Mokapenin opas

Corporate Data

Corporate Data -integraatio lataa yrityksen tiedot virallisista lähteistä sen ALV-numeron perusteella ja täyttää ne automaattisesti Mokapenin yrityskortille: virallinen nimi, osoite, verotunnus, ATECO-koodi, oikeudellinen muoto, PEC, tilinpäätökset, osakkeenomistajat, lailliset edustajat ja paljon muuta. Näin vältät rekisteritietojen manuaalisen kirjoittamisen ja työskentelet aina oikeiden, ajantasaisten tietojen parissa.

Se on suunniteltu niille, jotka hallitsevat yritysasiakkaita ja toimittajia (pääasiassa italialaisia) ja haluavat siistin rekisterin ilman manuaalisia hakuja ulkoisista rekistereistä.

Integraatioiden yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Mokapen-tilaus, joka sisältää Corporate Data -integraation (Premium — mitalikuvake sivulla, jos se ei ole tilauksessasi käytettävissä). Ominaisuuden käyttö yrityskortilta (Corporate-laatikko ja ALV-numero -kenttä) on myös sidottu Premium-tilaukseen.
• Organisaation lompakossa saldoa: jokainen pyyntö vähentää saldoa pyydettyjen tietojen mukaan (katso osio Luotto ja hinnoittelu).
• Rikastettavan yrityksen ALV-numero: se on avain, jolla tiedot haetaan.
• Kattavuus: italialaiset yritykset.

Integraation aktivointi

Ulkoista avainta tai tiliä ei tarvita: aktivointi on välitön.

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → Corporate Data.
2. Napsauta Aktivoi: integraatio siirtyy tilaan Aktiivinen.
3. Määritä kenttäkartoitus: jokaiselle lähteen tiedolle valitse Mokapenin yrityskenttä, johon se tallennetaan, valikosta Kuuluu kohteeseen. Jätä tarpeettomat tiedot kohtaan Ohita sarake.
4. Aseta integraation jakaminen organisaation muiden jäsenten kanssa (katso osio Jakaminen).
5. Napsauta Tallenna.

Kartoitus on tärkeä: vain linkittämäsi kentät täyttyvät yrityskortilla. Voit palata tälle sivulle milloin tahansa muuttaaksesi sitä.

Yrityksen tietojen haku

Kun integraatio on aktiivinen, löydät sen yrityskortin sisältä:

1. Avaa (tai luo) yritys ja syötä sen ALV-numero.
2. Napsauta painiketta + Corporate Data: löydät sen ALV-numero -kentän vieressä (Laskutus-osiossa) ja Corporate-laatikon yläreunassa.
3. Avautuu ikkuna GET CORPORATE DATA, jossa näkyvät pyynnön hinta ja käytettävissä oleva saldo.
4. Napsauta Suorita. Jos ALV-numero on kelvollinen, näkyy vahvistus «Great! Company data has been successfully imported!» ja tiedot täyttyvät kortin kenttiin.
5. Tallenna yrityskortti: haetut tiedot täyttävät kentät, mutta ne pysyvät vasta kortin tallennuksen jälkeen.

Jos ALV-numero puuttuu tai on virheellinen, Mokapen näyttää varoituksen «Oops, it looks like the VAT number is invalid or does not exist. Please check that it is correct.»

Mitä tietoja saat

Konfiguraation ja kartoitettujen kenttien mukaan integraatio voi hakea:

• Rekisteri — virallinen nimi, ALV-numero, verotunnus, osoite, kaupunki, postinumero, maakunta, alue, maa.
• Kauppakamarin tiedot — toiminnan tila, REA-numero, kauppakamari, ATECO-koodi ja kuvaus, oikeudellinen muoto, perustamis-/rekisteröinti-/lakkautuspäivät.
• Veroyhteystiedot — PEC (sertifioitu sähköposti) ja SDI-vastaanottajakoodi sähköiseen laskutukseen.
• Yhteystiedot ja verkko — sähköposti, puhelin, verkkosivusto ja someprofiilit (täydellisimmässä tietoversion).
• Taloustiedot — viimeisin tilinpäätös ja tilinpäätöshistoria (työntekijät, liikevaihto, nettoarvo, osakepääoma, henkilöstökustannukset) sekä suhdeluvut kuten ROS, ROE, ROI.
• Henkilöt — osakkeenomistajat, lailliset edustajat ja yritykseen linkitetyt johtajat.

Minne tiedot menevät kortilla

Rikastetut tiedot täyttävät yrityskortin kahdella tavalla:

• Rekisterikentät — jokainen kartoitettu tieto kirjoitetaan vastaavaan yrityskenttään (osoite, ATECO, PEC jne.).
• Corporate-laatikko — kortille täyttyvät omat osionsa: Corporate Data (virallinen nimi, ALV-numero, PEC, rekisteröity toimipaikka), Financial Statement (viimeisin tilinpäätös ja historia), Shareholders, Legal representatives ja Managers.

Muista: tiedot näkyvät heti kortilla, mutta ne tallennetaan vasta, kun tallennat yrityksen.

Saldo ja hinnoittelu

Rikastaminen on käytön mukaan maksettavaa ja käyttää organisaation lompakkoa (ennakkomaksusaldo), samaa kuin Mokapenin muut käytön mukaan maksettavat ominaisuudet.

• Pyynnön hinta riippuu konfiguraatiossa pyydetyistä tiedoista (perusversio maksaa vähemmän, versio taloustiedoilla ja henkilöillä enemmän): hinta näytetään aina ikkunassa ennen suoritusta.
• Saldoa vähennetään vain onnistuneesta pyynnöstä. Sivulla ja ikkunassa näet aina Käytettävissä oleva saldo suoralla linkillä Lataa saldoa.
• Jos saldo ei riitä, suoritus estetään varoituksella «It seems your credit is insufficient. Please top up to use pay-per-use features.»
• Alennus: jos yritys on jo Mokapenin data-arkistossa, ikkuna tarjoaa alennetun hinnan jo saatavilla olevien tietojen uudelleenkäyttöön (päivityspäivä näkyy).

Jakaminen tiimin kanssa

Integraatiota voi jakaa organisaation muiden jäsenten kanssa: jos otat jaon käyttöön, kollegat ilman omaa konfiguraatiota voivat myös käyttää Corporate Dataa kuten sinä, hyödyntäen samaa organisaation lompakkoa. Voit jakaa kaikille jäsenille tai vain valituille. Jakamisen ja kartoituksen konfiguraatiota hallitsee integraation aktivoinut henkilö.

Rajoitukset, jotka on hyvä tietää

• ALV-numero pakollinen — se on hakuavain: ilman kelvollista ALV-numeroa tietoja ei voi hakea.
• Italian kattavuus — ominaisuus on suunniteltu italialaisille yrityksille.
• Kartoitus tarvitaan — jos et ole linkittänyt yhtään kenttää konfiguraatiossa, pyynnöllä ei ole minne kirjoittaa tietoja: määritä kartoitus ennen käyttöä.
• Manuaalinen tallennus — tiedot täyttävät kortin, mutta pysyvät vasta yrityksen tallennuksen jälkeen.
• Vain yrityksillä — rikastaminen on saatavilla yrityskortilla, ei henkilöyhteystiedoilla.
• Ei automaatioissa — rikastaminen käynnistyy manuaalisesti yrityskortilta; automaattista toimintoa ei ole.

Yleisiä ongelmia

• En näe Corporate Data -painiketta — tarkista, että integraatio on aktiivinen ja jaettu sinulle sekä että tilauksesi sallii käytön Corporate-laatikosta.
• Virheellinen tai olematon ALV-numero — tarkista syötetty numero; integraatio näyttää varoituksen, jos se ei löydä yritystä.
• Saldo ei riitä — lataa organisaation lompakkoa sivun linkistä tai Laskutus-osiosta.
• Tietoja ei tallenneta — tuonnin jälkeen muista napsauttaa Tallenna yrityskortilla.
• Jotkin kentät jäävät tyhjiksi — tarkista kartoitus: vain konfiguraatiossa linkitetyt kentät täyttyvät, eikä kaikilla yrityksillä ole kaikkia julkisia tietoja saatavilla.

Käyttötapaukset

• Uusi yritysasiakas — syötä vain ALV-numero ja saat yhdellä napsautuksella virallisen nimen, rekisteröidyn toimipaikan, ATECO:n ja oikeudellisen muodon: kortti on valmis ilman tietojen kopioimista muista sivustoista.
• Valmis sähköiseen laskutukseen — haet PEC:n ja SDI-vastaanottajakoodin suoraan kortille, jotta asiakkaalle lähtevät asiakirjat sisältävät oikeat tiedot.
• Myynnin kvalifiointi — ennen tapaamista tarkistat tilinpäätöksen, työntekijämäärän ja taloudelliset suhdeluvut ymmärtääksesi yrityksen koon ja vakauden.
• Yhteystietojen tarkistus — tarkistat osakkeenomistajat ja lailliset edustajat tietääksesi, kenen kanssa asioit ja kellä on allekirjoitusoikeus.
• Rekisterin siivous — kohdistat uudelleen jo olemassa olevan mutta vanhentuneilla tiedoilla olevan yrityksen, päivittäen osoitteen ja toiminnan tilan.

Usein kysytyt kysymykset

K: Mistä tiedot tulevat?

V: Italialaisen yritysrekisterin virallisista lähteistä. Tarvitset vain yrityksen ALV-numeron: Mokapen hakee ja täyttää automaattisesti saatavilla olevat rekisteri-, kauppakamari- ja taloustiedot.

K: Pitääkö minun yhdistää tili tai syöttää avain?

V: Ei. Aktivointi on välitön: napsauta Aktivoi, määritä täytettävät kentät, ja olet valmis käyttämään sitä yrityskortilta.

K: Paljonko pyyntö maksaa?

V: Se on käytön mukaan maksettavaa organisaation lompakosta. Hinta riippuu konfiguraatiossa pyydetyistä tiedoista ja näytetään aina ikkunassa ennen suoritusta. Jos yritys on jo Mokapenin arkistossa, tarjotaan alennettu hinta.

K: Tallennetaanko tiedot automaattisesti?

V: Ei. Tuonti täyttää kortin kentät, mutta pysyvyyden saat vasta tallentamalla yrityksen.

K: Miksi jotkin kentät jäävät tyhjiksi tuonnin jälkeen?

V: Koska kyseistä kenttää ei linkitetty kartoituksessa tai kyseistä tietoa ei ole julkisesti saatavilla yritykselle. Tarkista integraation konfiguraatio ja kartoitetut kentät.

K: Voinko käyttää sitä myös ulkomaisille yrityksille?

V: Ominaisuus on suunniteltu italialaisille yrityksille, jotka tunnistetaan ALV-numeron kautta.

K: Voinko jakaa integraation kollegoiden kanssa?

V: Kyllä. Aktivoija voi jakaa sen kaikille jäsenille tai valituille jäsenille; he käyttävät samaa organisaation saldoa.

K: Onko rikastaminen saatavilla automaatioissa?

V: Ei, se käynnistyy manuaalisesti yrityskortilta syöttämällä ALV-numeron ja napsauttamalla + Corporate Data.