Mokapenin opas

Opas tietojen näkyvyyteen

Kun avaat Mokapenin, et näe «kaikkea mitä yrityksessä on». Näet tiedot, joihin sinulla on pääsy, ja arkisivuilla usein vain työn, joka koskee sinua. Näin on tarkoitettu: myynnissä Lauralla on pipeline edessään, tuessa Marcolla lippunsa, eikä kukaan avaa varattua korttia vahingossa.

Tämä opas kertoo mitä näkyy listoissa, kanbanissa, kalenterissa, haussa ja raporteissa — ja miksi luvut joskus eroavat sivulta toiselle. Lukko, roolit ja Network käyttävät kaikki sanaa «julkinen»: tässä erotamme ne esimerkein.

Rooli CRM:ssä

Kaksi eri kysymystä, kaksi eri vastausta:

• Mitä voit tehdä — luoda, muokata, kutsua, avata asetuksia. Sen päättää rooli (Vieras, Käyttäjä, Jäsen, Omistaja…). Lisää Roolit ja käyttöoikeudet -oppaassa.
• Mitkä kortit saat — mitkä mahdollisuudet, liput tai yhteystiedot löydät listasta. Sen päättää näkyvyys: organisaatio jossa olet, päällä olevat sovellukset, kortin lukko, ja (toimintasivuilla) suodatin nimesi tai tiimin mukaan.

Voit olla Jäsen kaikilla valtuuksilla etkä silti näe kollegan yksityistä mahdollisuutta, jos et ole yhteistyökumppani. Toisin päin: Käyttäjä näkee sovelluksensa julkiset kortit, vaikka ei voi muuttaa organisaation Turvallisuutta.

Minkä aina näet

Kultainen sääntö: et koskaan saa korttia, jota et voi avata. Koskee listoja, kanbania, kalenteria, hakua, etusivua ja raportteja. Jos kortti on yksityinen etkä ole omistaja, yhteistyökumppani tai tekijä, et löydä sitä edes hakemalla.

Ensin Mokapen rajaa maailman tähän organisaatioon (se yläreunan valitsimessa). Sitten päällä oleviin sovelluksiin: jos Liput on pois, Liput-sivua ei ole. Sitten kunkin kortin lukkoon. Vasta sen jälkeen, toimintasivuilla, astuu voimaan suodatin «oma työ».

Esimerkki — Sama yritys, kaksi ihmistä. Laura (myynti) ja Marco (tuki). Lauran julkiset mahdollisuudet eivät näy Marcon päivässä, jos hänellä ei ole Myynti-sovellusta, tai jos mahdollisuus on yksityinen eikä hän ole yhteistyökumppani. Marcon julkiset liput, sama juttu Lauralle. Raportit noudattavat samaa lukkoa: kumpikaan ei «löydä» toiselta suljettuja tietoja.

Kolme merkitystä sanalle «julkinen»

Mokapenissa sana esiintyy kolmessa eri paikassa. Ne eivät ole ristiriidassa: ne puhuvat kolmesta asiasta.

• Julkinen organisaatio Networkissa — ulkoinen näyteikkuna (yrityssivu, jonka mahdolliset asiakkaat tai kumppanit näkevät). Se ei avaa mahdollisuuksiasi tai yhteystietojasi maailmalle. Lisää Organisaatiot ja pääsy -oppaassa.
• Julkinen kortti (avoin lukko) — organisaation sisällä kollegat, jotka voivat käyttää sitä sovellusta, avaavat kortin ilman, että heitä on merkitty yhteistyökumppaneiksi.
• Päivittäisen työn suodatin — harmaa palkki listoissa ja kanbanissa. Julkisillakin korteilla voit nähdä vain «omat» tai tiimin, ettei koko pipeline hukuta.

Esimerkki — «Studio Alfa» on julkinen Networkissa, jotta prospektit löytävät sen. Sisällä strategisen asiakkaan mahdollisuudet ovat yksityisiä (suljettu lukko). Kanbanissa Laura näkee omansa; raporteissa omistaja näkee kaikki, joihin hänellä on pääsy. Yksikään Network-vierailija ei avaa noita mahdollisuuksia.

Lukko Julkinen ja Yksityinen

Lähes jokaisella kortilla (tehtävä, projekti, yhteystieto, yritys, mahdollisuus, lippu, tarjous, tilaus, tapaaminen, varaus, mukautetut sovellukset…) on lukon kuvake:

• Julkinen (avoin lukko) — organisaation jäsenet, joilla on se sovellus, näkevät sen.
• Yksityinen (suljettu lukko) — sen näkevät omistaja, yhteistyökumppanit (henkilöt tai tiimit) ja se, joka sen loi. Muut eivät, missään.

Organisaation Omistajana oleminen ei näytä automaattisesti kaikkia yksityisiä kortteja: sinun on oltava listalla (henkilönä, tiimin kautta tai Team Masterissa, jos käytäntö lisää sen uusiin kortteihin). Tapaamiset seuraavat lähinnä ketkä ovat mukana: järjestäjä, osallistujat, yhteistyökumppanit.

Miten uudet kortit syntyvät — Julkinen tai Yksityinen oletuksena, automaattiset yhteistyökumppanit, Team Master — päättää sivu Turvallisuus, vain Omistajille. Asetus pätee siitä hetkestä eteenpäin: historiaa ei lasketa uudelleen itsestään. Kaikki yksityiskohdat ovat Turvallisuus-oppaassa.

Toimintasivut ja raportit

Tämä kohta sekoittaa eniten, ja se on tehty kahteen eri työhön.

Toimintasivut — Tehtävien, Projektien, Mahdollisuuksien, Lippujen, Tapaamisten, Varausten lista ja kanban (ja niihin liittyvä kalenteri). Tässä Mokapen näyttää oletuksena oman työsi: kortit, joiden omistaja tai yhteistyökumppani olet, tai joiden tiimi on listalla. Tummanharmaa palkki (nimesi, kollega tai tiimi) on juuri se suodatin. Se on siinä, ettei aamu ala koko yrityksen pipeline naamalla.

Raportit, haku ja etusivu — täällä harmaa suodatin ei päde (raporteissa, kunnes valitset tiimin). Näet kaikki kortit, jotka voit avata: omat ja, jos ne ovat julkisia tai olet yhteistyökumppani, kollegoidenkin. Lukko pitää: toisen yksityinen kortti ei tule raportteihin.

Esimerkki — Laura. Mahdollisuudet-kanbanissa hänellä on 8 korttia (omat ja ne, joissa hän on yhteistyökumppani). Hän avaa myyntiraportit: hän laskee 40, kaikki tiimin julkiset plus omat yksityiset. Se ei ole virhe: kanban on «mitä seuraan tänään», raportti on «mitkä luvut meillä on».

Esimerkki — Marco. Liput-kanbanissa hän näkee omansa ja Customer Care -tiimin. SLA-raportissa hän näkee kaikki liput, joihin hänellä on pääsy. Jos lippu on toisen osaston yksityinen eikä hän ole yhteistyökumppani, sitä ei ole kanbanissa eikä raportissa.

Tarjoukset, tilaukset, tuotteet, palvelut ja asiakirjat eivät oletuksena kavenna «omaan työhön»: listassa näet jo kaiken, minkä voit avata, kuten raportissa. Yhteystiedot ja yritykset käyttäytyvät samoin, ellei niitä räätälöidä.

Käyttäjä- / tiimisuodatin

Tummanharmaa painike listoissa ja kanbanissa (avatar ja nimi, tai tiimi) on Käyttäjä- / tiimisuodatin. Valitset itsesi, kollegan tai ryhmän: Mokapen näyttää valintaan liittyvät kortit — niistä, jotka jo voit avata. Se ei ole tapa «nähdä toisten yksityisiä kortteja».

Oletuksena painike on päällä tehtävissä, projekteissa, mahdollisuuksissa, lipuissa, tapaamisissa ja varauksissa. Tilauksissa, tarjouksissa, tuotteissa, palveluissa ja asiakirjoissa se on pois: lista on jo «kaikki, joihin sinulla on pääsy».

Kohdasta Räätälöinti → Käyttäjä- / tiimisuodatin (Medium-suunnitelma) voit kullekin korttityypille:

• kytkeä painikkeen päälle tai pois — pois, lista ja kanban käyttäytyvät kuten raportit;
• päättää, mikä lasketaan «omaksi työksi»: sinä omistajana, yhteistyökumppanina, tiimisi, tekijä, (tapaamisissa) osallistuja, Team Master.

Omistaja voi asettaa oletuksen koko organisaatiolle; voit silti tallentaa henkilökohtaisen. Tyypillinen esimerkki: Team Masterissa olevat (omistaja, IT, tietosuoja) voivat avata uudet yksityiset kortit, mutta kanbanissa he eivät ehkä näe niitä, ennen kuin ottavat käyttöön «Team Master yhteistyökumppanina» tai siirtyvät raportteihin.

Kentät kortilla

Kortin avaaminen ei tarkoita jokaisen rivin näkemistä. Kenttä voi olla näkyvä tai muokattava vain tietyille käyttäjille tai tiimeille — esim. kate % vain seniorimyynnille, HR-muistiinpano vain HR-tiimille. Se on lisäkerros jo avatulla kortilla. Lisää Kentät-oppaassa, ehdollisen näkyvyyden osiossa.

Käyttötapaukset

• Toimisto, julkiset mahdollisuudet — kukin työskentelee omassa kanbanissaan; johtaja lukee raportit koko pipelinesta, johon hänellä on pääsy. Kukaan ei muuta Turvallisuutta: päivittäinen suodatin riittää.
• Asianajotoimisto, yksityiset kortit — jokainen asia syntyy rajattuna (Turvallisuus-sivu). Team Master (osakkaat) avaa kansiot; kanbanissa osakas kytkee Team Masterin suodattimeen tai käyttää raportteja kokonaiskuvaan.
• Tuki ja myynti yhdessä — Marco ei näe Lauran yksityisiä mahdollisuuksia; Laura ei näe sisäisiä IT-lippuja. Kummankin raportit pysyvät sovelluksen ja lukon sisällä.
• Network-näyteikkuna ja sisäiset tiedot — organisaatio julkinen Networkissa, HR-yhteystiedot ja arkaluontoiset kaupat yksityisiä sisällä. Kaksi «julkista» eivät kohtaa.
• Kaksi yhtiötä, yksi tili — vaihda organisaatiota valitsimesta: vaihdat aineiston. Ei yhteistä osoitekirjaa tai pipelinea, vaikka olet sama henkilö.
• Vieras projektissa — näkee vain sen, mikä on jaettu, ei koko listaa. Tiukka rooli ja tiukka näkyvyys yhdessä.
• Mukautettu sovellus (esim. Ajoneuvot, Asiat) — sama lukko ja sama suodatin omilla korteillasi. Katso Mukautetut sovellukset -opas.

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Organisaatiot ja pääsy — suljetut työtilat, Network, organisaation vaihto.
• Käyttäjien roolit ja käyttöoikeudet — mitä voit tehdä, Vieraasta Omistajaan.
• Turvallisuus — oletus Julkinen/Yksityinen uusilla korteilla, Team Master.
• Käyttäjät ja tiimit — kuka on missä ryhmässä, esimiehet.
• Sovellukset — Tehtävien, Myynnin, Lippujen… päälle tai pois.
• Kentät — yksittäisen rivin näkyvyys kortilla.

UKK

K: Raporteissa näen kollegan mahdollisuuden, kanbanissa en. Onko se virhe?

V: Ei, se on odotettu toiminta. Kanban (suodatin päällä) on oma työsi; raportit näyttävät kaikki kortit, jotka voit avata. Sama jos löydät sen hausta tai etusivulta etkä pipelinesta.

K: Miten näen koko tiimin mahdollisuudet kanbanissa?

V: Harmaasta painikkeesta valitse tiimi (tai kollega). Räätälöinnissä voit kytkeä painikkeen pois Mahdollisuuksista: lista muuttuu raporttien kaltaiseksi. Yksityiset kortit, joihin sinulla ei ole pääsyä, jäävät pois.

K: Olen Omistaja enkä näe yksityistä korttia. Miksi?

V: Rooli ei avaa lukkoja yksin. Sinun on oltava omistaja, yhteistyökumppani, tekijä tai Team Masterissa (ja kanbanissa suodattimen on sisällettävä se kriteeri). Pyydä lisäystä, tai avaa raportit, jos sinulla jo on pääsy mutta päivittäinen suodatin piilottaa kortin.

K: Organisaatio on julkinen: näkyvätkö tiedot ulkona?

V: Ei. Julkinen Networkissa on yrityksen näyteikkuna, ei sisäiset kortit. Ulkona pysyvät vain kutsutut.

K: Vaihdoin Turvallisuuden Yksityiseksi: tuliko eilisen tiedoista yksityisiä?

V: Ei. Vain kortit, jotka on tallennettu muutoksen jälkeen. Sen selittää Turvallisuus-opas.

K: Näkeekö vieras osoitekirjan?

V: Yleensä ei: hän näkee sen, mikä on jaettu (esim. projekti tai tehtävä). Vieras-rooli on tiukin; yksityiskohdat ovat Roolit-oppaassa.

K: Miksi en näe Team Masterin yksityisiä kanbanissa?

V: Voit avata ne, jos olet Team Masterissa, mutta päivittäinen suodatin ei sisällytä niitä oletuksena. Ota käyttöön «Team Master yhteistyökumppanina» Räätälöinnissä, tai käytä raportteja.