Mokapenin opas

Yhteydet

Yhteydet ovat Mokapen CRM:n sidekudos: ne linkittävät tehtäviä, projekteja, yhteystietoja, yrityksiä, diilejä, lippuja, tarjouksia, tilauksia, tapaamisia ja muita entiteettejä navigoitavaksi verkostoksi. Toisin kuin yksinkertainen tekstikenttä, jokainen yhteys luo kaksisuuntaisen linkin: avaa yhteystietotietueen ja näe kaikki siihen linkitetty, ja päinvastoin. Ilman yhteyksiä CRM pysyy eristettyjen tietueiden listana; yhteyksillä siitä tulee todellinen XRM, jossa jokaisella aktiviteetilla, myynnillä tai tukipyynnöllä on konteksti, historia ja suhteet.

Yhteyksien luonne

Yhteys ei kopioi tietoja: se tallentaa yhteyden kahden organisaatiossasi jo olevan (tai juuri luodun) tietueen välille. Voit linkittää useita saman tyyppisiä entiteettejä (esim. kolme yhteystietoa yhteen diiliin) ja eri tyyppejä samalle tietueelle (esim. lippu linkitettynä yritykseen, yhteystietoon ja seurantatehtävään).

Yhteydet elävät järjestelmän relaatiotaulussa ja ovat näkyvissä:

• tietueen Yhteydet-välilehdellä (modaali tai koko sivu);
• linkitetyissä kentissäTiedot-välilehdellä (esim. Yhteystiedot, Yritykset, Linkitetyt tehtävät…), joissa voit hakea, lisätä tai poistaa linkkejä kuten minkä tahansa muun kentän;
• listan edistyneissä suodattimissa (Small-suunnitelma), kentillä kuten Linkitetty yhteystieto, Linkitetty diili jne.;
• klonaus-virroissa, joissa voit valita kopioidaanko olemassa olevat yhteydet.

Yhteyden poistaminen ei poista mukana olevia entiteettejä: poistat vain linkin.

Milloin käyttää

Käytä yhteyksiä aina, kun entiteetillä on operatiivisia viittauksia muihin CRM-tietueisiin:

• Myynti: diili linkitettynä yritykseen, päätöksentekijän yhteystietoon, lähetettyyn tarjoukseen, seurantatehtävään ja esimyyntilippuun.
• Tuki: lippu linkitettynä asiakkaaseen (yhteystieto/yritys), sisäiseen ratkaisutehtävään ja käyttöönoton projektiin.
• Projektit: projekti linkitettynä asiakkaaseen, operatiivisiin tehtäviin, arviointitapaamisiin ja sopimusdokumentteihin.
• Markkinointi / yhteystiedot: yhteystieto linkitettynä kampanjoihin, avoimiin diileihin, historiallisiin lippuihin ja hoivatehtäviin.

Käytännön sääntö: jos tapaamisessa sanoisit «tämä tehtävä koskee asiakasta X ja diiliä Y», nuo suhteet kuuluvat yhteyksiin — jotta kuka tahansa avatessa tietueen ymmärtää kontekstin etsimättä chattia tai sähköpostia.

Mistä ne löytyvät

Modaalitietueessa (avattu Kanbanista, listasta tai linkistä): erillinen Yhteydet-välilehti laskurilla ylävälilehdissä. Jokainen osio (Yhteystiedot, Yritykset, Tehtävät, Diilit, Liput…) näyttää aktiiviset linkit kyseiselle tyypille.

Koko entiteettisivulla (esim. koko näytön tehtävä): Yhteydet-kortti vasemmassa sarakkeessa Tiedot-kortin alla — samat kentät, sama logiikka kuin Yhteydet-välilehdellä.

Molemmissa tapauksissa toimintopalkin oikeassa yläkulmassa on vihreä +-painike Luo ja yhdistä -toiminnolle (katso alla).

Olemassa olevan entiteetin linkittäminen

1. Avaa lähdet entiteetin tietue (esim. tehtävä).
2. Siirry Yhteydet-välilehdelle (modaali) tai Yhteydet-kortille (koko sivu).
3. Etsi tarvitsemasi tyypin osio (esim. Yhteystiedot) ja klikkaa kentän vieressä olevaa muokkaa-kuvaketta (kynä).
4. Hae valitsimesta: kirjoita nimi, sähköposti tai otsikko. Voit valita useita arvoja, jos entiteetti sen sallii.
5. Tallenna tietue: merkit/linkit ilmestyvät kenttään ja yhteys on aktiivinen myös linkitetyssä tietueessa.

Sama toiminto on mahdollista suoraan Tiedot-välilehdellä, jossa yhteyskentät (Yhteystiedot, Yritykset, Linkitetyt tehtävät…) ovat muokattavissa rivillä kuten muut tietueen kentät.

Luo ja yhdistä

Vihreä +-painike ylhäällä (Luo ja yhdistä) avaa pikavalikon uuden entiteetin luomiseen jo linkitettynä siihen, jota katsot: tehtävä, projekti, tapaaminen, diili, lippu, yhteystieto, tarjous, tilaus ja muut suunnitelmasi sallimat entiteetit.

Käytä sitä, kun työskentelet yhteystiedon parissa ja tarvitset lipun, tai diilin parissa kun seurantatehtävä tarvitaan: vältät «orvon» tietueen luomisen ja manuaalisen linkittämisen muistamisen.

Yhteydet Tiedot-välilehdellä

Tiedot-välilehdellä on relaatiokentät ryhmiteltynä tyypin mukaan (Yhteystiedot, Yritykset, Linkitetyt tehtävät, Diilit…). Ne ovat samaa tietoa kuin Yhteydet-välilehdellä, esitettynä muiden profiilitietojen yhteydessä.

Mukautetuilla kentillä (Medium-suunnitelma) joitain yhteyksiä voidaan tehdä pakollisiksi tai piilottaa näkyvyys sääntöjen kautta: hyödyllistä esimerkiksi pakottamaan, että jokaisella lipulla on vähintään yksi linkitetty yhteystieto.

Tiedot-välilehdellä voit myös käyttää Kloonaa Valikko-valikosta (kolme pistettä): kloonausikkunassa valitse tai poista Tehtävän/projektin/yhteystiedon… yhteydet kopioidaksesi entiteetin säilyttäen tai pudottaen kaikki olemassa olevat linkit. Jos kloonaat toiseen organisaatioon, yhteysvaihtoehto on pois käytöstä (linkitetyt tietueet kuuluvat lähdeorganisaatioon).

Suodatus yhteyksien mukaan

Listan edistyneissä suodattimissa (Small-suunnitelma) tehtäville, projekteille, yhteystiedoille, lipuille, diileille jne. on connected_*-kentät — esim. «Linkitetty yhteystieto», «Linkitetty yritys», «Linkitetty diili».

• Hae ja valitse yksi tai useampi tietue: lista näyttää vain kyseiseen yhteystietoon/diiliin/lippuun linkitetyt entiteetit.
• Ei arvoa / Mikä tahansa arvo -vaihtoehdot: löydä tietueet ilman kyseisen tyyppisiä yhteyksiä tai päinvastoin vähintään yhdellä yhteydellä.

Operatiivisia esimerkkejä: kaikki tehtävät linkitettynä yhteystietoon «Smith»; kaikki liput ilman linkitettyä yritystä (siivoukseen); kaikki diilit linkitettynä tiettyyn kohdeyritykseen.

Kloonaus yhteyksillä

Valikko → Kloonaa (tai joukkotoiminto listalla): otsikon lisäksi valitse mitä kopioon sisällytetään. Yhteydet -valintaruutu (esim. «Tehtävän yhteydet») on oletuksena päällä saman organisaation sisällä.

Hyödyllistä: duplikoida projektimalli linkitetyillä asiakkailla ja tehtävillä; luoda diilivariantti säilyttäen yhteystiedot ja yritykset; kopioida esimerkkilippu samoilla suhteilla. Poista yhteydet valintaruudusta, jos haluat «puhtaan» kopion linkittääksesi manuaalisesti.

Katselu ja navigointi

Jokainen yhteys on klikattava linkki, joka avaa linkitetyn tietueen. Laskuri Yhteydet-välilehdellä kertoo montako aktiivista linkkiä entiteetillä on.

Tyypillinen polku: avaa diili → Yhteydet-välilehti → klikkaa yhteystietoa → yhteystiedon Yhteydet-välilehti → näe linkitetyt diilit, liput ja tehtävät. Tämä on luonnollista CRM-navigointia poistumatta kontekstista.

Yhteyden poistaminen

Yhteydet-välilehti tai kenttä Tiedot-välilehdellä → muokkaa-kuvake → poista entiteetti monivalinnasta → tallenna. Joissakin näkymissä on myös poistokuvake yksittäisen rivin vieressä. Linkittämättömäksi jäänyt entiteetti pysyy järjestelmässä.

Yhteydet ja emoprojekti

Tehtävillä on myös Projekti-kenttä Tiedot-välilehdellä: se ilmaisee emoprojektin (operatiivinen hierarkia). Yhteydet täydentävät sitä: voit linkittää tehtävän yhteystietoihin, diileihin tai muihin tehtäviin pääprojektin lisäksi. Käytä projektia työn organisointiin; käytä yhteyksiä kaupalliseen ja relaatiokontekstiin. Lue lisää Tehtävät-opas → Projekti.

Suositellut CRM-prosessit

• Liidi → diili: lomakkeesta luotu yhteystieto → linkitetty yritykseen ja diiliin → kvalifiointitehtävät linkitettynä molempiin.
• Tuki: lippu linkitettynä yhteystietoon ja yritykseen → sisäinen tehtävä linkitettynä lippuun → sulkemisen jälkeen yhteydet säilyvät historiana.
• Asiakasprojekti: projekti linkitettynä yritykseen → projektitehtävät perivät asiakkaan näkyvyyden tarvittaessa eksplisiittisten yhteyksien kautta.
• Tietojen tarkistus: viikoittainen suodatin «liput ilman linkitettyä yhteystietoa»; suodatin «diilit ilman yritystä» putken siivoukseen.
• Malli: projekti- tai tehtävämalli kloonattuna yhteyksillä toistuvien prosessien käynnistämiseen.

Yhteydet yhdessä Tunnisteiden, Tarkistuslistan ja Ajan kanssa muodostavat perustan myynnin, toimituksen ja tuen hallintaan samassa työtilassa.