέπτης, Χρήστης, Μέλος, Ιδιοκτήτης…). Λεπτομέρειες στον οδηγό Ρόλοι και δικαιώματα.
• Ποιες κάρτες σας έρχονται — ποιες ευκαιρίες, εισιτήρια ή επαφές βρίσκετε σε λίστα. Το αποφασίζει η ορατότητα: ο οργανισμός στον οποίο είστε, οι εφαρμογές που είναι ενεργές, η κλειδαριά της κάρτας, και (στις λειτουργικές σελίδες) το φίλτρο στο όνομά σας ή στην ομάδα.

Μπορείτε να είστε Μέλος με πλήρεις εξουσίες και να μην βλέπετε την ιδιωτική ευκαιρία ενός συναδέλφου, αν δεν είστε στους συνεργάτες. Αντίστροφα, ένας Χρήστης βλέπει τις δημόσιες κάρτες της εφαρμογής του ακόμη κι αν δεν μπορεί να αλλάξει την Ασφάλεια του οργανισμού.

Τι βλέπετε πάντα

Χρυσός κανόνας: δεν σας έρχεται ποτέ κάρτα που δεν μπορείτε να ανοίξετε. Ισχύει σε λίστα, kanban, ημερολόγιο, αναζήτηση, home και αναφορές. Αν μια κάρτα είναι ιδιωτική και δεν είστε υπεύθυνος, συνεργάτης ή δημιουργός, δεν τη βρίσκετε ούτε με αναζήτηση.

Πρώτα το Mokapen στενεύει τον κόσμο σε αυτόν τον οργανισμό (αυτόν στον επιλογέα επάνω). Έπειτα στις εφαρμογές που είναι ενεργές: αν τα Εισιτήρια είναι απενεργοποιημένα, δεν υπάρχει σελίδα Εισιτήρια. Έπειτα στην κλειδαριά κάθε κάρτας. Μόνο μετά, στις λειτουργικές σελίδες, μπαίνει το φίλτρο «η δουλειά μου».

Παράδειγμα — Ίδια εταιρεία, δύο άτομα. Laura (πωλήσεις) και Marco (υποστήριξη). Οι δημόσιες ευκαιρίες της Laura δεν θα εμφανιστούν στην ημέρα του Marco αν εκείνος δεν έχει την εφαρμογή Εμπορικός, ή αν η ευκαιρία είναι ιδιωτική και δεν είναι συνεργάτης. Τα δημόσια εισιτήρια του Marco, το ίδιο για τη Laura. Οι αναφορές σέβονται την ίδια κλειδαριά: κανείς από τους δύο δεν «ανακαλύπτει» δεδομένα κλειστά στον άλλο.

Τρεις έννοιες του «δημόσιο»

Στο Mokapen η λέξη εμφανίζεται σε τρία διαφορετικά σημεία. Δεν αντιφάσκουν: μιλούν για τρία πράγματα.

• Δημόσιος οργανισμός στο Network — η εξωτερική βιτρίνα (σελίδα εταιρείας ορατή σε πιθανούς πελάτες ή συνεργάτες). Δεν ανοίγει τις ευκαιρίες ή τις επαφές σας στον κόσμο. Περισσότερα στον οδηγό Οργανισμοί και πρόσβαση.
• Δημόσια κάρτα (ανοιχτή κλειδαριά) — μέσα στον οργανισμό, οι συνάδελφοι που μπορούν να χρησιμοποιήσουν εκείνη την εφαρμογή ανοίγουν την κάρτα χωρίς να είναι στη λίστα συνεργατών.
• Φίλτρο καθημερινής εργασίας — η γκρι μπάρα σε λίστα και kanban. Ακόμη και με δημόσιες κάρτες, μπορείτε να βλέπετε μόνο «τις δικές μου» ή μιας ομάδας, για να μην πνιγείτε στην pipeline όλων.

Παράδειγμα — Το «Studio Alfa» είναι δημόσιο στο Network, ώστε να το βρίσκουν οι ενδιαφερόμενοι. Μέσα, οι ευκαιρίες ενός στρατηγικού πελάτη είναι ιδιωτικές (κλειστή κλειδαριά). Στο kanban η Laura βλέπει τις δικές της· στις αναφορές ο ιδιοκτήτης βλέπει όλες όσες έχει πρόσβαση. Κανένας επισκέπτης του Network δεν ανοίγει εκείνες τις ευκαιρίες.

Κλειδαριά Δημόσιο και Ιδιωτικό

Σχεδόν σε κάθε κάρτα (εργασία, έργο, επαφή, εταιρεία, ευκαιρία, εισιτήριο, προσφορά, παραγγελία, ραντεβού, κράτηση, προσαρμοσμένες εφαρμογές…) υπάρχει ένα εικονίδιο κλειδαριάς:

• Δημόσια (ανοιχτή κλειδαριά) — τη βλέπουν τα μέλη του οργανισμού που έχουν εκείνη την εφαρμογή.
• Ιδιωτική (κλειστή κλειδαριά) — τη βλέπουν ο υπεύθυνος, οι συνεργάτες (άτομα ή ομάδες) και όποιος την δημιούργησε. Οι άλλοι όχι, πουθενά.

Το να είστε Ιδιοκτήτης του οργανισμού δεν δείχνει αυτόματα όλες τις ιδιωτικές κάρτες: πρέπει να είστε στη λίστα (προσωπικά, μέσω ομάδας, ή στο Team Master αν η πολιτική το προσθέτει στις νέες κάρτες). Τα ραντεβού ακολουθούν κυρίως όσους εμπλέκονται: διοργανωτής, συμμετέχοντες, συνεργάτες.

Πώς γεννιούνται οι νέες κάρτες — Δημόσια ή Ιδιωτική από προεπιλογή, αυτόματοι συνεργάτες, Team Master — το αποφασίζει η σελίδα Ασφάλεια, μόνο για Ιδιοκτήτες. Αυτή η ρύθμιση ισχύει από εκείνη τη στιγμή και μετά: το ιστορικό δεν επανυπολογίζεται μόνο του. Όλη η λεπτομέρεια στον οδηγό Ασφάλεια.

Λειτουργικές σελίδες και αναφορές

Είναι το σημείο που μπερδεύει περισσότερο, και είναι φτιαγμένο επίτηδες για δύο διαφορετικές δουλειές.

Λειτουργικές σελίδες — λίστα και kanban Καθηκόντων, Έργων, Ευκαιριών, Εισιτηρίων, Ραντεβού, Κρατήσεων (και το σχετικό ημερολόγιο). Εδώ, από προεπιλογή, το Mokapen δείχνει την εργασία σας: κάρτες των οποίων είστε υπεύθυνος, συνεργάτης, ή των οποίων η ομάδα είναι στη λίστα. Η σκούρα γκρι μπάρα (το όνομά σας, ένας συνάδελφος ή μια ομάδα) είναι ακριβώς αυτό το φίλτρο. Υπάρχει ώστε το πρωί να μην ξεκινά με την pipeline όλης της εταιρείας μπροστά σας.

Αναφορές, αναζήτηση και home — εδώ το γκρι φίλτρο δεν εφαρμόζεται (στις αναφορές, μέχρι να επιλέξετε ομάδα). Βλέπετε κάθε κάρτα που μπορείτε να ανοίξετε: τις δικές σας και, αν είναι δημόσιες ή είστε συνεργάτης, και των συναδέλφων. Η κλειδαριά μένει: ιδιωτική κάρτα άλλου δεν μπαίνει στις αναφορές.

Παράδειγμα — Laura. Στο kanban Ευκαιριών έχει 8 κάρτες (τις δικές της και όσες συνεργάζεται). Ανοίγει τις αναφορές πωλήσεων: μετρά 40, όλες τις δημόσιες της ομάδας, συν τις ιδιωτικές της. Δεν είναι σφάλμα: το kanban είναι «τι ακολουθώ σήμερα», η αναφορά είναι «τι αριθμούς έχουμε».

Παράδειγμα — Marco. Στο kanban Εισιτηρίων βλέπει τα δικά του και της ομάδας Customer Care. Στην αναφορά SLA βλέπει κάθε εισιτήριο στο οποίο έχει πρόσβαση. Αν ένα εισιτήριο είναι ιδιωτικό άλλου τμήματος και δεν είναι συνεργάτης, δεν είναι ούτε στο kanban ούτε στην αναφορά.

Προσφορές, παραγγελίες, προϊόντα, υπηρεσίες και έγγραφα από προεπιλογή δεν στενεύουν στη «δουλειά μου»: στη λίστα βλέπετε ήδη ό,τι μπορείτε να ανοίξετε, όπως σε μια αναφορά. Επαφές και εταιρείες συμπεριφέρονται το ίδιο, εκτός αν τα προσαρμόσετε.

Φίλτρο χρηστών / ομάδων

Το σκούρο γκρι κουμπί σε λίστα και kanban (avatar και όνομα, ή μια ομάδα) είναι το Φίλτρο χρηστών / ομάδων. Επιλέγετε τον εαυτό σας, έναν συνάδελφο ή μια ομάδα: το Mokapen δείχνει τις κάρτες δεμένες με εκείνη την επιλογή — ανάμεσα σε όσες ήδη μπορείτε να ανοίξετε. Δεν είναι τρόπος να «δείτε τα ιδιωτικά των άλλων».

Από προεπιλογή το κουμπί είναι ενεργό σε εργασίες, έργα, ευκαιρίες, εισιτήρια, ραντεβού και κρατήσεις. Σε παραγγελίες, προσφορές, προϊόντα, υπηρεσίες και έγγραφα είναι απενεργοποιημένο: η λίστα είναι ήδη «όλα όσα έχετε πρόσβαση».

Από Προσαρμογή → Φίλτρο χρηστών / ομάδων (πλάνο Medium) μπορείτε, για κάθε τύπο κάρτας:

• να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το κουμπί — απενεργοποιημένο, λίστα και kanban συμπεριφέρονται όπως οι αναφορές;
• να αποφασίσετε τι μετρά ως «η δουλειά μου»: εσείς ως υπεύθυνος, ως συνεργάτης, οι ομάδες σας, ο δημιουργός, (στα ραντεβού) ο συμμετέχων, το Team Master.

Ο Ιδιοκτήτης μπορεί να ορίσει προεπιλογή για όλον τον οργανισμό· εσείς μπορείτε και πάλι να αποθηκεύσετε μία προσωπική. Τυπικό παράδειγμα: όποιος είναι στο Team Master (ιδιοκτήτης, IT, απόρρητο) μπορεί να ανοίξει τις νέες ιδιωτικές κάρτες, αλλά στο kanban μπορεί να μην τις βλέπει μέχρι να ενεργοποιήσει το «Team Master ως συνεργάτης» ή να περάσει στις αναφορές.

Πεδία στην κάρτα

Το άνοιγμα μιας κάρτας δεν σημαίνει ότι βλέπετε κάθε γραμμή. Ένα πεδίο μπορεί να είναι ορατό ή επεξεργάσιμο μόνο για ορισμένους χρήστες ή ομάδες — π.χ. το περιθώριο % μόνο για τα ανώτερα εμπορικά, μια σημείωση HR μόνο για την ομάδα HR. Είναι ένα επιπλέον επίπεδο, στην κάρτα που ήδη ανοίξατε. Λεπτομέρειες στον οδηγό Πεδία, ενότητα ορατότητας υπό όρους.

Περιπτώσεις χρήσης

• Πρακτορείο, δημόσιες ευκαιρίες — ο καθένας δουλεύει το δικό του kanban· ο διευθυντής διαβάζει τις αναφορές όλης της pipeline στην οποία έχει πρόσβαση. Κανείς δεν αλλάζει την Ασφάλεια: αρκεί το καθημερινό φίλτρο.
• Δικηγορικό γραφείο, ιδιωτικές κάρτες — κάθε υπόθεση ξεκινά περιορισμένη (σελίδα Ασφάλεια). Το Team Master (συνέταιροι) ανοίγει τους φακέλους· στο kanban ο συνέταιρος ενεργοποιεί το Team Master στο φίλτρο, ή χρησιμοποιεί τις αναφορές για τη συνολική εικόνα.
• Υποστήριξη και πωλήσεις μαζί — ο Marco δεν βλέπει τις ιδιωτικές ευκαιρίες της Laura· η Laura δεν βλέπει τα εσωτερικά εισιτήρια IT. Οι αναφορές του καθενός μένουν στο περίγραμμα της εφαρμογής και της κλειδαριάς.
• Βιτρίνα Network και εσωτερικά δεδομένα — οργανισμός δημόσιος στο Network, επαφές HR και ευαίσθητες ευκαιρίες ιδιωτικές μέσα. Τα δύο «δημόσιο» δεν αγγίζονται.
• Δύο εταιρείες, ένας λογαριασμός — αλλάζετε οργανισμό στον επιλογέα: αλλάζετε σύνολο δεδομένων. Χωρίς κοινό κατάλογο ή pipeline, ακόμη κι αν είστε το ίδιο πρόσωπο.
• Επισκέπτης σε ένα έργο — βλέπει μόνο ό,τι του μοιράστηκαν, όχι την πλήρη λίστα. Στενός ρόλος και στενή ορατότητα, μαζί.
• Προσαρμοσμένη εφαρμογή (π.χ. Vehicles, Cases) — ίδια κλειδαριά και ίδιο φίλτρο στις κάρτες σας. Δείτε τον οδηγό Προσαρμοσμένες εφαρμογές.

Σχετικοί οδηγοί

• Οργανισμοί και πρόσβαση — κλειστοί χώροι εργασίας, Network, αλλαγή οργανισμού.
• Ρόλοι και δικαιώματα — τι μπορείτε να κάνετε, από Επισκέπτη σε Ιδιοκτήτη.
• Ασφάλεια — προεπιλογή Δημόσια/Ιδιωτική στις νέες κάρτες, Team Master.
• Χρήστες και Ομάδες — ποιος είναι σε ποια ομάδα, διευθυντές.
• Εφαρμογές — ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση Καθηκόντων, Εμπορικού, Εισιτηρίων…
• Πεδία — ορατότητα μιας γραμμής στην κάρτα.

Συχνές ερωτήσεις

Q: Στις αναφορές βλέπω την ευκαιρία ενός συναδέλφου, στο kanban όχι. Είναι σφάλμα;

A: Όχι, είναι η αναμενόμενη συμπεριφορά. Το kanban (με το φίλτρο ενεργό) είναι η δουλειά σας· οι αναφορές δείχνουν κάθε κάρτα που μπορείτε να ανοίξετε. Το ίδιο αν τη βρίσκετε στην αναζήτηση ή στο home και όχι στην pipeline.

Q: Πώς βλέπω τις ευκαιρίες όλης της ομάδας στο kanban;

A: Από το γκρι κουμπί επιλέγετε την ομάδα (ή έναν συνάδελφο). Στην Προσαρμογή μπορείτε να απενεργοποιήσετε το κουμπί στις Ευκαιρίες: η λίστα γίνεται όπως οι αναφορές. Μένουν έξω οι ιδιωτικές κάρτες στις οποίες δεν έχετε πρόσβαση.

Q: Είμαι Ιδιοκτήτης και δεν βλέπω μια ιδιωτική κάρτα. Γιατί;

A: Ο ρόλος μόνος του δεν ξεκλειδώνει τις κλειδαριές. Πρέπει να είστε υπεύθυνος, συνεργάτης, δημιουργός, ή στο Team Master (και, στο kanban, το φίλτρο πρέπει να περιλαμβάνει εκείνο το κριτήριο). Ζητήστε να σας προσθέσουν, ή ανοίξτε τις αναφορές αν έχετε ήδη πρόσβαση αλλά το καθημερινό φίλτρο την κρύβει.

Q: Ο οργανισμός είναι δημόσιος: τα δεδομένα φαίνονται έξω;

A: Όχι. Δημόσιο στο Network είναι η βιτρίνα της εταιρείας, όχι οι εσωτερικές κάρτες. Έξω μένουν μόνο οι προσκεκλημένοι.

Q: Έβαλα την Ασφάλεια σε Ιδιωτική: τα δεδομένα του χθες έγιναν ιδιωτικά;

A: Όχι. Μόνο οι κάρτες που αποθηκεύτηκαν μετά την αλλαγή. Το εξηγεί ο οδηγός Ασφάλεια.

Q: Ένας επισκέπτης βλέπει τον κατάλογο;

A: Γενικά όχι: βλέπει ό,τι του μοιράστηκαν (π.χ. ένα έργο ή μια εργασία). Ο ρόλος Επισκέπτης είναι ο στενότερος· οι λεπτομέρειες είναι στον οδηγό Ρόλοι.

Q: Γιατί στο kanban δεν βλέπω τα ιδιωτικά του Team Master;

A: Μπορείτε να τα ανοίξετε αν είστε στο Team Master, αλλά το καθημερινό φίλτρο από προεπιλογή δεν τα περιλαμβάνει. Ενεργοποιήστε το «Team Master ως συνεργάτης» στην Προσαρμογή, ή χρησιμοποιήστε τις αναφορές.